Składki na ubezpieczenia społeczne w Czechach:
czy pracodawca może je odliczyć w Polsce?

Na czym polegał problem?

Wyobraź sobie organizację z siedzibą w Polsce, która zatrudnia obywatela Czech. Każdego dnia pracownik przekracza granicę – rano przyjeżdża do polskiej siedziby, wieczorem wraca do Czech. Jego centrum życiowe i gospodarcze pozostaje po czeskiej stronie, więc nie jest polskim rezydentem podatkowym. W Polsce podlega więc jedynie ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu – odprowadza PIT wyłącznie od dochodów uzyskanych na terytorium RP.

Kłopotem staje się ubezpieczenie społeczne. Pracownik posiadał już w Czechach drugi tytuł do ubezpieczenia, dlatego tamtejszy organ ubezpieczeniowy orzekł, że obowiązkowo podlega składkom w Czechach – zarówno z tytułu pracy wykonywanej w Polsce, jak i ze swojego drugiego tytułu. Polski pracodawca musiał zarejestrować się jako płatnik w Czechach i odprowadzać:

• 25% podstawy wymiaru – ubezpieczenie społeczne finansowane przez pracodawcę,
• 9% podstawy wymiaru – ubezpieczenie zdrowotne pracodawcy,
• 6,5% z wynagrodzenia pracownika – ubezpieczenie społeczne pracownika,
• 4,5% z wynagrodzenia pracownika – ubezpieczenie zdrowotne pracownika.

Przy obliczaniu miesięcznej zaliczki na polski PIT pojawiło się zasadnicze pytanie: czy wolno uwzględnić te czeskie składki tak samo, jak uwzględnia się polskie – obniżając nimi podstawę opodatkowania i kwotę podatku?

Co mówi ustawa o PIT?

Kluczowe znaczenie mają dwa przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Art. 26 ust. 1 pkt 2a – odliczenie od dochodu (ubezpieczenie społeczne)

Przepis pozwala odliczyć od podstawy obliczenia podatku kwoty składek zapłaconych na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne zgodnie z przepisami innego państwa członkowskiego UE, EOG lub Szwajcarii. Odliczenie przysługuje pod warunkiem łącznego spełnienia pięciu przesłanek:

1. Składki mają charakter obowiązkowy – wynikają z przepisów, nie z dobrowolnego wyboru.
2. Wydatki nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów ani nie zostały zwrócone w żadnej formie.
3. Podstawą wymiaru składek nie jest dochód zwolniony z opodatkowania na mocy umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
4. Składki nie zostały odliczone w innym państwie UE od dochodu lub podatku osiągniętego w tym państwie.
5. Istnieje podstawa prawna do wymiany informacji podatkowych między organami podatkowymi Polski i Czech – wynika ona z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej dnia 13 września 2011 r.

Art. 27b ust. 1 pkt 2 – odliczenie od podatku (ubezpieczenie zdrowotne)

Podatek dochodowy obliczony na zasadach ogólnych (art. 27) może zostać obniżony o kwotę składki na obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne zapłaconej w innym państwie UE. Warunki są analogiczne do tych dla składek społecznych, z jednym dodatkowym ograniczeniem: kwota odliczenia zdrowotnego nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki (art. 27b ust. 2). Czeska składka zdrowotna pracownika wynosiła 4,5% – a więc mieściła się w tym limicie w całości.

Jak prawidłowo obliczyć zaliczkę na PIT?

Po wydaniu interpretacji schemat obliczenia miesięcznej zaliczki dla pracownika transgranicznego wygląda następująco:

Warto podkreślić, że pracownik złożył pracodawcy oświadczenie PIT-2, co umożliwiło zastosowanie kwoty wolnej od podatku już przy miesięcznych zaliczkach, a nie dopiero w zeznaniu rocznym.

Rezydencja podatkowa a ograniczony obowiązek podatkowy

Sprawa podkreśla istotność analizy rezydencji podatkowej w stosunkach transgranicznych. Zgodnie z art. 3 ust. 2a ustawy o PIT, osoby nieposiadające miejsca zamieszkania w Polsce płacą tu podatek tylko od dochodów ze źródeł położonych w Polsce. Centrum interesów życiowych i gospodarczych pracownika znajdowało się po czeskiej stronie, a pobyt w Polsce nie przekraczał 183 dni w roku – dlatego czeska rezydencja podatkowa nie budziła wątpliwości.

Podstawę prawną stanowi tu umowa między RP a Republiką Czeską w sprawie unikania podwójnego opodatkowania z dnia 13 września 2011 r. (Dz. U. z 2012 r., poz. 991). Art. 4 tej umowy definiuje miejsce zamieszkania zgodnie z ustawodawstwem wewnętrznym każdego z państw. Jednocześnie ta sama umowa tworzy podstawę prawną do wymiany informacji podatkowych, co jest – jak wyżej wskazano – jednym z warunków dopuszczalności odliczenia zagranicznych składek.

Podobne sytuacje – kiedy przepisy mogą się różnić

Opisana interpretacja dotyczyła konkretnego stanu faktycznego: pracownika z dwoma tytułami do ubezpieczenia w Czechach, skierowanego do pracy w Polsce. Warto wiedzieć, że podobne zasady obowiązują w relacjach z innymi państwami UE i EOG, jednak zawsze należy zweryfikować:

• czy umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania z danym krajem przewiduje klauzulę wymiany informacji,
• czy składki rzeczywiście mają charakter obowiązkowy (nie dobrowolny),
• czy pracownik nie odliczył tych samych składek w swoim kraju rezydencji,
• czy podstawa wymiaru składek nie jest dochodem zwolnionym z opodatkowania w Polsce na mocy UPO.

Zagadnienie nabiera dodatkowego wymiaru w kontekście rosnącej dokumentacji kosztów uzyskania przychodów oraz obowiązków wynikających z podatku od towarów i usług przy świadczeniu usług transgranicznych. Pracodawcy zatrudniający pracowników z innych krajów UE powinni szczególnie zadbać o pisemne oświadczenia tych pracowników – ich brak wyklucza możliwość stosowania odliczeń.

Konsekwencje dla pracodawcy i pracownika

Interpretacja przynosi jasność obu stronom stosunku pracy. Pracodawca zyska pewność, że miesięczne zaliczki obliczone z uwzględnieniem czeskich składek są zgodne z prawem – co eliminuje ryzyko zaległości podatkowych i odsetek. Pracownik płaci podatek dochodowy od faktycznie dysponowanego dochodu, a nie od kwoty, która trafia do czeskiego systemu ubezpieczeń.

Warto pamiętać, że interpretacja indywidualna chroni jedynie wnioskodawcę – i tylko w zakresie opisanego stanu faktycznego. Pracodawcy w analogicznych sytuacjach mogą wystąpić o własną interpretację, korzystając z tzw. wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej. Opłata skarbowa wynosi 40 zł za każdy stan faktyczny. Jeżeli we wniosku opisano więcej niż jeden stan, opłatę mnoży się przez ich liczbę.

Co zmienia się w 2026 roku?

Choć sama interpretacja pochodzi z 2016 r., obecny kontekst podatkowy wymaga uwzględnienia zmian, które weszły w życie od 1 stycznia 2026 r. i mogą dotyczyć pracodawców zatrudniających pracowników transgranicznych:

Niezależnie od nowych przepisów, zasady odliczania zagranicznych składek ubezpieczeniowych opisane w interpretacji ILPB1/4511-1-286/16-4/AA pozostają aktualne – nie były przedmiotem nowelizacji. Podstawowe artykuły: 26 ust. 1 pkt 2a oraz 27b ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT funkcjonują w niezmienionej treści w zakresie odliczeń składek z państw UE.

Najczęstsze pytania

Powiązane tematy