Baza interpretacji indywidualnych KIS
Koszty podróży rady nadzorczej:
opodatkowany przychód, nie zwolnienie
Fiskus jest nieubłagany: pokrycie biletów i noclegów dla członków rady to przysporzenie majątkowe podlegające PIT. Spółka jako płatnik musi pobrać zaliczkę. Bez wyjątków.
Rozlicz spółkę zgodnie z prawem →
Co musi wiedzieć każda spółka z o.o. posiadająca radę nadzorczą
Przepisy zwalniają z opodatkowania diety i inne należności za czas podróży osób niebędących pracownikami (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT). Problem w tym, że dojazd z miejsca zamieszkania do siedziby spółki na regularne posiedzenie rady nie spełnia ustawowej definicji podróży. Generuje to bezwzględny obowiązek zapłaty podatku.
Ustawodawca nie zdefiniował pojęcia „podróży” wprost w ustawie o PIT. Sądy administracyjne – w tym NSA w wyroku z 21 kwietnia 2016 r. (sygn. II FSK 910/14) – odwołują się do potocznego rozumienia tego słowa jako „przebywania drogi do jakiegoś odległego miejsca”. Regularne wyjazdy na posiedzenia rady do siedziby spółki to rutynowy dojazd do miejsca pełnienia funkcji, nie delegacja.
Stosowanie zwolnienia stawiałoby członków rady w uprzywilejowanej pozycji wobec pracowników i otwierało drogę do obchodzenia przepisów przez sztuczne nazywanie części wynagrodzenia „dietą”.
Obowiązek ten nie zależy od formy pokrycia kosztów. Bez znaczenia jest, czy spółka zwraca pieniądze uprzednio wyłożone przez członka rady, czy też sama opłaca faktury za hotele i bilety komunikacyjne. Ekonomiczny efekt dla obu stron jest identyczny – członek rady uzyskuje korzyść majątkową kosztem firmy. Przychód w obu przypadkach musi być opodatkowany tak samo.
Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o PIT – jak naprawdę działa to zwolnienie
Zwolnienie podatkowe obejmuje diety i inne należności za czas podróży – do limitów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. Warunki dodatkowe wynikają z art. 21 ust. 13 ustawy:
Świadczenia nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów świadczeniobiorcy (nie świadczeniodawcy) oraz muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub realizacji zadań ustawowych organizacji.
W przypadku dojazdów na posiedzenia rady nadzorczej, choć warunki z art. 21 ust. 13 mogą być spełnione, brakuje podstawowego elementu: samej podróży. Bez podróży nie ma zwolnienia – przepis po prostu nie znajduje zastosowania.
Co sądy administracyjne mówią o pojęciu „podróży”
Termin „podróż” oznacza przebywanie drogi do jakiegoś odległego miejsca. Realizacja celu podróży to odmienny zespół czynności niż sama podróż – dlatego wydatki na uczestnictwo w posiedzeniu nie mogą być zaliczone do kosztów podróży.
— NSA, wyrok z 21 kwietnia 2016 r., sygn. akt II FSK 910/14Naczelny Sąd Administracyjny odrzucił rozszerzającą wykładnię przepisu. Sąd potwierdził, że pojęcie „podróży” jest węższe niż „delegacja” i nie obejmuje celu wyjazdu – a jedynie samo przemieszczanie się do odległego miejsca. Orzecznictwo w tej kwestii jest jednolite i ugruntowane.
Skarga do WSA
Skarga kasacyjna do NSA
Utrwalona linia orzecznicza
Każde świadczenie dla członka rady to potencjalny przychód z działalności wykonywanej osobiście
Art. 13 pkt 7 ustawy o PIT kwalifikuje przychody otrzymywane przez osoby należące do rad nadzorczych jako przychody z działalności wykonywanej osobiście. Ustawodawca objął tym przepisem nie tylko wynagrodzenie, ale każde świadczenie związane z pełnieniem tej funkcji.
Bezpośrednia zapłata za bilety
Spółka kupuje bilety kolejowe, lotnicze lub autobusowe bezpośrednio – to przychód niepieniężny dla członka rady.
Rezerwacja i opłata hotelu
Rezerwacja miejsca noclegowego opłacona przez spółkę stanowi nieodpłatne świadczenie w rozumieniu art. 11 ustawy o PIT.
Zwrot poniesionych kosztów
Refundacja wydatków uprzednio poniesionych przez członka rady: przychód pieniężny, taki sam obowiązek podatkowy.
Ważne: Forma finansowania kosztów nie ma znaczenia dla kwalifikacji podatkowej. Organ podatkowy i sądy konsekwentnie potwierdzają, że liczy się ekonomiczny efekt – a ten jest identyczny niezależnie od technicznego sposobu rozliczenia.
Co powinno zmienić się w spółce natychmiast
Wiele spółek – zwłaszcza tych, które nie korzystają z profesjonalnej obsługi księgowej – nadal stosuje praktykę zwolnienia z podatku przy refundacji kosztów dojazdów dla rady nadzorczej. To błąd, który generuje zaległości podatkowe z odsetkami.
Prawidłowy schemat postępowania jest prosty:
- Ustal łączną wartość świadczeń wypłaconych/pokrytych w danym miesiącu
- Dolicz je do przychodu z tytułu pełnienia funkcji w radzie nadzorczej
- Oblicz zaliczkę według najniższej stawki skali podatkowej (art. 41 ust. 1 ustawy o PIT)
- Pomniejsz o miesięczne koszty uzyskania przychodów i składki ZUS
- Odprowadź zaliczkę do urzędu skarbowego w ustawowym terminie
Wyjątkiem pozostają sytuacje, gdy dojazdy odbywają się spoza miejscowości siedziby spółki w ramach rzeczywistej podróży – wówczas przepis o zwolnieniu może mieć zastosowanie do diet i zwrotu kosztów, ale wyłącznie do limitów rozporządzeniowych.
Organy spółek a podatki – gdzie jeszcze kryją się ryzyka podatkowe
Kwestia opodatkowania kosztów dojazdów to tylko jeden z wielu problemów podatkowych związanych z funkcjonowaniem organów spółek. Warto zwrócić uwagę na kilka pokrewnych obszarów:
Koszty spółki z o.o.
Wydatki na radę nadzorczą mogą być kosztem uzyskania przychodów spółki – przy prawidłowym udokumentowaniu. Sprawdź zasady zaliczania kosztów.
Fakturowanie usług
Jeżeli członek rady prowadzi własną działalność, powstaje pytanie o VAT. Zasady omawia nasz artykuł o podatku od towarów i usług.
Dywidenda vs wynagrodzenie
Optymalizacja kosztów osobowych w spółce z o.o. to kompleksowe zagadnienie. Szczegóły dotyczące opodatkowania dywidend.
Warto też pamiętać, że podobne zasady dotyczą działalności wykonywanej osobiście w szerszym kontekście PIT. Jeśli prowadzisz własną firmę i zastanawiasz się nad wyborem formy opodatkowania, warto przeczytać też o opodatkowaniu na ryczałcie.
Interpretacja indywidualna chroni wnioskodawcę, ale Szef KAS może ją zmienić z urzędu (art. 14e § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej) jeśli stwierdzi jej nieprawidłowość – szczególnie gdy zmieni się linia orzecznicza sądów. Wydana w błędzie interpretacja nie chroni spółki.
Prowadzisz spółkę z radą nadzorczą?
Zadbaj o prawidłowe rozliczenia od dziś
Nowoczesna księgowość online eliminuje ryzyko błędów w obliczaniu zaliczek PIT dla organów spółki. Sprawdź rozwiązania dedykowane przedsiębiorcom.
Sprawdź program do rozliczeń spółki →Sprawdzone narzędzia dla spółek z o.o. i ich księgowych