IPPP2/4512-1007/15-2/DG | Interpretacja indywidualna

W zakresie prawa do korekty sprzedaży w sklepie internetowym zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej (korekty podatku należnego) w przypadku zwrotu towaru.
IPPP2/4512-1007/15-2/DGinterpretacja indywidualna
  1. ewidencjonowanie
  2. kasa rejestrująca
  3. korekta
  4. obrót
  5. zwrot towarów
  1. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja -> Faktury -> Wystawianie faktury
  2. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja -> Kasy rejestrujące -> Kasy rejestrujące
  3. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Podstawa opodatkowania -> Podstawa opodatkowania

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony - przedstawione we wniosku z dnia 15 października 2015 r. (data wpływu 19 października 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do korekty sprzedaży w sklepie internetowym zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej (korekty podatku należnego) w przypadku zwrotu towaru – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 19 października 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do korekty sprzedaży w sklepie internetowym zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej (korekty podatku należnego) w przypadku zwrotu towaru.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej: Spółka) jest spółką kapitałową z siedzibą w Polsce, która podlega w Polsce opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania. Głównym przedmiotem działalności Spółki jest sprzedaż artykułów dziecięcych obejmujących m.in. zabawki, odzież oraz akcesoria szkolne.

Spółka rozważa rozpoczęcie sprzedaży w systemie wysyłkowym za pomocą sklepu internetowego (obecnie sprzedaż w systemie wysyłkowym realizowana jest przez inny podmiot z grupy kapitałowej, do której należy Spółka). Zgodnie z założeniami biznesowymi, nabywcami będą głównie osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Klienci będą mogli założyć indywidualne konto na stronie internetowej lub dokonać zakupu wyłącznie podając swoje dane, bez dokonywania formalnego utworzenia konta. Sama dostawa towarów będzie odbywać się za pośrednictwem kuriera lub osobiście w wybranym sklepie sieci.

Spółka nie korzysta ze zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży wysyłkowej na kasie fiskalnej przewidzianego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. (Dz.U. z 2014 r., poz. 1544), m.in. z uwagi na fakt, że w ofercie Spółki dostępne są zapisane nośniki danych cyfrowych (np. gry i filmy dla dzieci).

W momencie zakupu, klienci będą zobowiązani do wyrażenia zgody na wystawienie i otrzymanie faktury drogą elektroniczną. W efekcie, faktura sprzedaży będzie wysyłana pocztą elektroniczną na adres wskazany przez klienta. W takim przypadku, paragon fiskalny nie będzie wysyłany klientowi - w przypadku wystawienia faktury do transakcji udokumentowanej paragonem fiskalnym, klientowi należy wręczyć jedynie fakturę. Zgodnie bowiem z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, paragon dołącza się do egzemplarza faktury, który zostaje u podatnika.

Mając na uwadze powyższe, w momencie sprzedaży za pośrednictwem strony internetowej, dane będą przesyłane do istniejącego w Spółce systemu informatycznego (dalej: „system”) i nastąpi wydruk paragonu, przesłanie danych do wystawienia faktury oraz zapis kopii paragonu na elektronicznym nośniku danych. Faktury nie będą wystawiane na kasach fiskalnych.

Wystawiane faktury elektroniczne będą przechowywane w formie elektronicznej - z zachowaniem wymaganych w ustawie o VAT warunków. W szczególności, sposób archiwizowania dokumentów w Systemie pozwoli na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej oraz pozwala na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych na każde żądanie organu podatkowego.

Ponadto, Spółka uzyskała pozytywną interpretację indywidualną Ministra Finansów z 30 lipca 2015 roku sygn. IPPP2/4512-473/15-2/AOg - na mocy uzyskanej interpretacji indywidualnej, potwierdzającej możliwość przechowywania wystawianych przez siebie paragonów w formie elektronicznej, Spółka nie planuje fizycznie przechowywać paragonów fiskalnych. Dokumenty potwierdzające sprzedaż będą wobec tego przechowywane w formie elektronicznej i w każdym momencie będą mogły podlegać wydrukowi.

Sprzedaż w sklepie internetowym podlega przepisom o umowach między przedsiębiorcami a konsumentami zawieranych poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość w rozumieniu ustawy z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. z 2014, poz. 827). Zatem klientom dokonującym zakupów w sklepie internetowym będzie przysługiwać uprawnienie do złożenia oświadczenia o odstąpieniu od zawartej ze Spółka umowy drogą elektroniczną. Zwrot towaru będzie mógł być dokonany przez klienta za pośrednictwem kuriera/operatora pocztowego.

W związku z powyższym, Spółka będzie zobligowana do uznania prawa nabywcy towaru do odstąpienia od umowy kupna. Jednocześnie, w toku prowadzenia działalności może się zdarzyć, że klientowi zostanie dostarczony wadliwy towar. W takiej sytuacji, zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego będzie miał on prawo również odstąpić od umowy. W związku z tym, w przypadku zwrotu / reklamacji towaru Spółka będzie zobligowana na mocy § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013 r., poz. 363) do prowadzenia odrębnej ewidencji zwrotów towarów i reklamacji towarów i usług (dalej: „Ewidencja Zwrotów”).

Spółka przewiduje, że klient będzie mógł dokonać zwrotu/reklamacji towaru według następujących metod (zgodnie z wymogami prawa konsumentów):

  • poprzez wypełnienie formularza elektronicznego zamieszczonego na stronie internetowej - z podaniem danych identyfikujących klienta oraz reklamowany/zwracany towar,
  • poprzez przesłanie wiadomości elektronicznej na podany przez Spółkę adres mailowy - z podaniem danych identyfikujących klienta oraz reklamowany/zwracany towar,
  • poprzez rozmowę telefoniczną z centrum telefonicznym Spółki - z podaniem danych identyfikujących klienta oraz reklamowany/zwracany towar, rozmowa z klientem będzie zapisywana i przechowywana na cyfrowym nośniku danych,
  • poprzez sporządzenie przez klienta odręcznej notatki o zwrocie/reklamacji i dołączenie jej do zwracanego towaru.

Powyższe sposoby odstąpienia od umowy są zgodne z wymogami ustawy o ochronie konsumentów w rozumieniu ustawy o prawach konsumenta.

Wnioskodawca może wprawdzie zalecić swoim klientom zwracającym towar, aby do przesyłki dołączali podpisany formularz identyfikujący klienta i towar, jednak nie może wymagać załączenia takiego formularza ani tym bardziej nie może od jego załączenia warunkować zwrotu pieniędzy, czy warunkować skuteczności odstąpienia od umowy. Spółka będzie zobowiązana przepisami ustawy o prawach konsumenta do przyjęcia zwrotu towaru za pośrednictwem poczty/kuriera i oddania zapłaty za towar; w tym części przypadającej na podatek od towarów i usług, nawet jeśli klient nie załączy podpisanego formularza zwrotu. Z uwagi na model działalności Spółki, w takich przypadkach Spółka może nie dysponować odrębnym protokołem zwrotu podpisanym przez klienta i sprzedawcę.

Niemniej, przebieg transakcji i sposób jej udokumentowania będzie jednoznacznie wskazywać dane identyfikujące klienta oraz transakcję, a w konsekwencji reklamowany/zwracany towar.

W przypadku realizacji zwrotu/reklamacji od klienta, zostanie to odpowiednio zaewidencjonowane w systemie Spółki, a także w Ewidencji Zwrotów. Ewidencja Zwrotów będzie sporządzana i przechowywana w formie elektronicznej i będzie zawierać następujące dane:

  • datę sprzedaży
  • numer dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży
  • nazwę towaru / usługi pozwalającą każdorazowo na ich jednoznaczną identyfikację
  • datę i numer zwrotu / reklamacji
  • zwracaną kwotę należności za towar / usługę (brutto i odpowiadającą jej wartość podatku należnego)
  • przyczynę zwrotu / reklamacji
  • indywidualny login do systemu osoby przyjmującej zwrot / reklamację, pozwalający każdorazowo zidentyfikować osobę sporządzającej wpis do ewidencji o przyjętym zwrocie / reklamacji towaru / reklamacji stanowiący odpowiednik w systemie podpisu pracownika przyjmującego zwrot / reklamację.

Ponadto, Spółka planuje przechowywać dla celów Ewidencji Zwrotów (w systemie, na nośniku cyfrowym lub w formie papierowej - w zależności od formy zwrotu/reklamacji) wskazane dokumenty potwierdzające oświadczenie woli klienta dokonania zwrotu / reklamacji, którymi będą:

  • formularz wypełniony elektronicznie przez klienta o odstąpieniu od umowy zawierający dane identyfikujące klienta oraz reklamowany/zwracany towar,
  • wiadomości elektroniczne nadesłane przez klienta na podany przez Spółkę adres mailowy zawierające dane identyfikujące klienta oraz reklamowany/zwracany towar,
  • zapis rozmowy telefonicznej z klientem, zawierający dane identyfikujące klienta oraz reklamowany/zwracany towar,
  • odręczne notatki o zwrocie/reklamacji sporządzane przez klienta, dołączone do zwracanego towaru.

Ponadto, zwracany towar oraz odstępujący od umowy konsument zwracający towar będą identyfikowane m.in. na podstawie dokumentów pocztowych, adresu nadawcy, kodów na metkach na towarze, potwierdzenia przyjęcia zwrotu towaru na magazyn sporządzonego przez firmę zewnętrzną obsługującą magazyn, potwierdzenia dokonania płatności, potwierdzenia zwrotu zapłaconej ceny, kopii dokumentów potwierdzających odbiór zwracanego towaru.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w przedstawionym stanie faktycznym Spółka będzie spełniać wymogi określone przez ustawodawcę dla celów Ewidencji Zwrotów, o której mowa w § 3 ust. 4 Rozporządzenia MF, a w konsekwencji będzie - po spełnieniu pozostałych wymogów z Rozporządzenia MF i ustawy o VAT - uprawniona do obniżenia podstawy opodatkowania VAT o kwotę zwróconej płatności za towar...

Stanowisko Wnioskodawcy:

W ocenie Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym Spółka będzie spełniać wymogi określone przez ustawodawcę dla celów Ewidencji Zwrotów, o której mowa w § 3 ust. 4 Rozporządzenia MF, a w konsekwencji będzie - po spełnieniu pozostałych wymogów z Rozporządzenia MF i ustawy o VAT - uprawniona do obniżenia podstawy opodatkowania VAT o kwotę zwróconej płatności za towar.

Uzasadnienie Stanowiska Wnioskodawcy

Zgodnie z art. 29a podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2-5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Podstawę opodatkowania, zgodnie z art. 29a ust. 10 ustawy o VAT obniża się m.in. o kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen oraz wartość zwróconych towarów.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Sposób prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących został uregulowany w Rozporządzeniu MF w sprawie kas rejestrujących.

Zgodnie z § 3 ust. 3 Rozporządzenia MF, na kasie rejestrującej nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. Dla ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług skutkujących zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży prowadzi się odrębną Ewidencję Zwrotów, która zgodnie z § 3 ust. 4 Rozporządzenia MF zawiera:

  • datę sprzedaży;
  • nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
  • termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
  • wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
  • zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
  • dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
  • protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Jednym z elementów Ewidencji Zwrotów wskazanym w Rozporządzeniu MF jest protokół podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. Przepisy ustawy o VAT ani Rozporządzeniu MF nie wskazują na formę ani wzór takiego protokołu.

Należy wskazać, że celem posiadania protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru podpisanego przez sprzedawcę i nabywcę jest udowodnienie, że towar został faktycznie zwrócony przez klienta i przyjęty przez nabywcę. Na tej podstawie, sprzedawca będzie miał możliwość obniżenia podstawy opodatkowania o wartość wynikającą ze zwróconej należności za towar, wskazanej m.in. na dokumencie sprzedaży. Protokół taki ma potwierdzać oświadczenie woli klienta w zakresie dokonanego zwrotu/reklamacji towaru, a także wolę odstąpienia od umowy.

Jak wynika z opisanego zdarzenia przyszłego, Spółka przewiduje, że klient będzie mógł dokonać zwrotu/reklamacji towaru według następujących metod:

  • poprzez wypełnienie formularza elektronicznego zamieszczonego na stronie internetowej - z podaniem danych identyfikujących klienta oraz reklamowany/zwracany towar,
  • poprzez przesłanie wiadomości elektronicznej na podany przez Spółkę adres mailowy - z podaniem danych identyfikujących klienta oraz reklamowany/zwracany towar,
  • poprzez rozmowę telefoniczną z centrum telefonicznym Spółki - z podaniem danych identyfikujących klienta oraz reklamowany/zwracany towar, rozmowa z klientem będzie zapisywana i przechowywana na cyfrowym nośniku danych,
  • poprzez sporządzenie przez klienta odręcznej notatki o zwrocie/reklamacji i dołączenie jej do zwracanego towaru.

Kluczowe w tym zakresie jest uwzględnienie specyfiki prowadzonej działalności, którą jest sprzedaż realizowana za pośrednictwem Internetu.

W przypadku zwrotu towaru, zwrot ten Spółka ma otrzymywać m.in. za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera. W takiej sytuacji brak podpisu nabywcy towaru na odrębnym formularzu - protokole przyjęcia zwrotu - wynika z faktu otrzymania zwróconego towaru za pośrednictwem operatora pocztowego bądź kuriera. Co istotne w tym kontekście, Spółka może jedynie zalecić swoim klientom zwracającym towar, aby do przesyłki dołączali podpisany formularz zwrotu identyfikujący klienta i towar. Jednak nie może prawnie wymagać załączenia takiego formularza ani tym bardziej nie może od jego załączenia warunkować zwrotu pieniędzy, czy tym bardziej warunkować skuteczności odstąpienia od umowy.

Spółka będzie bezwzględnie zobowiązana przepisami prawa do przyjęcia zwrotu towaru za pośrednictwem poczty/kuriera i oddania zapłaty za towar, w tym części przypadającej na podatek od towarów i usług, nawet jeśli klient nie załączy podpisanego formularza zwrotu. Zgodnie z pkt 44 preambuły dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/83/UE z dnia 25 października 2011 r. w sprawie praw konsumentów, której wdrożenie stanowi ustawa o prawach konsumenta, konsument powinien mieć możliwość odstąpienia od umowy, posługując się własnymi słowami, pod warunkiem że jego oświadczenie o odstąpieniu od umowy skierowane do przedsiębiorcy jest jednoznaczne: „Pismo, telefon lub odesłanie towarów wraz z jasnym oświadczeniem mogłyby odpowiadać temu wymogowi, ale ciężar dowodu, że odstąpienie od umowy miało miejsce w terminie ustalonym w niniejszej dyrektywie, powinien spoczywać na konsumencie. Dlatego w interesie konsumenta leży, aby - informując przedsiębiorcę o swoim odstąpieniu od umowy - korzystał on z trwałego nośnika”. Zatem obligowanie konsumenta do uzyskania pisemnego potwierdzenia odstąpienia od umowy, sprzeciwiałoby się przepisom ustawy o prawach konsumenta i implementowanej przez nie dyrektywy.

W konsekwencji, w przypadku odstąpienia od umowy przez klienta Wnioskodawcy i zwrotu towaru za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera, nie będzie fizycznie możliwe sporządzenie odrębnego podpisanego przez klienta oraz sprzedawcę protokołu przyjęcia zwrotu towaru, a co więcej wymaganie od klienta podpisania takiego protokołu byłoby sprzeczne z prawem i mogłoby spowodować nałożenie na Wnioskodawcę kary pieniężnej.

Niemniej jednak, zdaniem Spółki, system prawidłowego dokumentowania w sprzedaży detalicznej rejestrowanej za pomocą kas fiskalnych zwrotów towarów wymaga udokumentowania dwóch elementów: zwrotu towarów i zwrotu należności. Istotne jest aby na podstawie przyjętych przez Spółkę dokumentów wewnętrznych można ustalić dane personalne nabywców, zidentyfikować zwracany towar oraz potwierdzić fakt zwrotu dokonanej płatności.

W związku z tym, aby prawidłowo udokumentować dokonany zwrot towarów i należności, Spółka planuje przechowywać dla celów Ewidencji Zwrotów (w systemie, na nośniku cyfrowym lub w formie papierowej) wskazane dokumenty potwierdzające jednoznacznie oświadczenie woli klienta dokonania zwrotu / reklamacji, którymi będą:

  • formularz wypełniony elektronicznie przez klienta o odstąpieniu od umowy zawierający dane identyfikujące klienta oraz reklamowany/zwracany towar,
  • wiadomości elektroniczne nadesłane przez klienta na podany przez Spółkę adres mailowy zawierające dane identyfikujące klienta oraz reklamowany/zwracany towar,
  • zapis rozmowy telefonicznej z klientem, zawierający dane identyfikujące klienta oraz reklamowany/zwracany towar,
  • odręczne notatki o zwrocie/reklamacji sporządzane przez klienta, dołączone do zwracanego towaru.

Sprzedawca dokonując wpisu do Ewidencji Zwrotów potwierdzającego dokonanie zwrotu będzie używał swojego osobistego i niepowtarzalnego hasła służącego mu do logowania się do systemu, które stanowi odpowiednik podpisu pracownika przyjmującego zwrot.

Co istotne, pieniądze będą zwracane klientowi dopiero po fizycznym zwrocie towarów do Spółki, wobec tego bez identyfikacji klienta i jego zamówienia nie nastąpi zwrot pieniędzy. Oznacza to, że dokonywana będzie zawsze identyfikacja zwróconego towaru z zamówieniem złożonym przez konkretnego klienta.

W konsekwencji, uwzględniając specyfikę działalności prowadzonej przez Wnioskodawcę, należy stwierdzić, że mimo iż Spółka może nie dysponować odrębnym dokumentem podpisanym przez obie strony transakcji (z uwagi na sposób realizacji zwrotów), to Spółka będzie dysponować dokumentami potwierdzającymi dokonanie zwrotu przez nabywcę i przyjęcie zwrotu przez sprzedawcę, stanowiącymi łącznie odpowiednik protokołu zwrotu określonego w Rozporządzeniu MF.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie przykładowo w następujących interpretacjach organów podatkowych:

  • posiadając dokumenty potwierdzające zwrot towarów za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera, Wnioskodawca, pomimo braku podpisu nabywcy na protokole przyjęcia zwrotu towaru, będzie mógł dokonać korekty danych zapisanych w pamięci kasy rejestrującej za pomocą ewidencji, o której mowa w § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia i na tej podstawie dokonać obniżenia podstawy opodatkowania o wartość zwróconego towaru” (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 14 maja 2015 r., sygn. IPTPP4/4512-92/15-4/BM);
  • Jeżeli więc Wnioskodawca będzie w posiadaniu jakiejś korespondencji z klientem podpisanej przez tego klienta (skoro klient przesyła towar Wnioskodawcy to z pewnością w placówce pocztowej, kurierskiej wypełnia dowód nadania czy też wysyła do Wnioskodawcy pismo motywujące zwrot towaru), to Wnioskodawca będzie uprawniony do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego pomimo braku podpisu nabywcy na protokole zwrotu.” (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 14 października 2013 r., sygn. IBPP1/443-589/13/LSz).

Elementem Ewidencji Zwrotów jest również „dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży”. Przepisy ustawy o VAT ani Rozporządzenia MF nie precyzują co powinno być rozumiane przez dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. Dokumentem potwierdzającym dokonaną transakcję sprzedaży jest niewątpliwie paragon fiskalny wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży. Paragon fiskalny to dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy bezsporne potwierdzenie tożsamości towaru w przypadku np. zwrotu towaru.

Należy jednak zauważyć, że paragon fiskalny nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o dokonaniu sprzedaży. Zgromadzenie przez podatnika innych dowodów, z których jednoznacznie wynika, że zwracany przez klienta towar stanowi produkt sprzedany przez podatnika powinno być dopuszczalne. Dowodzenie zwrotu towaru, na podstawie innych dokumentów aniżeli paragon fiskalny nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W konsekwencji, posiadanie dowodu, z którego można wywieść bezpośrednio lub pośrednio wniosek, że transakcja sprzedaży doszła do skutku spełnia obowiązek wymieniony w § 3 ust. 4 pkt 6 Rozporządzenia MF.

Celem wprowadzenia wymogu posiadania dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży jest możliwość jednoznacznego zidentyfikowania, że zwracany towar został zakupiony u danego podatnika. Na tej podstawie ma być możliwe określenie wartości netto, VAT należnego i wartości brutto zwracanego towaru, a w konsekwencji kwoty o jaką podatnik może dokonać korekty podatku należnego.

Jak wynika ze zdarzenia przyszłego, Spółka będzie wystawiać za zgodą klientów na podstawie art. 106n ustawy o VAT, na ich rzecz faktury elektroniczne zawierające elementy określone w art. 106e ustawy o VAT. W takim przypadku, Spółka nie będzie wydawać klientom paragonów fiskalnych, ale wysyłać na podany przez klienta adres e-mail fakturę elektroniczną. W przypadku wystawienia faktury do transakcji udokumentowanej paragonem fiskalnym, zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT paragon dołącza się do egzemplarza faktury, który zostaje u podatnika.

Z uwagi na przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego specyfikę działalności Wnioskodawcy, Spółka planuje przechowywać dokumenty potwierdzające dokonanie sprzedaży (fakturę lub paragon) wyłącznie w formie elektronicznej - w konsekwencji w Ewidencji Zwrotów wskazane zostaną dane identyfikujące konkretny dowód sprzedaży, tj. numer paragonu lub numer faktury dokumentującej dokonanie konkretnej transakcji. Dokumenty te w każdym momencie będą mogły podlegać wydrukowi bowiem zawsze istnieje możliwość odnalezienia w systemie sprzedażowym Spółki dokumentu potwierdzającego sprzedaż danego towaru dla klienta.

Dodatkowo, jak wskazano powyżej, Spółka będzie dysponować innymi dokumentami potwierdzającymi dokonanie i przebieg transakcji:

  • korespondencję e-mail potwierdzającą dokonanie transakcji,
  • potwierdzenie dokonania płatności przez klienta,
  • formularz wypełniony elektronicznie przez klienta o odstąpieniu od umowy zawierający dane identyfikujące klienta oraz reklamowany/zwracany towar,
  • wiadomości elektroniczne nadesłane przez klienta na podany przez Spółkę adres mailowy zawierające dane identyfikujące klienta oraz reklamowany/zwracany towar,
  • zapis rozmowy telefonicznej z klientem, zawierający dane identyfikujące klienta oraz reklamowany/zwracany towar,
  • odręczne notatki o zwrocie/reklamacji sporządzane przez klienta, dołączone do zwracanego towaru,
  • zwracany towar oraz odstępujący od umowy konsument będą identyfikowane również m.in. na podstawie dokumentów pocztowych, adresu nadawcy czy kodów na metkach na towarze, potwierdzenia przyjęcia zwrotu towaru na magazyn sporządzonego przez firmę zewnętrzną obsługującą magazyn, potwierdzenia dokonania płatności, potwierdzenia zwrotu zapłaconej ceny, kopii dokumentów potwierdzających odbiór zwracanego towaru.

Pozwoli to na jednoznaczną identyfikację i potwierdzenie, że towar został zakupiony w danym dniu, u danego sprzedawcy.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie przykładowo w następującej interpretacji organów podatkowych (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 12 lutego 2014 r.; sygn. IPPP2/443-1213/13-4/KOM): „Bezsprzecznie dokumentem takim będzie paragon fiskalny otrzymany w chwili zakupu, ale w przypadku jego braku, dopuszczalne jest np. odszukanie na rolce kasy (lub w pamięci fiskalnej) danych konkretnej operacji sprzedaży i ich czytelne wydrukowanie. Innym dopuszczalnym rozwiązaniem jest zastąpienie oryginału paragonu fiskalnego wydrukiem z terminala (w przypadku płatności bezgotówkowych), czy też przedstawieniem przez klienta np. paragonu niefiskalnego (z programu sprzedażowego), faktury, podpisanej w dniu sprzedaży umowy sprzedaży bądź podpisanej karty gwarancyjnej. Cechą wspólną powyższych dowodów jest to, że zostały one wystawione przez sprzedawcę już w momencie sprzedaży zwracanego w późniejszym terminie towaru, a więc niewątpliwie potwierdzają i dowodzą, że ten towar został zakupiony w danym dniu, u danego sprzedawcy. W zaistniałej sytuacji, należy zgodzić się z Wnioskodawczynią, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie uzależniają pomniejszenia obrotu o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów od posiadania przez podatnika oryginału paragonu fiskalnego, potwierdzającego zakup towaru (tu kosmetyku).

Mając na uwadze powyższe, Spółka uważa, że w przedstawionym stanie faktycznym będzie spełniać wymogi określone przez ustawodawcę dla celów Ewidencji Zwrotów, o której mowa w § 3 ust. 4 Rozporządzenia MF.

Końcowo, należy również wskazać, że w kwestii ustalenia wymogów pozwalających dokonać obniżenia podstawy opodatkowania wypowiedział się m.in. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, którego orzecznictwo ma fundamentalne znaczenie dla dokonywania wykładni i stosowania prawa podatkowego. I tak, Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej zaznacza, że z art. 90 ust. 1 dyrektywy 2006/112 wynika, że państwa członkowskie mogą swobodnie wskazywać formalności, które muszą zostać spełnione przez podatników celem stosownego obniżenia podstawy opodatkowania (por. wyrok TS z dnia 28 stycznia 2012 r. w sprawie C-588/10 Kraft Foods Polska S.A., Dz.U. C 73 od 10.03.2012, str. 5). Niemniej jednak, od razu wprowadzone jest zastrzeżenie, że środki te powinny być proporcjonalne. Przenosząc powyższe na grunt analizowanej sprawy, w ocenie Spółki oznacza to, że dokumentacja zwrotów towarów nie powinna wiązać się z nadmiernymi, nieproporcjonalnymi wymogami stawianymi podatnikom, ale też powinna umożliwiać organom kontrolę prawidłowości rozliczeń podatkowych. W takiej sytuacji pozbawianie Spółki prawa do obniżenia podstawy opodatkowania o wartość zwróconych towarów w związku z przedstawionym stanem faktycznym naruszałoby wspomnianą wyżej zasadę proporcjonalności oraz przepis art. 29a ust. 10 ustawy o podatku od towarów i usług. To rzeczywisty przebieg transakcji powinien decydować bowiem o tym, czy Spółce przysługuje prawo do obniżenia obrotu i podatku należnego z tytułu zwrotu towaru.

W konsekwencji Spółka wnosi o potwierdzenie stanowiska, że w przedstawionym stanie faktycznym Spółka będzie spełniać wymogi określone przez ustawodawcę dla celów Ewidencji Zwrotów, o której mowa w § 3 ust. 4 Rozporządzenia MF, a w konsekwencji będzie - po spełnieniu pozostałych wymogów z Rozporządzenia MF i ustawy o VAT - uprawniona do obniżenia podstawy opodatkowania VAT o kwotę zwróconej płatności za towar.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

W myśl art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Na podstawie art. 2 pkt 6 ustawy, przez towary rozumie się rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (...).

Zgodnie z art. 2 pkt 22 cyt. ustawy przez pojęcie sprzedaży należy rozumieć zarówno odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

Zgodnie z tym przepisem, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Stosownie do treści art. 111 ust. 3a pkt 1 ww. ustawy podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 111 ust. 7a pkt 1 ustawy o VAT, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363), w którym określił m.in. sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących.

Stosownie do zapisów § 2 pkt 12 ww. rozporządzenia przez paragon fiskalny rozumie się wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży.

Natomiast zgodnie z § 2 pkt 11 ww. rozporządzenia, przez pamięć fiskalną kasy rozumie się urządzenie zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny, niezmienialny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych.

Ww. cecha pamięci fiskalnej powoduje brak możliwości zarejestrowania na kasie fiskalnej zwrotu bądź reklamacji towarów. Czynności takie należy objąć odrębną ewidencją.

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących zostały określone w rozdziale 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r.

Zgodnie z § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

Skoro zatem kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić odrębną ewidencję, o której mowa w § 3 ust. 4 i ust. 5 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

  1. datę sprzedaży;
  2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
  3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
  4. wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
  5. zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
  6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
  7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

  1. błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);
  2. krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka (§ 3 ust. 5 ww. rozporządzenia).

W przypadku, o którym mowa w ust. 5, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości - § 3 ust. 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Jak już wskazano kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), a w takim przypadku należy prowadzić odrębną ewidencję, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wg § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r. powinna zawierać ściśle określone elementy.

W tym miejscu należy wskazać, że na podstawie art. 29a ust. 1 ustawy o VAT podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2–5, art. 30a–30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Natomiast w myśl art. 29a ust. 10 ustawy podstawę opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 13, obniża się o:

  1. kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;
  2. wartość zwróconych towarów i opakowań, z zastrzeżeniem ust. 11 i 12;
  3. zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
  4. wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

Analiza powyższych przepisów wskazuje, że każdy z wymienionych w art. 29a ust. 10 ustawy przypadków, tj.:

  • udzielenie po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen,
  • zwrotów towarów,
  • zwrotu całości lub część zapłaty otrzymanej przed dokonaniem sprzedaży (zaliczek), jeśli do sprzedaży nie doszło,
  • zwrotu kwot dotacji, subwencji i innych opłat o podobnym charakterze,

stanowi odrębną podstawę zmniejszenia podstawy opodatkowania.

Zatem każda z wymienionych wyżej czynności powoduje zmniejszenie podstawy opodatkowania.

Należy mieć na uwadze, że konstrukcja podstawy opodatkowania jest wyrazem zasady neutralności podatku VAT. Oznacza ona, że ekonomicznego ciężaru podatku VAT nie powinny ponosić podmioty niebędące ostatecznymi odbiorcami towarów lub usług. W konsekwencji, po obniżeniu ceny transakcyjnej powinno następować proporcjonalne obniżenie podstawy opodatkowania. W innym wypadku, tj. gdyby podstawa opodatkowania przewyższała kwotę wynagrodzenia należnego podatnikowi, podatnik ponosiłby ekonomiczny ciężar podatku, co naruszałoby wskazaną wyżej zasadę neutralności.

Stosownie do art. 29a ust. 13 ww. ustawy w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Jak wynika z art. 29a ust. 15 ww. ustawy warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę nie stosuje się w przypadku:

  1. eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
  2. dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
  3. sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy;
  4. gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

W przypadku, o którym mowa w ust. 15 pkt 4, obniżenie podstawy opodatkowania następuje nie wcześniej niż w deklaracji podatkowej składanej za okres rozliczeniowy, w którym zostały łącznie spełnione przesłanki określone w ust. 15 pkt 4 (art. 29a ust. 16 ww. ustawy).

Wobec treści ww. przepisów możliwość pomniejszenia obrotu m.in. o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów istnieje pod warunkiem, że zwrot towaru jest prawnie dopuszczalny i zwroty te zostały udokumentowane. Obowiązkiem podatnika jest więc w rozumieniu tego przepisu odpowiednie udokumentowanie zwrotu towaru oraz jego wartości w wyniku odstąpienia od umowy sprzedaży.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym – art. 2 pkt 32 ustawy.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W myśl art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Art. 106g ust. 1 ustawy – wskazuje, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Jak stanowi art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy - w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Z art. 106h ust. 1-3 wynika, że w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Z wniosku wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą głównie w zakresie sprzedaży artykułów dziecięcych takich jak m.in. zabawki, odzież oraz akcesoria szkolne.

Spółka rozważa rozpoczęcie sprzedaży w systemie wysyłkowym poprzez sklep internetowy, gdzie nabywcami będą głównie osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Dostawa towarów będzie odbywać się za pośrednictwem kuriera lub osobiście w wybranym sklepie sieci.

Spółka jest zobowiązana do prowadzenia ewidencji sprzedaży wysyłkowej na kasach rejestrujących, gdyż w ofercie Spółki są zapisane nośniki danych cyfrowych (np. gry i filmy dla dzieci).

W momencie zakupu, klienci będą zobowiązani do wyrażenia zgody na wystawienie i otrzymanie faktury drogą elektroniczną. W takim przypadku, paragon fiskalny nie będzie wysyłany klientowi, gdyż klient otrzyma fakturę. Faktury nie będą wystawiane na kasach fiskalnych. Wystawiane faktury elektroniczne będą przechowywane w formie elektronicznej - z zachowaniem wymaganych w ustawie o VAT warunków.

Spółka uzyskała interpretację indywidualną Ministra Finansów z 30 lipca 2015 roku sygn. IPPP2/4512-473/15-2/AOg potwierdzającą możliwość przechowywania wystawianych paragonów w formie elektronicznej. Dokumenty potwierdzające sprzedaż będą przechowywane w formie elektronicznej i w każdym momencie będą mogły podlegać wydrukowi.

Sprzedaż w sklepie internetowym podlega przepisom o umowach między przedsiębiorcami a konsumentami zawieranych poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość w rozumieniu ustawy z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. z 2014, poz. 827). Zatem klientom dokonującym zakupów w sklepie internetowym będzie przysługiwać prawo do odstąpienia od zawartej ze Spółką umowy drogą elektroniczną, w tym również w przypadku reklamacji wadliwego towaru. Zwrot towaru będzie mógł być dokonany przez klienta za pośrednictwem kuriera/operatora pocztowego. Spółka będzie zobligowana do uznania prawa nabywcy towaru do odstąpienia od umowy kupna. W związku z tym, w przypadku zwrotu / reklamacji towaru Spółka będzie zobligowana na mocy § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących do prowadzenia odrębnej ewidencji zwrotów towarów i reklamacji towarów i usług (Ewidencja Zwrotów).

Spółka przewiduje, że klient będzie mógł dokonać zwrotu/reklamacji towaru wg następujących metod (zgodnie z wymogami prawa konsumentów) poprzez:

  • wypełnienie formularza elektronicznego zamieszczonego na stronie internetowej - z podaniem danych identyfikujących klienta oraz reklamowany/zwracany towar,
  • przesłanie wiadomości elektronicznej na podany przez Spółkę adres mailowy - z podaniem danych identyfikujących klienta oraz reklamowany/zwracany towar,
  • rozmowę telefoniczną z centrum telefonicznym Spółki - z podaniem danych identyfikujących klienta oraz reklamowany/zwracany towar, rozmowa z klientem będzie zapisywana i przechowywana na cyfrowym nośniku danych,
  • sporządzenie przez klienta odręcznej notatki o zwrocie/reklamacji i dołączenie jej do zwracanego towaru.

Wnioskodawca może zalecić swoim klientom dołączanie do przesyłki towaru podpisanego formularza identyfikującego klienta i towar, ale nie może od jego załączenia warunkować zwrot pieniędzy, czy skuteczność odstąpienia od umowy. Spółka będzie zobowiązana przepisami ustawy o prawach konsumenta do przyjęcia zwrotu towaru za pośrednictwem poczty/kuriera i oddania zapłaty za towar, nawet jeśli klient nie załączy podpisanego formularza zwrotu. W takich przypadkach Spółka może nie dysponować odrębnym protokołem zwrotu podpisanym przez klienta i sprzedawcę.

Przebieg transakcji i sposób jej udokumentowania będzie jednoznacznie wskazywać dane identyfikujące klienta oraz transakcję, a w konsekwencji reklamowany/zwracany towar.

Realizacja zwrotu/reklamacji od klienta zostanie odpowiednio zaewidencjonowana w systemie Spółki, a także w Ewidencji Zwrotów. Ewidencja Zwrotów będzie sporządzana i przechowywana w formie elektronicznej i będzie zawierać następujące dane:

  • datę sprzedaży,
  • numer dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży,
  • nazwę towaru / usługi pozwalającą każdorazowo na ich jednoznaczną identyfikację,
  • datę i numer zwrotu / reklamacji,
  • zwracaną kwotę należności za towar / usługę (brutto),
  • przyczynę zwrotu / reklamacji,
  • indywidualny login do systemu osoby przyjmującej zwrot/reklamację, pozwalający każdorazowo zidentyfikować osobę sporządzającą wpis do ewidencji o przyjętym zwrocie / reklamacji towaru / reklamacji stanowiący odpowiednik w systemie podpisu pracownika przyjmującego zwrot / reklamację.

Ponadto, Spółka planuje przechowywać dla celów Ewidencji Zwrotów (w systemie, na nośniku cyfrowym lub w formie papierowej - w zależności od formy zwrotu/reklamacji) nw. dokumenty potwierdzające oświadczenie woli klienta dokonania zwrotu/reklamacji, którymi będą: elektronicznie wypełniony formularz zwrotu towaru, wiadomości elektroniczne nadesłane przez klienta wraz z danymi identyfikującymi klienta oraz reklamowany/zwracany towar, zapis rozmowy telefonicznej z klientem zawierający dane identyfikujące klienta oraz reklamowany/ zwracany towar, odręczne notatki o zwrocie/reklamacji sporządzane przez klienta, dołączone do zwracanego towaru.

Ponadto, zwracany towar oraz odstępujący od umowy konsument będą identyfikowane m.in. na podstawie dokumentów pocztowych, adresu nadawcy, kodów na metkach na towarze, potwierdzenia przyjęcia zwrotu towaru na magazyn sporządzonego przez firmę zewnętrzną obsługującą magazyn, potwierdzenia dokonania płatności, potwierdzenia zwrotu zapłaconej ceny, kopii dokumentów potwierdzających odbiór zwracanego towaru.

Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest, czy w przedstawionym stanie faktycznym Spółka będzie spełniać wymogi określone przez ustawodawcę dla celów Ewidencji Zwrotów, o której mowa w § 3 ust. 4 Rozporządzenia MF, a w konsekwencji będzie - po spełnieniu pozostałych wymogów z Rozporządzenia MF i ustawy o VAT - uprawniona do obniżenia podstawy opodatkowania VAT o kwotę zwróconej płatności za towar.

Z powołanego rozporządzenia wynika, że zwroty towarów i uznanych reklamacji towarów i usług powinny być ujmowane w odrębnych ewidencjach. Jednym z warunków dokonania korekty obrotu z tytułu zwrotu towaru w prowadzonej ewidencji oprócz odpowiednich zapisów i dołączenia dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży konieczne jest sporządzenie protokołu na tę okoliczność.

Z przedstawionej przez Wnioskodawcę sytuacji wynika, że będzie prowadził sprzedaż towarów przez internet, do której to sprzedaży mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz. U. z 2014 r., poz. 827) obowiązującej od 25 grudnia 2014 r.

Stosownie do art. 27 powołanej ustawy konsument, który zawarł umowę na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, może w terminie 14 dni odstąpić od niej bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów, z wyjątkiem kosztów określonych w art. 33, art. 34 ust. 2 i art. 35.

Jak stanowi art. 30 ust. 1 i 3 ww. ustawy konsument może odstąpić od umowy, składając przedsiębiorcy oświadczenie o odstąpieniu od umowy. Oświadczenie można złożyć na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do ustawy.

Jeżeli przedsiębiorca zapewnia możliwość złożenia oświadczenia o odstąpieniu od umowy drogą elektroniczną, konsument może także odstąpić od umowy:

  1. przy wykorzystaniu wzoru formularza odstąpienia od umowy, stanowiącego załącznik nr 2 do ustawy;
  2. przez złożenie oświadczenia na stronie internetowej przedsiębiorcy.

W przypadku odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub umowy zawartej poza lokalem przedsiębiorstwa umowę uważa się za niezawartą (art. 31 ust. 1 ustawy).

Przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia konsumenta o odstąpieniu od umowy, zwrócić konsumentowi wszystkie dokonane przez niego płatności, w tym koszty dostarczenia rzeczy (art. 32 ust. 1).

Tak więc klient odstępując od umowy zakupu danego towaru w ciągu 14 dni od jej zawarcia składa potwierdzenie swojej woli oraz zwraca zakupiony towar.

Jak już wyżej wskazał tut. Organ, z powołanego rozporządzenia wynika, że zwroty towarów i uznanych reklamacji towarów i usług powinny być ujmowane w odrębnych ewidencjach.

Należy zauważyć, że ewidencja, o której mowa w § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących powinna zawierać wszystkie elementy wymienione w pkt od 1 do 7.

W sytuacji braku w tej ewidencji jednego z elementów wymienionych w § 3 ust. 4 pkt 7 ww. rozporządzenia tj. protokołu przyjęcia zwrotu towaru podpisanego przez strony transakcji, potwierdzenie zwrotu towaru może być dopuszczalne jedynie w określonych uzasadnionych przypadkach.

Zauważyć tu należy, że obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej (tak jak jest to w przypadku faktur), jednak brak regulacji prawnych w tym zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że wartość danej transakcji była inna niż kwota figurująca na paragonie bądź dokonano zwrotu zakupionego towaru.

W przypadku Wnioskodawcy uwzględnić należy specyfikę realizowanej sprzedaży, objętej zakresem wniosku. Sprzedaż dokonywana jest wysyłkowo (dostawa za pośrednictwem kuriera lub przesłana do odbioru w wybranym sklepie sieci), za pośrednictwem internetu, natomiast w przypadku zwrotu towaru, zwrot ten Wnioskodawca otrzymuje za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera. W takiej sytuacji nie jest możliwe – z powodu braku bezpośredniego kontaktu stron transakcji - sporządzenie protokołu przyjęcia zwrotu towaru podpisanego przez nabywcę i sprzedawcę. Jak wskazał Wnioskodawca klient będzie mógł dokonać zwrotu/reklamacji towaru (zgodnie z wymogami prawa konsumentów) poprzez wypełnienie formularza elektronicznego zamieszczonego na stronie internetowej - z podaniem danych identyfikujących klienta oraz reklamowany/zwracany towar, przesłanie wiadomości elektronicznej na podany przez Spółkę adres mailowy - z podaniem danych identyfikujących klienta oraz reklamowany/zwracany towar, rozmowę telefoniczną z centrum telefonicznym Spółki - z podaniem danych identyfikujących klienta oraz reklamowany/zwracany towar, rozmowa z klientem będzie zapisywana i przechowywana na cyfrowym nośniku danych oraz sporządzenie przez klienta odręcznej notatki o zwrocie/reklamacji i dołączenie jej do zwracanego towaru.

W ocenie tut. Organu wymóg sporządzenia protokołu przyjęcia zwrotu towaru podpisanego przez nabywcę i sprzedawcę ma na celu udowodnienie, że towar został faktycznie zwrócony przez klienta i przyjęty przez nabywcę. W przypadku sprzedaży wysyłkowej nie jest możliwe z oczywistych względów podpisanie protokołu przyjęcia zwrotu towaru przez nabywcę - co wskazał także Wnioskodawca. Funkcję taką mógłby pełnić wypełniony przez kupującego elektroniczny formularz zwrotu towaru, jednakże od wypełnienia i przesłania takiego formularza Wnioskodawca zgodnie z przepisami ustawy o prawach konsumenta nie może uzależniać przyjęcia zwrotu/reklamacji towaru i w konsekwencji zwrotu zapłaconej należności za ten towar. Przedstawione wyżej cztery formy wyrażenia przez nabywcę woli odstąpienia od zakupu danego towaru bezsprzecznie potwierdzają fakt odstąpienia od tej umowy, skutkiem czego jest dokonanie zwrotu/reklamacji towaru. Ponadto zwracany towar oraz odstępujący od umowy konsument będą identyfikowane m.in. na podstawie dokumentów pocztowych, adresu nadawcy, kodów na metkach na towarze, potwierdzenia przyjęcia zwrotu towaru na magazyn sporządzonego przez firmę zewnętrzną obsługującą magazyn, potwierdzenia dokonania płatności, potwierdzenia zwrotu zapłaconej ceny, kopii dokumentów potwierdzających odbiór zwracanego towaru.

Wątpliwość Wnioskodawcy dotyczy także tego, czy jest możliwe zmniejszenie obrotu oraz kwoty podatku należnego, zaewidencjonowanych przy zastosowaniu kasy fiskalnej, w przypadku zwrotu towaru przez klienta, gdy nie dysponuje on oryginałem paragonu fiskalnego.

Trzeba w tym miejscu zauważyć, że paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu (z którym wiążą się m.in. uprawnienia rękojmi i gwarancji), natomiast dla sprzedawcy bezsporne potwierdzenie tożsamości towaru w przypadku np. jego zwrotu. W sytuacji dokonania zwrotu towaru sprzedawca powinien zatrzymać paragon fiskalny. Zasadą jest więc dokonywanie korekty obrotu i podatku należnego przy jednoczesnym zwrocie (okazaniu) przez klienta paragonu fiskalnego.

Jednocześnie podkreślić należy, że paragon fiskalny nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli paragon fiskalny, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku, ciężar dowodu znajduje się po stronie sprzedawcy, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt, że zwracany towar został zakupiony właśnie u niego.

W związku z tym, że kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to w takim przypadku należy prowadzić odrębną ewidencję, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu. Wśród tych elementów wymieniono jako konieczne m.in. każdorazowe dołączenie do niej dokumentu potwierdzającego sprzedaż.

W praktyce podatnicy mogą mieć wątpliwości, co należy rozumieć pod pojęciem „dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży”. Bezsprzecznie dokumentem takim będzie paragon fiskalny otrzymany w chwili zakupu, ale w przypadku jego braku, dopuszczalne jest np. odszukanie na rolce kasy (lub w pamięci fiskalnej) danych konkretnej operacji sprzedaży i ich czytelne wydrukowanie. Innym dopuszczalnym rozwiązaniem jest zastąpienie oryginału paragonu fiskalnego wydrukiem z terminala (w przypadku płatności bezgotówkowych), czy też przedstawieniem przez klienta np. paragonu niefiskalnego (z programu sprzedażowego), faktury, podpisanej w dniu sprzedaży umowy sprzedaży bądź podpisanej karty gwarancyjnej. Cechą wspólną powyższych dowodów jest to, że zostały one wystawione przez sprzedawcę już w momencie sprzedaży zwracanego w późniejszym terminie towaru, a więc niewątpliwie potwierdzają i dowodzą, że ten towar został zakupiony w danym dniu, u danego sprzedawcy.

Jak wynika ze stanu faktycznego, z wydanej dla Wnioskodawcy interpretacji indywidualnej z dnia 30 lipca 2015 roku Nr IPPP2/4512-473/15-2/AOg Wnioskodawca w zgodzie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami ma możliwość przechowywania wystawianych paragonów w formie elektronicznej.

Wnioskodawca w każdym przypadku po uzyskaniu zgody nabywcy będzie wystawiał fakturę elektroniczną jako dokument dostawy wysyłkowej zamówionego przez nabywcę towaru. W związku z tym nabywca nie będzie dysponował paragonem dokumentującym daną sprzedaż, lecz otrzyma fakturę przesłaną elektronicznie.

Wnioskodawca w opisie sprawy poinformował, że dokumenty potwierdzające sprzedaż będą przechowywane w formie elektronicznej i w każdym momencie będą mogły podlegać wydrukowi.

Jak wykazano powyżej, udowodnienie nabycia u Wnioskodawcy towaru zwracanego przez klienta (będące podstawą do dokonania korekty), na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego.

Klient będzie dokonywał zwrotu towaru za pośrednictwem kuriera/operatora pocztowego, a zatem Wnioskodawca będzie dysponował dokumentami potwierdzającymi otrzymanie przesyłki zwracanego towaru. Ponadto zwrot towaru będzie potwierdzony dokumentem jego przyjęcia na magazyn sporządzonym przez firmę zewnętrzną obsługującą magazyn. Poza tym Wnioskodawca może w każdej chwili wydrukować fakturę i paragon przechowywane w formie elektronicznej.

W ocenie tut. Organu obniżenie podstawy opodatkowania możliwe będzie, w przypadku posiadania przez Wnioskodawcę dokumentacji, z której będzie wynikał zwrot towaru przez określonego klienta, wartość zwróconego towaru oraz zwrot klientowi uiszczonej przez niego należności za towar. Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca gromadzi dokumenty potwierdzające sprzedaż, a także dowody świadczące o odstąpieniu klienta od umowy zakupu towaru (w tym przesłane drogą elektroniczną). Zwracany towar oraz odstępujący od umowy konsument zwracający towar będą identyfikowane m.in. na podstawie dokumentów pocztowych, adresu nadawcy, kodów na metkach na towarze, potwierdzenia przyjęcia zwrotu towaru na magazyn sporządzonego przez firmę zewnętrzną obsługującą magazyn, potwierdzenia dokonania płatności, potwierdzenia zwrotu zapłaconej ceny, kopii dokumentów potwierdzających odbiór zwracanego towaru.

W okolicznościach rozpatrywanej sprawy, w tym uwzględniając specyfikę działalności Wnioskodawcy, należy stwierdzić, że w kontekście posiadanego zbioru dokumentów potwierdzających zwrot towarów za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera oraz potwierdzenia dokonania płatności i zwrotu zapłaconej ceny, Wnioskodawca, będzie mógł dokonać korekty danych zapisanych w pamięci kasy rejestrującej za pomocą ewidencji, o której mowa w § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia.

Jednakże należy zauważyć, że Wnioskodawca oprócz zaewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej będzie dokumentował ją fakturą i wówczas – stosownie do art. 106j ustawy o VAT – dokonanie zwrotu towarów przez nabywcę będzie zobowiązywało Spółkę do wystawienia faktury korygującej.

Termin rozliczenia takiej faktury reguluje wskazany wyżej przepis art. 29a ust. 13 ustawy. Zgodnie z tym przepisem obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Przy czym na mocy art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy Wnioskodawca nie musi posiadać potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę, jeśli nie uzyska potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej a z posiadanej dokumentacji będzie wynikać, że nabywca towaru wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Jednocześnie zgodnie z § 3 ust. 4 rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji. Jak wyżej wskazał tut. Organ, posiadana przez Wnioskodawcę dokumentacja dotycząca zwracanego towaru będzie uprawniała do dokonania stosownych zapisów w prowadzonej ewidencji dla potrzeb korekty sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej.

Zatem biorąc pod uwagę powyższe przepisy, należy uznać, że Wnioskodawca zwrot towaru powinien ująć w ww. ewidencji wtedy, gdy będzie posiadał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru, dla którego wystawiono fakturę. W tym momencie dopiero Wnioskodawca będzie uprawiony do zmniejszenia podstawy opodatkowania (i podatku) – zgodnie z art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy – czemu będą odpowiadać stosowne zapisy w odrębnej ewidencji.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

© 2011-2016 Interpretacje.org
StrukturaWybrane zagadnieniaSerwis
Działy przedmiotowe
Komentarze podatkowe
Najnowsze interpretacje
Aport
Gmina
Koszty uzyskania przychodów
Najem
Nieruchomości
Obowiązek podatkowy
Odszkodowania
Pracownik
Prawo do odliczenia
Projekt
Przedsiębiorstwa
Przychód
Różnice kursowe
Sprzedaż
Stawki podatku
Świadczenie usług
Udział
Zwolnienia przedmiotowe
Aktualności
Informacje o serwisie
Kanały RSS
Reklama w serwisie
Serwis zawiera interpretacje podatkowe publikowane przez Ministerstwo Finansów, na które składają się: interpretacje indywidualne oraz interpretacje ogólne wydane na podstawie art. 14a oraz art. 14b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.), jak również informacje o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego (interpretacje podatkowe wydane na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 lipca 2007 r.), a także wybrane orzeczenia dotyczące problematyki podatkowej.