IBPBI/2/423-1439/12/CzP | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach,
Czy dla celów dowodowych w celu zaliczenia kosztów podróży do kosztów uzyskania przychodów zleceniodawcy wystarczającym będzie udokumentowanie w sposób opisany powyżej w przypadku nr 1 i 2? /pytanie oznaczone we wniosku nr 1/

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 03 lipca 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 12 listopada 2012 r. (data wpływu do BKIP 15 listopada 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków stanowiących zwrot podróży służbowych (noclegów) osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych /pytanie oznaczone we wniosku nr 1/ – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 15 listopada 2012 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków stanowiących zwrot podróży służbowych (noclegów) osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny :

W Spółce mają miejsce wyjazdy (podróże) osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Do tego celu Spółka zawiera umowy cywilno-prawne na wykonanie określonego zadania z zaznaczeniem, że zleceniobiorca:

  1. W związku z wykonaniem umowy otrzyma wynagrodzenie oraz zwrot wydatków poniesionych na jej wykonanie, w tym m.in. zwrot kosztów podróży. Poza tym, zleceniobiorca otrzymuje do dyspozycji samochód Spółki”.
  2. lub
  3. W związku z wykonaniem umowy otrzyma wynagrodzenie oraz zwrot wydatków poniesionych na jej wykonanie w formie zwrotu kosztów noclegów. Poza tym, zleceniobiorca otrzymuje do dyspozycji samochód Spółki”.

Rozliczenie kosztów noclegów odbywa się:

  1. w odniesieniu do przypadku nr 1 na podstawie przedstawionego oryginału rachunku za nocleg wystawionego na Spółkę plus wewnętrzny druk „rozliczenie podróży”, na którym rozliczane są przysługujące diety,
  2. w odniesieniu do przypadku nr 2 na podstawie przedstawionego oryginału rachunku za nocleg wystawionego na Spółkę z opisem, jakiej umowy cywilno-prawnej dotyczy.
W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy dla celów dowodowych w celu zaliczenia kosztów podróży do kosztów uzyskania przychodów zleceniodawcy wystarczającym będzie udokumentowanie w sposób opisany powyżej w przypadku nr 1 i 2... /pytanie oznaczone we wniosku nr 1/

Zdaniem Spółki, nie ma przeszkód, aby postanowienia umowy cywilno-prawnej traktowały o wynagrodzeniu należnym zleceniobiorcy w związku z jej wykonaniem i zwrocie na jego rzecz wydatków poniesionych na jej wykonanie, w tym m.in. kosztów podróży, pomimo braku aktu prawnego regulującego zagadnienie zwrotu tych kosztów w przypadku podróży zleceniobiorcy.

Jeżeli chodzi o sposób rozliczania i udokumentowania przysługujących zleceniobiorcy kosztów diet właściwym będzie wewnętrzny druk „rozliczenie podróży” zawierający m.in.:

  • określenie miejsca i celu odbycia podróży,
  • czasu wyjazdu i powrotu z podróży,
  • obliczonej kwoty diety,
  • podpisu osoby delegowanej i osoby odpowiedzialnej merytorycznie za poniesienie takiego kosztu.

W sytuacji opisanej w stanie faktycznym w pkt 2, tj. w sytuacji, gdy zwrotowi zleceniobiorcy podlegały będą wyłącznie koszty noclegu, wystarczającym w celu zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów zleceniodawcy, będzie przedstawienie przez zleceniobiorcę faktury (rachunku) za nocleg opisanego w sposób określający: w jakim celu i gdzie wykonywana była podróż oraz w związku z wykonywaniem, której umowy cywilnoprawnej oraz zatwierdzona pod względem merytorycznym przez osobę odpowiedzialną za ten wydatek.

Jeżeli chodzi o kwestię zaliczenia kosztów podróży zleceniobiorcy, to zdaniem Spółki, jeżeli wydatki te będą udokumentowane w opisany powyżej sposób i będą związane z osiągniętym przychodem lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu, a zwrot będzie wynikał z zawartej umowy cywilnoprawnej, to będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zleceniodawcy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 74, poz. 397 – zwanej dalej „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...). Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w tym celu, nawet wówczas gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą, zawarty został w art. 16 ust. 1 updop. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, iż wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 updop, zostaną ex lege uznane za koszty podlegające odliczeniu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

  1. został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
  2. jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
  3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  4. poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  5. został właściwie udokumentowany,
  6. nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, iż poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów, względnie zostały poniesione w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Zgodnie z art. 9 ust. 1 updop, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów. W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 15 ust. 1 updop.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż w Spółce mają miejsce wyjazdy (podróże) osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Do tego celu Spółka zawiera umowy cywilno-prawne na wykonanie określonego zadania z zaznaczeniem, że zleceniobiorca:

  1. W związku z wykonaniem umowy otrzyma wynagrodzenie oraz zwrot wydatków poniesionych na jej wykonanie, w tym m.in. zwrot kosztów podróży. Poza tym, zleceniobiorca otrzymuje do dyspozycji samochód Spółki”.
  2. lub
  3. W związku z wykonaniem umowy otrzyma wynagrodzenie oraz zwrot wydatków poniesionych na jej wykonanie w formie zwrotu kosztów noclegów. Poza tym, zleceniobiorca otrzymuje do dyspozycji samochód Spółki”.

Rozliczenie kosztów noclegów odbywa się:

  1. w odniesieniu do przypadku nr 1 na podstawie przedstawionego oryginału rachunku za nocleg wystawionego na Spółkę plus wewnętrzny druk „rozliczenie podróży”, na którym rozliczane są przysługujące diety,
  2. w odniesieniu do przypadku nr 2 na podstawie przedstawionego oryginału rachunku za nocleg wystawionego na Spółkę z opisem, jakiej umowy cywilno-prawnej dotyczy.

Odnośnie wydatków wymienionych w pkt 1 Spółka w swym stanowisku (co tut. Organ przyjął za element stanu faktycznego) wskazała ponadto, iż w celu udokumentowania przysługujących zleceniobiorcy kosztów diet właściwym będzie wewnętrzny druk „rozliczenie podróży” zawierający m.in.:

  • określenie miejsca i celu odbycia podróży,
  • czasu wyjazdu i powrotu z podróży,
  • obliczonej kwoty diety,
  • podpisu osoby delegowanej i osoby odpowiedzialnej merytorycznie za poniesienie takiego kosztu.

Odnośnie zaś wydatków wymienionych w pkt 2 wskazano również, iż w celu zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów Spółki, wystarczającym będzie przedstawienie przez zleceniobiorcę faktury (rachunku) za nocleg opisanego w sposób określający: w jakim celu i gdzie wykonywana była podróż oraz w związku z wykonywaniem, której umowy cywilnoprawnej oraz zatwierdzona pod względem merytorycznym przez osobę odpowiedzialną za ten wydatek.

Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, iż w sytuacji gdy Spółka ponosi wydatki wynikające z umów cywilnoprawnych, tj. wynagrodzenia oraz dot. pokrycia wydatków zleceniobiorców (koszty podróży, noclegów) i służą one uzyskiwaniu Jej przychodów, to mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie dowodów wskazanych przez Spółkę, przy czym należy również zwrócić uwagę na przepis art. 16 ust. 1 pkt 57 updop, z którego wynika, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (Dz.U. Nr 127, poz. 1052), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g.

Stanowisko Wnioskodawcy jest zatem prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 14 marca 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.