0113-KDIPT3.4011.34.2018.3.SK | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej,
Obowiązki płatnika w związku z opłaceniem kosztów podróży i zakwaterowania interesariusza projektu.

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 11 stycznia 2018 r. (data wpływu 22 stycznia 2018 r.), uzupełnionym pismem z dnia 5 marca 2018 r. (data wpływu 7 marca 2018 r.) oraz pismem z dnia 16 marca 2018 r. (data wpływu 22 marca 2018 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z opłaceniem kosztów podróży i zakwaterowania interesariusza projektu – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 22 stycznia 2018 r. do tutejszego Organu wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych.

Wniosek ten nie spełniał wymogów, o których mowa m.in. w art. 14b § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), w związku z czym pismem z dnia 22 lutego 2018 r., nr 0113 KDIPT3.4011.34.2018.1.SK, na podstawie art. 169 § 1 w zw. z art. 14h ww. ustawy, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie do uzupełnienia ww. wniosku wysłano w dniu 22 lutego 2018 r. (data doręczenia 26 lutego 2018 r.). Wnioskodawca uzupełnił ww. wniosek pismem z dnia 5 marca 2018 r. (data wpływu 7 marca 2018 r.), nadanym za pośrednictwem placówki pocztowej w dniu 5 marca 2018 r.

Z uwagi na fakt, że ww. uzupełnienie wniosku z dnia 5 marca 2018 r. nie zostało podpisane przez osobę upoważnioną, pismem z dnia 12 marca 2018 r., nr 0113-KDIPT3.4011.34.2018.2.SK, na podstawie art. 169 § 1 w zw. z art. 14h wymienionej ustawy, tutejszy Organ ponownie wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia. Wezwanie do uzupełnienia ww. wniosku wysłano w dniu 13 marca 2018 r. (skuteczne doręczenie nastąpiło w dniu 19 marca 2018 r.). W dniu 22 marca 2018 r. wpłynęła odpowiedź Wnioskodawcy na powyższe wezwanie, nadana za pośrednictwem placówki pocztowej w dniu 19 marca 2018 r.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Województwo realizuje projekt pn. „Wzmacnianie konkurencyjności sektora MŚP i zrównoważony rozwój w sektorze produkcji ekologicznej” - ... w partnerstwie z 7 regionami Unii Europejskiej w ramach programu Interreg Europe.

Wyżej wymieniony projekt nie ma charakteru inwestycyjnego, lecz ma na celu zwiększenie konkurencyjności i trwałości MŚP w branży ekologicznej uczestniczących w nim regionów. Projekt zakłada także rozwój przedsiębiorczości oraz wspieranie istniejących podmiotów MŚP w zakresie poprawy ich wydajności, tak aby zapewnić zdolność wzrostu całego regionalnego sektora ekologicznego na rynkach regionalnych, międzynarodowych i krajowych.

W ramach realizacji projektu została zawiązana grupa interesariuszy, z którymi Województwo podpisało porozumienia o współpracy. Celem takiego porozumienia jest określenie zasad współpracy pomiędzy Województwem, a interesariuszem na rzecz projektu. Na mocy takiego porozumienia Województwo opłaca podróż i zakwaterowanie interesariusza projektu, w związku z jego wyjazdami na wizyty studyjne w ramach działań projektowych.

Jeden z interesariuszy projektu pn. „Wzmacnianie konkurencyjności sektora MŚP i zrównoważony i rozwój w sektorze produkcji ekologicznej” - ... prowadzi gospodarstwo rolne ok. 2,5 ha, posiada nadany numer przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, pobiera dopłaty do produkcji rolnej oraz prowadzi ekologiczne gospodarstwo. Województwo zawarło porozumienie z tym interesariuszem w dniu 11 sierpnia 2017 r., które określa zasady współpracy stron w ramach realizowanego projektu. Interesariusz w ramach działań projektowych udał się na wizytę studyjną w dniach 20-22 września 2017 r. do Francji. Województwo zgodnie z zapisami porozumienia paragrafu 2 lit. f), opłaciło bilet lotniczy, hotel oraz przejazdy lokalne interesariuszowi.

Poniesione przez interesariusza projektu koszty podróży, tj. biletu lotniczego i noclegu w hotelu zostały udokumentowane przez niego imiennymi fakturami, na podstawie których Wnioskodawca dokonał zwrotu poniesionych przez niego wydatków.

W piśmie z dnia 5 marca 2018 r., stanowiącym uzupełnienie wniosku Wnioskodawca dodał, że projekt pn. „Wzmacnianie konkurencyjności sektora MŚP i zrównoważony rozwój w sektorze produkcji ekologicznej ...” finansowany jest z dwóch źródeł, a mianowicie ze środków finansowych pochodzących z budżetu z Unii Europejskiej (EFRR) w 85% oraz budżetu Samorządu Województwa w 15%. Ww. projekt realizowany jest przez Województwo od 2016 r. i trwa on nadal do dnia 31 marca 2020 r. Celem projektu Ekologiczne MŚP (...) jest wywieranie wpływu na politykę regionalną i optymalizacja wspólnego wykorzystania różnych instrumentów finansowania UE z zamiarem poprawy konkurencyjności i zrównoważonego rozwoju MŚP w sektorze ekologicznym w regionach partnerskich. Ponadto, założenia projektu zwiększają możliwość osiągnięcia celów sformułowanych w Regionalnej Strategii Innowacji Województwa LORIS 2030 w branży kluczowej - innowacyjne rolnictwo i przetwórstwo rolno-spożywcze. Są one również zgodne z koncepcją zawartą w Strategii Rozwoju Województwa 2020 w zakresie rozwoju sektora ekologicznego rolnictwa i jego wpływu na poprawę jakości żywności.

Ważną rolę odgrywają interesariusze, którzy poprzez udział w projekcie uczą się, dzielą doświadczeniami w zakresie dobrych praktyk na rzecz rozwoju sektora ekologicznego na poziomie regionalnym w celu wypracowania rozwiązań mających wpływ na zwiększenie konkurencyjności i trwałości MŚP w branży ekologicznej.

Zasady współpracy interesariusza z Województwem w ramach realizowanego projektu zostały zapisane w porozumieniu, a szczegółowo określone w § 2. Pierwsza część dotyczy obszarów współpracy interesariusza (§ 2 pkt 1 porozumienia) i obejmuje zobowiązanie się do czynnej współpracy w zakresie merytorycznego wspierania Województwa w ramach projektu, w szczególności w zakresie następujących działań projektowych:

  • przeprowadzania regionalnej diagnozy sektora ekologicznego, oceny istniejących środków i polityk wsparcia, ram regulacyjnych oraz potrzeb MŚP w czterech obszarach tematycznych:
    • produkcja i przetwórstwo,
    • komercjalizacja i marketing,
    • szkolenia i doradztwo,
    • efektywność i zarządzanie ekologicznym łańcuchem wartości,
  • wymianie doświadczeń i uczeniu międzyregionalnym pomiędzy partnerami projektu i regionalnymi podmiotami w wyżej wymienionych dziedzinach;
  • określeniu odpowiednich środków, które mają być zintegrowane z politykami regionalnymi, czynności potrzebnych do tej integracji, ram czasowych i odpowiedzialnych podmiotów;
  • opracowaniu Regionalnego Planu Działań z dostosowanym finansowaniem oraz odpowiednim doborem instrumentów politycznych;
  • udziale w spotkaniach/wydarzeniach organizowanych w ramach projektu m.in. w spotkaniach Grupy Interesariuszy.

Przywileje, które posiada interesariusz opisano w § 2 pkt 2 porozumienia, a dotyczą one:

  • otrzymywania od Województwa bieżących informacji dotyczących projektu, oraz postępów w jego realizacji,
  • zapraszania przez Województwo do udziału w spotkaniach/wydarzeniach, itp., służących w szczególności wymianie doświadczeń i dobrych praktyk,
  • możliwości prezentacji swojej własnej działalności na arenie krajowej i międzynarodowej w ramach organizowanych wizyt studyjnych.

W § 2 pkt 3 porozumienia określono procedury komunikacji pomiędzy stronami oraz obowiązki interesariusza związane z udziałem w projekcie. Interesariusz nie jest pracownikiem Urzędu Marszałkowskiego Województwa, a także nie podpisano z nim umów o dzieło i zlecenia. Województwo podpisało z interesariuszem dokument o nazwie porozumienie o współpracy w ramach projektu pn. „Zwiększenie konkurencyjności MŚP w branży ekologicznej w regionie ...” – ... realizowanego w ramach Programu Interreg Europa. Porozumienie z interesariuszem zostało zawarte w dniu 11 sierpnia 2017 r., a data wygaśnięcia to 31 marca 2020 r.

Ponadto, Wnioskodawca dodał, że interesariuszowi nie zostały wypłacone diety na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków, ponieważ nie jest on pracownikiem Urzędu Marszałkowskiego Województwa. Województwo zrefundowało koszt biletu lotniczego, zakwaterowania w hotelu oraz przejazdów lokalnych podczas trwania wizyty studyjnej, zgodnie z zawartym porozumieniem, a także kwalifikowalnością tych wydatków w projekcie.

Zgodnie z zapisami porozumienia w § 2 pkt 2 lit f), Województwo pokrywa jedynie koszty podróży i zakwaterowania interesariuszy. Są to wydatki tzw. kwalifikowalne, czyli mogą być zrefundowane ze środków Unii Europejskiej w 85%, a w 15% przez Województwo w ramach realizowanego projektu pn. „Zwiększenie konkurencyjności MŚP w branży ekologicznej w regionie ...” - .... Wyżywienie/diety, ubezpieczenie oraz inne koszty ponoszone przez interesariuszy stanowią grupę wydatków niekwalifikowalnych i nie są one refundowane w ramach projektu z budżetu Unii Europejskiej i Województwa.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, opłacenie kosztów podróży i zakwaterowania na rzecz interesariusza projektu rodzi skutki podatkowe dla tej osoby, a tym samym nakłada na Województwo obowiązek, w myśl art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, sporządzenia imiennej informacji PIT i przekazania jej podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu w terminie do 28 lutego 2018 r.?

Zdaniem Wnioskodawcy, w myśl ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 200), Rozdział 3 Zwolnienia podmiotowe art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b), diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem są zwolnione z opodatkowania z zastrzeżeniem, że kwota ta nie może przekraczać limitu określonego w odrębnych przepisach przez ministra właściwego do spraw pracy. Tym samym Wnioskodawca nie jest zobowiązany do sporządzenia i przekazania podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu informacji o dochodach/przychodach na stosownym formularzu PIT, gdyż są one zwolnione z opodatkowania.

Ponadto, w uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca dodał, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy, opłacone koszty biletu lotniczego, zakwaterowania w hotelu oraz przejazdów lokalnych na rzecz interesariusza, który odbył wizytę studyjną w ramach realizowanego projektu pn. „Zwiększenie konkurencyjności MŚP w branży ekologicznej w regionie” oraz zawartego porozumienia z Województwem, nie stanowią przychodu dla interesariusza, a tym samym są zwolnione od podatku dochodowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z generalną zasadą powszechności opodatkowania wyrażoną w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 200, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie natomiast do treści art. 10 ust. 1 pkt 9 ww. ustawy – źródłami przychodów są inne źródła.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9, uważa się w szczególności: kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego wskazanej przez niego osobie lub członkowi jego najbliższej rodziny, w rozumieniu przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, kwoty uzyskane z tytułu zwrotu z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego oraz wypłaty z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego, w tym także dokonane na rzecz osoby uprawnionej na wypadek śmierci oszczędzającego, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, alimenty, stypendia, dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14, dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i art. 17.

Sformułowanie „w szczególności” dowodzi, że definicja przychodów z innych źródeł ma charakter otwarty i nie ma przeszkód, aby do tej kategorii zaliczyć również przychody inne niż wymienione wprost w przepisie art. 20 ust. 1 ustawy. Oznacza to, że przychodem z innych źródeł – w rozumieniu ww. ustawy– jest każda forma przysporzenia majątkowego, tj. zarówno pieniężna, jak i niepieniężna.

W świetle zapisu art. 42a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują wypłaty należności lub świadczeń, o których mowa w art. 20 ust. 1, z wyjątkiem dochodów (przychodów) wymienionych w art. 21, art. 52, art. 52a i art. 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku, od których nie są obowiązane pobierać zaliczki na podatek lub zryczałtowanego podatku dochodowego, są obowiązane sporządzić informację według ustalonego wzoru (PIT-8C) o wysokości przychodów i w terminie do końca lutego następnego roku podatkowego, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, przesłać ją podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca realizuje projekt pn. „Wzmacnianie konkurencyjności sektora MŚP i zrównoważony i rozwój w sektorze produkcji ekologicznej” - ... od 2016 r. i trwa on do dnia 31 marca 2020 r. Projekt ten finansowany jest z dwóch źródeł, a mianowicie ze środków finansowych pochodzących z budżetu z Unii Europejskiej (EFRR) w 85% oraz budżetu Samorządu Województwa w 15%. W ramach realizacji ww. projektu została zawiązana grupa interesariuszy, z którymi Województwo podpisało porozumienia o współpracy. Interesariusze odgrywają ważną rolę, którzy poprzez udział w projekcie uczą się, dzielą doświadczeniami w zakresie dobrych praktyk na rzecz rozwoju sektora ekologicznego na poziomie regionalnym w celu wypracowania rozwiązań mających wpływ na zwiększenie konkurencyjności i trwałości MŚP w branży ekologicznej. Celem tego porozumienia jest określenie zasad współpracy pomiędzy Województwem, a interesariuszem na rzecz projektu. Na mocy ww. porozumienia Województwo opłaca podróż i zakwaterowanie interesariusza projektu, w związku z jego wyjazdami na wizyty studyjne w ramach działań projektowych.

W związku z tym, w dniu 11 sierpnia 2017 r. Województwo zawarło porozumienie z jednym z interesariuszy, który pobiera dopłaty do produkcji rolnej oraz prowadzi ekologiczne gospodarstwo. Nie jest on pracownikiem Urzędu Marszałkowskiego Województwa, a także nie podpisano z nim umów o dzieło i zlecenia. Interesariusz ten w ramach działań projektowych udał się na wizytę studyjną w dniach 20-22 września 2017 r. do Francji. Województwo zgodnie z zapisami porozumienia opłaciło interesariuszowi bilet lotniczy, hotel oraz przejazdy lokalne. Nie zostały mu wypłacone diety na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków. Poniesione przez interesariusza projektu koszty podróży, tj. biletu lotniczego i noclegu w hotelu zostały udokumentowane przez niego imiennymi fakturami, na podstawie których Wnioskodawca dokonał zwrotu poniesionych przez niego wydatków.

Wobec powyższego należy stwierdzić, że dokonany przez Wnioskodawcę zwrot kosztów podróży związanych z udziałem interesariusza projektu realizowanego przez Niego w przedmiotowym spotkaniu – wizycie studyjnej, na które składają się: koszty podróży i zakwaterowania stanowić będą dla niego świadczenia pieniężne, które należy zakwalifikować do przychodów, o których mowa w powołanym powyżej art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. do przychodów z innych źródeł.

Jednakże, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

  1. podróży służbowej pracownika,
  2. podróży osoby niebędącej pracownikiem

-do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Wskazać jednak należy, że aby przedmiotowe świadczenia – w przypadku osoby niebędącej pracownikiem – korzystały ze zwolnienia muszą być spełnione warunki, wynikające z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jego treścią przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

  1. w celu osiągnięcia przychodów, lub
  2. w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
  3. przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
  4. przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że dla skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych konieczne jest uzyskanie tych świadczeń przez osobę będącą w podróży pod warunkiem, że wypłacone należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez podmiot otrzymujący świadczenie, oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów przez podmiot je finansujący.

Natomiast, warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia, określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jest także odbycie podróży oraz otrzymanie diet i innych należności za czas tej podróży.

Kluczowym jest użyty zatem przez ustawodawcę zwrot „podróż” zarówno w lit. a) dotyczącej podróży służbowej pracownika, jak i w lit. b) odnoszącej się do osoby niebędącej pracownikiem. Wskazać należy, że art. 21 ust. 1 pkt 16 nie zawiera definicji podróży służbowej i dlatego należy odwołać się do pojęcia podróży służbowej zawartego w art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 108, z późn. zm.), w myśl którego pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, na polecenie pracodawcy, w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania (wyrok Sądu Najwyższego z 22 lutego 2008 r., sygn. akt I PK 208/07, OSNP z 2009 r., Nr 11-12, poz. 134). Wszystkie cechy wystąpić muszą łącznie, a brak jednej z nich wyklucza zakwalifikowanie pracy świadczonej przez pracownika jako podróży służbowej. (...) Nie ulega też wątpliwości, że obowiązek odbycia podróży służbowej wynika z polecenia pracodawcy, nie jest natomiast uzależniony od zgody pracownika. Wykładni pojęcia „podróży służbowej” dokonał również Sąd Najwyższy w wyroku z 22 stycznia 2004 r. (sygn. akt I PK 298/03, OSNP 2004/23/399), zgodnie z którą czas pracy pracownika przeznaczony na wykonywanie – w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę – zadań wymagających ponoszenia przez pracownika dodatkowych kosztów, z natury rzeczy kwalifikuje się jako odbywanie pracowniczych zagranicznych podróży służbowych, które wymagają zrekompensowania przez pracodawcę uzasadnionych kosztów poniesionych przez pracownika. Należy wskazać, że elementem charakteryzującym podróż służbową jest okoliczność, że pobyt w miejscu wykonywania zadania służbowego jest z założenia tymczasowy, podstawę formalną podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu, zaś sama podróż ma charakter incydentalny w stosunku do pracy wykonywanej zwykle przez pracownika w ramach jego obowiązków wynikających z zawartej umowy o pracę.

W wyroku WSA w Warszawie z dnia 24 lutego 2016 r., sygn. akt III SA/Wa 1006/15, Sąd powołując się na wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 lutego 2012 r., sygn. akt III UK 54/11 oraz uchwałę siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08 (OSNP 2009, nr 13-14, poz. 166) stwierdził m.in., że „(...) elementem charakteryzującym podróż służbową jest okoliczność, iż pobyt w miejscu wykonywania zadania służbowego jest z założenia tymczasowy, podstawę formalną podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu, zaś sama podróż ma charakter incydentalny w stosunku do pracy wykonywanej zwykle przez pracownika w ramach jego obowiązków wynikających z zawartej umowy o pracę. (...)

Pojęcie „podróży” użyte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy jest pojęciem szerszym niż pojęcie „podróży służbowej” użyte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy.”

Przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy jednoznacznie wskazuje, że wolne od podatku są „diety i inne należności za czas podróży”. Oznacza to, że rozpatrując każdą sprawę należy określić, czy dana osoba niebędąca pracownikiem znajduje się w podróży i jaki czas ta podróż obejmuje.

Warto w tym zakresie przywołać po raz kolejny uchwałę 7 sędziów z dnia 19 listopada 2008 r. sygn. akt II PZP 11/08, w której Sąd Najwyższy wskazał, odwołując się do definicji podróży służbowej zawartej w art. 775 § 1 Kodeksu pracy, że „przepis ten odnosi się jedynie do zadania rozumianego jako zdarzenie incydentalne w stosunku do pracy umówionej i wykonywanej zwykle w ramach stosunku pracy”. Pomimo, że przywołane orzeczenie dotyczyło pojęcia podróży służbowej, które, jak wskazano na wstępie, ma węższy zakres niż pojęcie „podróży”, niemniej jednak należy uznać, iż incydentalny charakter w stosunku do pracy umówionej jest wpisany w pojęcie każdej podróży.

Przywołany art. 775 § 1 Kodeksu pracy wskazuje na incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały charakter podróży służbowej. Istotnym elementem oceny jest zatem to, czy podróż stanowi zjawisko nietypowe i okazjonalne w stosunku do charakteru stanowiska pracownika, czy też wykonuje on przez dłuższy czas pracę w innym miejscu (nawet za granicą) niż określone w umowie o pracę lub innym dokumencie (por. uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r. sygn. akt II PZP 11/08, OSNP 2009, nr 13-14, poz. 166).

Niezależnie od powyższego wyjaśnić należy, że odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są m.in. przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

Zgodnie z § 1 ww. rozporządzenia, określa ono wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:

  1. na obszarze kraju, zwanej dalej „podróżą krajową”;
  2. poza granicami kraju, zwanej dalej „podróżą zagraniczną”.

W myśl § 2 cyt. rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

  1. diety;
  2. zwrot kosztów:
    1. przejazdów,
    2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
    3. noclegów,
    4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jak stanowi § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje (§ 3 ust. 2 ww. rozporządzenia).

W myśl § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (ust. 2 § 8 ww. rozporządzenia).

W myśl § 16 ust. 1 rozporządzenia, za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (ust. 3 § 16 ww. rozporządzenia).

Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, że zwrot przez Wnioskodawcę kosztów podróży interesariuszowi projektu korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym do wysokości, wynikającej z treści zacytowanego powyżej § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, tj. do wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi.

Z kolei, odnosząc się do kwestii zwrotu kosztów noclegu w miejscu odbywania przez interesariusza projektu wizyty studyjnej w ramach realizowanego przez Wnioskodawcę projektu stwierdzić należy, że w przypadku podróży odbywanej poza granicami kraju - za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (§ 16 ust. 1 i ust. 3 ww. rozporządzenia).

Zatem należy stwierdzić, że w sytuacji, gdy Wnioskodawca dokonał zwrotu kosztów noclegu w wysokości przekraczającej limity określone w cytowanym rozporządzeniu, uznając taki przypadek jako uzasadniony, wówczas pokryte przez Niego koszty w wysokości stwierdzonej rachunkiem w odniesieniu do interesariusza projektu biorącego udział w wizycie studyjnej, wolne są od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli w przedmiotowej sprawie Wnioskodawca, zawsze za uprzednio wyrażoną przez siebie zgodą poniósł koszty związane z noclegiem ww. interesariusza w miejscowości, w której odbyła się wizyta studyjna, równowartość pokrywanych przez Wnioskodawcę kosztów obejmujących całą wysokość rachunku hotelowego zwolniona jest z podatku dochodowego od osób fizycznych.

W świetle dyspozycji powołanego przepisu art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwolnienie z opodatkowania dotyczy świadczeń otrzymanych w związku z odbywaniem podróży osób niebędących pracownikami.

Ze świadczeniem otrzymanym w związku z podróżą (podróżą służbową) niewątpliwie możemy mieć do czynienia w sytuacji, gdy osoba otrzymuje takie świadczenie jako diety bądź zwrot wydatków lub też następuje sfinansowanie tej osobie określonych wydatków związanych z podróżą bez konieczności uprzedniego ponoszenia przez nią tych wydatków.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego, Wnioskodawca nie wypłacił interesariuszowi projektu (osobie niebędącej Jego pracownikiem) diety – przeznaczonej na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków oraz kwoty przeznaczonej na pokrycie kosztów pobytu oraz kosztów podróży w obie strony, lecz zwrócił mu faktycznie poniesione przez niego wydatki, tj. koszty podróży oraz zakwaterowania w związku z odbyciem przez niego wizyty studyjnej w ramach realizowanego projektu, na podstawie udokumentowanych przez interesariusza imiennych faktur.

Ponadto, uznać należy, że odbywana przez interesariusza projektu podróż miała charakter incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały, bowiem trwała ona tylko trzy dni, tj. 20-22 września 2017 r. Zatem, ww. podróż można uznać za zjawisko nietypowe i okazjonalne.

Dodatkowo, zauważyć należy, że udział interesariusza projektu w spotkaniu - wizycie studyjnej w ramach realizowanego przez Wnioskodawcę projektu można uznać za wykonywanie przez niego świadczenia wzajemnego polegającego m.in. na przeprowadzaniu regionalnej diagnozy sektora ekologicznego, opracowywaniu Regionalnego Planu Działań z dostosowanym finansowaniem oraz odpowiednim doborem instrumentów politycznych czy wymianie doświadczeń i uczeniu międzyregionalnym pomiędzy partnerami projektu, a więc na czynnej współpracy interesariusza w zakresie merytorycznego wspierania Wnioskodawcy w ramach realizowanego projektu. W zamian interesariusz otrzymywał możliwość zdobycia wiedzy i doświadczenia oraz prezentacji swojej własnej działalności na arenie krajowej i międzynarodowej w ramach organizowanych wizyt studyjnych.

Biorąc pod uwagę fakt, że wypłacone przez Wnioskodawcę interesariuszowi projektu środki finansowe nie są dietami (przeznaczonymi na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki), lecz zwrotem faktycznie poniesionych przez interesariusza projektu wydatków, tj. kosztów podróży i zakwaterowania oraz że podróż odbywana przez ww. interesariusza miała charakter incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały, bowiem trwała ona tylko trzy dni, uznać należy, że wyjazd interesariusza projektu na wizytę studyjną jest tożsamy z odbyciem podróży służbowej.

Zatem, mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis stanu faktycznego oraz powołane wyżej przepisy prawa należy stwierdzić, że skoro interesariusz projektu w ramach zwrotu poniesionych wydatków w związku z odbyciem wizyty studyjnej, tj. kosztów podróży oraz zakwaterowania, otrzymał od Wnioskodawcy środki pieniężne, czyli konkretne świadczenie pieniężne, to świadczenie to stanowi dla interesariusza projektu przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 w zw. z art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy, przy spełnieniu przesłanek wynikających z art. 21 ust. 13 tej ustawy. Z przedmiotowego zwolnienia korzystać będą świadczenia jedynie do wysokości limitów określonych w powołanym powyżej rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W konsekwencji, Wnioskodawca nie jest zobowiązany do sporządzenia informacji, o której mowa w art. 42a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. o wypłaconym stypendium, o przychodach z innych źródeł oraz o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych (PIT-8C).

Natomiast w przypadku, gdy zwrócone interesariuszowi projektu przez Wnioskodawcę koszty podróży oraz noclegów nie spełniają kryteriów wskazanych w art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, lub przewyższają limity określone w rozporządzeniu odpowiednio − cała kwota zwrotu kosztów lub nadwyżka ponad ustalone limity podlegać będzie opodatkowaniu, tym samym na Wnioskodawcy ciążyć będzie w takiej sytuacji obowiązek wykazania ich w informacji PIT-8C.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym opłacone koszty biletu lotniczego, zakwaterowania w hotelu oraz przejazdów lokalnych na rzecz interesariusza projektu, który odbył wizytę studyjną w ramach realizowanego przez Wnioskodawcę projektu oraz zawartego porozumienia, nie stanowią przychodu dla interesariusza należało uznać za nieprawidłowe, bowiem w przedmiotowej sprawie zwrot interesariuszowi projektu poniesionych przez niego wydatków, tj. kosztów podróży oraz zakwaterowania stanowi dla niego świadczenie pieniężne, skutkujące powstaniem po jego stronie przychodu z innych źródeł, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 w zw. z art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy, przy spełnieniu przesłanek wynikających z art. 21 ust. 13 powołanej ustawy.

Zaznaczyć także należy, że w przedmiotowej sprawie nie znajduje zastosowania powołany przez Wnioskodawcę przepis art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, bowiem interesariusz projektu uzyskał –wbrew twierdzeniu Wnioskodawcy przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 powołanej ustawy, dla którego zastosowanie znajduje przepis art. 42a tej ustawy. W związku z powyższym, art. 39 ust. 1 cyt. ustawy nie ma zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Jednocześnie Organ zauważa, że procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego. Organ wydający interpretacje opiera się wyłącznie na opisie stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku – nie prowadzi postępowania dowodowego. Przedmiotem interpretacji wydanej na podstawie art. 14b u ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), jest sam przepis prawa. Jeżeli zatem przedstawiony we wniosku stan faktyczny będzie różnił się od występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawcy w zakresie rzeczywiście zaistniałego stanu faktycznego.

Zgodnie z art. 14na ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

  1. z zastosowaniem art. 119a;
  2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.