IBPP3/4512-27/15/MN | Interpretacja indywidualna

Przechowywanie otrzymanych w formie papierowej oryginałów faktur VAT zakupu jedynie w formie zapisów obrazów elektronicznych
IBPP3/4512-27/15/MNinterpretacja indywidualna
  1. faktura VAT
  2. przechowywanie
  1. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja -> Faktury -> Wystawianie faktury
  2. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja -> Terminy przechowywania dokumentów -> Termin przechowywania dokumentów

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 15 grudnia 2014 r. (data wpływu 13 stycznia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy przedstawiony sposób archiwizacji dokumentów spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 13 stycznia 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie w zakresie uznania czy przedstawiony sposób archiwizacji dokumentów spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca zwany dalej „Spółką” jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w rozumieniu odpowiednio art. 96 ustawy o podatku od towarów usług.

W ramach wykonywanej działalności gospodarczej, m.in. hurtowa dystrybucja leków, środków farmaceutycznych i medycznych, Spółka otrzymuje od swoich kontrahentów do zaksięgowania dużą ilość faktur zakupowych - miesięcznie jest to około 4000–4500 faktur. Dokumenty te są obsługiwane przez zewnętrzną spółkę zajmującą się usługowym prowadzeniem ksiąg w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (dalej zwaną „Zleceniobiorcą”).

W chwili obecnej prowadzone są prace, których celem jest usprawnienie wewnętrznego obiegu i archiwizacji dokumentów zmierzające do zamiany fizycznego obiegu i archiwizacji wspomnianych dokumentów na obieg i archiwizację w dedykowanym, dziedzinowym systemie elektronicznym (dalej „Workflow”).

Planowany obieg dokumentów zakupu, ich ewidencjonowanie i przechowywanie, a także późniejsza archiwizacja odbywać się będą według poniżej zaprezentowanego schematu. Schemat ten dotyczyć będzie wyłącznie faktur kosztowych, dotyczących innych zakupów niż zakup towarów na cele handlowe. W przypadku faktur towarowych (obrotowych) obieg oraz archiwizacja dokonywana będzie w formie tradycyjnej / dotychczasowej, tzn. w formie dokumentów papierowych – reguła ta nie dotyczy jedynie dokumentów, dla których podpisano z kontrahentem zgodę na przekazywanie faktur w formie elektronicznej „e-faktury”.

Tym samym w Spółce oraz u Zleceniobiorcy istnieć będą równolegle dwa niezależne systemy obiegu faktur (dokumentów) przychodzących.

I.Wpływ faktury zakupu: fizyczny dokument faktury VAT wpływa do siedziby Spółki bądź Zleceniobiorcy, gdzie wyznaczony pracownik będzie skanował dokument papierowy w celu uzyskania jego czytelnego obrazu elektronicznego. Zeskanowany przy pomocy urządzenia peryferyjnego typu skaner dokument w postaci obrazu elektronicznego – w formacie PDF będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału – będzie trafiał za pośrednictwem stosownego oprogramowania dziedzinowego (Workflow) do zasobów serwera. Dokument w postaci obrazu elektronicznego będzie miał nadawane indywidualne sygnatury opisujące jego właściwości, którymi mogą być w szczególności informacje o rodzaju dokumentu, jego autorze, tytule, temacie, okresie, jakiego te dokumenty dotyczą, etc.

II.Kontrola i akcept merytoryczny faktury zakupu: w Workflow uprawnione osoby przeprowadzą kontrolę merytoryczna i formalna treści obrazu elektronicznego faktury zakupowej, zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce.

III.Księgowanie i płatność zobowiązania: po uzyskaniu wszelkich wymaganych akceptów merytorycznych, zdarzenie gospodarcze opisane na dokumencie będzie podlegało zaksięgowaniu przez uprawnioną osobę po stronie Zleceniobiorcy w systemie finansowo-księgowym i uwzględnione w rozliczeniach podatkowych, a następnie płatność zostanie skierowana do realizacji przez właściwe służby Spółki.

IV.Archiwizacja elektronicznych obrazów faktur zakupowych: po zakończeniu obiegu elektronicznego dokumenty z serwera będą przekazywane za pomocą oprogramowania do modułu elektronicznego archiwum. Wraz z dokumentem w archiwum znajdować się będą sygnatury poszczególnych dokumentów umożliwiające ich identyfikację. Moduł elektronicznego archiwum będzie zapisywał obrazy elektroniczne dokumentów na nośnikach fizycznych, przechowujących dokumenty w formie obrazu elektronicznego bez możliwości ingerowania w jego zawartość. Nośniki te będą przechowywane i zarządzone za pośrednictwem przeznaczonego do tego urządzenia dostarczonego przez specjalistyczną firmę dostarczającą systemu Workflow. Celem dodatkowego zabezpieczenia danych zapisanych fizycznie dokumenty będą na bieżąco porównywane i weryfikowane (wraz z przypisanymi im przez oprogramowanie indeksami i sygnaturami) na zapasowych nośnikach fizycznych, co skutkuje powstaniem wiernej kopi zapasowej zarchiwizowanych danych. Będzie zatem istniała możliwość pełnego odtworzenia zasobów zarchiwizowanych dokumentów pomimo uszkodzenia oryginalnego nośnika danych.

Workflow będzie umożliwiał zarządzanie terminami przechowywania dokumentów. W odniesieniu do archiwizowanych faktur termin ten nie będzie krótszy niż upływ terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Usunięcie dokumentów z nośników, na których zostaną zapisane, nie będzie możliwe w ramach ustawowo określonych okresów przechowywania.

Oprogramowanie stanowiące podstawę systemu archiwizacyjnego w ramach systemu Workflow będzie współpracować z systemem finansowo-księgowym Spółki. Dane z systemu Workflow będą przesyłane do systemu księgowo-finansowego, w który będą dostępne m.in. linki do dokumentów zgromadzonych w archiwum elektronicznego. W ten sposób uprawnionemu użytkownikowi systemu finansowo-księgowego zapewniony jest dostęp do obrazów elektronicznych dokumentów zarchiwizowanych w systemie archiwizacyjnym. Dostęp do tych dokumentów dla użytkowników możliwy jest przez system finansowo-księgowy lub / i bezpośrednio poprzez system Workflow. Użytkownik systemu finansowo-księgowego ma możliwość zapisu kopii roboczej dokumentu w swoich zasobach, wydruku dokumentu, przesłania kopii dokumentu np. za pomocą poczty elektronicznej.

System Workflow będzie zapewniał przechowywanie elektronicznych obrazów zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający:

  • autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  • wszystkim użytkownikom łatwe ich odszukanie w archiwum elektronicznym;
  • organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych;

w momencie uruchomienia Workflow, archiwizowanie i przechowywanie otrzymanych papierowych dokumentów zakupu będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych. Faktury zakupu trafiające do Spółki w formie papierowej, bezpośrednio po ich archiwizacji w systemie do postaci obrazu elektronicznego, będą niszczone.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku wprowadzenia dedykowanego systemu elektronicznego obiegu i archiwizowania dokumentów (Workflow) opisanego powyżej, Spółka bądź jej Zleceniobiorca w zakresie obsługi rachunkowej będzie uprawniona do prowadzenia archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, tzn. w postaci elektronicznych obrazów dokumentów (faktur, faktur korygujących i not księgowych oraz ich duplikatów) i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, zgodnie z art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług...

Stanowisko Wnioskodawcy:

W ocenie Wnioskodawcy, w przypadku wprowadzenia systemu Workflow, Spółka oraz jej Zleceniobiorca będą uprawnieni do archiwizacji dokumentów jedynie w sposób elektroniczny, w postaci elektronicznych obrazów (skanów) dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej.

Workflow umożliwi Spółce i Zleceniobiorcy wydrukowanie kopii dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii dokumentu będzie identyczna z treścią dokumentu w formie papierowej otrzymanego od kontrahenta. Przepisy prawa polskiego nie nakładają na Spółkę obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, że podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej, jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów. Przepisy prawa polskiego nie zastrzegają także, aby wszystkie dokumenty musiały być przechowywane wyłącznie w jednej formie, papierowej albo elektronicznej.

Zgodnie z art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy przechowują:

  • wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie;
  • otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Powyższy przepis został wprowadzony do ustawy z dniem 1 stycznia 2014 r. Regulacje dotyczące kwestii w nim opisanych częściowo nie są nowe. Znajdowały się bowiem wcześniej w przepisach wykonawczych. Regulacje związane z przechowywaniem faktur zawarte są także w przepisach unijnych. Zagadnieniom tym poświęcone są regulacje art. 244–249 Dyrektywy VAT z 2006 r. Wspomniany artykuł określa, jakie dokumenty podlegają przechowaniu (zakres przedmiotowy), jak również wskazuje na sposób tego przechowywania. Ujęto tutaj faktury sprzedaży danego podatnika (wystawione przez danego podatnika lub w jego imieniu) oraz faktury zakupu (otrzymane przez podatnika). Faktury – zarówno zakupowe, jak i sprzedażowe – mają być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Powinny to być te okresy rozliczeniowe, które w danym momencie (w którym zostały otrzymane) stosował dany podatnik (albo miesiąc, albo kwartał).

W przypadku faktur przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe będzie oznaczać, że dokumenty dotyczące danego okresu rozliczeniowego będą przechowywane razem i wyraźnie oddzielone od faktur z innego okresu. Wydaje się przy tym, ze decydujące dla zaklasyfikowania danego dokumentu do danego okresu rozliczeniowego powinna być:

  • data powstania obowiązku podatkowego (a nie data wystawienia faktury) – w przypadku faktur sprzedażowych;
  • data otrzymania faktury (a nie data wystawienia faktury) – w przypadku faktur zakupowych.

Wskazać należy, że przepis wymaga takiego przechowywania faktur, aby było zapewnione łatwe ich odszukanie. Sposób przechowywania faktur (zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych) powinien zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur przez cały okres, w którym trwa obowiązek ich przechowywania (tj. od chwili ich wystawienia bądź odpowiednio otrzymania aż do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

Autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści faktury to okoliczność, że na fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Przez pojęcie czytelności rozumieć należy brak trudności z odczytaniem treści faktury.

Jak wynika z powyższego prawodawca nie wymagał przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. Przyjmując podstawową w systemie prawnym zasadę racjonalnego prawodawcy, należy uznać, że celem ustawodawcy było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych i umożliwienie podatnikom przechowywania dokumentów w innej, dogodnej dla podatników formie, o ile zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w ustawie o podatku od towarów i usług.

Zdaniem Spółki, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby część dokumentów była archiwizowanych w formie papierowej, a część w formie wyłącznie elektronicznej, pod warunkiem, że w stosunku do wszystkich dokumentów, zarówno tych przechowywanych w formie papierowej, jaki tych przechowywanych w formie elektronicznej, spełnione zostaną warunki przechowywania faktur, określone w art. 112a ustawy o podatku towarów i usług, tj. dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych. Spółka będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podnieść należy, że podobne stanowisko do stanowiska Spółki w analogicznej sprawie zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, który w interpretacji indywidualnej z dnia 13 maja 2014 r. nr ILPP4/443-66/14-2/BA wskazał m.in., że

1.zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności;

2.stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych;

3. art. 2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług stanowi, że ilekroć mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

4.w myśl art. 106b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

  • sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
  • sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt powyżej;
  • wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt pierwszym;
  • otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

5. art. 106g ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży;

6.na mocy art. 106j ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

  • udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1;
  • udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1 ;
  • dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;
  • dokonano zwrotu całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4;
  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury; podatnik wystawia fakturę korygującą.

7.zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

  • podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:
  • na wniosek nabywcy-zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
  • zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
  • nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę:
  • na wniosek podatnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
  • zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
  • podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę:
  • na wniosek nabywcy lub dłużnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu;
  • zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

8.faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia (art. 1061 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług);

9.stosownie do art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług – podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

10.zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – podatnicy przechowują:

  • wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie;
  • otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

11.na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju;

12.w myśl art. 112a ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur;

13.podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług);

14.natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury;

15. art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

16.przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług);

17.autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług).

W tym stanie rzecz Organ stwierdził m.in., że „regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur”.

Potwierdzając stanowisko wnioskodawcy Dyrektor Izby Skarbowej wskazał również, że krajowy ustawodawca odstąpił – na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów – od opcjonalnego dla niego wymogu określonego w Dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), zgodnie z którym państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – art. 233 wspomnianej powyżej dyrektywy.

Wobec powyższego w ocenie Spółki jej stanowisko należy uznać za prawidłowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, ilekroć mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym – pkt 33 art. 2 ustawy.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 112 ustawy w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2014 r., podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112 ustawy w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2015 r., podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Wnioskodawca w ramach wykonywanej działalności gospodarczej, otrzymuje od swoich kontrahentów do zaksięgowania dużą ilość faktur zakupowych. Dokumenty te są obsługiwane przez zewnętrzną spółkę („Zleceniobiorca”). W chwili obecnej prowadzone są prace, których celem jest usprawnienie wewnętrznego obiegu i archiwizacji dokumentów zmierzające do zamiany fizycznego obiegu i archiwizacji wspomnianych dokumentów na obieg i archiwizację w dedykowanym, dziedzinowym systemie elektronicznym („Workflow”). Planowany obieg dokumentów zakupu, ich ewidencjonowanie i przechowywanie, a także późniejsza archiwizacja odbywać się będą według schematu. Schemat ten dotyczyć będzie wyłącznie faktur kosztowych, dotyczących innych zakupów niż zakup towarów na cele handlowe. W przypadku faktur towarowych (obrotowych) obieg oraz archiwizacja dokonywana będzie w formie tradycyjnej / dotychczasowej, tzn. w formie dokumentów papierowych – reguła ta nie dotyczy jedynie dokumentów, dla których podpisano z kontrahentem zgodę na przekazywanie faktur w formie elektronicznej „e-faktury”. Tym samym w Spółce oraz u Zleceniobiorcy istnieć będą równolegle dwa niezależne systemy obiegu faktur (dokumentów) przychodzących.

System Workflow będzie zapewniał przechowywanie elektronicznych obrazów zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający:

  • autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  • wszystkim użytkownikom łatwe ich odszukanie w archiwum elektronicznym;
  • organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych;

w momencie uruchomienia Workflow, archiwizowanie i przechowywanie otrzymanych papierowych dokumentów zakupu będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych. Faktury zakupu trafiające do Spółki w formie papierowej, bezpośrednio po ich archiwizacji w systemie do postaci obrazu elektronicznego, będą niszczone.

W odniesieniu zaś do wątpliwości Wnioskodawcy dotyczących możliwości przechowywania faktur jedynie w formie elektronicznej wskazać należy, że obowiązujące przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur, otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej, w dowolny sposób np. w formie zapisu elektronicznego (PDF) na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ze względu na powyższe okoliczności sprawy należy stwierdzić, że przechowywanie oryginałów faktur otrzymanych w tradycyjnej formie, w formie obrazów elektronicznych – w sposób opisany przez Spółkę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT – jest zgodne z powyższymi przepisami. Zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy, w myśl którego w przypadku wprowadzenia systemu Workflow, Spółka lub jej Zleceniobiorca będzie uprawniona do archiwizacji dokumentów jedynie w sposób elektroniczny, w postaci elektronicznych obrazów (skanów) dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej, jest prawidłowe.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.

Dodatkowe interpretacje podatkowe i orzeczenia

Dokumenty dotyczące poruszonych zagadnień:

faktura VAT
IPPP3/443-998/14-2/SM | Interpretacja indywidualna

przechowywanie
IPPP3/443-1004/14-2/JF | Interpretacja indywidualna

Dokumenty powiązane lub podobne:

ILPP4/443-66/14-2/BA | Interpretacja indywidualna

© 2011-2016 Interpretacje.org
StrukturaWybrane zagadnieniaSerwis
Działy przedmiotowe
Komentarze podatkowe
Najnowsze interpretacje
Aport
Gmina
Koszty uzyskania przychodów
Najem
Nieruchomości
Obowiązek podatkowy
Odszkodowania
Pracownik
Prawo do odliczenia
Projekt
Przedsiębiorstwa
Przychód
Różnice kursowe
Sprzedaż
Stawki podatku
Świadczenie usług
Udział
Zwolnienia przedmiotowe
Aktualności
Informacje o serwisie
Kanały RSS
Reklama w serwisie
Serwis zawiera interpretacje podatkowe publikowane przez Ministerstwo Finansów, na które składają się: interpretacje indywidualne oraz interpretacje ogólne wydane na podstawie art. 14a oraz art. 14b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.), jak również informacje o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego (interpretacje podatkowe wydane na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 lipca 2007 r.), a także wybrane orzeczenia dotyczące problematyki podatkowej.