IBPB-1-2/4518-11/16/AP | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach,
Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 7 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 6 maja 2016 r. (data wpływu do tut. BKIP 20 maja 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. ordynacji podatkowej w zakresie możliwości przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej (pytanie oznaczone we wniosku nr 2) – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 12 maja 2016 r. wpłynął do BKIP w Lesznie wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. ordynacji podatkowej w zakresie możliwości przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej.

Wniosek ten, w zakresie unormowań wynikających z Ordynacji podatkowej, za pismem z 20 maja 2016 r., Znak: ILPB3/4510-1-205/16-2/JG został przesłany do tut. BKIP do załatwienia zgodnie z właściwością (wpływ 20 maja 2016 r.).

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą dokonuję zakupu towarów i usług. Obecnie dokumenty związane z działalnością gospodarczą takie jak: faktury, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe, paragony, rachunki, noty odsetkowe, wyciągi bankowe, listy płac, dokumenty rozliczenia delegacji przez pracowników, w tym faktury, paragony, rachunki, bilety dokumentujące poniesienie przez pracowników wydatków w trakcie podróży służbowych, zapłacone przy pomocy służbowych kart kredytowych lub gotówką, a także dodatkowe dokumenty sporządzane przez pracowników np. w postaci ewidencji przebiegu pojazdów („kilometrówki”) są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.

W celu minimalizacji kosztów przechowania dokumentów Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania faktur i paragonów i innych wymienionych powyżej dokumentów otrzymywanych w wersji papierowej poprzez ich przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej.

Planowana procedura przechowywania dokumentów papierowych w wersji elektronicznej realizowana będzie według następujących zasad:

  1. Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą pracownicy Spółki zatrudnieni w dziale finansowym Spółki;
  2. Digitalizacją zostaną objęte wszystkie dokumenty, które Spółka otrzymuje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w wersji papierowej takie jak: faktury, faktury korygujące, noty księgowe, paragony, rachunki, noty odsetkowe, wyciągi bankowe;
  3. Dokumenty związane z rozliczeniem delegacji przez pracowników, np. paragony, rachunki, bilety oraz inne dokumenty dokumentujące poniesienie przez pracowników wydatków w trakcie podróży służbowych, zapłacone przy pomocy służbowych kart kredytowych lub gotówką, a także dodatkowe dokumenty sporządzane przez pracowników np. w postaci ewidencji przebiegu pojazdów (kilometrówki) będą skanowane i załączane przez pracowników do elektronicznego wniosku o rozliczenie podróży służbowej;
  4. Dokumenty po ich opisaniu, sprawdzeniu i zaakceptowaniu będą skanowane do poszczególnych folderów i będą przechowywane na serwerze Spółki w podziale na miesiące, w którym zostały ujęte w księgach;
  5. Każdy dokument będzie skanowany osobno i będzie mu nadawana odrębna nazwa;
  6. Zeskanowane dokumenty będą przechowywane w formacie PDF;
  7. Zeskanowane dokumenty będą wczytywane do programu SAP Spółki;
  8. Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez wymagany przepisami prawa czas;
  9. Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie zapewniony na każde żądanie organów skarbowych poprzez program SAP;
  10. W stosunku do zdigitalizowanych dokumentów zachowana zostanie autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tak jak w przypadku dokumentów papierowych;
  11. Zdigitalizowane dokumenty pozwolą na zidentyfikowanie tożsamości sprzedawcy (autentyczność);
  12. Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność;
  13. Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność);
  14. Dokumenty papierowe po ich zeskanowaniu będą niszczone.
W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy planowany przez Spółkę sposób przechowywania dokumentacji podatkowej jest zgodny z przepisami art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej w zakresie, w jakim przepis ten nakłada na podatników obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych... (pytanie oznaczone we wniosku nr 2)

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z przepisem art. 86 § 1 ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

W świetle powyższego przepisu przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki.

Spółka jednak wskazuje, że powyższy przepis nie określa sposobu przechowywania dokumentacji, w szczególności nie wskazuje, aby dokumentacja ta miała być przechowywana w formie papierowej.

Podobnie przepisy ustawy o CIT nie regulują formy przechowania dokumentacji podatkowej.

Natomiast zgodnie z przepisem art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktur, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Mając powyższe przepisy na względzie, zdaniem Spółki, o ile powyższe wymogi określone w przepisie art. 112a ustawy o VAT zostaną zachowane, brak jest przeszkód w przechowywaniu wyłącznie w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów wymienionych w stanie faktycznym (winno być: zdarzeniu przyszłym), otrzymywanych w przez Spółkę w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego opisu zdarzenie przyszłe uznaje się za prawidłowe.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej otrzymane w formie papierowej faktury i inne dokumenty księgowe przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej.

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Ogólną zasadą dotyczącą dokumentów związanych z podatkami (podstawą opodatkowania, przychodami, kosztami, odliczeniami) jest ich przechowywanie do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Definicja ksiąg podatkowych zawarta jest w art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej. W myśl tego przepisu księgami podatkowymi są: księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia ewidencji rachunkowej są regulacje ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Stosownie do art. 20 ust. 2 cyt. ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

  1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
  2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
  3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto w art. 20 ust. 3 ww. ustawy wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

  1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
  2. korygujące poprzednie zapisy;
  3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
  4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Przepis art. 20 ustawy o rachunkowości wskazuje jakie dokumenty mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również odpowiednim dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie do art. 21 ust. 1 ww. ustawy, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Z kolei art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości stanowi, że z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Ponadto stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Obowiązkowe jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Odnosząc przedstawiony wcześniej stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta. Zatem w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych. Natomiast zarówno ordynacja podatkowa, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Należy bowiem ponownie zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania własnej dokumentacji podatkowej jest zgodny z przepisami Ordynacji podatkowej.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Nadmienić należy, że w zakresie pytań oznaczonych we wniosku nr 1 i 3 wydane zostaną odrębne rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z dnia 14 marca 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.