0111-KDIB3-2.4012.365.2017.1.MD | Interpretacja indywidualna

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą
0111-KDIB3-2.4012.365.2017.1.MDinterpretacja indywidualna
  1. faktura elektroniczna
  2. prawo do odliczenia
  3. przechowywanie
  1. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 10 lipca 2017 r. (data wpływu 14 lipca 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 14 lipca 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca – Spółka L....Sp. z o.o. prowadzi działalność w zakresie projektowania i rozwoju oprogramowania komputerowego.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka ponosi szereg wydatków związanych z odbywaniem przez swoich pracowników krajowych i zagranicznych podróży służbowych oraz uczestnictwem pracowników w szkoleniach, spotkaniach biznesowych niezbędnych w ramach wykonywania bieżących zadań (zarówno na terytorium Polski, jak i poza granicami kraju), jak również inne wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych przez pracowników.

Spółka wypłaca pracownikom diety i ryczałty należne z tytułu odbycia podróży służbowej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167). Ponadto Spółka dokonuje zwrotów na rzecz pracowników kosztów przejazdów, przelotów, zakwaterowania oraz innych niezbędnych wydatków poniesionych w ramach podróży służbowej (np. usługi taxi, usługi telekomunikacyjne, opłaty za przejazdy autostradami i opłaty parkingowe). Dodatkowo, w ramach wykonywania bieżących zadań pracownicy ponoszą niekiedy inne wydatki w imieniu Spółki np. na usługi gastronomiczne i cateringowe w czasie spotkań biznesowych (w biurze i poza biurem Spółki), nabycie usług w związku ze spotkaniami integracyjnymi poszczególnych zespołów, zakup usług szkoleniowych oraz okularów korygujących. Pracownicy, jako potwierdzenie zakupu wyżej wymienionych wydatków najczęściej otrzymują dokumenty w formie papierowej: faktury lub odpowiadające im zagraniczne dokumenty, w rzadkich przypadkach wydatki te są dokumentowane paragonami fiskalnymi lub innymi dokumentami potwierdzającymi ich poniesienie (gdy racjonalnie pracownicy nie są w stanie wyegzekwować udokumentowania takich wydatków fakturami).

Zgodnie z wewnętrzną procedurą przyjętą przez Spółkę, każdy pracownik, który poniósł wydatki w związku wykonywaniem obowiązków służbowych jest obowiązany do dokonania ich rozliczenia w celu odzyskania zaangażowanych środków. Obecnie, pracownicy wypełniają w tym celu formularz rozliczenia podróży służbowej lub rozliczenia innych wydatków w formie elektronicznej, który następnie jest drukowany, pracownik dołącza do niego oryginały dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków i przedkłada go wraz z załącznikami osobie odpowiedzialnej za weryfikację rozliczeń podróży służbowych i innych wydatków, a następnie rozliczenie przekazywane jest w formie papierowej do działu księgowości.

W celu ograniczenia uciążliwości związanych z przekazywaniem do Spółki i archiwizacją ww. dokumentów, Spółka rozważa wdrożenie nowej aplikacji internetowej służącej do elektronicznego obiegu rozliczeń podróży służbowych oraz innych wydatków pracowniczych, która przede wszystkim będzie umożliwiała składanie przez pracowników w formie elektronicznej rozliczeń podróży służbowych oraz dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, jak również elektroniczną archiwizację tych dokumentów przez Spółkę. W rezultacie, powyższe dokumenty byłyby archiwizowane i przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej. Elektroniczne przechowywanie będzie dotyczyć faktur VAT, paragonów i innych podobnych dokumentów otrzymywanych w formie papierowej, służących, co do zasady, za podstawę zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników Spółki. W tym celu, dowody w formie papierowej podlegałyby digitalizacji (skanowaniu) przez pracowników w momencie przygotowywania rozliczenia podróży służbowej lub innego wydatku. Spółka nie otrzymywałaby już od pracowników wydrukowanych formularzy rozliczeń podróży służbowej lub innego wydatku wraz z dołączonymi oryginałami dowodów potwierdzających poniesienie wydatków. Proces rozliczenia podroży systemem księgowym Spółki.

Zgodnie z planowanym do wdrożenia przez Spółkę modelem przekazywania i archiwizacji rozliczeń podróży służbowych i innych wydatków:

  1. Pracownik będzie logować się do aplikacji internetowej służącej do elektronicznego obiegu rozliczeń podróży służbowych i innych wydatków przy pomocy indywidualnego loginu i hasła, które otrzyma po utworzeniu dla niego indywidualnego konta przez pracownika Spółki będącego administratorem systemu.
  2. Po zalogowaniu, pracownik będzie zobowiązany do wypełnienia formularza rozliczenia podróży służbowej oraz wprowadzenia do systemu skanów dowodów poniesienia wydatków w formie plików graficznych (np. jpg).
  3. Po zeskanowaniu papierowe dowody poniesienia wydatków będą niszczone przez pracowników.
  4. Następnie, rozliczenie wypełnione przez pracownika będzie udostępniane w systemie osobie upoważnionej do weryfikacji, która będzie oceniać poniesiony wydatek pod kątem zasadności i celowości. Osoba weryfikująca rozliczenie będzie mieć możliwość jego zaakceptowania lub odrzucenia. Zarówno pracownik, składając rozliczenie, jak również osoba upoważniona (przełożony), dokonując jego akceptacji, będą posługiwać się indywidualnym loginem i hasłem do aplikacji. W systemie informatycznym zawarta będzie informacja o aktualnym statusie każdego rozliczenia, w tym także czy, przez kogo i kiedy dane rozliczenie zostało zaakceptowane. Zaakceptowanie rozliczenia przez osobę odpowiedzialną jest kontrolowane systemowo - rozliczenie niezatwierdzone przez przełożonego nie może być wyeksportowane do zapłaty.
  5. Zaakceptowane w systemie przez osobę upoważnioną rozliczenie, mające formę elektroniczną, oraz załączniki w tej samej postaci, będą podstawą ujęcia w księgach rachunkowych Spółki należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej oraz innych wydatków poniesionych w imieniu Spółki przez pracownika – w miejsce składanego przez pracownika drukowanego rozliczenia wraz z odręcznie podpisaną przez pracownika stroną zawierającą wyliczenie przysługującej mu diety oraz załączonymi papierowymi oryginałami dowodów poniesienia wydatków, odręcznie podpisanych diet lub kilometrówek.

Rozliczenia wraz z załączonymi plikami powstałymi w wyniku zeskanowania papierowych dokumentów będą archiwizowane w wewnętrznym systemie Spółki w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie załączników po zaaprobowaniu wydatków. W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność).

Zeskanowane dokumenty będą mogły być wyszukiwane po numerze referencyjnym. Dodatkowo, znając imię i nazwisko pracownika, będzie można odnaleźć w systemie każdy zeskanowany dokument.

W każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, jak również będzie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.

Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie ograniczony do danego pracownika, osób mogących aprobować jego wydatki, oraz w zależności od potrzeb – osób z określonych działów Spółki (np. z Działu Finansów).

W przypadku poniesienia przez pracownika wydatku z tytułu używania, dla potrzeb Spółki, samochodu osobowego niestanowiącego składnika jej majątku, elektroniczne rozliczenie podróży służbowej lub rozliczenie wydatku będzie zawierać również ewidencję przebiegu tego pojazdu. Ewidencja przebiegu pojazdu wygenerowana w aplikacji internetowej będzie zawierać wszystkie wymagane elementy, tzn. nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane, z zastrzeżeniem, że podpis pracownika upoważnionego do akceptacji ewidencji przebiegu pojazdu będzie miał formę wpisu w systemie o imieniu i nazwisku osoby, która dokonała akceptacji rozliczenia sporządzonego przez pracownika w systemie (w tym ewidencji przebiegu pojazdu), posługując się przypisanym indywidualnie do danego pracownika loginem i hasłem (podpis ten nie będzie podpisem odręcznym). Oznaczenie rozliczenia podróży służbowej lub rozliczenia wydatków podpisem w postaci imienia i nazwiska (oraz innych oznaczeń) będzie poprzedzone koniecznością wprowadzenia przez tę osobę ciągu unikatowych, znanych wyłącznie tej osobie znaków, umożliwiającego dokonanie zatwierdzenia rozliczenia podróży służbowej lub rozliczenia wydatków przez konkretną osobę. W konsekwencji, użytkownik podpisujący elektronicznie całe rozliczenie, w tym ewidencję przebiegu pojazdu (jako pracodawca) byłby jednoznacznie identyfikowany poprzez domenę systemu przy użyciu nazwy użytkownika i hasła. Zatwierdzona ewidencja przebiegu pojazdu będzie stanowić załącznik do rozliczenia przesłanego w formie elektronicznej przez pracownika i nie będzie mogła być edytowana w jakimkolwiek zakresie. Na podglądzie oraz wydruku rozliczenia będzie widoczne imię i nazwisko osoby zatwierdzającej jako pracodawca ewidencję przebiegu pojazdu.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm., dalej: „ustawa o VAT), zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą?

Zdaniem Spółki: będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach dołączonych do rozliczenia podróży służbowej lub innego wydatku, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą, pod warunkiem że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie znajdą zastosowanie ograniczenia wynikające z art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Stosownie natomiast do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy dla danej transakcji, pod warunkiem że nabywca otrzymał fakturę. Ponadto, przepisy art. 88 ustawy o VAT wskazują przypadki, w których podatnikowi nie przysługuje prawo od odliczenia podatku VAT naliczonego.

W konsekwencji, podatnik jest uprawniony do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli łącznie zostaną spełnione poniższe warunki:

  • nabyte towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT,
  • w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał po stronie sprzedawcy obowiązek podatkowy,
  • nabywca posiada fakturę dokumentującą nabycie przedmiotowych towarów lub usług,
  • czynność/faktura nie została wskazana w przepisie art. 88 ustawy o VAT.

Ustawodawca umożliwił więc podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa czy elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W konsekwencji, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach dołączonych do rozliczenia podróży służbowej lub innego wydatku, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą, pod warunkiem że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie znajdą zastosowania ograniczenia wynikające z art. 88 ustawy o VAT. Fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

Analogiczne stanowisko zostało wyrażone przykładowo w:

  • interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 kwietnia 2017 r., sygn. 0112- KDIL1-3.4012.17.2017.1. PR
  • interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 kwietnia 2017 r., sygn. 2461- IBPP2.4512.1008.2016.2. ICz
  • interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 marca 2017 r., sygn. 1462- IPPP2.4512.147.2017.1.DG
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy z 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

  1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
  2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast art. 106m ust. 3 ustawy stanowi, że przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na mocy art. 106m ust. 4 ustawy – autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Natomiast, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Na mocy art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1,

a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ponadto, na podstawie art. 86 § 1 ww. ustawy Ordynacja podatkowa, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom przez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Wnioskodawca prowadzi działalność w zakresie projektowania i rozwoju oprogramowania komputerowego. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka ponosi szereg wydatków związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych przez pracowników. Jak wynika z przedstawionego opisu sprawy, w związku z uciążliwością przekazywania i archiwizacją dokumentów oraz ponoszonymi wydatkami w związku wykonywaniem obowiązków służbowych Spółka rozważa wdrożenie nowej aplikacji internetowej, która będzie umożliwiała składanie przez pracowników w formie elektronicznej rozliczeń podróży służbowych oraz dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, jak również elektroniczną archiwizację tych dokumentów przez Spółkę. W rezultacie, powyższe dokumenty byłyby archiwizowane i przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej. Spółka nie otrzymywałaby już od pracowników wydrukowanych formularzy rozliczeń podróży służbowej lub innego wydatku wraz z dołączonymi oryginałami dowodów potwierdzających poniesienie wydatków. Rozliczenia wraz z załączonymi plikami powstałymi w wyniku zeskanowania papierowych dokumentów będą archiwizowane w wewnętrznym systemie Spółki w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie załączników po zaaprobowaniu wydatków. W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność). Zeskanowane dokumenty będą mogły być wyszukiwane po numerze referencyjnym. Dodatkowo, znając imię i nazwisko pracownika, będzie można odnaleźć w systemie każdy zeskanowany dokument. W każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, jak również będzie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie ograniczony do danego pracownika, osób mogących aprobować jego wydatki, oraz w zależności od potrzeb – osób z określonych działów Spółki

(np. z Działu Finansów).

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej) – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów przez wymagany przepisami okres, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu przechowywania.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku VAT wynikającego z faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, później zeskanowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, a których papierowa forma zostanie zniszczona, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy, który określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące zakupy przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanego procesu przechowywania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów – będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich. Fakt zutylizowania papierowych wersji przedmiotowych faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

W konsekwencji, stanowisko Wnioskodawcy, w myśl którego Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie znajdą zastosowania ograniczenia wynikające z art. 88 ustawy o VAT jest prawidłowe.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

  1. z zastosowaniem art. 119a;
  2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

Dodatkowe interpretacje podatkowe i orzeczenia

© 2011-2017 Interpretacje.org
StrukturaWybrane zagadnieniaSerwis
Działy przedmiotowe
Komentarze podatkowe
Najnowsze interpretacje
Aport
Gmina
Koszty uzyskania przychodów
Najem
Nieruchomości
Obowiązek podatkowy
Odszkodowania
Pracownik
Prawo do odliczenia
Projekt
Przedsiębiorstwa
Przychód
Różnice kursowe
Sprzedaż
Stawki podatku
Świadczenie usług
Udział
Zwolnienia przedmiotowe
Aktualności
Informacje o serwisie
Kanały RSS
Reklama w serwisie
Serwis zawiera interpretacje podatkowe publikowane przez Ministerstwo Finansów, na które składają się: interpretacje indywidualne oraz interpretacje ogólne wydane na podstawie art. 14a oraz art. 14b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.), jak również informacje o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego (interpretacje podatkowe wydane na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 lipca 2007 r.), a także wybrane orzeczenia dotyczące problematyki podatkowej.