IBPP2/443-937/11/WN | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach,
Sposób sporządzania oraz przechowywania rejestrów podatku VAT

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 1 sierpnia 2011r. (data wpływu 18 sierpnia 2011r.), uzupełnionym pismem z dnia 28 października 2011r. (data wpływu 9 listopada 2011r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu sporządzania oraz przechowywania rejestrów podatku VAT – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 18 sierpnia 2011r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu sporządzania oraz przechowywania rejestrów podatku VAT.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 28 października 2011r. (data wpływu 9 listopada 2011r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 26 października 2011r. znak: IBPP2/443-937/11/WN.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również Spółka) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, który jest zobowiązany do sporządzania i prowadzenia ewidencji wymienionych w art. 109 ustawy o podatku od towarów i usług. Spółka wszystkie wymagane ewidencje sporządza w wersji papierowej poprzez ich wydrukowanie z programu komputerowego, w którym to owe ewidencje są prowadzone. Spółka prowadzi między innymi ewidencje zawierające informacje o wystawionych fakturach sprzedaży (zwane rejestrami VAT należnego) oraz ewidencje faktur zakupu zawierające między innymi informacje o kwotach podatku naliczonego podlegającego odliczeniu (zwane rejestrami VAT naliczonego).

Prowadzone przez Spółkę ewidencje w formie papierowej zawierają wszystkie dane wymagane prawem a w szczególności wymagane ustawą o podatku od towarów i usług. Przedmiotowe wydruki rejestrów zawierają po kilkaset stron papieru. W celu ograniczenia kosztów prowadzonej działalności Spółka zamierza sporządzać oraz przechowywać rejestry VAT podatku naliczonego oraz podatku należnego w formie elektronicznej. Rejestry sporządzane w formie elektronicznej będą zawierać dokładnie takie same dane jak rejestry drukowane w formie papierowej. Sposób postępowania będzie następujący:

Osoba drukująca rejestry zamiast dokonywać wydruku na papier będzie zapisywać plik z rejestrem VAT do pliku pdf w formacie Adobe Acrobat. Nazwa pliku będzie się składać z XXXXX_MM_RRRR.pdf

XXXXXX - opis zawartości pliku (np. VAT należny)

MM - Numer miesiąca lub kwartału

RRRR - Numer roku.

Tak sporządzone rejestry przechowywane będą na bezpiecznym serwerze, z którego dane podlegają archiwizacji zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami bezpieczeństwa.

Dodatkowo w celu zwiększenia bezpieczeństwa tak sporządzone rejestry będą nagrywane na płytę CD pojedynczego zapisu.

Na żądanie organów podatkowych Spółka będzie udostępniać bezpośrednio plik z przedmiotowymi rejestrami lub Spółka będzie dostarczać przedmiotowe rejestry do organów podatkowych zapisane na płycie CD.

Dodatkowo w piśmie z dnia 28 października 2011r. Wnioskodawca wyjaśnił, iż zapytanie Spółki dotyczy tylko przepisów podatku od towarów i usług.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie (sformułowane ostatecznie w piśmie z dnia 28 października 2011r.):

Czy zaprezentowany przez Spółkę sposób sporządzania oraz przechowywania rejestrów podatku od towarów i usług jest zgodny z przepisami podatku od towarów i usług...

Zdaniem Wnioskodawcy, ustawa o podatku od towarów i usług, ani żaden inny przepis prawa nie narzuca na Spółkę wymogu prowadzenia ewidencji w sposób papierowy. W związku z powyższym rejestry podatku od towarów i usług mogą być sporządzane oraz przechowywane w sposób elektroniczny. W związku z powyższym opisany przez Spółkę sposób prowadzenie ewidencji jest zgodny z przepisami podatkowymi.

Zdaniem Spółki, podobne stanowisko zaprezentował również naczelnik Małopolskiego Urzędu Skarbowego w interpretacji DP1/443-106/05/MS/4944 z dnia 20 stycznia 2006 roku oraz Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 14 grudnia 2001 roku sygn. akt III SA 1547/00 - stwierdzając, iż "Decydując się na elektroniczny sposób prowadzenia ewidencji dla celów podatkowych, podatnik ma obowiązek zabezpieczenia gromadzonych w niej danych, chociażby poprzez zapisanie ich okresowo na dyskietkach przechowywanych w innym miejscu niż komputer."

Elektroniczny sposób prowadzenia ewidencji jest zgodny również z art. 13 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który stanowi, iż za równoważne z księgami rachunkowymi uważa się również zasoby informacyjne rachunkowości zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, baz danych bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm., a od dnia 26 sierpnia 2011r. t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Przepisy ustawy o VAT nie narzucają określonej formy prowadzenia ewidencji. Ważne jest tylko, aby zawierała ona wszystkie elementy wymienione w art. 109 ust. 3 ustawy oraz inne dane, które są niezbędne do prawidłowego wypełnienia deklaracji VAT.

Ustawodawca nie określił szczegółowych wymogów co do formy prowadzenia ewidencji, zatem każdy z podatników sam powinien wybrać taki sposób jej prowadzenia, który ułatwi terminowe i prawidłowe sporządzenie deklaracji na podstawie zgromadzonych w ewidencjach danych.

Z opisu sprawy wynika, że jest Wnioskodawca czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, który jest zobowiązany do sporządzania i prowadzenia ewidencji wymienionych w art. 109 ustawy o podatku od towarów i usług. Spółka wszystkie wymagane ewidencje sporządza w wersji papierowej poprzez ich wydrukowanie z programu komputerowego, w którym to owe ewidencje są prowadzone. Spółka prowadzi między innymi ewidencje zawierające informacje o wystawionych fakturach sprzedaży (zwane rejestrami VAT należnego) oraz ewidencje faktur zakupu zawierające między innymi informacje o kwotach podatku naliczonego podlegającego odliczeniu (zwane rejestrami VAT naliczonego).

Prowadzone przez Spółkę ewidencje w formie papierowej zawierają wszystkie dane wymagane prawem a w szczególności wymagane ustawą o podatku od towarów i usług. Przedmiotowe wydruki rejestrów zawierają po kilkaset stron papieru. W celu ograniczenia kosztów prowadzonej działalności Spółka zamierza sporządzać oraz przechowywać rejestry VAT podatku naliczonego oraz podatku należnego w formie elektronicznej. Rejestry sporządzane w formie elektronicznej będą zawierać dokładnie takie same dane jak rejestry drukowane w formie papierowej. Sposób postępowania będzie następujący:

Osoba drukująca rejestry zamiast dokonywać wydruku na papier będzie zapisywać plik z rejestrem VAT do pliku pdf w formacie Adobe Acrobat. Nazwa pliku będzie się składać z XXXXX_MM_RRRR.pdf

XXXXXX - opis zawartości pliku (np. VAT należny)

MM - Numer miesiąca lub kwartału

RRRR - Numer roku.

Tak sporządzone rejestry przechowywane będą na bezpiecznym serwerze, z którego dane podlegają archiwizacji zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami bezpieczeństwa.

Dodatkowo w celu zwiększenia bezpieczeństwa tak sporządzone rejestry będą nagrywane na płytę CD pojedynczego zapisu.

Na żądanie organów podatkowych Spółka będzie udostępniać bezpośrednio plik z przedmiotowymi rejestrami lub Spółka będzie dostarczać przedmiotowe rejestry do organów podatkowych zapisane na płycie CD.

Odnosząc zatem przedstawiony stan prawny do przedstawionego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, iż przepisy ustawy o VAT nie stanowią o sposobie utrwalania informacji podlegających zamieszczeniu w ewidencji. Dopuszczalne zatem jest prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej, jeżeli ewidencja ta zawierać będzie elementy wskazane w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku VAT.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy, w zakresie w jakim odnosi się do przepisów VAT, należało uznać za prawidłowe.

Należy jednak zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych obowiązującymi przepisami może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Ponadto należy zauważyć, iż w niniejszej interpretacji nie dokonano oceny prawidłowości stanowiska Wnioskodawcy w części, w której uznał, iż elektroniczny sposób prowadzenia ewidencji jest zgodny również z art. 13 ust. 2 ustawy o rachunkowości, bowiem Wnioskodawca w uzupełnieniu wniosku wyjaśnił, że zapytanie Spółki dotyczy tylko przepisów podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.