IPPP3/4512-1069/15-2/RD | Interpretacja indywidualna

W zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach otrzymanych i przechowywanych w formie elektronicznej
IPPP3/4512-1069/15-2/RDinterpretacja indywidualna
  1. faktura elektroniczna
  2. kopia faktury
  3. prawo do odliczenia
  4. przechowywanie
  1. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja -> Faktury -> Wystawianie faktury
  2. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Odliczenie i zwrot podatku. Odliczanie częściowe -> Odliczenie i zwrot podatku -> Odliczenie podatku

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 22 grudnia 2015 r. (data wpływu 24 grudnia 2015 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach otrzymanych i przechowywanych w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 24 grudnia 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach otrzymanych i przechowywanych w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

C. Sp. z o.o. (dalej „Spółka” lub „C.”) jest firmą zajmującą się świadczeniem usług outsourcingowych, głównie w obszarze finansów i księgowości oraz IT, a także usług doradczych i związanych z wdrożeniami systemów informatycznych. Spółka zatrudnia ponad 6200 pracowników. Spółka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

W związku ze świadczeniem usług na rzecz klientów C. pracownicy Spółki często odbywają podróże służbowe, których koszty są im zwracane na podstawie przedstawionych rachunków i faktur, do wysokości limitów określonych w wewnętrznej Polityce Refundacji Kosztów Podróży Służbowych oraz obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2014 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej „Rozporządzenie”).

Pracownik w celu uzyskania zwrotu poniesionych wydatków obowiązany jest przygotować dokument rozliczenia wydatków służbowych i diet. W dokumencie tym pracownik opisuje poniesione wydatki oraz podaje ich wysokość. Do rozliczenia załączane są dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków. Rozliczenie podpisywane jest przez pracownika, aprobowane od strony merytorycznej przez przełożonego pracownika, a następnie weryfikowane i podpisywane przez pracownika działu księgowości.

Podstawowym dokumentem wymaganym od pracownika na potwierdzenie poniesionych wydatków jest faktura wystawiona na Spółkę. W praktyce jednak nie jest możliwe otrzymanie faktury w każdym przypadku, szczególnie podczas podróży zagranicznych. Dlatego też możliwe jest przedstawienie przez pracownika innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku.

Z uwagi na istotną ilość rozliczeń kosztów podróży służbowych składanych przez pracowników Spółka planuje wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów związanych ze składaniem rozliczeń. System będzie pełnił analogiczne funkcje jak sporządzane obecnie papierowe rozliczenie, jednak dokument będzie sporządzany i aprobowany w formie elektronicznej. Dostęp do systemu będą mieli wyłącznie pracownicy Spółki na podstawie indywidualnie nadanych i chronionych hasłem dostępu praw, co pozwoli na jednoznaczną identyfikację osoby sporządzającej dokument. System będzie umożliwiał również kontrolę biznesową nad rozliczanymi wydatkami pod względem zgodności z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi oraz Rozporządzeniem, ich weryfikację pod kątem formalno- rachunkowym oraz aprobatę. Aprobowanie wydatków od strony merytorycznej jak i księgowej będzie dokonywane przez osoby uprawnione, które również będą logować się do systemu na podstawie indywidualnych haseł i loginów, co pozwoli na jednoznaczne określenie, kto i kiedy weryfikował rozliczenie.

Rozliczenie wydatków będzie inicjowane przez pracownika, który do każdej linii rozliczenia (każdego poniesionego wydatku) będzie zobowiązany dołączyć zdigitalizowany lub elektroniczny dokument tj. faktura, faktura korygująca, nota księgowa, rachunek, bilet, paragon lub inny dokumentujący poniesiony wydatek, lub też wypełniony w formie elektronicznej formularz rozliczenia kosztów podróży służbowej, formularz rozliczenia diety lub ewidencję przebiegu pojazdu (dalej: „Dokument Księgowy”). Następnie rozliczenie w formie elektronicznej będzie przekazywane do weryfikacji i aprobaty, która zostanie dokonana w sposób elektroniczny w systemie, a po jej uzyskaniu przekazywane jako dekret księgowy interfejsem do systemu finansowo-księgowego celem księgowania i realizacji płatności. Ostatecznie rozliczenie wraz z załączonymi Dokumentami Księgowymi będzie archiwizowane w systemie elektronicznego obiegu dokumentów związanych ze składaniem rozliczeń. Sporządzone rozliczenie wraz z Dokumentami Księgowymi będzie stanowiło podstawę do uznania i udokumentowania wydatków za koszt uzyskania przychodu Spółki, o ile poniesiony wydatek, co do zasady będzie mógł być uznany za taki koszt zgodnie z przepisami ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o Podatku dochodowym od osób prawnych. Zdigitalizowane lub elektroniczne faktury będą natomiast stanowiły podstawę do odliczenia naliczonego podatku VAT zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

W związku z wdrożeniem ww. systemu Spółka zamierza rozpocząć proces odbioru i archiwizowania Dokumentów Księgowych w wersji elektronicznej. W szczególności, proces ten będzie polegał na:

  1. digitalizowaniu papierowych Dokumentów Księgowych otrzymywanych przez pracowników od dostawców w formacie papierowym i przechowywaniu ich w zdigitalizowanej formie. Digitalizacja odbywać się będzie poprzez przeniesienie ich treści (poprzez skanowanie) do wersji elektronicznej, do formatu pliku dopuszczonego przez system zapewniającego brak możliwości ingerencji w treść dokumentu. Papierowe Dokumenty Księgowe będą niszczone przez pracowników po ich digitalizacji. Wersja elektroniczna dokumentów będzie przechowywana w systemie przez okres określony w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej.
  2. otrzymywaniu od dostawców, za pośrednictwem pracowników, elektronicznych Dokumentów Księgowych, w formacie zapewniającym zachowanie integralności oraz brak możliwości ingerencji w treść otrzymanego dokumentu. Wersja elektroniczna dokumentów będzie przechowywana w systemie przez okres określony w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej,
  3. sporządzaniu w systemie zastępczych Dokumentów Księgowych w postaci formularza rozliczenia kosztów podróży służbowej, elektronicznego rozliczenia diety, ewidencji przebiegu pojazdu, które po weryfikacji i elektronicznej aprobacie (przy czym z chwilą ostatecznej aprobaty dokumentu nie będzie możliwości jego modyfikacji) w systemie będą możliwe do podglądu w systemie lub do sporządzenia wydruku na żądanie przez okres określony w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej. Należy przy tym zaznaczyć, że wewnętrzna Polityka Refundacji Kosztów Podróży Służbowych oraz wprowadzone mechanizmy kontroli i aprobaty gwarantują w każdym przypadku pełną identyfikowalność Dokumentów Księgowych, niezależnie od sposobu ich przesłania, z konkretną, dokumentowaną transakcją. Wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników Spółki będą księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki. Ponadto, dzięki zastosowaniu elektronicznego obiegu dokumentów istotnie skróci się proces ich weryfikacji i akceptacji oraz zautomatyzowany zostanie mechanizm niektórych kontroli nad wydatkami, który obecnie jest wykonywany manualnie np. poprawności kalkulacji należnych pracownikowi diet, zgodności wysokości poniesionych kosztów noclegów zgodnie z limitami itd. oraz łatwiejszej archiwizacji i dostępności Dokumentów Księgowych celem ich np. przedstawienia klientom Spółki, w przypadku gdy koszty podróży służbowych są refakturowane na klienta co jest podstawowym celem realizacji wdrożenia systemu.

Zdigitalizowane lub elektroniczne Dokumenty Księgowe będą przechowywane przez Spółkę w formie plików elektronicznych na serwerach dostawcy systemu, znajdujących się we Francji, a kopie zapasowe plików w Holandii. Będą one przechowywane w formie niemodyfikowalnego zapisu w systemie lub innym, który zapewnia brak możliwości modyfikacji ich treści, a jednocześnie możliwości ich szybkiego odczytania lub wydruku w dowolnym momencie. Dostawca systemu dopuszcza powszechnie stosowane formaty plików, tj,: png, .jpg, .jpeg, .pdf, ,html, .tif or .tiff, które zapewniają brak możliwości ingerencji w treść dokumentu. Ponadto system będzie umożliwiał szybkie wyszukanie danego rozliczenia np. wg daty jego utworzenia, numeru, nazwiska pracownika itd. Zapewni to organom podatkowych szybki dostęp do dokumentów, a Spółce pozwoli ograniczyć koszty związane z obiegiem i przechowywaniem dokumentów.

Spółka będzie przechowywała Dokumenty Księgowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto dla celów zachowania bezpieczeństwa danych będą sporządzane kopie zapasowe plików z Dokumentami Księgowymi oraz zapisów dokonanych w aplikacji.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:
  1. Czy przedstawiony przez Spółkę sposób przechowywania w formie elektronicznej Dokumentów Księgowych, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, które zostały następnie zdigitalizowane, a których papierowa forma zostanie zniszczona jest zgodny z przepisami prawa i dokumenty te stanowią dowód poniesienia kosztu podatkowego...
  2. Czy wygenerowane przez kontrahenta i otrzymane w formie elektronicznej Dokumenty Księgowe, które zostały rozliczone przez pracownika Spółki oraz zarchiwizowane zgodnie z opisem zdarzenia przyszłego mogą stanowić dowód poniesienia kosztu podatkowego...
  3. Czy Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z faktur zdigitalizowanych, o których mowa w pytaniu 1 oraz otrzymanych faktur elektronicznych, o których mowa w pytaniu 2...

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest pytanie w zakresie podatku od towarów i usług oznaczone numerem 3, w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Faktury zdigitalizowane jak i otrzymane od kontrahentów faktury elektroniczne opisane we wniosku stanowią podstawę do odliczenia podatku od towarów i usług wykazanego w tych dokumentach.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka zamierza wprowadzić możliwość przechowywania w formie elektronicznej części faktur oraz paragonów i innych podobnych dokumentów (np. biletów) otrzymywanych w formie papierowej. Spółka zamierza również dopuścić możliwość dokumentowania przez pracowników wydatków ponoszonych w jej imieniu, w szczególności w trakcie podróży służbowych z pomocą dokumentów otrzymywanych przez pracowników w formie elektronicznej, tj. elektronicznych: faktur, biletów, paragonów (przesyłanych przez podmioty zagraniczne) oraz innych dokumentów elektronicznych udostępnianych przez dostawców. Planowane jest przechowywanie tych dokumentów w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów, zgodnie z opisaną szczegółowo we wniosku procedurą, lub poprzez zarchiwizowanie dokumentów elektronicznych w tym faktur.

W opinii Spółki przygotowana procedura przechowywania dokumentów zapewni, że zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), a żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione. Stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany lub otrzymany drogą elektroniczną dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze, paragonie lub innym dokumencie.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika.

Z przepisów dotyczących podatku VAT wynika również, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz kwota odliczonego podatku została odpowiednio udokumentowana.

Zgodnie z art. 2 pkt 31. ustawy o podatku od towarów i usług przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 tej ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust, 3 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wprowadzenie w procedurze rozliczania wydatków służbowych możliwości dokumentowania poniesionych kosztów fakturami otrzymanymi w formie elektronicznej, będzie stanowiło upoważnienie pracowników do akceptacji w imieniu Spółki stosowania takiej formy przesyłania dokumentów zgodnie z art. 106n ustawy o VAT.

Odnosząc się do regulacji w zakresie ustawy o podatku od towarów i usług należy wskazać, że faktury przesłane w formie elektronicznej traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznana za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność jej treści.

System, który zamierza wprowadzić Spółka, bez wątpienia będzie spełniał wymogi stawiane przez przepisy dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, zarówno dla dokumentów zdigitalizowanych jak i otrzymanych w formie elektronicznej. Ponadto, w każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego. Pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów oraz otrzymane bezpośrednio od dostawców będą archiwizowane jako załączniki do wydatków raportowanych w systemie Spółki, służącym do ewidencji wydatków pracowniczych w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Mając na uwadze powyższe okoliczności oraz powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizacji będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią inne przesłanki niezwiązane z formą faktury, wykluczające prawo do odliczenia. W konsekwencji, otrzymanie faktur w formie elektronicznej jak i zniszczenie papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miało wpływu na zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów.

Reasumując w opinii Spółki opisane we wniosku zdigitalizowane dokumenty, oraz dokumenty otrzymane w formie elektronicznej w tym faktury elektroniczne będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach przy założeniu, że co do zasady takie prawo Spółce przysługuje niezależnie od formy dokumentu.

Stanowisko Spółki znajduje również odzwierciedlenie w interpretacjach indywidualnych m.in. Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 19 października 2015 r. znak IBPP2/4512-718/15/BW, Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 czerwca 2015 r. znak IPPP1/4512-376/15-2/MK, z dnia 3 września 2014 r. znak IPPP3/443-705/14-2/RD, z dnia 20 września 2013 r. znak IPPP1/443-755/13-2/EK.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. 2012, poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

© 2011-2016 Interpretacje.org
StrukturaWybrane zagadnieniaSerwis
Działy przedmiotowe
Komentarze podatkowe
Najnowsze interpretacje
Aport
Gmina
Koszty uzyskania przychodów
Najem
Nieruchomości
Obowiązek podatkowy
Odszkodowania
Pracownik
Prawo do odliczenia
Projekt
Przedsiębiorstwa
Przychód
Różnice kursowe
Sprzedaż
Stawki podatku
Świadczenie usług
Udział
Zwolnienia przedmiotowe
Aktualności
Informacje o serwisie
Kanały RSS
Reklama w serwisie
Serwis zawiera interpretacje podatkowe publikowane przez Ministerstwo Finansów, na które składają się: interpretacje indywidualne oraz interpretacje ogólne wydane na podstawie art. 14a oraz art. 14b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.), jak również informacje o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego (interpretacje podatkowe wydane na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 lipca 2007 r.), a także wybrane orzeczenia dotyczące problematyki podatkowej.