IPPP3/443-46/14-2/MKw | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie,
Prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturach wygenerowanych z systemu komputerowego w postaci pliku PDF, a także wystawionych w formie papierowej i zeskanowanych do pliku PDF, a następnie przesłanych drogą elektroniczną.

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 15 stycznia 2014 r. (data wpływu 20 stycznia 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturach wygenerowanych z systemu komputerowego w postaci pliku PDF, a także wystawionych w formie papierowej i zeskanowanych do pliku PDF, a następnie przesłanych drogą elektroniczną – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 20 stycznia 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturach wygenerowanych z systemu komputerowego w postaci pliku PDF, a także wystawionych w formie papierowej i zeskanowanych do pliku PDF, a następnie przesłanych drogą elektroniczną.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Spółka (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest podmiotem zagranicznym zarejestrowanym na potrzeby podatku od towarów i usług w Polsce. Spółka nie posiada siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

Spółka działa w branży produktów chemicznych przeznaczonych dla gospodarstw domowych, do których zalicza się w szczególności środki czystości, odświeżacze powietrza oraz środki owadobójcze. Działalność Spółki w Polsce obejmuje handel towarami. Spółka nabywa od kontrahentów ww. produkty, następnie zleca i kupuje usługę pakowania od podwykonawców i ostatecznie dokonuje sprzedaży gotowych towarów na terenie kraju, Unii Europejskiej oraz do krajów trzecich.

Transakcje zakupu towarów dokumentowane są fakturami VAT które są przez Spółkę otrzymywane w formie papierowej i aby usprawnić przepływ dokumentacji Spółka zamierza zmienić stosowane rozwiązania w zakresie sposobu przyjmowania faktur od części swoich dostawców, przy czym mogą być dwa rodzaje tych zmian:

  1. Część dostawców będzie przesyłać faktury papierowe wygenerowane z systemu komputerowego w formie pliku PDF drogą elektroniczną w postaci pliku PDF dołączonego do maila na wyznaczony adres e-mail Spółki bądź ustanowionego przedstawiciela podatkowego Spółki.
  2. Natomiast, druga część dostawców będzie przesyłać faktury papierowe drogą elektroniczną w formacie PDF jako skan, tzn. faktury te będą wystawiane w formie papierowej, a następnie skanowane i formacie PDF przesyłane Spółce także na wyznaczony adres e-mail Spółki bądź ustanowionego przedstawiciela podatkowego Spółki.

Akceptacja w zakresie takich sposobów przesyłania faktur papierowych będzie wynikała w sposób dorozumiany z całokształtu okoliczności towarzyszących dostawie towarów (np. zapłata ceny wynikającej z faktury czy brak zgłoszenia sprzeciwu na elektroniczne przesyłanie faktur papierowych). Wnioskodawca zauważa, że w związku ze zmianami, które obowiązują od 1 stycznia 2014 r. w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) (dalej „ustawa o VAT”) w art. 2 dodano:

  • pkt 31 - faktura - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
  • pkt 32 - faktura elektroniczna - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Wnioskodawca wskazuje także, że proponowane sposoby otrzymywania faktur w formie pliku PDF spełniają wymogi określone w art. 106m - 106n ustawy o VAT. Dokument wysłany w formacie PDF zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność swojej treści. Faktury zakupu w formacie PDF są zabezpieczone przed modyfikacją zawartych w nich danych. Maile z otrzymywanymi fakturami zakupu w formie załącznika przechowywane będą przez Spółkę przez okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, Spółka wszystkie otrzymane drogą elektroniczną faktury zakupu będzie drukować i archiwizować w formie papierowej.

Spółka zaznacza także, że przedmiotowe faktury zakupowe związane są ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem od towarów i usług na terytorium Polski.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

  1. Czy w myśl przepisów ustawy o VAT obowiązujących od 1 stycznia 2014 r. faktury papierowe wygenerowane z systemu komputerowego w formie pliku PDF i przesłane drogą elektroniczną w postaci pliku PDF dołączonego do maila stanowią podstawę do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur...
  2. Czy w myśl przepisów ustawy o VAT obowiązujących od dnia 1 stycznia 2014 r., faktury papierowe, będące skanami przesyłanymi w formacie PDF drogą elektroniczną jako załącznik do maila stanowią podstawę do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur...

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1.

Faktury otrzymywane przez Spółkę w formie pliku PDF w sposób przedstawiony w pytaniu 1 będą uprawniały Spółkę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z otrzymanych faktur zakupowych na równi z odliczeniem dokonywanym na podstawie faktur otrzymywanych w formie papierowej za pośrednictwem kuriera, poczty czy wręczanych osobiście.

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralności treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektrycznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI).

W myśl art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

W związku z powyższym oraz biorąc pod uwagę definicje ustawowe faktury i faktury elektronicznej dodane w pkt 31 i 32 do ustawy o VAT należy zauważyć, że ustawodawca nie ogranicza form przekazywania faktur VAT w formie elektronicznej do bezpiecznego podpisu elektronicznego i elektronicznej wymiany danych. W konsekwencji, każda inna forma, która zapewnia spełnienie wymogu autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury będzie prawidłowa. Jednakże, ustawodawca nie precyzuje za pomocą jakich środków mają być spełnione przedmiotowe warunki autentyczności i integralności.

W ocenie Spółki, wykorzystanie formatu PDF oraz wysyłki za pomocą poczty elektronicznej zapewnia integralność treści oraz autentyczność pochodzenia faktury. Format pliku PDF uniemożliwia, przy użyciu powszechnie dostępnych środków, jakąkolwiek modyfikacje treści dokumentu.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z uwagi na fakt, że obecnie regulacje dopuszczają wystawianie faktur w formie elektronicznej, Spółka otrzymując fakturę w formacie PDF oraz po stwierdzeniu, że została zapewniona autentyczność pochodzenia i integralności treści faktury, będzie miała prawo do odliczenia podatku z takich faktur.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi w dniu 10 grudnia 2013 r. sygnatura IPTPP4/443-652/13-5/ALNnależy stwierdzić, że regulacje prawno obowiązujące na dzień 1 stycznia 2014 r. dopuszczają możliwość otrzymywania faktur w formacie PDF, w formie skanu lub faksem. Zatem, otrzymane faktury w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, czy wygenerowanych w formacie PDF i przesłanych mailem jako załącznik nieopatrzonych bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym będą spełniały wymogi, o których mowa w art. 106m oraz 112 ustawy, o ile od momentu wystawienia faktury do końca okresu przechowywania będzie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur. Tym samym, Wnioskodawcy będzie przysługiwało - od 1 stycznia 2014 r. - prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturach od dostawców otrzymanych pocztą elektroniczną bądź też faxem w postaci zeskanowanego dokumentu (w formacie PDF) oraz wygenerowanych w formacie FDP i przesłanym mailem jako załącznik nieopatrzonych bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, pod warunkiem, że nie wystąpią przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy.

Podobnie w interpretacjach indywidualnych wydanych przed 1 stycznia 2014 r., m.in.: w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w dniu 21 lutego 2011 r. sygnatura IPPP1/443-1175/10-4/EK stwierdzono, że „obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur e-mailem w postaci pliku PDF. Zatem, przesyłanie jak i otrzymanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralności treści przedmiotowych faktur (...). Tym samym, Wnioskodawca będzie mógł (...) dokonać odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur VAT w formie plików PDF w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ponadto, w interpretacji indywidualnej wydanej w dniu 6 września 2012 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu sygnatura ILPP4/443-1767/12-2/BA „należy stwierdzić, że wobec spełnienia przez faktury, które będą otrzymywane przez Wnioskodawcę, warunków określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. (w szczególności § 21) i rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. (w szczególności § 2, § 3 i § 4), Zainteresowanemu przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach otrzymanych drogą elektroniczną w formacie PDF, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia”.

Ad. 2.

Zdaniem Spółki faktury papierowe będące skanami przesyłanymi w formacie PDF drogą elektroniczną jako załącznik do maila stanowią podstawę do odliczenia podatku naliczonego z uwagi na to, że są wystawiane w formie tradycyjnej czyli papierowej, natomiast ich przesyłanie następuje w drodze elektronicznej.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 cyt. wyżej ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy zauważyć, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, określają obowiązek wystawiania faktur przez podatników, jednakże nie precyzują ich formy. Zgodnie z art. 2 pkt 31 przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 32 przez fakturę elektroniczną - fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Zakupy towarów i usług dokonywane przez Wnioskodawcę udokumentowane są fakturami sporządzonymi w formie papierowej, a następnie skanowanymi do pliku PDF i wysyłanymi drogą elektroniczną, ponadto faktury te dokumentują zakupy towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W konsekwencji, otrzymywanie faktur wystawionych w formie papierowej (drukowanych w formie papierowej), a następnie skanowanych i przesyłanych Spółce w formacie PDF jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie papierowej, o ile ich przesłanie spełnia warunki określone w art. 106m i 106n ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralności treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektrycznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI).

W myśl art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

W ocenie Spółki, faktury wystawione w formie papierowej, przeniesione skanen do formatu PDF, a następnie przesłane do Spółki drogą elektroniczną zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Format pliku PDF uniemożliwia, przy użyciu powszechnie dostępnych środków, jakąkolwiek modyfikację treści dokumentu. W związku z powyższym, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach otrzymywanych od kontrahenta w formie elektronicznej, a będących skanami faktur wystawianych w formie papierowej.

Po wyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi w dniu 10 grudnia 2013 r. sygnatura IPTPP4/443-652/13-5/ALNnależy stwierdzić, że regulacje prawne obowiązujące na dzień 1 stycznia 2014 r. dopuszczają możliwość otrzymywania faktur w formacie PDF, w formie skanu lub faksem. Zatem, otrzymane faktury w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, czy wygenerowanych w fermacie PDF i przesłanych mailem jako załącznik nieopatrzonych bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym będą spełniały wymogi, o których mowa w art. 106m oraz 112 ustawy, o ile od momentu wystawienia faktury do końca okresu przechowywania będzie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur. Tym samym, Wnioskodawcy będzie przysługiwało - od 1 stycznia 2014 r. - prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturach od dostawców otrzymanych pocztą elektroniczną bądź też faxem w postaci zeskanowenego dokumentu (w formacie PDF) oraz wygenerowanych w formacie PDF i przesłanym mailem jako załącznik nieopatrzonych bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, pod warunkiem, że nie wystąpią przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy.

Podobne stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej IPTPP4/443-863/12-4/BM z dnia 26 marca 2013 r. „w przypadku wypełnienia wszystkich przewidzianych w ww. przepisach prawa wymogów, w szczególności zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do oduczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach otrzymywanych od kontrahenta w formie elektronicznej (wystawionych papierowo, a następnie zeskanowanych do pliku PDF), dokumentujących sprzedaż na rzecz Spółki towarów lub usług - zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie w jakim nabywane towary lub usługi będą wykorzystywane przez nią do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług”.

Ponadto podobnie Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej IPTPP2/443-534/13-4/JN z dnia 30 września 2013 r.: „Odnosząc się do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych w opisany sposób faktur, należy stwierdzić, że skoro - jak wskazał Wnioskodawca - będzie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF, WORD, Excel, skany faktury papierowej, bądź też ściągniętych (udostępnionych) ze strony internetowej dostawcy, Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, bowiem nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług, o ile nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn zm.), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Na podstawie art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importownych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosowanie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w których podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury.

I tak, stosownie do ust. 11 ww. artykułu, jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia podatku należnego z zastrzeżeniem art. 13a (art. 86 ust. 13 ustawy o VAT).

Cytowane powyżej przepisy wskazują, że co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także pod warunkiem niezaistnienia przesłanek określonych w art. 88 ustawy.

Prawo do odliczenia podatku powstaje zatem, w związku z powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu czynności będącej źródłem podatku naliczonego. Należy zaznaczyć, że jeżeli podatnik nie dysponuje fakturą bądź dokumentem celnym w chwili powstania obowiązku podatkowego, moment powstania prawa do odliczenia u nabywcy przesuwa się na moment otrzymania faktur bądź dokumentu celnego.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca jest podmiotem zagranicznym zarejestrowanym na potrzeby podatku od towarów i usług w Polsce. Wnioskodawca nie posiada siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Działalność Wnioskodawcy w Polsce obejmuje handel towarami. Wnioskodawca nabywa od kontrahentów określone produkty, następnie zleca i kupuje usługę pakowania od podwykonawców i ostatecznie dokonuje sprzedaży gotowych towarów na terenie kraju, Unii Europejskiej oraz do krajów trzecich. Transakcje zakupu towarów dokumentowane są fakturami VAT które są przez Spółkę otrzymywane w formie papierowej i aby usprawnić przepływ dokumentacji Wnioskodawca zamierza zmienić stosowane rozwiązania w zakresie sposobu przyjmowania faktur od części swoich dostawców, przy czym mogą być dwa rodzaje tych zmian tj.:

  • część dostawców będzie przesyłać faktury papierowe wygenerowane z systemu komputerowego w formie pliku PDF drogą elektroniczną w postaci pliku PDF dołączonego do maila na wyznaczony adres e-mail Spółki bądź ustanowionego przedstawiciela podatkowego Spółki oraz,
  • część dostawców będzie przesyłać faktury papierowe drogą elektroniczną w formacie PDF jako skan, tzn. faktury te będą wystawiane w formie papierowej, a następnie skanowane i formacie PDF przesyłane Spółce także na wyznaczony adres e-mail Spółki bądź ustanowionego przedstawiciela podatkowego Spółki.

Akceptacja w zakresie takich sposobów przesyłania faktur papierowych będzie wynikała w sposób dorozumiany z całokształtu okoliczności towarzyszących dostawie towarów. Ponadto, Wnioskodawca zaznaczył, że faktury zakupowe związane są ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem od towarów i usług na terytorium Polski.

Należy zauważyć, że kwestię wystawienia faktur regulują przepisy rozdziału 1 ustawy.

Zgodnie z art. 106a ustawy, przepisy niniejszego rozdziału stosuje się do:

  1. sprzedaży, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4 i 5 oraz ust. 1a, w których usługodawca lub dokonujący dostawy towarów nie rozlicza podatku należnego i faktura dokumentująca te transakcje nie jest wystawiana przez usługobiorcę lub nabywcę towarów w imieniu i na rzecz usługodawcy lub dokonującego dostawy towarów;
  2. dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez podatnika posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, z którego dokonywane są te czynności, a w przypadku braku na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – posiadającego na terytorium kraju stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium:
    1. państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca i faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego nabywcę lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika,
    2. państwa trzeciego.

Stosowanie do art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Art. 106b ust. 2 ustawy, stanowi, że podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.

W świetle art. 106b ust. 3 ustawy, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

  1. czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 - jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1,
  2. sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118
    -jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Z kolei, zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy, ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast, na postawie art. 2 pkt 33 ustawy, ilekroć mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Z art. 106g ust. 1 ustawy, wynika, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integracji treść i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Z kolei, przez integralność treści faktury zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy, rozumie się, że w faktururze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Natomiast, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnej kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Jak wynika z art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Na mocy art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
    -w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązania do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Stosowanie do art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy zauważyć, że dla potrzeb ustawy w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w tym przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy zauważyć, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania w formie papierowej faktur otrzymanych za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF, czy to wygenerowanych z systemu komputerowego w formie pliku PDF, czy też zeskanowanych do pliku PDF. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur na terytorium kraju oraz zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie w papierowej formie faktur przesłanych wcześniej pocztą elektroniczną.

Jak wskazał Wnioskodawca dokument przesłany w formacie PDF zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność jego treści. Faktury zakupu w formacie PDF są zabezpieczone przed modyfikacją zawartych w nich danych. E-maile z otrzymywanymi fakturami zakupu w formie załącznika przechowywane będą przez Wnioskodawcę przez okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, wszystkie otrzymane drogą elektroniczną faktury zakupu będą drukowane i archiwizowane w formie papierowej. Zatem, należy uznać, że faktury wygenerowane z systemu komputerowego w postaci pliku PDF, jak również faktury wystawione w formie papierowej i zeskanowane do pliku PDF, a następnie przesłane drogą elektroniczną, będą spełniać przesłanki autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur określone w art. 106m oraz art. 112 ustawy.

Ponadto, jak wynika z opisy sprawy opisane faktury zakupowe związane są ze sprzedażą opodatkowaną. Zatem, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego w fakturach od dostawców otrzymanych poczta elektroniczną faktur wygenerowanych z systemu komputerowego w postaci pliku PDF, jak również faktur wystawionych w formie papierowej i zeskanowanych do pliku PDF dołączonego do e-maila, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy jednoczesnym niezaistnienia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytań numer 1 i 2 należało uznać za prawidłowe.

Końcowo należy wskazać, oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) ich otrzymywania i przechowywania a także wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem, tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, gdyż postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. 2012, poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.