IPPP2/4512-1262/15-2/MJ | Interpretacja indywidualna

Prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej
IPPP2/4512-1262/15-2/MJinterpretacja indywidualna
  1. kopia faktury
  2. prawo do odliczenia
  3. przechowywanie
  1. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja -> Faktury -> Wystawianie faktury
  2. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja -> Terminy przechowywania dokumentów -> Termin przechowywania dokumentów
  3. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Odliczenie i zwrot podatku. Odliczanie częściowe -> Odliczenie i zwrot podatku -> Odliczenie podatku
  4. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Przepisy ogólne -> Definicje legalne

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony - przedstawione we wniosku z dnia 21 grudnia 2015 r. (data wpływu 29 grudnia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 29 grudnia 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

F. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „F.”) wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego w dniu 06 lutego 2015 r. należy do międzynarodowej grupy F. (dalej: „Grupa”) powstałej w 1984 r. w USA, należącej do czołowych dostawców wysokiej jakości zegarków, biżuterii, torebek, małej galanterii skórzanej, akcesoriów i odzieży. Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa przechowywanie faktur, w tym faktur korygujących, duplikatów, załączników, a także wszelkich innych dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT w postaci obrazu w formacie elektronicznym PDF (dalej „Faktura”, „Dokumenty”).

Spółka otrzymuje od swoich dostawców Faktury zarówno w formie elektronicznej tj. dostarczone drogą e-mail, jak i tradycyjne Faktury papierowe. Dla dostawców korzystających z możliwości wysyłania swoich Faktur w postaci elektronicznej, jako załącznik do wiadomości e-mail, wyodrębniony został specjalny adres e-mail, o którym Spółka informuje klienta wysyłając jednocześnie odpowiednie instrukcje, m.in. na temat wymaganej opcji wysyłania Faktur elektronicznych w formacie PDF. Faktury otrzymywane za pośrednictwem tego e-maila są automatycznie przenoszone do systemu SAP.

Natomiast Faktury otrzymywane w formie papierowej są skanowane przy pomocy odpowiedniego urządzenia skanującego, kompatybilnego z systemem informatycznym zarządzania przedsiębiorstwem SAP z zachowaniem ich autentyczności pochodzenia i integralności danych. Skanowanie jest wykonywane przez pracowników zespołu ds. zobowiązań finansowych, którzy przechodzą odpowiednie szkolenia w tym zakresie. Osoba skanująca Dokumenty jest jednocześnie odpowiedzialna za ich opisanie i indeksowanie w systemie informatycznym (m.in. określenie miejsca powstawania kosztów i rozbicie na poszczególne numery kont).

Każdy dokument otrzymuje swoją unikalną sygnaturę umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie, oraz odtworzenie obrazu w dowolnej chwili. Celem zapewnienia dodatkowej kontroli i zapobiegania błędom, zeskanowane dokumenty są dodatkowo weryfikowane przez wyznaczone osoby oraz regularnie sprawdzane przez departament audytu wewnętrznego EMEA.

W trakcie przenoszenia Dokumentów z ww. adresu e-mail do systemu SAP brak jest możliwości modyfikacji treści dokumentów przesłanych przez dostawcę w formacie PDF. Podobnie po wprowadzeniu faktur do systemu SAP poprzez skanowanie, brak jest technicznej możliwości zmiany tych Dokumentów. Archiwizowanie Dokumentów w formie nieedytowalnej oznacza niemożność dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości, co potwierdza zachowanie wymogu zapewnienia autentyczności pochodzenia Faktur, integralności ich treści oraz czytelności. Spółka może bowiem zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na Fakturze wymagane przepisami nie są zmieniane - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan jest odpowiedniej jakości, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na Fakturze (czytelność). Dokumenty są przechowywane na dyskach serwerów, do których dostęp mają tylko uprawnieni użytkownicy, co gwarantuje zachowanie pełnego bezpieczeństwa w dostępie do tych dokumentów.

Po wprowadzeniu Faktury VAT na uprzednio przygotowany serwer, Faktura VAT w formie papierowej nie jest przechowywana i zostaje zniszczona. Całość archiwizowanych Dokumentów jest przechowywana w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie zobowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych Dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Elektroniczne wersje Dokumentów są przechowywane na serwerach należących do spółek z Grupy, zlokalizowanych poza granicami kraju. Jednakże, jest możliwość uzyskania dostępu z terytorium Polski do wszystkich zarchiwizowanych Dokumentów. Istotnym jest, iż Grupa jest objęta corocznym, wewnętrznym oraz zewnętrznym audytem informatycznym w celu sprawdzenia poziomu bezpieczeństwa infrastruktury IT, co pozwala na wyeliminowanie ryzyka utraty danych lub dostępu do nich przez osoby nieuprawnione. Spółka jest obowiązana przejść przez dokładny coroczny audyt bezpieczeństwa informatycznego na terenie Stanów Zjednoczonych, podobnie precyzyjny poziom weryfikacji, choć nie wymagany wprost przepisami, jest wdrożony w spółkach z Grupy na terytorium Europy.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w związku z przechowywaniem otrzymanych przez Spółkę Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej po zniszczeniu papierowych oryginałów (prawidłowość tej procedury została potwierdzona interpretacją indywidualną nr IPPP1/4512-594/15-3/EK z dnia 29 lipca 2015 r. wydaną dla Spółki przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (dalej: „Interpretacja”), Spółka zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami przewidzianymi w ustawie VAT) zawartego na tych Dokumentach...

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zdaniem Spółki, prawidłowość wdrożonego systemu otrzymywania, ewidencji i archiwizacji Dokumentów, potwierdzona dodatkowo przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie we wspomnianej wyżej Interpretacji, daje Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na elektronicznych wersjach Dokumentów przechowywanych na serwerach.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 Ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

  1. nabycia towarów i usług,
  2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 Ustawy VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej Ustawy.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ww. ustawy VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. Ustawy VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust 1 Ustawy VAT faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei, w myśl art. 106m ust. 1 podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej Ustawy VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Natomiast, zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. Ustawy VAT, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. 2013 r., poz. 262), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 Ustawy VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 2 Ustawy VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp On­line do tych faktur (art. 112a ust. 3 Ustawy VAT).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana jest taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów w formie papierowej. Spółka może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie mogą być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument posiada odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność).

Całość archiwizowanych Dokumentów będzie przechowywana w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych Dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z uwagi na powyższe, Spółka uważa, iż będzie uprawniona do odliczenia (na zasadach określonych w Ustawie VAT) podatku naliczonego zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z wdrożoną procedurą.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

  1. nabycia towarów i usług,
  2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ww. ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt . 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy o VAT faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei, w myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Natomiast, zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy, czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca rozważa przechowywanie faktur, w tym faktur korygujących, duplikatów, załączników, a także wszelkich innych dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT w postaci obrazu w formacie elektronicznym PDF („Faktura”, „Dokumenty”).

Spółka otrzymuje od swoich dostawców Faktury zarówno w formie elektronicznej tj. dostarczone drogą e-mail, jak i tradycyjne Faktury papierowe. Dla dostawców korzystających z możliwości wysyłania swoich Faktur w postaci elektronicznej, jako załącznik do wiadomości e-mail, wyodrębniony został specjalny adres e-mail, o którym Spółka informuje klienta wysyłając jednocześnie odpowiednie instrukcje, mi.in. na temat wymaganej opcji wysyłania Faktur elektronicznych w formacie PDF. Faktury otrzymywane za pośrednictwem tego e-maila są automatycznie przenoszone do systemu SAP.

Natomiast Faktury otrzymywane w formie papierowej są skanowane przy pomocy odpowiedniego urządzenia skanującego, kompatybilnego z systemem informatycznym zarządzania przedsiębiorstwem SAP z zachowaniem ich autentyczności pochodzenia i integralności danych. Skanowanie jest wykonywane przez pracowników zespołu ds. zobowiązań finansowych, którzy przechodzą odpowiednie szkolenia w tym zakresie. Osoba skanująca Dokumenty jest jednocześnie odpowiedzialna za ich opisanie i indeksowanie w systemie informatycznym (m.in. określenie miejsca powstawania kosztów i rozbicie na poszczególne numery kont).

Każdy dokument otrzymuje swoją unikalną sygnaturę umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie, oraz odtworzenie obrazu w dowolnej chwili. Celem zapewnienia dodatkowej kontroli i zapobiegania błędom, zeskanowane dokumenty są dodatkowo weryfikowane przez wyznaczone osoby oraz regularnie sprawdzane przez departament audytu wewnętrznego EMEA.

W trakcie przenoszenia Dokumentów z ww. adresu e-mail do systemu SAP brak jest możliwości modyfikacji treści dokumentów przesłanych przez dostawcę w formacie PDF. Podobnie po wprowadzeniu faktur do systemu SAP poprzez skanowanie, brak jest technicznej możliwości zmiany tych Dokumentów. Archiwizowanie Dokumentów w formie nieedytowalnej oznacza niemożność dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości, co potwierdza zachowanie wymogu zapewnienia autentyczności pochodzenia Faktur, integralności ich treści oraz czytelności. Spółka może bowiem zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na Fakturze wymagane przepisami nie są zmieniane - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan jest odpowiedniej jakości, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na Fakturze (czytelność). Dokumenty są przechowywane na dyskach serwerów, do których dostęp mają tylko uprawnieni użytkownicy, co gwarantuje zachowanie pełnego bezpieczeństwa w dostępie do tych dokumentów.

Po wprowadzeniu Faktury VAT na uprzednio przygotowany serwer, Faktura VAT w formie papierowej nie jest przechowywana i zostaje zniszczona.

Całość archiwizowanych Dokumentów jest przechowywana w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie zobowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych Dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Elektroniczne wersje Dokumentów są przechowywane na serwerach należących do spółek z Grupy, zlokalizowanych poza granicami kraju. Jednakże, jest możliwość uzyskania dostępu z terytorium Polski do wszystkich zarchiwizowanych Dokumentów. Istotnym jest, iż Grupa jest objęta corocznym, wewnętrznym oraz zewnętrznym audytem informatycznym w celu sprawdzenia poziomu bezpieczeństwa infrastruktury IT, co pozwala na wyeliminowanie ryzyka utraty danych lub dostępu do nich przez osoby nieuprawnione. Spółka jest obowiązana przejść przez dokładny coroczny audyt bezpieczeństwa informatycznego na terenie Stanów Zjednoczonych, podobnie precyzyjny poziom weryfikacji, choć nie wymagany wprost przepisami, jest wdrożony w spółkach z Grupy na terytorium Europy.

Wnioskodawca ma wątpliwości, czy będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.

Odnosząc się do powyższej kwestii należy wskazać, że faktury przesłane w formie elektronicznej traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznana za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność jej treści.

Z opisu sprawy wynika, że spełnione będą wymogi dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Ponadto, w każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także zostanie zapewniony dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Mając na uwadze powyższe okoliczności oraz powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.

W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

Dodatkowe interpretacje podatkowe i orzeczenia

© 2011-2016 Interpretacje.org
StrukturaWybrane zagadnieniaSerwis
Działy przedmiotowe
Komentarze podatkowe
Najnowsze interpretacje
Aport
Gmina
Koszty uzyskania przychodów
Najem
Nieruchomości
Obowiązek podatkowy
Odszkodowania
Pracownik
Prawo do odliczenia
Projekt
Przedsiębiorstwa
Przychód
Różnice kursowe
Sprzedaż
Stawki podatku
Świadczenie usług
Udział
Zwolnienia przedmiotowe
Aktualności
Informacje o serwisie
Kanały RSS
Reklama w serwisie
Serwis zawiera interpretacje podatkowe publikowane przez Ministerstwo Finansów, na które składają się: interpretacje indywidualne oraz interpretacje ogólne wydane na podstawie art. 14a oraz art. 14b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.), jak również informacje o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego (interpretacje podatkowe wydane na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 lipca 2007 r.), a także wybrane orzeczenia dotyczące problematyki podatkowej.