IPPP2/443-1234/14-2/DG | Interpretacja indywidualna

W zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymywanych w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur.
IPPP2/443-1234/14-2/DGinterpretacja indywidualna
  1. faktura elektroniczna
  2. prawo do odliczenia
  3. przechowywanie dokumentów
  4. przechowywanie faktur elektronicznych
  1. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja -> Faktury -> Wystawianie faktury
  2. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Odliczenie i zwrot podatku. Odliczanie częściowe -> Odliczenie i zwrot podatku -> Odliczenie podatku

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy – przedstawione we wniosku z 5 grudnia 2014 r. (data wpływu 19 grudnia 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymywanych w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 19 grudnia 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymywanych w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

M. SA (dalej: Spółka) jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie hurtowej sprzedaży towarów na terenie całej Polski. W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary i usługi od bardzo wielu dostawców będących podatnikami podatku VAT w Polsce (dalej: Dostawcy). W związku z tym, miesięcznie Spółka otrzymuje ogromną ilość faktur zakupowych VAT.

W celu usprawnienia przepływu faktur, Spółka oraz jej kontrahenci rozważają zmianę stosowanego dotychczas sposobu otrzymywania przez Spółkę faktur poprzez odstąpienie od ich wystawiania i przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi w formacie PDF/TIFF (dalej: e-faktury).

Zasadniczo możliwe są następujące rozwiązania dostarczania e-faktur:

  1. poprzez otrzymanie e-faktury na wskazany adres poczty elektronicznej (e-mail), lub
  2. poprzez pobranie udostępnianych e-faktur na portalu internetowym.

Ad a) Otrzymanie faktur na adres poczty elektronicznej

Spółka zamierza zawrzeć z kontrahentami porozumienie w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w którym zostanie wyrażona akceptacja takiej formy otrzymywania e-faktur przez Spółkę.

Otrzymywane przez Spółkę faktury będą przesyłane drogą elektroniczną w formie plików PDF/TIFF na określony adres e-mail, dedykowany tylko do otrzymywania e-faktur przez Spółkę. W celu sprawnego zarządzania obiegiem dokumentów Spółka w wyrażonej akceptacji będzie dokonywała zastrzeżenia, że tylko faktury przesyłane na dedykowany adres e-mail są przez Spółkę akceptowane, tym samym przesłanie faktur na inny adres (przykładowo: osobisty pracownika) nie będzie zaakceptowany przez Spółkę w rozumieniu art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT).

Momentem otrzymania faktury będzie moment otrzymania e-maila do którego załączona zostanie e-faktura.

Dostęp do e-faktur będzie zabezpieczony loginem i hasłem do komputera. Oprogramowanie obsługiwane będzie przez uprawnionych do tego pracowników/osoby upoważnione przez Spółkę, którzy będą mogli opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu.

Ad b) Pobranie udostępnionych faktur na portalu internetowym

Dodatkowo, Spółka rozważa otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w trybie pobrania tych dokumentów poprzez portal internetowy. Rozwiązanie to polega na zalogowaniu się pracownika/osoby upoważnionej przez Spółkę do portalu internetowego kontrahenta poprzez podanie właściwego loginu i hasła zgodnie z procedurą wdrożoną przez poszczególnego kontrahenta Spółki.

Dostęp do takich faktur będzie również zabezpieczony loginem i hasłem w sposób przewidziany przez poszczególnego kontrahenta Spółki. Oprogramowanie obsługiwane będzie przez uprawnionego do tego pracownika/osobę upoważnioną przez Spółkę, który będzie mógł opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się.

Następnie otrzymane/pobrane faktury VAT w formacie PDF bądź TIFF są wprowadzane do systemu księgowego SAP, przy czym Spółka chciałaby podkreślić, że obraz faktury będzie również zapisywany w systemie SAP. Pliki zawierające obrazy przesłanych przez Spółkę faktur będą przechowywane w podziale na miesięczne okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie.

Zarchiwizowane faktury w systemie SAP nie będą mogły być edytowane, tj. niemożliwe będzie dokonanie zmian w obrazie otrzymanej faktury VAT. Przy czym, Spółka chciałaby wskazać, że data wprowadzenia do SAP niekoniecznie będzie pokrywała się z datą otrzymania/pobrania danej faktury. Niemniej, Spółka dodatkowo będzie w SAP do każdego obrazu faktury przyporządkowywała obraz e-maila, z którego wynikać będzie, w którym momencie wpłynęła do Spółki dana e-faktura. W przypadku pobrania e-faktury, datą wpływu będzie określony we właściwościach pliku czas jego zapisania na serwerach Spółki.

Omawiane e-faktury będą przechowywane w wyżej opisany sposób do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Pracownicy właściwych organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej będą mogli każdorazowo (np. w trakcie kontroli prowadzonej w Spółce) za pośrednictwem systemu SAP, uzyskać bezzwłoczny dostęp, pobór i przetwarzanie danych zawartych w przechowywanych e-fakturach.

Dostęp ten będzie możliwy wyłącznie z komputerów Spółki znajdujących się w siedzibie Spółki.

Pracownicy organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, uzyskując dostęp do omawianych faktur, będą mogli:

  1. obejrzeć obraz faktury na monitorze komputera udostępnionego przez Spółkę,
  2. wydrukować fakturę na drukarce połączonej z tym komputerem,
  3. zapisać plik zawierający obraz faktury na elektronicznym nośniku danych (np. pendrive).
  4. obejrzeć w SAP obraz e-maila zawierającego e-fakturę celem zweryfikowania daty jego/jej otrzymania.

E-Faktury otrzymywane/pobierane przez Spółkę będą zawierać w swojej treści wszystkie informacje wymagane przez przepisy, tj. dane wskazane w ustawie o VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:
  1. Czy e-faktury otrzymane/pobierane przez Spółkę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Spółkę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur w dacie otrzymania na wskazany przez Spółkę adres poczty elektronicznej z załączoną fakturą lub pobrania faktury z portalu (w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT)...
  2. Czy sposób przechowania faktur otrzymywanych/pobieranych w formacie PDF/TIFF przez Spółkę w systemie księgowym SAP (tj. bez drukowania faktury) będzie właściwy...

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Szczegółowe regulacje w zakresie wystawiania faktur zawiera od 1 stycznia 2014 roku ustawa o VAT.

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, faktury mogą być przesyłane w formie, zarówno papierowej jak i elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług,

Jednocześnie, w art. 106m ust. 5 ustawy o VAT ustawodawca wskazał przykładowo, że autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności w przypadku wykorzystania:

  • bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  • elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Należy wywnioskować, że używając zwrotu „w szczególności” ustawodawca uznał, że autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury są zachowane także w innych przypadkach niż wskazanych powyżej.

Autentyczność pochodzenia - czyli pewność co do tożsamości kontrahenta Spółki jako wystawcy zagwarantowana będzie, zdaniem Spółki poprzez system przesyłania/udostępniania dokumentów, w tym w szczególności:

  • automatyczne wysyłanie faktur / zamieszczenie faktur na portalu internetowym,
  • wysyłanie faktur ze zdefiniowanego adresu e-mail (Spółka będzie poinformowana o danych identyfikacyjnych konta pocztowego należącego do kontrahenta, z którego są wysyłane faktury).

Spółka na każdym etapie może skontaktować się z kontrahentem w celu potwierdzenia, czy będą wystawiane na jej rzecz faktury w formie elektronicznej, a także weryfikacji statusu i treści faktur wystawianych w formie elektronicznej.

Ponadto, otrzymywane/pobierane w opisany wyżej sposób dokumenty będą również posiadać cechę integralności danych. Format PDF/TIFF jest bowiem formatem, który ze swej istoty nie jest przeznaczony do edytowania, zaś popularne oprogramowanie biurowe, edytory tekstu nie dają możliwości edytowania plików zapisanych w formacie PDF/TIFF, z założenia prezentuje on treść dokumentu w postaci niezmienionej wobec postaci nadanej przez twórcę tego dokumentu. Odbiorca nie ma możliwości ingerencji w treść otrzymanego dokumentu. Ewentualne podejmowane w tym celu próby stanowiłyby przestępstwo, równoznaczne z fałszerstwem faktury „papierowej’. Ponadto, po zapisaniu pliku w formacie PDF na nośniku danych istnieje możliwość sprawdzenia daty jego utworzenia oraz daty ostatniej modyfikacji pliku, a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian.

Jednocześnie organy podatkowe w wydawanych interpretacjach potwierdzają, że format PDF/TIFF spełnia warunki zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury i integralności jej treści, ponieważ w takim samym stopniu jak faktury papierowe pozwala zidentyfikować pochodzenie faktury oraz uniemożliwia zmianę danych, które ma zawierać faktura.

Ponadto, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zatem, z uwagi na fakt, że zakupione usługi bądź towary przez Spółkę będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych, e-faktury otrzymywane/pobierane przez Spółkę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Spółkę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą lub w dacie pobrania faktury z portalu, przy zastrzeżeniu, że zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT w odniesieniu do nabytych przez Spółkę towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Reasumując, Spółka będzie miała prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach otrzymanych/pobieranych w formacie PDF/TIFF.

Ad 2

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT faktury (w tym faktury przesyłane droga elektroniczną) są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

  • autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  • łatwe ich odszukanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Brzmienie powyższych przepisów nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania otrzymanej i pobranej faktury w postaci papierowej. Co więcej nie nakazuje tego żaden inny przepis ustawy o VAT. Przepisy formułują jedynie obowiązek odpowiedniego przechowywania faktur. Wskazane przepisy nakazują przechowywanie dokumentów: w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie zapewniający ich autentyczność, integralność i czytelność, zapewniając do nich dostęp organom podatkowym i organom kontroli skarbowej.

Przechowywanie faktur w postaci elektronicznej ułatwia (w stosunku do przechowywania w formie papierowej) zarządzanie dokumentami z podziałem na okresy rozliczeniowe i zdecydowanie ułatwia odszukanie danej faktury. Niewątpliwe elektroniczny system umożliwia zarządzanie dokumentacją w sposób zdecydowanie łatwiejszy niż zarządzanie archiwum prowadzonym w formie papierowej.

Spółka stoi na stanowisku, że planowany sposób przechowywania otrzymanych e-faktur, tj. zarchiwizowanie ich w systemie SAP, spełnia wszystkie wymogi przewidziane w art. 112a ustawy o VAT tj:

  • autentyczność pochodzenia - z treści tych faktur będzie można bowiem odczytać dane dostawcy dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,
  • integralność treści, czytelność - nie będzie bowiem możliwości dokonywania żadnych ingerencji w treść otrzymywanych i przechowywanych faktur,
  • łatwe ich odszukanie - system SAP, gwarantuje w każdym czasie łatwe odszukanie każdej faktury, z wykorzystaniem różnych atrybutów przypisanych danej fakturze (np. po odbiorcy, po dacie wystawienia faktury,
  • zapewnienia bezzwłocznego dostępu do faktur organom podatkowym - na żądanie, organy podatkowe posiadać będą dostęp do systemu poprzez osobne konto (login) stworzony wyłącznie dla potrzeb organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej.

Organy posiadać będą dostęp do systemu w siedzibie Spółki, na odrębnie przygotowanym w tym celu stanowisku komputerowym.

Przedstawione powyżej stanowisko Spółki zostało zaakceptowane przez Ministra Finansów w wydanej w jego imieniu przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie interpretacji indywidualnej z dnia 14 listopada 2013 roku o sygn. IPPP1/443-861/13-2/JL. W związku jednak ze zmianą charakteru przepisów, tj. nadania rangi ustawowej przepisom dotyczącym wystawiania faktur (w tym faktur elektronicznych), Spółka wnosi o ponowne potwierdzenie swojego stanowiska.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy - działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Natomiast w myśl art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko czynnym podatnikom podatku od towarów i usług w takim przypadku, gdy dokonywane zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczyć zatem można podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Od 1 stycznia 2014 r. obowiązują nw. przepisy dotyczące realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego.

I tak na mocy art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy).

Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 13 ustawy jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 13a.

Jak wskazano wyżej, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Jednocześnie z odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1 ustawy można skorzystać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie trzy przesłanki:

  1. powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabywanych towarów i usług,
  2. doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,
  3. podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej tę transakcję.

Ponadto jeżeli podatnik nie dokonał odliczenia podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1 ustawy, to na podstawie art. 86 ust. 11 ustawy będzie mógł dokonać tego odliczenia, gdzie termin „dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych” do odliczenia podatku będzie liczony dopiero od okresu, w którym zostaną spełnione łącznie wskazane wyżej przesłanki do odliczenia.

Dodatkowo należy podkreślić, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy - podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

  1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
  2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 2 pkt 31 ustawy - ilekroć mowa jest o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym - art. 2 pkt 32 ustawy.

Art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy - w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Natomiast - na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy - stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i - w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur - w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy - podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy - przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie hurtowej sprzedaży towarów na terenie całej Polski. W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary i usługi od bardzo wielu dostawców będących podatnikami podatku VAT w Polsce (Dostawcy). W związku z tym, miesięcznie Spółka otrzymuje ogromną ilość faktur zakupowych VAT.

Spółka oraz jej kontrahenci rozważają zmianę stosowanego dotychczas sposobu otrzymywania przez Spółkę faktur poprzez odstąpienie od ich wystawiania i przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi w formacie PDF/TIFF (e-faktury).

Spółka zamierza zawrzeć z kontrahentami porozumienie w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w którym zostanie wyrażona akceptacja takiej formy otrzymywania e-faktur przez Spółkę.

Otrzymywane przez Spółkę faktury będą przesyłane drogą elektroniczną w formie plików PDF/TIFF na określony adres e-mail, dedykowany tylko do otrzymywania e-faktur przez Spółkę. Momentem otrzymania faktury będzie moment otrzymania e-maila, do którego załączona zostanie e-faktura. Dostęp do e-faktur będzie zabezpieczony loginem i hasłem do komputera. Oprogramowanie obsługiwane będzie przez uprawnionych do tego pracowników/osoby upoważnione przez Spółkę, którzy będą mogli opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu.

Spółka rozważa także otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w trybie pobrania dokumentów tych poprzez portal internetowy. Rozwiązanie to polega na zalogowaniu się pracownika/osoby upoważnionej przez Spółkę do portalu internetowego kontrahenta poprzez podanie właściwego loginu i hasła zgodnie z procedurą wdrożoną przez poszczególnego kontrahenta Spółki.

Następnie otrzymane/pobrane faktury VAT w formacie PDF bądź TIFF są wprowadzane do systemu księgowego SAP. Pliki zawierające obrazy przesłanych przez Spółkę faktur będą przechowywane w podziale na miesięczne okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie.

Zarchiwizowane faktury w systemie SAP nie będą mogły być edytowane, tj. niemożliwe będzie dokonanie zmian w obrazie otrzymanej faktury VAT. Spółka dodatkowo będzie w SAP do każdego obrazu faktury przyporządkowywała e-maila, z którego wynikać będzie, w którym momencie wpłynęła do Spółki dana e-faktura. W przypadku pobrania e-faktury, datą wpływu będzie określony we właściwościach pliku czas jego zapisania na serwerach Spółki.

Omawiane e-faktury będą przechowywane w wyżej opisany sposób do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

E-Faktury otrzymywane/pobierane przez Spółkę będą zawierać w swojej treści wszystkie informacje wymagane przez przepisy, tj. dane wskazane w ustawie o VAT.

Spółka wskazała, że planowany sposób przechowywania otrzymanych e-faktur, tj. archiwizowanie ich w systemie SAP, będzie spełniać wszystkie wymogi przewidziane w art. 112a ustawy o VAT tj.:

  • autentyczność pochodzenia - z treści tych faktur będzie można odczytać dane dostawcy dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,
  • integralność treści, czytelność - nie będzie bowiem możliwości dokonywania żadnych ingerencji w treść otrzymywanych i przechowywanych faktur,
  • łatwe ich odszukanie - system SAP, gwarantuje w każdym czasie łatwe odszukanie każdej faktury, z wykorzystaniem różnych atrybutów przypisanych danej fakturze (np. po odbiorcy, po dacie wystawienia faktury),
  • zapewnienia bezzwłocznego dostępu do faktur organom podatkowym - na żądanie, organy podatkowe posiadać będą dostęp do systemu poprzez osobne konto (login) stworzony wyłącznie dla potrzeb organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej.

Spółka na każdym etapie może skontaktować się z kontrahentem w celu potwierdzenia, czy będą wystawiane na jej rzecz faktury w formie elektronicznej, a także weryfikacji statusu i treści faktur wystawianych w formie elektronicznej.

Zakupione przez Spółkę usługi bądź towary będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Wskazać należy, że faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność jej treści.

Z opisu sprawy wynika, że spełnione będą wymogi dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury w drodze prowadzenia kontroli biznesowych, stosownie do treści zawartych w art. 106m ust. 2-4 ustawy. Jak wskazał Wnioskodawca na każdym etapie może skontaktować się z kontrahentem w celu potwierdzenia, czy będą wystawiane na jego rzecz faktury w formie elektronicznej, a także weryfikacji statusu i treści faktur wystawianych w formie elektronicznej. Ponadto otrzymane faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe przez okres wymagany przepisami prawa, a także zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do tych faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W rozpatrywanej sprawie tut. Organ stwierdza, że na podstawie obowiązujących regulacji prawnych możliwe jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF/TIFF lub pobranych z portalu internetowego kontrahenta. Jednakże sposób ten, zgodnie z powołanymi wyżej przepisami, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób pozwalający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur na terytorium kraju oraz zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. W rozpatrywanej sprawie spełnione będą warunki dotyczące przechowywania e-faktur w formie elektronicznej z użyciem systemu księgowego SAP, gdyż zapewnione będzie zachowanie oryginalnej postaci e-faktury gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści oraz ich i czytelność; ponadto spełnione będą kryteria dotyczące możliwości łatwego ich odszukania oraz dostępu do tych faktur organom podatkowym.

Zatem z uwagi na to, że faktury będą przez Wnioskodawcę przechowywane w sposób określony w art. 106m – Wnioskodawca zapewni autentyczność, integralność treści i czytelność tych faktur w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego – faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej.

W rozpatrywanej sprawie Wnioskodawca wskazał, że faktury otrzymane w ww. sposób zostaną wystawione zgodnie z przepisami ustawy, wobec tego to, że Wnioskodawca otrzyma je bądź odbierze w sposób opisany we wniosku nie wpłynie na ich prawidłowość i będzie można je uznać za spełniające wymogi ustawy o VAT.

Jednym z kryteriów zrealizowania prawa do odliczenia podatku naliczonego jest otrzymanie faktury. Przy czym żadne przepisy dotyczące podatku VAT tego zagadnienia nie regulują.

Odwołanie się do gramatycznej wykładni pojęcia „otrzymać”, zgodnie z „Małym Słownikiem Języka Polskiego” pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1995, s. 576) wskazuje, że „otrzymać” oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś. Otrzymującym jest osoba, której dana rzecz została przedłożona.

Zatem otrzymanie faktury jest czynnością faktyczną. Data jej rzeczywistego odbioru co do zasady decyduje o terminie, w którym podatnik ma prawo do odliczenia podatku wykazanego w danej fakturze.

Należy podkreślić, że to na podatniku spoczywa obowiązek stworzenia metod gwarantujących rzetelne udokumentowanie i rozliczenie transakcji w urządzeniach księgowych, tak aby odzwierciedlały faktyczny ich przebieg. Kwestią kluczową jest uzyskanie pewności co do daty otrzymania faktury przesłanej lub udostępnionej w formie elektronicznej. W tej sytuacji należy uznać, że momentem odbioru faktury jest moment, w którym nastąpiło zdarzenie faktyczne powodujące, że Wnioskodawca mógł zapoznać się z jej treścią (odczytać ją w swoim systemie informatycznym).

Jak wyżej wskazał tut. Organ na podstawie obowiązujących od 1 stycznia 2014 r. przepisów ustawy o VAT prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu poniesionych wydatków w prowadzonej działalności gospodarczej uwarunkowane jest powstaniem obowiązku podatkowego w odniesieniu do nabywanych towarów i usług, jak również powinno dojść do faktycznego nabycia tych towarów i usług oraz podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej te wydatki. Ponadto poza ww. warunkami podstawowym i niezmiennym warunkiem jest związek poniesionych wydatków z czynnościami podlegającymi opodatkowaniu wykonywanymi przez podatnika VAT. Warunek ten u Wnioskodawcy jest spełniony, gdyż jak wskazał Wnioskodawca w opisie sprawy, prowadzi działalność w zakresie hurtowej sprzedaży różnych towarów, których sprzedaż podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Z informacji Wnioskodawcy wynika, że nabywane towary i usługi, które będą dokumentowane e-fakturami wykorzystywane będą do czynności podlegających opodatkowaniu. W konsekwencji spełnione zostaną warunki uprawniające Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z faktur otrzymywanych/pobranych drogą elektroniczną, które Spółka będzie archiwizować w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu księgowego SAP.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie objętym wnioskiem należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

Dodatkowe interpretacje podatkowe i orzeczenia

Dokumenty dotyczące poruszonych zagadnień:

faktura elektroniczna
IPPP1/443-959/14-2/MPe | Interpretacja indywidualna

prawo do odliczenia
IPPP2/4512-4/15-4/DG | Interpretacja indywidualna

przechowywanie dokumentów
ITPP3/443-275/13/AT | Interpretacja indywidualna

przechowywanie faktur elektronicznych
IPPP1/443-471/13-2/JL | Interpretacja indywidualna

© 2011-2016 Interpretacje.org
StrukturaWybrane zagadnieniaSerwis
Działy przedmiotowe
Komentarze podatkowe
Najnowsze interpretacje
Aport
Gmina
Koszty uzyskania przychodów
Najem
Nieruchomości
Obowiązek podatkowy
Odszkodowania
Pracownik
Prawo do odliczenia
Projekt
Przedsiębiorstwa
Przychód
Różnice kursowe
Sprzedaż
Stawki podatku
Świadczenie usług
Udział
Zwolnienia przedmiotowe
Aktualności
Informacje o serwisie
Kanały RSS
Reklama w serwisie
Serwis zawiera interpretacje podatkowe publikowane przez Ministerstwo Finansów, na które składają się: interpretacje indywidualne oraz interpretacje ogólne wydane na podstawie art. 14a oraz art. 14b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.), jak również informacje o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego (interpretacje podatkowe wydane na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 lipca 2007 r.), a także wybrane orzeczenia dotyczące problematyki podatkowej.