IPPB4/4511-512/16-2/IM | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie,
Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym i z zachowaniem opisanych powyżej wymogów dokumentacyjnych, kwota zwróconych przez Wnioskodawcę pracownikowi wydatków ponoszonych przez niego podczas podróży służbowej przeliczona na walutę polską (PLN), według kursu, który został zastosowany przy finansowaniu przez pracownika wydatków z własnych środków pieniężnych, podlegać będzie w całości zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.), czy też jedynie do kwoty ustalonej według średniego kursu NBP o jakim mowa w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167)?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 5 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 13 kwietnia 2016 r. (data wpływu 22 kwietnia 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu pracownikowi kosztów zagranicznej podróży służbowej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 22 kwietnia 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu pracownikowi kosztów zagranicznej podróży służbowej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej określany również jako "Spółka") jest spółką zależną, należącą do międzynarodowego koncernu, mającego siedzibę w Republice Korei. Wnioskodawca prowadzi na terytorium Polski działalność skupiającą się na dwóch aspektach:

  • sprzedaży urządzeń elektronicznych (sprzętu RTV/AGD, telefonów komórkowych, komputerów i innych urządzeń IT, itp.);
  • działalności badawczo - rozwojowej, w ramach której Wnioskodawca co do zasady zapewnia wsparcie w opracowywaniu rozwiązań technologicznych, wykorzystywanych przy projektowaniu urządzeń i oprogramowań, wdrażanych do globalnej sprzedaży ("Dział R.").

Pracownicy Działu R. odbywają często zagraniczne podróże służbowe. Jakkolwiek Wnioskodawca stara się co do zasady zapewnić pracownikom służbową kartę płatniczą (bankową kartę kredytową), tak by mogli oni na bieżąco pokrywać koszty ponoszone w podróży służbowej ze środków finansowych zapewnianych przez pracodawcę, to jednak zdarza się, że pracownicy zmuszeni są do pokrywania tych kosztów płacąc przy użyciu własnych prywatnych środków. Sytuacje takie mają miejsce np. w przypadku, gdy okoliczności wymagają natychmiastowej płatności w gotówce (np. w taksówce, sklepie) lub gdy dany terminal nie obsługuje służbowej karty płatniczej, bądź z innych względów (np. technicznych) nie jest możliwe użycie służbowej karty. W takim przypadku pracownicy dokonują płatności z własnych środków gotówką pobraną w czasie trwania danej podróży służbowej z bankomatu z własnego rachunku bankowego. Z uwagi na charakter wydatków ponoszonych przez pracowników w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, Wnioskodawca chce dokonywać zwrotu tych wydatków w wysokości faktycznie poniesionego przez pracowników ciężaru ekonomicznego, w konsekwencji przedmiotowe wydatki ponoszone w walucie obcej przeliczane by były według kursu banku, z którego pracownik korzysta a kurs byłby prawidłowo udokumentowany poprzez weryfikację dokumentów potwierdzających fakt pobrania środków przez pracownika z prywatnego rachunku bankowego w związku z koniecznością dokonania płatności z własnych środków. Mając świadomość, że w takich sytuacjach nie jest najczęściej możliwe bezpośrednie powiązanie kwoty wydatku z kwotą gotówki pobranej z bankomatu (bankomaty wypłacają bowiem jedynie banknoty określonych nominałów) i kwota pobierana w bankomacie będzie z reguły wyższa, niż kwota zapłacona przez pracownika, Wnioskodawca zamierza w takich przypadkach pobierać od pracownika oświadczenie, jaką kwotę wyrażoną w walucie obcej zapłacił w określonych okolicznościach i w jakim dniu przeznaczone na ten cel środki wypłacił z bankomatu. Pozwoli to, w zestawieniu z wyciągami z prywatnych rachunków bankowych, na których wskazany będzie dokładnie kurs po jakim wypłata została dokonana, ustalić rzeczywistą wartość poniesionych wydatków w przeliczeniu na walutę polską. Niezależnie od tego, z oczywistych względów pracownik zobowiązany jest dostarczyć dokument potwierdzający dokonanie wydatku, w postaci faktury (rachunku, paragonu), wydanej przez dostawcę usługi lub towaru, nabywanych przez pracownika.

Wnioskodawca zwraca uwagę, że rozliczenie kosztów poniesionych przez pracownika z jego prywatnych środków pieniężnych przy zastosowaniu średniego kursu NBP naraża faktycznie pracownika na uszczerbek finansowy. Niemniej jednak Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy rozliczenie przedmiotowych wydatków przy zastosowaniu kursu banku, z którego pracownik skorzystał nie będzie kreować przychodu do opodatkowania stanowiącego różnicę pomiędzy kwotą wynikającą z rozliczenia przy zastosowaniu kursu banku, z którego pracownik skorzystał, a kwotą obliczoną przy zastosowaniu średniego kursu zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. regulującymi zasady rozliczeń podróży służbowych.

W celu uniknięcia wątpliwości Wnioskodawca pragnie podkreślić, że wydatki związane z podróżą służbową ponoszone przez pracowników, o których mowa powyżej, nie obejmują wyżywienia. Powyższe wydatki obejmują głównie koszty transportu oraz inne wydatki, o których mowa w § 4 powoływanego rozporządzenia. Wydatki te zwracane są pracownikom w udokumentowanej przez nich wysokości. Wydatki te z założenia winny być więc pokrywane przez Wnioskodawcę (pracownik ma do dyspozycji służbową kartę płatniczą), w związku z powyższym przy wyliczaniu kwoty zaliczki wydatki te nie są uwzględniane (Wnioskodawca de facto nie wypłaca zaliczki, nawet w części, na poczet powyższych wydatków).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym i z zachowaniem opisanych powyżej wymogów dokumentacyjnych, kwota zwróconych przez Wnioskodawcę pracownikowi wydatków ponoszonych przez niego podczas podróży służbowej przeliczona na walutę polską (PLN), według kursu, który został zastosowany przy finansowaniu przez pracownika wydatków z własnych środków pieniężnych, podlegać będzie w całości zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.), czy też jedynie do kwoty ustalonej według średniego kursu NBP o jakim mowa w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167)...

Zdaniem Wnioskodawcy cała kwota zwróconych przez Wnioskodawcę pracownikowi wydatków ponoszonych podczas podróży służbowej przeliczona na walutę polską (PLN), według kursu, który faktycznie został zastosowany przy finansowaniu wydatków przez pracownika z własnych środków pieniężnych, podlegać będzie w całości zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przy zachowaniu opisanych powyżej wymogów dokumentacyjnych.

Uzasadnienie

Zgodnie z § 20 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167), rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

W myśl art. 11a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.

Należy zwrócić uwagę, że to jaki kurs byłby zastosowany do rozliczenia podróży służbowej nie zmieni charakteru świadczenia - to wciąż będzie to samo świadczenie wynikające z rozliczenia podróży służbowej. W przypadku zastosowania przy rozliczeniu podróży służbowej kursu banku, z którego pracownik skorzystał pokrywając wydatki z własnych środków pieniężnych ma faktyczne wyrównanie uszczerbku majątkowego, jaki pracownik poniósł, nie sposób więc dopatrywać się w tym dodatkowego przysporzenia majątkowego po stronie pracownika. Intencją ustawodawcy było niewątpliwie zwolnienie z opodatkowania wszelkich świadczeń na rzecz pracownika, które w istocie stanowią pokrycie wydatków ponoszonych przez pracownika na rzecz pracodawcy. Za podlegający opodatkowaniu przychód pracownika należy uznać jedynie takie świadczenia, które zostały spełnione za zgodą i w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, a korzyść ta jest przy tym wymierna. Jak słusznie wywodzi Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 25 lutego 2015 r., sygn. akt III SA/Wa 2227/14, „celem świadczenia otrzymywanego przez pracownika w ramach krajowej podróży służbowej jest jedynie wyrównanie ponoszonych przez niego podwyższonych kosztów utrzymania związanych z odbywaniem podróży służbowej. W konsekwencji, istotą diet i innych świadczeń związanych z podróżami służbowymi wymienionych w rozporządzeniu w sprawie diet jest jedynie wyrównanie strat, a nie uzyskiwanie przez pracowników jakichkolwiek przysporzeń związanych z tymi podróżami. Taki jest również cel zwolnienia tychże należności na podstawie przepisów prawa podatkowego. W konsekwencji, w każdej sytuacji, w której pracownik otrzymuje świadczenia mieszczące się w ramach rozporządzenia (...), nie może być mowy o powstaniu po jego stronie przychodu podatkowego w związku z tymi świadczeniami”. W konsekwencji należy stwierdzić, że zwrot pracownikowi faktycznych i udokumentowanych kosztów zagranicznej podróży służbowej w takiej kwocie, jaka faktycznie stanowi uszczerbek finansowy i wynika z dołączonych do rozliczenia podróży dokumentów bankowych w kwocie wyrażonej w PLN, którą bank obciążył pracownika przy finansowaniu przez pracownika wydatków związanych z podróżą służbową, korzystać będzie ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy podkreślić, że opisane powyżej wydatki są należycie udokumentowane. Mamy bowiem do czynienia z kompleksowym potwierdzeniem kwoty wydatkowanych środków, z jednej strony bowiem Wnioskodawca pozyskuje dowód poniesienia wydatku, wystawiony przez podmiot, który dokonuje sprzedaży nabywanego przez pracownika towaru lub usługi, z drugiej strony pracownik składa oświadczenie co do daty pozyskania gotówki z bankomatu i potwierdza zastosowany przez bank kurs waluty poprzez wyciąg z rachunku bankowego.

W uzupełnieniu powyższych rozważań należy dodatkowo zauważyć, że sposób kalkulacji zaliczek na koszty podróży służbowej, przyjęty przez Wnioskodawcę, nie uwzględnia wydatków, o których mowa powyżej, co uzasadnia niestosowanie do rozliczenia przedmiotowych wydatków przepisu § 20 powoływanego rozporządzenia. Zgodnie z art. 775 § 3 Kodeksu pracy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W konsekwencji, wobec braku w przepisach rozporządzenia odpowiedniej regulacji dotyczącej właściwego kursu walutowego dla sytuacji, w której zaliczka nie jest wypłacana, pracownik będzie uprawniony do otrzymania zwrotu poniesionych przez siebie wydatków na warunkach określonych w regulacjach zakładowych, bądź określonych w umowie o pracę, to jest do zwrotu faktycznie poniesionych wydatków według kursu rzeczywiście zastosowanego w momencie dokonywania płatności przez pracownika.

Warto zauważyć, że w podobnym do opisanego stanie faktycznym Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wydał w dniu 10 listopada 2015 r. interpretację Nr IPPB4/4511-1266/15-2/MS, potwierdzającą słuszność opisanego powyżej stanowiska.

W związku z powyższym Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie stanowiska Wnioskodawcy jako prawidłowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy źródłem przychodów jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 12 ust. 1 cyt. ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

Zgodnie z § 2 cyt. rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

  1. diety;
  2. zwrot kosztów:
    1. przejazdów,
    2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
    3. noclegów,
    4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Przepis ten określa obowiązek pracodawcy do zwrócenia pracownikowi wydatków poniesionych przez niego w czasie podróży służbowej, których zasadność poniesienia pracodawca zaakceptował.

Wskazać należy, że regulacje § 2 pkt 2 lit. d) ww. rozporządzenia odnoszą się do należności pieniężnych innych niż diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów oraz noclegów, tj. np. do zwrotu kosztów: przejazdu taksówką, opłaty za parking lub przejazd autostradą, zakupu upominków lub biletu na imprezę kulturalną, telefonicznych rozmów służbowych.

Stosownie do § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej (§ 4 ust. 2 rozporządzenia).

W myśl § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia, pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).

W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość (§ 5 ust. 3 rozporządzenia).

Zgodnie z § 20 ust. 1 ww. rozporządzenia pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki (§ 20 ust. 2 rozporządzenia).

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia (§ 20 ust. 3 rozporządzenia).

Z wniosku wynika, że Wnioskodawca prowadzi na terytorium Polski działalność na terytorium Polski działalność skupiającą się na dwóch aspektach: sprzedaży urządzeń elektronicznych (sprzętu RTV/AGD, telefonów komórkowych, komputerów i innych urządzeń IT, itp.); działalności badawczo - rozwojowej, w ramach której Wnioskodawca co do zasady zapewnia wsparcie w opracowywaniu rozwiązań technologicznych, wykorzystywanych przy projektowaniu urządzeń i oprogramowań, wdrażanych do globalnej sprzedaży ("Dział R."). Pracownicy Działu R. odbywają często zagraniczne podróże służbowe. Jakkolwiek Wnioskodawca stara się co do zasady zapewnić pracownikom służbową kartę płatniczą (bankową kartę kredytową), tak by mogli oni na bieżąco pokrywać koszty ponoszone w podróży służbowej ze środków finansowych zapewnianych przez pracodawcę, to jednak zdarza się, że pracownicy zmuszeni są do pokrywania tych kosztów płacąc przy użyciu własnych prywatnych środków. Sytuacje takie mają miejsce np. w przypadku, gdy okoliczności wymagają natychmiastowej płatności w gotówce (np. w taksówce, sklepie) lub gdy dany terminal nie obsługuje służbowej karty płatniczej, bądź z innych względów (np. technicznych) nie jest możliwe użycie służbowej karty. W takim przypadku pracownicy dokonują płatności z własnych środków gotówką pobraną w czasie trwania danej podróży służbowej z bankomatu z własnego rachunku bankowego. Z uwagi na charakter wydatków ponoszonych przez pracowników w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, Wnioskodawca chce dokonywać zwrotu tych wydatków w wysokości faktycznie poniesionego przez pracowników ciężaru ekonomicznego, w konsekwencji przedmiotowe wydatki ponoszone w walucie obcej przeliczane by były według kursu banku, z którego pracownik korzysta a kurs byłby prawidłowo udokumentowany poprzez weryfikację dokumentów potwierdzających fakt pobrania środków przez pracownika z prywatnego rachunku bankowego w związku z koniecznością dokonania płatności z własnych środków. Mając świadomość, że w takich sytuacjach nie jest najczęściej możliwe bezpośrednie powiązanie kwoty wydatku z kwotą gotówki pobranej z bankomatu (bankomaty wypłacają bowiem jedynie banknoty określonych nominałów) i kwota pobierana w bankomacie będzie z reguły wyższa, niż kwota zapłacona przez pracownika, Wnioskodawca zamierza w takich przypadkach pobierać od pracownika oświadczenie, jaką kwotę wyrażoną w walucie obcej zapłacił w określonych okolicznościach i w jakim dniu przeznaczone na ten cel środki wypłacił z bankomatu. Pozwoli to, w zestawieniu z wyciągami z prywatnych rachunków bankowych, na których wskazany będzie dokładnie kurs po jakim wypłata została dokonana, ustalić rzeczywistą wartość poniesionych wydatków w przeliczeniu na walutę polską. Niezależnie od tego, z oczywistych względów pracownik zobowiązany jest dostarczyć dokument potwierdzający dokonanie wydatku, w postaci faktury (rachunku, paragonu), wydanej przez dostawcę usługi lub towaru, nabywanych przez pracownika. Powyższe wydatki obejmują głównie koszty transportu oraz inne wydatki, o których mowa w § 4 powoływanego rozporządzenia.

Wnioskodawca uważa, że cała kwota zwróconych przez Wnioskodawcę pracownikowi wydatków ponoszonych podczas podróży służbowej przeliczona na walutę polską, według kursu, który faktycznie został zastosowany przy finansowaniu wydatków przez pracownika z własnych środków pieniężnych, podlegać będzie w całości zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wskazać należy, że warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia określonego w powołanym przez Wnioskodawcę przepisie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Z uwagi na brak definicji podróży służbowej na gruncie prawa podatkowego należy posłużyć się treścią art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r., poz. 1502), zgodnie z którym, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W myśl 775 § 2 Kodeksu pracy, minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Zgodnie z art. 775 § 3 Kodeksu pracy, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Co do zasady, obowiązujące u danego pracodawcy spoza sfery budżetowej regulacje dotyczące wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom odbywającym podróż służbową, mogą przewidywać bardziej korzystne warunki przyznawania świadczeń z tego tytułu niż wynikające z przepisów Ministra Pracy i Polityki Społecznej wydanych na podstawie art. 775 § 2 ustawy – Kodeks pracy.

W takiej sytuacji pracownik będzie uprawniony do otrzymania zwrotu poniesionych przez siebie wydatków na warunkach określonych w regulacjach zakładowych, bądź określonych w umowie o pracę.

Jak wynika z treści zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca chce dokonywać zwrotu wydatków w wysokości faktycznie poniesionego przez pracowników ciężaru ekonomicznego, w konsekwencji przedmiotowe wydatki ponoszone w walucie obcej będą przeliczane według kursu banku, z którego pracownik korzysta, a kurs będzie prawidłowo udokumentowany poprzez weryfikację dokumentów potwierdzających fakt pobrania środków przez pracownika z prywatnego rachunku bankowego w szczególności przy pomocy wyciągów bankowych z prywatnego rachunku bankowego pracownika wraz z oświadczeniem pracownika, jaka kwotę wyrażoną w walucie obcej zapłacił w określonych okolicznościach i w jakim dniu przeznaczone na ten cel środki wypłacił z bankomatu, przedkładając jednocześnie dokumenty potwierdzające dokonanie wydatku w postaci faktury (rachunku, paragonu), wydanej przez dostawcę usługi lub towaru nabywanych przez pracownika.

W przypadku dokonywania zwrotu kosztów ponoszonych przez pracownika w podróży służbowej przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej nie określają kwot dopuszczalnego zwrotu. Zgodnie z rozporządzeniem rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. Rozporządzenie nie wskazuje jaki kurs należy zastosować do rozliczenia zagranicznej podróży służbowej pracownika w przypadku braku wypłaty zaliczki.

Przyjmując za Wnioskodawcą, mając do czynienia z kompleksowym potwierdzeniem kwoty wydatkowanych środków, z jednej strony bowiem Wnioskodawca pozyskuje dowód poniesienia wydatku, wystawiony przez podmiot, który dokonuje sprzedaży nabywanego przez pracownika towaru lub usługi, z drugiej strony pracownik składa oświadczenie co do daty pozyskania gotówki z bankomatu i potwierdza zastosowany przez bank kurs waluty poprzez wyciąg z rachunku bankowego, w okolicznościach opisanego we wniosku zdarzenia, poprzez zastosowanie zwrotu faktycznie poniesionych i udokumentowanych wydatków związanych z podróżą służbową w kwocie wyrażonej w polskich złotych, pracownik otrzyma dokładnie taką kwotę jaką wydatkował.

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy prawa stwierdzić należy, że zwrot na warunkach wskazanych w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej pracownikowi faktycznych i udokumentowanych kosztów zagranicznej podróży służbowej w kwocie, jaka wynika z dołączonych do rozliczenia podróży służbowej dokumentów, w sytuacji kiedy pracownikowi nie wypłacono zaliczki, będzie przychodem pracownika w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże zwolnionym z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ponadto, tut. organ wskazuje, że uzasadniając własne stanowisko, Wnioskodawca w początkowym fragmencie uzasadnienia podał art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Mając jednak na uwadze merytoryczną treść opisanego zdarzenia, tut. organ zrozumiał, że Wnioskodawca miał na uwadze art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jeżeli przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe będzie różniło się od stanu faktycznego występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawcy w zakresie dotyczącym rzeczywiście zaistniałego stanu faktycznego.

Końcowo odnosząc się do powołanej przez Wnioskodawcę interpretacji organów podatkowych oraz powołanego wyroku sądu - wskazać należy, że dotyczą one konkretnej, indywidualnej sprawy podatnika osądzonej w określonym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym i w tej sprawie rozstrzygnięcia w nich zawarte jest wiążące. Natomiast Organy podatkowe mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami sądów oraz innych organów podatkowych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.