IBPBI/2/423-1299/10/MS | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach,
Czy wydatki te, przekraczające wysokość ryczałtu na dojazdy i przejazdy, stanowią koszt uzyskania przychodów firmy zlecającej korzystanie z takich form przemieszczania się?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 28 czerwca 2010r. (data wpływu do tut. Biura 05 lipca 2010r.), uzupełnionym w dniu 14 września 2010r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracowników odbywających zagraniczną podróż służbową, w związku z korzystaniem przez nich ze środków transportu, w kwocie przekraczającej wysokość ryczałtu na dojazdy i przejazdy:

  • w części dotyczącej wydatków na wynajem samochodów osobowych - jest nieprawidłowe,
  • w części dotyczącej wydatków dotyczących pozostałych środków transportu – jest prawidłowe

(pytanie we wniosku Nr 5)

UZASADNIENIE

W dniu 05 lipca 2010r. wpłynął do tut. Biura wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracowników odbywających zagraniczną podróż służbową, w związku z korzystaniem przez nich ze środków transportu, w kwocie przekraczającej wysokość ryczałtu na dojazdy i przejazdy:

  • w części dotyczącej wydatków na wynajem samochodów osobowych,
  • w części dotyczącej wydatków dotyczących pozostałych środków transportu.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z dnia 07 września 2010r. Znak: IBPBI /2/423-897/10/MS IBPB II/1/415-627/10/MK wezwano do ich uzupełnienia. Uzupełnienia dokonano w dniu 14 września 2010r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka wysyłając pracowników w zagraniczną podróż służbową określa środki transportu jakimi pracownicy ci powinni się posługiwać w trakcie podroży służbowej i do środków tych zalicza w zależności od potrzeb: samoloty, pociągi, promy, wynajęte na miejscu samochody oraz środki komunikacji miejscowej m.in. autobusy, tramwaje, metro, taksówki. Pracownicy płacą za te usługi transportowe środkami płatniczymi otrzymanymi od pracodawcy w formie zaliczki lub za pomocą firmowych kart płatniczych. Spółka zalicza zatem w całości do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z przejazdami i dojazdami na podstawie przedłożonych przez pracowników dowodów poniesienia wydatków, jeżeli ich poniesienie było celowe i niezbędne do realizacji zadań wynikających ze służbowego polecenia wyjazdu. Spółka zwraca koszty dojazdów w formie ryczałtu w wysokości wynikającej z § 10 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży służbowych poza granicami kraju, tylko i wyłącznie wówczas gdy pracownik nie dysponuje dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste koszty dojazdów.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy wydatki te, przekraczające wysokość ryczałtu na dojazdy i przejazdy, stanowią koszt uzyskania przychodów firmy zlecającej korzystanie z takich form przemieszczania się... (pytanie we wniosku Nr 5)

Zdaniem Wnioskodawcy, co do zasady kosztem uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Od tej zasady przewidziano jednak pewne wyjątki, lecz żaden z nich nie dotyczy wydatków związanych z przejazdami i dojazdami w trakcie podróży służbowej. Ponieważ zatem podróż służbowa jest związana z wykonywaniem przez pracownika zadania służbowego (istnieje związek poniesionego wydatku z przychodem), w całości jest finansowana ze środków pracodawcy, nie ma przeszkód, aby pracodawca zaliczył w ciężar kosztów podatkowych całą kwotę wydatków na usługi transportowe, na podstawie przedłożonych przez pracownika dokumentów.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm. określanej w dalszej części skrótem „ustawa o pdop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania, ustawodawca wyróżnia przy tym koszty podatkowe:

  • bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód) oraz
  • inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Kosztami uzyskania przychodów będą zatem takie koszty, które spełniają łącznie następujące warunki:

  • zostały poniesione przez podatnika,
  • pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą,
  • ich poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
  • nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy o pdop.

Co więcej, dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest jego właściwie udokumentowanie. Ustawa o pdop nie reguluje sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów, jednakże na mocy art. 9 ust. 1 nakłada na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m. Zasady prowadzenia tej ewidencji przez podatników określa ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Należy ponadto podkreślić, że decyzja o uznaniu danego wydatku za koszt uzyskania przychodów należy do podatnika. Dokonując jego kwalifikacji prawnej, powinien uwzględnić okoliczności poniesienia tego wydatku i treść art. 15 ust. 1 ustawy o pdop. Podatnik musi przy tym mieć świadomość, że na etapie ewentualnych późniejszych postępowań podatkowych lub kontrolnych, może pojawić się konieczność przedstawienia dowodów potwierdzających prawidłowość tej operacji. Zgodnie natomiast z ogólną zasadą prawa, ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie wywodzącej z tego faktu skutki prawne. Oznacza to, że podatnik będzie musiał wykazać spełnienie przesłanek zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Z przestawionego stanu faktycznego wynika, iż Spółka wysyłając pracowników w zagraniczną podróż służbową określa środki transportu jakimi pracownicy ci powinni się posługiwać w trakcie tej podroży. Do środków tych zalicza w zależności od potrzeb: samoloty, pociągi, promy oraz środki komunikacji miejskiej, m.in. autobusy, tramwaje, metro lub taksówki. Pracownicy płacą za te usługi transportowe środkami płatniczymi otrzymanymi od pracodawcy w formie zaliczki lub za pomocą firmowych kart płatniczych.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzać, iż przedmiotowe koszty dojazdów i przejazdów pracowników Spółki, w trakcie odbywania podróży służbowych, dotyczą działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę. Są one w sposób pośredni związane z jej przychodami, mogą zatem stanowić w całości koszty uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o pdop, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane.

Ponadto Spółka wskazała, iż pracownicy w trakcie podróży służbowych mogą korzystać z wynajętych na miejscu samochodów. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na zapis art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop, który stanowi, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić wg obowiązującego wzoru ewidencję przebiegu pojazdu.

W myśl przepisu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o pdop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Sposób prowadzenia ewidencji – w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika – został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o pdop. Zgodnie z tym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 ustawy o pdop, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Brak ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej według ustalonego wzoru lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego, nie stanowiącego składnika majątku podatnika, nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku wydatków z tytułu wynajmu samochodu osobowego, zasadne jest przyjęcie, iż do kosztów, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 i pkt 30 lit. a) ustawy o pdop, tj. limitowanych kosztów z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego majątku podatnika, wykorzystywanego na potrzeby działalności, bądź kosztów z tytułu używania przez pracowników samochodów na potrzeby podatnika, w celu odbycia przez nich podróży służbowej, należy przyjmować także koszty związane z czynszem za wynajem takich samochodów. Czynsz z tytułu wynajmu samochodu osobowego stanowi bowiem jeden z elementów kosztów używania takiego samochodu, a tym samym podlegać będzie zaliczeniu do kosztów podatkowych w ramach limitu określonego w art. 16 ust. 1 pkt 51 i pkt 30 lit. a) ustawy o pdop.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 5 jest zatem w części dotyczącej:

  • wydatków na wynajem samochodów osobowych - nieprawidłowe,
  • w części dotyczącej wydatków dotyczących pozostałych środków transportu –prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Nadmienia się, iż w zakresie pytania Nr 1, 2, 3, 4, 6, 7 i 8 wydano odrębne rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie, ul. Kraszewskiego 4a, 35-016 Rzeszów po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.