ILPP4/443-574/11-4/BA | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu,
1. Czy otrzymane przez Spółkę faktury VAT od kontrahenta drogą elektroniczną w formie PDF, zabezpieczone podpisem elektronicznym, spełniają warunek autentyczności podchodzenia integralności treści, a tym samym stanowią podstawę do odliczenia podatku VAT?
2. W którym momencie Spółka uzyskuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, czy w chwili otrzymania maila z załączonym linkiem i informacją o wystawieniu faktury przez kontrahenta czy w momencie odczytania faktury ze strony internetowej na co Wnioskodawca ma 14 dni?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 10 sierpnia 2011 r. (data wpływu do Izby Skarbowej w Poznaniu 17 sierpnia 2011 r., data wpływu do Biura KIP w Lesznie 17 sierpnia 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 4 listopada 2011 r. (data wpływu 7 listopada 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia przez Wnioskodawcę podatku naliczonego z faktur VAT otrzymywanych drogą elektroniczną – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 17 sierpnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia przez Wnioskodawcę podatku naliczonego z faktur VAT otrzymywanych drogą elektroniczną. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 4 listopada 2011 r. (data wpływu 7 listopada 2011 r.) o pełnomocnictwo.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

W związku z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, Spółka planuje otrzymywać faktury VAT od kontrahenta drogą elektroniczną w formie pliku w formie PDF, który będzie zabezpieczony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Spółka, zgodnie z przepisami prawa, wyrazi zgodę kontrahentowi na przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Faktury otrzymane przez Spółkę w wersji elektronicznej w formie PDF, będą dostępne na stronie internetowej dedykowanej tylko i wyłącznie dla niej. Kontrahent będzie wysyłał mailem informację o wystawieniu faktury, w mailu będzie umieszczony link do strony internetowej. Link będzie indywidualny dla każdego klienta i ważny będzie przez 14 dni. Na stronie internetowej będą znajdowały się wszystkie wysłane drogą elektroniczną faktury, a obok każdego elektronicznego dokumentu będzie zamieszczony podpis elektroniczny. Faktury będą następnie drukowane i przechowywane w formie papierowej. Spółka zamierza także wprowadzić własne rozwiązanie w zakresie przechowywania faktur otrzymanych elektronicznie w formie PDF, pozwalające na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktur, bezzwłocznego dostępu do faktur oraz ich łatwe odszukanie. Faktury otrzymane przez Spółkę w formie elektronicznej będą przechowywane w folderach na jej serwerze. Osoby posiadające dostęp do folderów nie będą miały możliwości usunięcia lub modyfikacji faktur znajdujących się w takich folderach. Spółka zapewni również dostęp do faktur organom kontrolującym.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.
  1. Czy otrzymane przez Spółkę faktury VAT od kontrahenta drogą elektroniczną w formie PDF, zabezpieczone podpisem elektronicznym, spełniają warunek autentyczności podchodzenia i integralności treści, a tym samym stanowią podstawę do odliczenia podatku VAT...
  2. W którym momencie Spółka uzyskuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, czy w chwili otrzymania maila z załączonym linkiem i informacją o wystawieniu faktury przez kontrahenta, czy w momencie odczytania faktury ze strony internetowej na co Spółka ma 14 dni...

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

Przedstawiony przez niego w opisie sprawy sposób odbierania faktur od kontrahenta w formie elektronicznej, spełnia wymagania wskazane w § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Interpretacja rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z dnia 28 grudnia 2010 r.) wskazuje, że przesyłanie faktur drogą elektroniczną jest dopuszczalne, gdy spełnione są następujące warunki:

  1. wykorzystanie formy zapewniającej autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury przy ich przesyłaniu (§ 4),
  2. uzyskanie od kontrahenta zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną (§ 3 ust. 1).

Autentyczność na potrzeby rozporządzenia jest rozumiana, jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność natomiast to okoliczność braku zmiany danych zawartych w fakturze. Odnosząc to do przedstawionego opisu sprawy, należy wskazać, że wykorzystywany przez Spółkę format PDF gwarantuje niezmienność treści faktury i potwierdza autentyczność pochodzenia. Format ten bowiem uniemożliwia wprowadzanie zmian zawartości pliku, a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian. Ponadto plik będzie zabezpieczony elektronicznym podpisem. Faktury i faktury korygujące zapisywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe na dysku sieciowym umieszczonym na serwerze Spółki, w formacie PDF, co zapewni autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów. Pozwoli to również na łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp na żądanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Spółka wywodzi swoje stanowisko z przepisów prawa, które jednoznacznie wskazują na otwarty katalog form, w jakich mogą być przesyłane faktury VAT. Otwarty katalog nie oznacza dowolności tych form. Istotne jest, aby zapewniona była autentyczność pochodzenia i integralność treści, co zdaniem Spółki, zapewnia faktura VAT w formacie PDF.

Ad. 2

Warunkiem odliczenia podatku VAT jest otrzymanie przez Spółkę faktur VAT drogą elektroniczną w formacie PDF, które spełniają warunek autentyczności pochodzenia i integralności.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje – w myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy – w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

  1. konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
  2. potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
  3. konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
  4. stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Na podstawie powyższej delegacji, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem.

W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

  1. autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
  2. integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  • bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  • elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca planuje otrzymywać faktury VAT od kontrahenta drogą elektroniczną w formie pliku w formie PDF, który będzie zabezpieczony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Spółka, zgodnie z przepisami prawa, wyrazi zgodę kontrahentowi na przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Faktury otrzymane przez Zainteresowanego w wersji elektronicznej w formie PDF, będą dostępne na stronie internetowej dedykowanej tylko i wyłącznie dla niego. Kontrahent będzie wysyłał mailem informację o wystawieniu faktury, w mailu będzie umieszczony link do strony internetowej. Link będzie indywidualny dla każdego klienta i ważny będzie przez 14 dni. Na stronie internetowej będą znajdowały się wszystkie wysłane drogą elektroniczną faktury, a obok każdego elektronicznego dokumentu będzie zamieszczony podpis elektroniczny. Faktury będą następnie drukowane i przechowywane w formie papierowej. Spółka zamierza także wprowadzić własne rozwiązanie w zakresie przechowywania faktur otrzymanych elektronicznie w formie PDF, pozwalające na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktur, bezzwłocznego dostępu do faktur oraz ich łatwe odszukania. Faktury otrzymane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej będą przechowywane w folderach na jego serwerze. Osoby posiadające dostęp do folderów nie będą miały możliwości usunięcia lub modyfikacji faktur znajdujących się w takich folderach. Zainteresowany zapewni również dostęp do faktur organom kontrolującym.

Biorąc pod uwagę opis sprawy stwierdzić należy, iż otrzymane przez Spółkę faktury VAT drogą elektroniczną, będą spełniały warunki wynikające z powołanych przepisów rozporządzenia.

W świetle powyższego, otrzymane przez Wnioskodawcę faktury VAT od kontrahenta drogą elektroniczną w formie PDF, zabezpieczone podpisem elektronicznym, stanowić będą podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o ile otrzymywane przez niego faktury dokumentować będą nabycie towarów bądź usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Zainteresowany ma wątpliwości, w którym momencie uzyska on prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, czy w chwili otrzymania maila z załączonym linkiem i informacją o wystawieniu faktury przez kontrahenta, czy w momencie odczytania faktury ze strony internetowej na co Wnioskodawca ma 14 dni.

Należy podkreślić, iż ustawodawca w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w aktach wykonawczych do ustawy, nie określił pojęć moment wystawienia i otrzymania faktury elektronicznej. W konsekwencji, konieczne jest odwołanie się do gramatycznej wykładni obu pojęć. Zgodnie z „Małym Słownikiem Języka Polskiego” pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1995, s. 1079 oraz s. 587) „wystawić” oznacza wydobyć, wyjąć, wydostać coś skąd, wyłożyć na zewnątrz, ale również wypisać, wypełnić, wydać. Z kolei, „otrzymać” oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś.

Należy zatem stwierdzić, iż powyżej opisane pojęcia wiążą się z czynnościami faktycznymi, a nie prawnymi.

W przypadku sporządzenia faktury w formie elektronicznej momentem jej wystawienia jest moment utworzenia gotowego dokumentu spełniającego wymogi autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury – bowiem z tym momentem plik ten zaczyna spełniać przesłanki uznania go za „fakturę elektroniczną” w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Tak wystawiona faktura w formie elektronicznej jest kompletna i posiada wymagane przez przepisy prawa cechy. W sytuacji gdy, z racji funkcjonalności systemu informatycznego stosowanego przez obie strony transakcji, wystawiona faktura w formie elektronicznej jest umieszczana w systemie informatycznym i natychmiast jest widoczna dla odbiorcy tej faktury na jego urządzeniach informatycznych, to wówczas momentem otrzymania takiej faktury jest moment jej wystawienia i umieszczenia w systemie informatycznym.

Mając powyższe na uwadze stwierdzić należy, iż w przedmiotowej sprawie momentem otrzymania faktury w formie elektronicznej przez Spółkę będzie moment otrzymania maila z załączonym linkiem i informacją o wystawieniu faktury przez kontrahenta, z którym uzyska ona prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od nabytych towarów bądź usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje ponadto, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Dodatkowo informuje się, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.