ILPB1/415-268/12-2/AMN | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu,
1. Czy płatnik przekazując pracownikowi roczne obliczenie podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 3 lub imienną informację, o której mowa w art. 39 ust. 1 za pomocą środków komunikacji elektronicznej - wiadomość elektroniczna z podpisem elektronicznym - na adres e-mail pracownika, podany przez pracownika do tego celu, realizuje obowiązek przekazania pracownikowi rocznego obliczenia podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 3 lub imiennej informacji, o której mowa w art.39 ust. 1?
2. Czy brak odręcznego podpisu w pozycji 84 informacji PIT-11 i pozycji 85 w przypadku deklaracji PIT-40, w przypadku przekazania PIT-11 czy PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym naraża Spółkę na zarzut niezachowania wzoru deklaracji?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 29 lutego 2012 r. (data wpływu 12 marca 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 12 marca 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka zatrudnia pracowników. Jako płatnik potrącający i odprowadzający za zatrudnionych zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, zobowiązana jest do przekazania informacji PIT-11 bądź PIT-40 do właściwych urzędów skarbowych oraz pracowników, w terminach ustawowych. Płatnik zamierza przekazać pracownikom stosowną informację za pomocą środków komunikacji elektronicznej - wiadomość elektroniczna z podpisem elektronicznym. Spółka posiada pisemną zgodę pracowników do przekazywania tych informacji drogą elektroniczną na wskazany do tego celu adres e-mail.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.
  1. Czy płatnik przekazując pracownikowi roczne obliczenie podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 3 lub imienną informację, o której mowa w art. 39 ust. 1 za pomocą środków komunikacji elektronicznej - wiadomość elektroniczna z podpisem elektronicznym - na adres e-mail pracownika, podany przez pracownika do tego celu, realizuje obowiązek przekazania pracownikowi rocznego obliczenia podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 3 lub imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1...
  2. Czy brak odręcznego podpisu w pozycji 84 informacji PIT-11 i pozycji 85 w przypadku deklaracji PIT-40, w przypadku przekazania PIT-11 czy PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym naraża Spółkę na zarzut niezachowania wzoru deklaracji...

Zdaniem Wnioskodawcy, płatnik przekazując pracownikowi roczne obliczenie podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 3 lub imienną informację, o której mowa w art. 39 ust. 1 za pomocą środków komunikacji elektronicznej - wiadomość elektroniczna z podpisem elektronicznym - na adres elektroniczny pracownika, podany przez pracownika do tego celu, realizuje obowiązek przekazania pracownikowi rocznego obliczenia podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 3 lub imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym stanowi, że bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie, jako składającą podpis elektroniczny. Zatem opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować czy została sporządzona przez upoważniony podmiot.

Zdaniem Wnioskodawcy brak odręcznego podpisu na deklaracji PIT-40 i informacji PIT-11 i opatrzenie powyższych podpisem elektronicznym, nie naraża płatnika na zarzut niezachowania wzoru deklaracji.

Wnioskodawca wskazał, iż powyższe stanowisko potwierdza interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 30 marca 2011 nr ILPB1/415-6/10/11-S/IM oraz wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 22 października 2010 r. sygn. akt I SA/Po 486/10.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 37 ust. 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), roczne obliczenie podatku, o którym mowa w ust. 1, płatnicy sporządzają w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego i w tym samym terminie przekazują podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

W myśl art. 39 ust. 1 ww. ustawy W terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

W myśl art. 39 ust. 2 ww. ustawy, jeżeli obowiązek poboru przez płatników, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, zaliczek na podatek ustał w ciągu roku, płatnicy na pisemny wniosek podatnika, w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku, są obowiązani do sporządzenia i przekazania podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, lub urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, imiennej informacji, o której mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 5.

Na mocy zaś art. 45b ww. ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzory:

  1. deklaracji i informacji, o których mowa w art. 35 ust. 10, art. 38 ust. 1a, art. 39 ust. 1 i 3, art. 42 ust. 1a i 2, art. 42a, art. 42e ust. 5 i 6 oraz art. 43 ust. 1,
  2. rocznego obliczenia podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 1,
  3. rocznego obliczenia podatku wraz z informacją, o których mowa w art. 34 ust. 7 i 8,
  4. zeznań podatkowych, o których mowa w art. 45 ust. 1 i 1a,
  5. oświadczeń, o których mowa w art. 32 ust. 3, art. 34 ust. 4, art. 35 ust. 4 i art. 37 ust. 1

   - wraz z objaśnieniami co do sposobu ich wypełniania, terminu i miejsca składania; rozporządzenie ma na celu umożliwienie identyfikacji podatnika, płatnika i urzędu skarbowego, do którego kierowany jest formularz, oraz poprawnego obliczenia przez płatnika lub podatnika podatku oraz zaliczek na podatek.

Określone w rozporządzeniu Ministra Finansów formularze druków są formularzami urzędowymi, które należy stosować do przychodów, dochodów (strat). Deklaracjami podatkowymi są zgodnie z art. 3 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) również zeznania, wykazy oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci.

Przekazywana zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu informacja PIT-11 i roczne obliczenie podatku PIT-40 powinny zostać sporządzone w prawidłowy sposób przez płatnika lub osobę przez niego wyznaczoną na podstawie art. 31 Ordynacji podatkowej do obliczania i pobierania podatku przez tę osobę podpisana. Jednocześnie ze złożeniem podpisu płatnik lub osoba przez niego wyznaczona do obliczania i pobierania podatku oświadcza, że znane jej są przepisy Kodeksu karnego skarbowego o odpowiedzialności za podanie danych niezgodnych z rzeczywistością.

Zgodnie z art. 3a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), deklaracje określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie § 3 mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W myśl art. 3a § 2 ww. ustawy, organ podatkowy lub elektroniczna skrzynka podawcza systemu teleinformatycznego administracji podatkowej potwierdza, w formie dokumentu elektronicznego, złożenie deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Stosownie do art. 3a § 3 ww. ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, mając na względzie potrzebę stopniowego upowszechniania elektronicznej formy kontaktów z organami podatkowymi oraz częstotliwość składania deklaracji.

Treść art. 3b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa stanowi, że deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać:

  1. dane w ustalonym formacie elektronicznym, zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach,
  2. jeden podpis elektroniczny.

Natomiast treść art. 3b § 2 ww. ustawy stanowi, iż minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia:

  1. (uchylony);
  2. sposób przesyłania deklaracji i podań za pomocą środków komunikacji elektronicznej;
  3. rodzaje podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone poszczególne typy deklaracji lub podań.

Powołane powyżej przepisy nakładają na płatników obowiązek przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikowi i odpowiedniemu urzędowi skarbowemu – imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-11, PIT-40).

Nie regulują natomiast zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym u płatnika na podstawie stosunku pracy) informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg ich przekazania podatnikom przez płatników. Również i przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 i rocznego obliczenia podatku PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ich podpisywania, poświadczenia ich odbioru przez Organ itd. (art. 3a, art. 3b ustawy Ordynacja podatkowa).

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.) stanowi, że bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny.

Zatem, opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować czy została sporządzona przez upoważniony podmiot.

Biorąc pod uwagę powyższe tut. Organ uważa, iż doręczenie podatnikowi informacji PIT-11 i rocznego obliczenia podatku PIT-40 przez płatnika może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata, czy też przez operatora pocztowego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe (t. j. Dz. U. z 2008 r. Nr 189, poz. 1159 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. Nr 5, poz. 34 ze zm.), ale również przekazanie informacji PIT-11 i rocznego obliczenia podatku PIT-40 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 oraz rocznego obliczenia podatku PIT-40 i będą one zawierały wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny). Informacja PIT-11/roczne obliczenie PIT-40 zapisane w formacie PDF, udostępnione na serwerze mogą być podpisane tylko kwalifikowanym, bezpiecznym podpisem elektronicznym. Tym samym nie jest konieczny podpis tradycyjny.

Reasumując, płatnik przekazując pracownikowi roczne obliczenie podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 3 lub imienną informację, o której mowa w art. 39 ust. 1 za pomocą środków komunikacji elektronicznej - wiadomość elektroniczna z podpisem elektronicznym - na adres e-mail pracownika, podany przez pracownika do tego celu, przy zachowaniu wzoru deklaracji określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 9 listopada 2011 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. Nr 252, poz. 1514 ze zm.), realizuje obowiązek przekazania pracownikowi rocznego obliczenia podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 3 lub imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1. ww. ustawy.

Brak odręcznego podpisu w pozycji 84 informacji PIT-11 i pozycji 85 w deklaracji PIT-40, w przypadku przekazania PIT-11 czy PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji, gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z kwalifikowanym, bezpiecznym podpisem elektronicznym nie powoduje, iż nie zostanie zachowany wzór deklaracji.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do powołanego przez Wnioskodawcę pisma urzędowego co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, tut. Organ informuje, że zostało ono wydane w indywidualnej sprawie i nie ma zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Ponadto w odniesieniu do powołanego przez Wnioskodawcę wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego tut. Organ informuje, że w myśl zasady wyrażonej w art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U., poz. 270) został on wydany w indywidualnej sprawie i dotyczy wyłącznie tej sprawy, w której zapadł.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.