ILPB1/415-1193/11-2/AA | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu,
1. Czy przesłanie wiadomości mailowej z unikalnym linkiem do serwera płatnika, po otwarciu którego podatnik uzyska dostęp do podpisanego bezpiecznym podpisem dokumentu – informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy oraz uzyskanych przychodach PIT-11 lub rocznego obliczenia podatku PIT-40 w formacie PDF. – na indywidualny adres mailowy podany przez pracownika w stosownym oświadczeniu, będzie wypełnieniem obowiązku dostarczenia podatnikowi takich informacji zg. Z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych?
2. Czy odnotowane na serwerze płatnika „otworzenie” linkiem przez podatnika takiego dokumentu, można traktować jako potwierdzenie skuteczności dostarczenia informacji podatnikowi?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 12 października 2011 r. (data wpływu 17 października 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11 i rocznego obliczenia podatku PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 17 października 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11 i rocznego obliczenia podatku PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych dokonuje rocznego rozliczenia swoich pracowników z pobranych zaliczek na podatek dochodowy oraz z uzyskanych przychodów. Spółka roczne rozliczenie na formularzu PIT-11 lub PIT-40 przekazuje w ustawowym terminie do właściwych urzędów skarbowych oraz do pracowników.

Za rok podatkowy 2011 (tak jak za rok wcześniejszy) Wnioskodawca przekaże takie informacje do urzędów skarbowych w formie elektronicznej podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym z ważnym kwalifikowanym certyfikatem. Spółka chciałaby przekazać swoim pracownikom informacje o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy oraz o uzyskanych przychodach w formie elektronicznej. W tym celu pracownicy wypełnialiby dokument – oświadczenie, w którym wskazywaliby osobisty adres mailowy na który chcieliby otrzymywać taką informację lub wyrażaliby zgodę na założenie im osobistego adresu mailowego z indywidualnym hasłem na serwerze płatnika. Odrębny dla danego pracownika oraz losowo generowany link do serwera płatnika, gdzie znajdowałyby się przypisane do tego linku dokumenty – informacje PIT-11 lub deklaracje PIT-40, podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym, zostałyby wysłane pracownikom na podaną w takim oświadczeniu skrzynkę mailową – adres elektroniczny.

Wiadomość elektroniczna zawierałaby link do serwera płatnika, w który klikając, pracownik otwierałby:

  1. Deklaracje PIT- 11 lub PIT-40 w formacie PDF plus podpis elektroniczny,
  2. Podpisaną podpisem elektronicznym deklaracje PIT-11 lub PIT-40 w formacie PDF,
  3. Podpis elektroniczny w którym będzie deklaracja PIT-11 lub PIT-40 w formacie PDF.

Zdaniem Wnioskodawcy, podane informacje w wersji pierwszej, w której podpis elektroniczny jest wyodrębniony i pracownik nie musiałby „szukać” podpisu, byłoby najodpowiedniejsze. Wiadomości mailowe z linkiem do rocznych informacji podatkowych PIT-11 lub PIT-40 wysyłane byłyby tylko do pracowników, którzy w stosownym oświadczeniu podpisaliby zgodę na taką formę dostarczenia dokumentu.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.
  1. Czy przesłanie wiadomości mailowej z unikalnym linkiem do serwera płatnika, po otwarciu którego podatnik uzyska dostęp do podpisanego bezpiecznym podpisem dokumentu – informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy oraz o uzyskanych przychodach PIT-11 lub rocznego obliczenia podatku PIT-40 w formacie PDF – na indywidualny adres mailowy podany przez pracownika w stosownym oświadczeniu, będzie wypełnieniem obowiązku dostarczenia podatnikowi takich informacji zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych...
  2. Czy, odnotowane na serwerze płatnika „otworzenie” linkiem przez podatnika takiego dokumentu, można traktować jako potwierdzenie skuteczności

Zdaniem Wnioskodawcy, pracownicy Spółki posiadają ważne imienne (uaktualniane w odpowiednich terminach) bezpieczne podpisy elektroniczne weryfikowane kwalifikowanym certyfikatem, których używają do podpisywania faktur, deklaracji ZUS, czy urzędów skarbowych. Roczne informacje o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy oraz o rocznych przychodach PIT-11 lub roczne obliczenie podatku PIT-40 byłyby podpisywane przez płatnika takim właśnie bezpiecznym podpisem elektronicznym (tak samo jak np. faktura VAT).

Zdaniem Wnioskodawcy, taki sposób podpisania dokumentu – informacji podatkowej lub obliczenia podatku – daje możliwość zweryfikowania osoby podpisującej oraz pewność wiarygodności takiego podpisu. Podpisany dokument będzie dostępny dla podatnika na serwerze płatnika po kliknięciu w link strony, który wysłany byłby z indywidualnego zahasłowanego konta mailowego płatnika na imienną skrzynkę mailową – adres mailowy – podany przez pracownika w podpisanym do tego celu oświadczeniu. Daje to pewność bezpiecznego dostarczenia informacji do pracownika. Link do serwera płatnika, gdzie znajdowałyby się przypisane do tego linku dokumenty, byłby odrębny dla każdego pracownika losowo generowany tak, aby był indywidualnie przypisany do pracownika i niepowtarzalny.

W związku z powyższym oraz powołując się na indywidualną interpretację podatkową Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 7 lipca 2011 r. (sygn. IBPBII/1/415-388/11/MK) Wnioskodawca uważa, iż przesyłając pracownikom unikalny link do serwera płatnika, po otwarciu którego podatnik uzyska dostęp do podpisanego bezpiecznym podpisem dokumentu – roczne informacje o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy oraz o rocznych przychodach PIT-11 lub roczne obliczenie podatku PIT-40, drogą elektroniczną, spełnia obowiązek nałożony przez ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych dostarczenia takiej rocznej informacji pracownikowi.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

W myśl art. 39 ust. 2 ww. ustawy, jeżeli obowiązek poboru przez płatników, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, zaliczek na podatek ustał w ciągu roku, płatnicy na pisemny wniosek podatnika, w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku, są obowiązani do sporządzenia i przekazania podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, lub urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, imiennej informacji, o której mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 5.

Na mocy zaś art. 45b powołanej ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzory:

  1. deklaracji i informacji, o których mowa w art. 35 ust. 10, art. 38 ust. 1a, art. 39 ust. 1 i 3, art. 42 ust. 1a i 2, art. 42a, art. 42e ust. 5 i 6 oraz art. 43 ust. 1,
  2. rocznego obliczenia podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 1,
  3. rocznego obliczenia podatku wraz z informacją, o których mowa w art. 34 ust. 7 i 8,
  4. zeznań podatkowych, o których mowa w art. 45 ust. 1 i 1a,
  5. oświadczeń, o których mowa w art. 32 ust. 3, art. 34 ust. 4, art. 35 ust. 4 i art. 37 ust. 1

- wraz z objaśnieniami co do sposobu ich wypełniania, terminu i miejsca składania; rozporządzenie ma na celu umożliwienie identyfikacji podatnika, płatnika i urzędu skarbowego, do którego kierowany jest formularz, oraz poprawnego obliczenia przez płatnika lub podatnika podatku oraz zaliczek na podatek.

Określone w rozporządzeniu Ministra Finansów formularze druków są formularzami urzędowymi, które należy stosować do przychodów, dochodów (strat). Deklaracjami podatkowymi są zgodnie z art. 3 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) również zeznania, wykazy oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci.

Przekazywana zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu informacja PIT-11 i roczne obliczenie podatku PIT-40 powinny zostać sporządzone w prawidłowy sposób przez płatnika lub osobę przez niego wyznaczoną na podstawie art. 31 Ordynacji podatkowej do obliczania i pobierania podatku przez tę osobę podpisana. Jednocześnie ze złożeniem podpisu płatnik lub osoba przez niego wyznaczona do obliczania i pobierania podatku oświadcza, że znane jej są przepisy Kodeksu karnego skarbowego o odpowiedzialności za podanie danych niezgodnych z rzeczywistością.

Zgodnie z art. 3a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa deklaracje określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie § 3 mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W myśl art. 3a § 2 ww. ustawy organ podatkowy lub elektroniczna skrzynka podawcza systemu teleinformatycznego administracji podatkowej potwierdza, w formie dokumentu elektronicznego, złożenie deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Stosownie do art. 3a § 3 powołanej ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, mając na względzie potrzebę stopniowego upowszechniania elektronicznej formy kontaktów z organami podatkowymi oraz częstotliwość składania deklaracji.

Treść art. 3b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa stanowi, że deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać:

  1. dane w ustalonym formacie elektronicznym, zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach,
  2. jeden podpis elektroniczny.

Natomiast art. 3b § 2 ww. ustawy stanowi, iż minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia:

  1. (uchylony)
  2. sposób przesyłania deklaracji i podań za pomocą środków komunikacji elektronicznej;
  3. rodzaje podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone poszczególne typy deklaracji lub podań.

Powołane powyżej przepisy nakładają na płatników obowiązek przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikowi i odpowiedniemu urzędowi skarbowemu – imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-11, PIT-40).

Nie regulują natomiast zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym u płatnika na podstawie stosunku pracy) informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg ich przekazania podatnikom przez płatników. Również i przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 i rocznego obliczenia podatku PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ich podpisywania, poświadczenia ich odbioru przez Organ itd. (art. 3a, art. 3b ustawy Ordynacja podatkowa).

Biorąc pod uwagę powyższe tut. Organ uważa, iż doręczenie podatnikowi informacji PIT-11 i rocznego obliczenia podatku PIT-40 przez płatnika może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata, czy też przez operatora pocztowego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe (t. j. Dz. U. z 2008 r. Nr 189, poz. 1159 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. Nr 5, poz. 34 ze zm.), ale również przekazanie informacji PIT-11 i rocznego obliczenia podatku PIT-40 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w taki sposób, w jaki wskazał we wniosku Wnioskodawca, pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 oraz rocznego obliczenia podatku PIT-40 i będą one zawierały wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny).

W tym miejscu tut. Organ wskazuje, iż przesłanie wiadomości mailowej z unikalnym linkiem do serwera płatnika, po otwarciu którego podatnik uzyska dostęp do podpisanego bezpiecznym podpisem dokumentu – informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy oraz uzyskanych przychodach PIT-11 lub rocznego obliczenia podatku PIT-40 w formacie PDF – na indywidualny adres mailowy podany przez pracownika w stosownym oświadczeniu, będzie wystarczającym do potwierdzenia, że dokumenty te zostały doręczone podatnikom jedynie wówczas, gdy istotnie z informacji tej będzie można wywnioskować, że deklaracje PIT-11 lub PIT-40 zostały dostarczone podatnikom. Podkreślić bowiem należy, że na płatniku będzie ciążyło udowodnienie doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do powołanego przez Wnioskodawcę pisma urzędowego co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, tut. Organ informuje, że zostało ono wydane w indywidualnej sprawie i nie ma zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.