ILPP4/443-603/11-4/BA | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu,
Podatek od towarów i usług w zakresie przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej.

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, reprezentowanej przez Pełnomocnika, przedstawione we wniosku z dnia 18 sierpnia 2011 r. (data wpływu 1 września 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 16 listopada 2011 r. (data wpływu 21 listopada 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 1 września 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 16 listopada 2011 r. (data wpływu 21 listopada 2011 r.) o opis sprawy oraz pełnomocnictwo.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej Spółka) jest zainteresowany przesyłaniem faktur VAT swoim kontrahentom drogą elektroniczną w formie pliku – w formacie PDF, które nie będą zabezpieczone ani podpisem elektronicznym ani hasłem. Kontrahenci zgodnie z przepisami prawa, wyrażą Spółce zgodę na przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Faktury przesyłane przez Spółkę w wersji elektronicznej w formacie PDF nie będą drukowane i przechowywane w formie papierowej, lecz przechowywane przez nią wyłącznie w pamięci komputerowej.

W uzupełnieniu do wniosku Spółka wskazała, że:

  1. Wykorzystywany przez nią format PDF, którym będą przesyłane faktury, będzie gwarantować niezmienność treści i potwierdzać autentyczność pochodzenia. Zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury następuje poprzez uniemożliwienie wprowadzania zmian w zawartości pliku PDF, a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian.
  2. Faktury wysyłane drogą elektroniczną, które zamierza ona przechowywać w pamięci komputera, będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający integralność ich treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przechowywanie, w szczególności na przeznaczonych do tego nośnikach pamięci, gwarantuje integralność treści faktury i czytelność od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przypadku danych finansowych i podatkowych przechowywanych w plikach ważna jest szczególna dbałość o zawarte na nośnikach zapisy, jaka w Spółce jest zapewniona.
  3. Sposób przechowywania faktur wysłanych drogą elektroniczną zapewni łatwe ich odszukanie oraz organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur. Faktury przesyłane drogą elektroniczną są przechowywane w plikach na twardym dysku w siedzibie jej firmy, co zapewnia łatwy dostęp organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Pliki są przechowywane chronologicznie co ułatwia ich lokalizację na dysku i odszukanie.
W związku z powyższym zadano następujące pytania.
  1. Czy format PDF wystarczy do wysyłania faktur drogą elektroniczną, tj. czy spełnia warunki określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej...
  2. Czy faktury wysłane przez Spółkę drogą elektroniczną mogą być przechowywane przez nią wyłącznie w pamięci komputerowej bez potrzeby ich drukowania...

Zdaniem Wnioskodawcy, analiza rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wskazuje, że przesyłanie faktur drogą elektroniczną jest dopuszczalne, gdy spełnione są następujące warunki:

  1. Wykorzystanie formy zapewniającej autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury przy ich przesyłaniu (§ 4);
  2. Uzyskanie od kontrahenta zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną (§ 3 ust. 1).

Ad. 1.

Autentyczność pochodzenia i integralność treści

Autentyczność jest na potrzeby rozporządzenia rozumiana, jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność natomiast to okoliczność braku zmiany danych zawartych w fakturze.

W czasie obowiązywania poprzedniej regulacji (rozporządzenie z dnia 14 lipca 2005 r.; Dz. U. Nr 133, poz. 1661), konieczność zachowania powyższych cech była potwierdzona narzuceniem zamkniętego katalogu form, w jakich faktury elektroniczne mogą być przesyłane. Dotyczyło to instytucji bezpiecznego podpisu elektronicznego i elektronicznej wymiany danych (EDI).

Obecnie, zgodnie z § 2 ust. 2 nowego rozporządzenia, katalog ten został otwarty i nie ogranicza się do powyższych rozwiązań. Ustawodawca używa bowiem w omawianym paragrafie zwrotu w „szczególności”, co pozwala na traktowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego i EDI jedynie jako przykładów.

W związku z powyższym, faktura może być przesyłana i przechowywana w dowolnym formacie elektronicznym. Potwierdza to również uzasadnienie do projektu nowego rozporządzenia: „Należy podkreślić, że w przypadku akceptacji w formie elektronicznej zrezygnowano z dotychczasowych wymogów, aby stosować bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektroniczną wymianę danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury”. Kwestią dyskusyjną jest, czy uzasadnienie to można traktować jako wykładnię autentyczną, niemniej analizując aktualną regulację, nie można pominąć intencji ustawodawcy stojącej u jej podstaw.

Zgodnie z uzasadnieniem do projektu omawianego rozporządzenia, zostało ono skorelowane ze zmianą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.). Powyższa zmiana w odniesieniu do omawianej sprawy dotyczy przede wszystkim § 21 ust. 2. Dotychczas podatnicy byli zobowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów „w oryginalnej postaci”. Obecnie ich przechowywanie może odbywać się „w dowolny sposób” zapewniający autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Odnosząc to do przedstawionej sprawy, należy wskazać, że wykorzystywany przez Spółkę format PDF będzie gwarantować niezmienność treści faktury i potwierdzać autentyczność pochodzenia. Format ten bowiem uniemożliwia wprowadzanie zmian zawartości pliku, a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian.

Należy wskazać, że faktury elektroniczne w przedstawionej sprawie, mają co najmniej ten sam stopień autentyczności, integralności treści jak faktury papierowe. Autentyczność pochodzenia faktur papierowych oceniano kiedyś na podstawie badań pisma ręcznego. Jednakże na powszechnych dzisiaj fakturach drukowanych takich dowodów nie da się już przeprowadzić. Stąd, mając do dyspozycji fakturę papierową i fakturę elektroniczną w formacie PDF, to ta druga daje większą gwarancję autentyczności, umożliwia sprawdzenie integralności danych i zbadanie dodatkowych informacji dotyczących pochodzenia pliku.

Ad. 2.

Zgoda kontrahenta

Przepisy rozporządzenia, tj. § 3 ust. 1 i 2, wymagają aby proces przesyłania faktur drogą elektroniczną w dowolnym formacie został uprzednio zaakceptowany przez odbiorcę faktury, a zatem w przedstawionej sprawie przez kontrahenta Spółki. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zdaniem Spółki, zgodnie z powołanymi przepisami prawa nie ma przeszkód, aby to ona, za uprzednią zgodą kontrahentów, przesyłała kontrahentom faktury VAT wyłącznie drogą elektroniczną w formacie PDF, niezabezpieczone ani podpisem elektronicznym ani hasłem oraz przechowywała je u siebie wyłącznie w pamięci komputerowej.

Spółka wywodzi swoje stanowisko z przepisów prawa, które jednoznacznie wskazują na otwarty katalog form, w jakich mogą być przesyłane faktury VAT. Otwarty katalog nie oznacza dowolności tych form. Istotne jest, aby zapewniona była autentyczność pochodzenia i integralność treści, co zdaniem Spółki zapewnia faktura VAT w formacie PDF.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

  1. konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
  2. potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
  3. konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
  4. stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych – art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem.

W myśl § 3 ust. 1-3 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

  1. autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
  2. integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  • bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  • elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Faktury przesłane drogą elektroniczną, na mocy § 6 rozporządzenia, są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

  1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  2. łatwe ich odszukanie;
  3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

A zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest zainteresowany przesyłaniem faktur VAT swoim kontrahentom drogą elektroniczną w formie pliku – w formacie PDF, które nie będą zabezpieczone ani podpisem elektronicznym ani hasłem. Kontrahenci zgodnie z przepisami prawa, wyrażą Spółce zgodę na przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Faktury przesyłane przez Zainteresowanego w wersji elektronicznej w formacie PDF nie będą drukowane i przechowywane w formie papierowej, lecz przechowywane przez niego wyłącznie w pamięci komputerowej. Wykorzystywany przez Wnioskodawcę format PDF, którym będą przesyłane faktury będzie gwarantować niezmienność treści i potwierdzać autentyczność pochodzenia. Zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury nastąpi poprzez uniemożliwienie wprowadzania zmian w zawartości pliku PDF, a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawią ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian. Faktury wysyłane drogą elektroniczną, które zamierza on przechowywać w pamięci komputera, będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający integralność ich treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przechowywanie, w szczególności na przeznaczonych do tego nośnikach pamięci, zagwarantuje integralność treści faktury i czytelność od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przypadku danych finansowych i podatkowych przechowywanych w plikach ważna jest szczególna dbałość o zawarte na nośnikach zapisy, jaka w Spółce jest zapewniona. Sposób przechowywania faktur wysłanych drogą elektroniczną zapewni łatwe ich odszukanie oraz organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur. Faktury przesyłane drogą elektroniczną będą przechowywane w plikach na twardym dysku w siedzibie firmy Zainteresowanego, co zapewni łatwy dostęp organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Pliki będą przechowywane chronologicznie co ułatwi ich lokalizację na dysku i odszukanie.

Ad. 1.

Wobec powyższego, należy stwierdzić, że w przedmiotowej sprawie Wnioskodawca będzie mógł wysyłać faktury drogą elektroniczną w formacie pliku PDF, bowiem spełni on warunki, o których mowa w § 3 rozporządzenia i tym samym spełniać będzie wymogi, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Ad. 2.

Reasumując, wysyłane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane przez Spółkę w pamięci komputerowej bez potrzeby ich drukowania, bowiem przedstawiony przez nią sposób przechowywania faktur spełni wymogi o których mowa w § 6 rozporządzenia.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Wskazać należy, że tut. Organ nie jest organem uprawnionym do dokonywania oceny wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych i przechowywanych faktur. Faktyczna ocena wypełnienia przez Zainteresowanego wymogów określonych obowiązującymi przepisami może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.