IPPB4/4511-1453/15-2/JK3 | Interpretacja indywidualna

Przekazanie przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11 i PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
IPPB4/4511-1453/15-2/JK3interpretacja indywidualna
  1. deklaracje
  2. obowiązek płatnika
  3. poczta elektroniczna
  4. podpis elektroniczny
  1. Podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) -> Pobór podatku lub zaliczek na podatek przez płatników

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 5 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 8 grudnia 2015 r. (data wpływu 17 grudnia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11 i PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 17 grudnia 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11 i PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Spółka”) prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której zatrudnia dużą liczbę pracowników, głównie na podstawie umowy o pracę, a w wyjątkowych przypadkach na podstawie umowy zlecenia (dalej: „Pracownicy”). Zgodnie z przepisami ustawy o pdof Spółka sporządza i przekazuje Pracownikom oraz urzędom skarbowym właściwym dla Pracowników imienne informacje o wysokości dochodu na formularzu PIT-11 (dalej: „PIT-11”) bądź roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika na formularzu PIT-40 (dalej: „PIT-40”). Obecnie Spółka rozważa sporządzanie PIT-11 i PIT-40 w formie elektronicznej, podpisanych bezpiecznym podpisem elektronicznym i wysyłanie ich Pracownikom za pośrednictwem poczty elektronicznej. PIT-11 i PIT-40 przesyłane byłyby w tej formie tylko Pracownikom, którzy wyrażą takie życzenie na złożonym Spółce w formie pisemnej oświadczeniu (dalej: „Oświadczenie”). W Oświadczeniu tym Pracownik podawałby prywatny bądź służbowy adres mailowy, na który miałyby być przesłane PIT-11 bądź PIT-40 oraz zobowiązałby się do odbioru (odczytania e-maila z załączonym PIT-11 bądź PIT-40) najpóźniej do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, którego te dokumenty dotyczą, pod warunkiem, że Spółka prześle Pracownikowi ww. e-maila najpóźniej na 14 dni przed upływem tego terminu.

Przekazane Pracownikom PIT-11 i PIT-40 byłyby:

  1. sporządzone wg odpowiedniego wzoru określonego stosownymi przepisami wydanymi przez Ministra Finansów, w formacie pliku PDF;
  2. opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. 2013r., poz. 262) przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobierania podatku;
  3. przesłane Pracownikom pocztą elektroniczną na adres mailowy wskazany przez Pracownika w Oświadczeniu, najpóźniej do 14 lutego roku następującego po roku podatkowym, którego dotyczą.

Spółka archiwizowałaby PIT-11 i PIT-40 wraz z e-mailami potwierdzającym wysłanie tych dokumentów w formie elektronicznej. Spółka nie otrzymywałaby informacji zwrotnej o otrzymaniu e-maila z załączonym PIT-11 lub PIT-40 przez Pracownika, z wyjątkiem sytuacji, w której dostarczenie e-maila na podany przez Pracownika adres poczty elektronicznej okazałoby się niemożliwe. W przypadku otrzymania przez Spółkę komunikatu o niemożliwości dostarczenia e-maila na dany adres mailowy Spółka dostarczyłaby Pracownikowi PIT-11 lub PIT-40 w sposób tradycyjny, tj. wysłałaby pocztą, bądź doręczyła do rąk własnych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wystawiając PIT-11 i PIT-40 w formie elektronicznej i wysyłając je Pracownikom pocztą elektroniczną w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego Spółka dochowa obowiązków, o których mowa w art. 39 ust. 1, art. 42 ust 2 i art. 37 ust. 3 ustawy o pdof...

Zdaniem Wnioskodawcy,

Wystawiając PIT-11 i PIT-40 w formie elektronicznej i wysyłając je Pracownikom pocztą elektroniczną w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego Spółka dochowa obowiązków, o których mowa w art. 39 ust 1, art. 42 ust. 2 i art. 37 ust. 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.).

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.), płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. W odniesieniu do przychodów ze stosunku pracy płatnikami, zgodnie z art. 31 ustawy o pdof są m.in. osoby prawne będące „zakładami pracy”. Z kolei, na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy o pdof, w odniesieniu do świadczeń z tytułu przychodów z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1 (a zatem również z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia) płatnikami są m.in. osoby prawne, które dokonują tych świadczeń.

Stosownie do art. 39 ust. 1 ustawy o pdof, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust 4, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Zgodnie, z art. 42 ust. 2 ustawy o pdof, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w ust. 1 (tj. płatnicy, o których mowa w art. 41), są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa:

  1. w art. 3 ust. 1, oraz urzędom skarbowym przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika wykonują swoje zadania - imienne informacje o wysokości dochodu, o którym mowa w art. 41 ust. 1, sporządzone według ustalonego wzoru;
  2. w art. 3 ust. 2a, oraz urzędom skarbowym, przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonują swoje zadania - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, również gdy płatnik w roku podatkowym sporządzał i przekazywał informacje w trybie przewidzianym w ust. 4.

Na podstawie art. 37 ust. 3 ustawy o pdof roczne obliczenie podatku płatnicy sporządzają w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, i w tym samym terminie przesyłają podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 3 ust 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy; którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania.

Z powyższych przepisów wynika obowiązek płatników do przesyłania podatnikom imiennych informacji o wysokości F dochodu (PIT-11) bądź rocznego obliczenia podatku (PIT-40) w określonym terminie. Przepisy ustawy o pdof ani żadne inne przepisy prawa podatkowego nie określają natomiast w jaki sposób PIT-11 czy PIT-40 powinny zostać przesłane do podatnika, aby obowiązki przewidziane w art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 i art. 37 ust. 3 ustawy o pdof zostały uznane za spełnione. Z tych względów należy uznać, że ustawodawca, inaczej niż w przypadku przesyłania tych dokumentów do urzędów skarbowych, nie narzucił żadnej szczególnej formy ich przekazywania podatnikom. W praktyce oznacza to, że przesłanie podatnikom PIT-11 czy PIT-40 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie ich doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W szczególności, dopuszczalne jest przesyłanie PIT-11 i PIT-40 w formie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym na adres mailowy podatnika wskazanego w tym celu przez samego podatnika. Dopuszczalność udostępniania tych dokumentów podatnikowi w formie elektronicznej potwierdzają również zgodnie organy podatkowe, np.

Jednocześnie, należy zauważyć, że art. 39 ust. 1, art, 42 ust 2 oraz art. 37 ust. 3 ustawy o pdof przewidują obowiązek „przesłania” odpowiednio PIT-11 i PIT-40 podatnikowi. Jak już wcześniej Spółka wskazała, przepisy te ani żadne inne przepisy prawa podatkowego nie określają natomiast w jaki sposób te dokumenty powinny zostać przesłane do podatnika.

Znaczenie tych przepisów należy odczytywać w pierwszej kolejności z wykorzystaniem wykładni językowej, która na gruncie prawa podatkowego ma pierwszeństwo przed innymi metodami interpretacji prawa, co podkreślały niejednokrotnie sądy administracyjne, np. Naczelny Sąd Administracyjny w uchwale z dnia 14 marca 2011 r. (sygn. II FPS 8/10), z dnia 22 czerwca 2011 r. (sygn. akt I GPS 1/11) czy z dnia 17 stycznia 2011 r. (sygn. II FPS 2/10). Z literalnego brzmienia ww. przepisów posługujących się pojęciem „przesłanie” nie można wyciągać wniosku o istnieniu obowiązku uzyskania przez płatnika potwierdzenia otrzymania przez podatnika PIT-11 czy PIT-40. Podobnie uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy w wyroku z dnia 25 sierpnia 2015 r. (sygn. I SA/Bd 505/15), zapadłym w odniesieniu do stanu faktycznego analogicznego do zdarzenia przyszłego będącego przedmiotem niniejszego wniosku. Sąd ten stwierdził, że „(...) tu ustawodawca posługuje się jedynie pojęciem „przesłania” bez dalszego uściślenia co ewentualnie wchodziłoby w jego zakres. Potocznie rzecz pojmując, z pewnością nie musi ono oznaczać nałożenie obowiązku legitymowania się dowodem doręczenia.”

Należy mieć też na uwadze jedną z podstawowych zasad konstytucyjnych, zgodnie z którą obowiązek ponoszenia ciężarów i świadczeń publicznych jest ograniczony nakazem absolutnej wyłączności ustawy (art. 84 i art. 217 Konstytucji RP) i nie jest dopuszczalne wymaganie od podatnika ponoszenia ciężarów i świadczeń publicznych, które nie wynikają wprost z wypowiedzi ustawodawcy, lecz zostały ukształtowane przez organy stosujące prawo na skutek zastosowania rozszerzającej wykładni pozajęzykowej. W procesie wykładni prawa należy wziąć także pod uwagę zasadę zaufania obywatela do państwa i stanowionego przez nie prawa, stanowiącego element demokratycznego państwa prawnego (art. 2 Konstytucji RP), która wielokrotnie była rozważana przez Trybunał Konstytucyjny, np. w uchwale z dnia 8 marca 1995 r. (sygn. W 13/94), w wyrokach z dnia 11 stycznia 2000 r. (sygn. K. 7/99), z dnia 21 marca 2001 r. (sygn. K 24/00), z dnia 30 października 2001 r. (sygn. K 33/00), z dnia 9 kwietnia 2002 r. (sygn. K 21/01), z dnia 24 lutego 2003 r. (sygn. K 28/02) czy z dnia 21 lutego 2006 r. (sygn. K 1/05).

Trybunał Konstytucyjny konsekwentnie prezentuje stanowisko, że „z wyrażonej w art. 2 Konstytucji zasady państwa prawnego wynika nakaz przestrzegania przez ustawodawcę zasad poprawnej legislacji. Nakaz ten jest funkcjonalnie związany z zasadami pewności i bezpieczeństwa prawnego oraz ochrony zaufania do państwa i stanowionego przez nie prawa. Zasady te nakazują, aby przepisy prawa były formułowane w sposób precyzyjny i jasny oraz poprawny pod względem językowym. Warunek jasności oznacza obowiązek tworzenia przepisów klarownych i zrozumiałych dla ich adresatów, którzy od racjonalnego ustawodawcy mogą oczekiwać stanowienia norm prawnych niebudzących wątpliwości co do treści nakładanych obowiązków i przyznawanych praw. Związana z jasnością precyzja przepisu winna przejawiać się w konkretności nakładanych obowiązków i przyznawanych praw, tak by ich treść była oczywista i pozwalała na ich wyegzekwowanie. Z zasady określoności wynika, że każdy przepis prawny powinien być skonstruowany poprawnie z punktu widzenia językowego i logicznego - dopiero spełnienie tego warunku podstawowego pozwala na jego ocenę w aspekcie pozostałych kryteriów.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy stwierdzić, że w przypadku zamierzenia nałożenia na płatnika obowiązku pozyskiwania dowodów doręczenia podatnikowi PIT-11 i PIT-40, racjonalny ustawodawca zamieściłby w przepisach podatkowych odpowiednie precyzyjne zapisy, które jasno określają taki obowiązek. Należy zaznaczyć, że w przypadkach, w których zamiarem ustawodawcy było wprowadzenie wymogu uzyskania potwierdzenia odbioru określonych dokumentów, zostało to wprost napisane w przepisach. Dla przykładu można podać art. 152 § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.), który przewiduje wyraźnie obowiązek potwierdzenia odbioru pisma dla skuteczności jego doręczenia przez organy podatkowe w postępowaniu podatkowym czy art. 29a ust. 13 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), który przewiduje wprost wymóg uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi. W przypadku art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 oraz art. 37 ust. 3 ustawy o pdof ustawodawca jednak nie wprowadził podobnych zapisów, ograniczając się do nałożenia obowiązku przesłania dokumentów. Oznacza to, że nie ma obowiązku uzyskiwania potwierdzeń odbioru PIT-11 i PIT-40 od ich adresatów. W konsekwencji, wymaganie od płatnika zdobywania potwierdzeń odbioru mimo braku jasnego i konkretnego określenia takiego obowiązku w przepisach godziłoby w podstawowe zasady konstytucyjne oraz naruszałoby podstawowe zasady wykładni prawa podatkowego.

Takie wnioski płyną również z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 25 sierpnia 2015 r. (sygn. I SA/Bd 505/15) wydanym w odniesieniu do stanu faktycznego analogicznego do zdarzenia przyszłego będącego przedmiotem niniejszego wniosku.

W obliczu powyższego, należy stwierdzić, że w sytuacji przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, obowiązki płatnika, o których mowa w art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 i art. 37 ust. 3 ustawy o pdof (tj. przesłania podatnikowi PIT-11 czy PIT-40) zostałyby przez Spółkę dochowane. Dokumenty te wygenerowane byłyby w formie dopuszczalnej prawnie (tj. w formie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, sporządzonego wg odpowiedniego wzoru określonego stosownymi przepisami wydanymi przez Ministra Finansów) i przesłane w sposób dopuszczalny prawnie (za pośrednictwem komunikacji elektronicznej, na adres mailowy podatnika).

Planowany sposób przesyłania PIT-11 i PIT-40 byłby znany samym adresatom i przez nich akceptowany- wykorzystywany byłby na życzenie Pracownika wyrażone w pisemnym Oświadczeniu. Jednocześnie e-mail z załączonym PIT-11 lub PIT-40 byłby przesłany Pracownikowi z odpowiednim wyprzedzeniem pozwalającym mu na zapoznanie się z treścią PIT-11 lub PIT-40 przed upływem ustawowego terminu na ich przesłanie podatnikowi. Dzięki archiwizacji wysłanych do Pracowników e-maili z załączonymi PIT-11 i PIT-40 Spółka posiadałaby dowód przesłania Pracownikom tych dokumentów, a więc wykonania ustawowych obowiązków płatnika w tym zakresie. Jednocześnie, planowana procedura awaryjna przesyłania PIT-11 i PIT-40 w tradycyjny sposób na wypadek otrzymania komunikatu o braku możliwości dostarczenia Pracownikowi e-maila z załączonym PIT-11 lub PIT-40 zagwarantowałaby, że obowiązek przesłania Pracownikom PIT-11 lub PIT-40 byłby zawsze spełniony.

Mając na uwadze powyższe, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości stanowiska przedstawionego na wstępie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Jednocześnie tutejszy organ informuje, że przywołane przez Wnioskodawcę rozstrzygnięcia organu podatkowego dotyczą konkretnych spraw podatnika osądzonych w określonym stanie faktycznym i w tych sprawach rozstrzygnięcie w nich zawarte jest wiążące.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., Nr 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.

© 2011-2016 Interpretacje.org
StrukturaWybrane zagadnieniaSerwis
Działy przedmiotowe
Komentarze podatkowe
Najnowsze interpretacje
Aport
Gmina
Koszty uzyskania przychodów
Najem
Nieruchomości
Obowiązek podatkowy
Odszkodowania
Pracownik
Prawo do odliczenia
Projekt
Przedsiębiorstwa
Przychód
Różnice kursowe
Sprzedaż
Stawki podatku
Świadczenie usług
Udział
Zwolnienia przedmiotowe
Aktualności
Informacje o serwisie
Kanały RSS
Reklama w serwisie
Serwis zawiera interpretacje podatkowe publikowane przez Ministerstwo Finansów, na które składają się: interpretacje indywidualne oraz interpretacje ogólne wydane na podstawie art. 14a oraz art. 14b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.), jak również informacje o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego (interpretacje podatkowe wydane na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 lipca 2007 r.), a także wybrane orzeczenia dotyczące problematyki podatkowej.