0112-KDIL2-2.4012.572.2017.1.AKR | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej,
Podatek od towarów i usług w zakresie przechowywania przez Wnioskodawcę paragonów fiskalnych dołączonych do faktury, faktur sprzedażowych oraz raportów dobowych wyłącznie w elektronicznej bazie dokumentów.

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 18 grudnia 2017 r. (data wpływu 22 grudnia 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania przez Wnioskodawcę paragonów fiskalnych dołączonych do faktury, faktur sprzedażowych oraz raportów dobowych wyłącznie w elektronicznej bazie dokumentów – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 22 grudnia 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania przez Wnioskodawcę paragonów fiskalnych dołączonych do faktury, faktur sprzedażowych oraz raportów dobowych wyłącznie w elektronicznej bazie dokumentów.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (zwana dalej „Spółką” lub „A”) jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka prowadzi działalność gospodarczą związaną z obrotem towarem, świadczeniem usług budowlanych, prowadzeniem sieci franczyzowej pod marką A oraz kieruje dwoma sklepami własnymi. W sklepach tych sprzedaż prowadzona jest przy użyciu drukarek fiskalnych połączonych z komputerowym systemem sprzedażowo-magazynowym. Paragon jest wystawiany i fiskalizowany w systemie sprzedażowym, a jego wydruk odbywa się za pomocą drukarki fiskalnej. Paragony fiskalne są drukowane w formie papierowej oraz wydawane klientom, a jedocześnie ich kopie są zapisywane na zapasowej rolce papieru fiskalnego. Następnie zadrukowane rolki są archiwizowane i przechowywane przez wymagany przepisami okres.

Spółka posiada drukarki fiskalne systemowe z papierowym zapisem kopii paragonów, tzn. takie, w których kopie paragonów oraz raportów powstających w module fiskalnym drukarki są zapisywane na rolce papieru. Drukarki fiskalne posiadane przez Spółkę spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 sierpnia 2013 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. z 2013 r., poz. 1076, z póz. zm.).

Spółka, ze względu na brak miejsca i wysokie koszty przechowywania, planuje stworzyć wyłącznie elektroniczną bazę zeskanowanych paragonów fiskalnych, które muszą być dołączane do faktur zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy VAT oraz dobowych raportów fiskalnych w formie elektronicznej, bez zachowywania oryginałów tych dokumentów.

W przypadku, gdy wydana klientowi faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż, zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy VAT. System sprzedażowy Spółki łączy wystawiony paragon fiskalny z wystawioną na jego podstawie fakturą i uniemożliwia ponowne wystawienie faktury do tego samego paragonu. Na podstawie posiadanych (przechowywanych) przez Spółkę w formie elektronicznej danych, możliwe jest połączenie paragonu z odpowiadającą mu fakturą VAT i zweryfikowanie danych szczegółowych dotyczących dokumentowanej transakcji (np. treści paragonu, kwoty itp.). Spółka ma również możliwość identyfikowania, drukowania i wyświetlania na ekranie komputera paragonu, którego dana faktura VAT dotyczy (do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

Sprzedaż dokonywana w sklepach własnych jest rozliczana na podstawie dziennych raportów dobowych. Zarówno faktury wraz z przypiętymi do nich paragonami fiskalnymi oraz raporty dobowe będą skanowane i przechowywane w formie elektronicznej w bazie dokumentów archiwalnych.

Ponadto wszystkie zeskanowane dokumenty fiskalne będą przechowywane w niezmienionej formie na odpowiednio do tego przygotowanym nośniku danych, dzięki któremu paragony fiskalne mogą być w każdej chwili odtworzone i na żądanie wyświetlane oraz drukowane właściwym organom podatkowym.

Dodatkowo Spółka otrzymała pozytywnie rozpatrzoną interpretację przepisów prawa podatkowego dotyczącą podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanych faktur zakupowych przechowywanych wyłącznie w elektronicznej bazie dokumentów.

Wyżej opisany stan faktyczny przy funkcjonującym w Spółce systemie informatycznym pozwala na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej oraz pozwala w przyszłości na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych na każde żądanie organu podatkowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy przechowywanie przez Spółkę w wyżej przedstawiony sposób paragonów fiskalnych dołączanych do faktury, faktur sprzedażowych oraz raportów dobowych wyłącznie w elektronicznej bazie dokumentów po zniszczeniu wersji papierowych będzie prawidłowe?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy VAT z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221, z późn. zm., dalej „ustawa VAT”), podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy VAT, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy.

Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy VAT, w przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Określony w art. 106h obowiązek powiązania faktury z paragonem (w sytuacji, gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej) wynika z konieczności zapewnienia prawidłowości rozliczeń z tytułu podatku VAT.

Art. 106b ust. 1 ustawy VAT, zobowiązuje podatników do wystawienia faktury w określonych ustawowo przypadkach. Natomiast na podstawie art. 106b ust. 3 ustawy VAT w sytuacji, gdy obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, obowiązek ten powstaje na skutek wystąpienia nabywcy towaru lub usługi z żądaniem wystawienia faktury.

Stosownie do wskazanych wyżej regulacji, tj. w szczególności art. 106b ust. 3 w zw. z art. 106b ust. 1, podatnicy ewidencjonujący sprzedaż z zastosowaniem kas rejestrujących są obowiązani do wystawienia faktury, dokumentującej daną sprzedaż wyłącznie w sytuacji, gdy nabywca zgłosi we właściwym czasie żądanie wystawienia faktury (art. 106b ust. 3 ustawy VAT).

Podatnicy, którzy ewidencjonują sprzedaż z zastosowaniem kas rejestrujących stosownie do § 6 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia Ministra Finansów są zobowiązani przechowywać kopie dokumentów fiskalnych przez cały okres przedawnienia, określony zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 201, dalej: Ordynacja Podatkowa), zgodnie z warunkami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1047, dalej: ustawa o rachunkowości). Poprzez dokumenty fiskalne rozumiemy zaś paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny (§ 2 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów).

Biorąc pod uwagę wskazane wyżej przepisy oraz wskazany stan faktyczny, zdaniem Spółki, należy zauważyć, że obecne warunki obrotu gospodarczego oraz postęp technologiczny stwarzają możliwość gromadzenia różnego rodzaju informacji w formie elektronicznej. Niewątpliwą zaletą tej formy jest to, że umożliwia ona szybki i sprawny dostęp do różnego rodzaju informacji.

Stosowane przez Spółkę drukarki fiskalne a także zintegrowany z nimi system informatyczny dają możliwość archiwizacji paragonów fiskalnych w formie elektronicznej, a jedyną czynnością, jaką Spółka może wykonać w stosunku do danych zawartych w tych systemach jest weryfikacja danych na potrzeby prawidłowego rozliczenia podatku należnego oraz przechowywanie zapisanych w nich danych w formie elektronicznej.

Wnioskodawca wskazuje, że przyjęty przez niego sposób postępowania w żaden sposób nie wpłynie na rozliczenia podatkowe Spółki, tj. w szczególności na moment powstania obowiązku podatkowego oraz na kwotę podatku należnego, która prawidłowo zostanie ujęta w rozliczeniach podatkowych Spółki.

W ocenie Spółki, należy zaznaczyć, iż sposób archiwizowania przez Spółkę paragonów fiskalnych oraz faktur sprzedażowych w formie elektronicznej spełnia cechy integralności i czytelności danych. Poprzez integralność danych należy rozumieć uniemożliwienie zmiany danych wchodzących w skład paragonu lub faktury. Natomiast czytelność to możliwość odczytania danych zapisanych na nośnikach elektronicznych.

Ponadto Spółka podkreśla, iż w każdym czasie ma możliwość przyporządkować wystawiony paragon do dokumentującej tą samą transakcję faktury VAT oraz zweryfikować dane umieszczone na tych dokumentach.

Jednocześnie na mocy art. 112 ustawy VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3. Z treści art. 112 ustawy VAT wynika wprost, iż podatnicy mają dowolność w wyborze metody archiwizowania faktur pod warunkiem spełnienia określonych w tym przepisie wymogów formalnych. Z perspektywy art. 112 ustawy VAT bez znaczenia pozostaje techniczna forma realizacji wymogów określonych w tym przepisie – jeżeli metoda archiwizacji zapewnia czytelność i integralność przechowywanych danych to bez znaczenia powinien być fakt, czy archiwizacja dokonywana jest fizycznie (papierowo) czy elektronicznie (w formie plików PDF).

W związku z tym, mając na uwadze wskazane wyżej przepisy prawa, zdaniem Spółki, przechowywanie paragonów fiskalnych może odbywać się w formie elektronicznej na informatycznym nośniku danych lub w programie archiwizującym w okresie do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Dokumenty w tej formie będą mogły być udostępnione organom podatkowym, organom kontroli skarbowej w celu weryfikacji prawidłowości rozliczeń Spółki. Jednocześnie dodatkowe przechowywanie oryginałów paragonów fiskalnych w wersji papierowej nie jest konieczne.

Spółka nadmienia, iż powyższy pogląd został zaprezentowany w interpretacjach wydanych przez organy podatkowe w analogicznym stanie faktycznym.

Przykładowo, w interpretacji z dnia 16 kwietnia 2012 r., znak ILPP2/443-71/12-2/AKr Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu uznał za prawidłowe stanowisko Spółki, iż „w związku z posiadaniem przez Spółkę wyłącznie kas z elektronicznym zapisem kopii oraz kompatybilnego systemu kasowego umożliwiających zapisanie wszelkich dokumentów oraz ewidencji sporządzonych przez kasy w formie elektronicznej (w tym raportów fiskalnych dobowych), nie jest konieczne dołączenie do kopii faktur dotyczących sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej paragonów dokumentujących tę sprzedaż oraz ich przechowywanie przez Spółkę”.

Ponadto, w interpretacji z dnia 23 czerwca 2010 r. wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, znak IPPP2-443-175/10-4/JB/KG uznano, iż do wystawienia faktury VAT nie jest potrzebne posiadanie przez sprzedawcę oryginału paragonu fiskalnego, bowiem „gdy nabywca dysponuje oryginałem paragonu fiskalnego a przedstawia dowody dokumentujące dokonanie transakcji oraz spółka widzi zapis transakcji na kopii rolki oraz w systemie zapisującym transakcje, spółka również może wystawić fakturę”. Tym samym, powyższa interpretacja dodatkowo pokazuje, iż posiadanie przez sprzedawcę oryginału paragonu fiskalnego w sytuacji wystawienia faktury VAT nie jest konieczne. Dodatkowo w przypadku Spółki kopię rolki pełni zapis elektroniczny przechowywany przez Spółkę na informatycznym nośniku danych, do którego dostęp jest zdecydowanie łatwiejszy niż do wydrukowanej kopii rolki kasowej.

Mając na uwadze wyżej wskazane przepisy oraz powyższą argumentację, Spółka wniosła o potwierdzenie prawidłowości jej stanowiska w opisanej powyżej sprawie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Jak wynika z art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy, zaś zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy – dokonywać wydruku emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów i ich kopii.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

W myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r., poz. 363), podatnicy prowadząc ewidencję:

  • wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny (§ 6 ust. 1 pkt 1);
  • sporządzają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym (§ 6 ust. 1 pkt 3);
  • sporządzają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu (§ 6 ust. 1 pkt 4);
  • dokonują wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i w przypadku kas innych niż z elektronicznym zapisem kopii, kopii tych dokumentów na taśmie papierowej (§ 6 ust. 1 pkt 7);
  • przechowują kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330) – § 6 ust. 1 pkt 8.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

  1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
  2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy (art. 106h ust. 2 ustawy).

Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 i 2255 oraz z 2017 r. poz. 61, 245 i 791).

Na mocy art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka prowadzi działalność gospodarczą związaną z obrotem towarem, świadczeniem usług budowalnych, prowadzeniem sieci franczyzowej oraz kieruje dwoma sklepami własnymi. W sklepach tych sprzedaż prowadzona jest przy użyciu drukarek fiskalnych połączonych z komputerowym systemem sprzedażowo-magazynowym. Paragon jest wystawiany i fiskalizowany w systemie sprzedażowym, a jego wydruk odbywa się za pomocą drukarki fiskalnej. Paragony fiskalne są drukowane w formie papierowej oraz wydawane klientom, a jedocześnie ich kopie są zapisywane na zapasowej rolce papieru fiskalnego. Następnie zadrukowane rolki są archiwizowane i przechowywane przez wymagany przepisami okres. Spółka posiada drukarki fiskalne systemowe z papierowym zapisem kopii paragonów, tzn. takie, w których kopie paragonów oraz raportów powstających w module fiskalnym drukarki są zapisywane na rolce papieru. Drukarki fiskalne posiadane przez Spółkę spełniają wymogi określone w rozporządzeniu w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania.

Spółka, ze względu na brak miejsca i wysokie koszty przechowywania, planuje stworzyć wyłącznie elektroniczną bazę zeskanowanych paragonów fiskalnych, które muszą być dołączane do faktur zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy oraz dobowych raportów fiskalnych w formie elektronicznej, bez zachowywania oryginałów tych dokumentów. W przypadku, gdy wydana klientowi faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż, zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy. System sprzedażowy Spółki łączy wystawiony paragon fiskalny z wystawioną na jego podstawie fakturą i uniemożliwia ponowne wystawienie faktury do tego samego paragonu. Na podstawie posiadanych (przechowywanych) przez Spółkę w formie elektronicznej danych, możliwe jest połączenie paragonu z odpowiadającą mu fakturą VAT i zweryfikowanie danych szczegółowych dotyczących dokumentowanej transakcji (np. treści paragonu, kwoty itp.). Spółka ma również możliwość identyfikowania, drukowania i wyświetlania na ekranie komputera paragonu, którego dana faktura VAT dotyczy (do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Sprzedaż dokonywana w sklepach własnych jest rozliczana na podstawie dziennych raportów dobowych. Zarówno faktury wraz z przypiętymi do nich paragonami fiskalnymi oraz raporty dobowe będą skanowane i przechowywane w formie elektronicznej w bazie dokumentów archiwalnych. Ponadto wszystkie zeskanowane dokumenty fiskalne będą przechowywane w niezmienionej formie na odpowiednio do tego przygotowanym nośniku danych, dzięki któremu paragony fiskalne mogą być w każdej chwili odtworzone i na żądanie wyświetlane oraz drukowane właściwym organom podatkowym. Wyżej opisany sposób postępowania przy funkcjonującym w Spółce systemie informatycznym pozwala na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej oraz pozwala w przyszłości na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych na każde żądanie organu podatkowego.

W związku z powyższym, Wnioskodawca ma wątpliwości czy przechowywanie paragonów fiskalnych dołączanych do faktury, faktur sprzedażowych oraz raportów dobowych wyłącznie w elektronicznej bazie dokumentów po zniszczeniu wersji papierowych jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy – to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zatem, z powołanych przepisów wynika, iż obowiązujące relacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewnić przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur dotyczących sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich i ich poboru zapewniającego możliwość odczytu obrazu, pod warunkiem zapewnienia możliwości przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Odnosząc się do kwestii przechowywania w formie elektronicznej przez Wnioskodawcę paragonów fiskalnych podłączonych do faktur zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy oraz raportów fiskalnych dobowych, do których nie stosuje się, zawartych w ustawie przepisów dotyczących przechowywania faktur, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Mając na uwadze powołane przepisy oraz opis sprawy stwierdzić należy, że przechowywanie przez Spółkę paragonów fiskalnych dołączanych do faktury, faktur sprzedażowych oraz raportów fiskalnych dobowych wyłącznie w elektronicznej bazie dokumentów po zniszczeniu wersji papierowych będzie prawidłowe.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

  1. z zastosowaniem art. 119a;
  2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.