0115-KDIT1-3.4012.653.2018.3.BK | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej,
Prawo do odliczenia podatku

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy - przedstawione we wniosku z dnia 25 września 2018 r. (data wpływu 28 września 2018 r.), uzupełnionym w dniu 29 listopada 2018 r. o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur dotyczących nabytych towarów i usług przechowywanych wyłącznie w formacie elektronicznym – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 28 września 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek, uzupełniony w dniu 29 listopada 2018 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur dotyczących nabytych towarów i usług przechowywanych wyłącznie w formacie elektronicznym.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest spółką kapitałową podlegającą nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie dostaw, instalowania i uruchamiania ... oraz serwisu ... zarówno w Polsce jak i zagranicą. W ograniczonym zakresie Spółka prowadzi również sprzedaż do spółek z Grupy kapitałowej (mających siedziby w innych niż Polska krajach UE) niektórych elementów konstrukcyjnych ..., które wytwarzane są w Polsce (głównie są to elementy ...).

W toku prowadzonej działalności Spółka nabywa towary i usługi od kontrahentów polskich i zagranicznych, w tym zarówno od podmiotów powiązanych jak i podmiotów trzecich. Zakupy Spółki dokumentowane są fakturami, w tym w zależności od sytuacji, zarówno fakturami elektronicznymi jak i fakturami w formie papierowej. Zgodnie z obowiązującą zasadą, zasadniczo faktury elektroniczne wysyłane są przez kontrahentów Spółki na wskazany przez Spółkę adres e-mail. Zdarza się również, że faktury przesyłane są przez kontrahentów Spółki bezpośrednio do pracowników Spółki (na ich adresy e-mail) lub udostępnione są na stronach internetowych kontrahentów celem ich pobrania przez Spółkę. Następnie faktury te podlegają wstępnej weryfikacji przez osobę obsługującą faktury przychodzące oraz opatrzone zostają dodatkowymi informacjami niezbędnymi na potrzeby określenia obowiązków podatkowych Spółki wynikających z prawa podatkowego takimi jak w szczególności data wpływu faktury, data powstania obowiązku podatkowego na potrzeby VAT, jeżeli faktura jest wystawiona w walucie obcej właściwy kurs wymiany waluty na polskie złote oraz nadany przez Spółkę kod z uwzględnieniem charakteru transakcji na gruncie ustawy o VAT oraz, w razie konieczności, innymi informacjami. Tak opisane faktury elektroniczne zapisywane są w formacie pdf i wysyłane do centrum wsparcia obsługującego procesy wewnętrzne, w tym również księgowe Spółki, jak również w całej grupie kapitałowej (dalej: Centrum wsparcia). Centrum wsparcia to spółka z grupy kapitałowej, do której należy Spółka, z siedzibą poza granicami Polski.

Faktury papierowe wysyłane są na adres siedziby Spółki, przy czym czasami adresowane są na nazwisko konkretnego pracownika Spółki. Faktury mogą być też przekazywane bezpośrednio, fizycznie pracownikom Spółki albo mogą być wysyłane do lokalnych biur techników. Zgodnie z przyjętą metodologią, zasadniczo po otrzymaniu faktury papierowej, odpowiedni pracownik Spółki (tj. zasadniczo upoważniony pracownik sekretariatu lub księgowości) przykłada do otrzymanej faktury pieczęć z adnotacją „wpłynęło” oraz uzupełnia ją o datę wpływu, a następnie skanuje i przesyła mailem do osoby, która obsługuje faktury przychodzące i która podobnie jak w przypadku faktur elektronicznych, dokonuje wstępnej weryfikacji faktur oraz opisuje je informacjami niezbędnymi na potrzeby określenia obowiązków Spółki wynikających z prawa podatkowego oraz, w razie konieczności, innymi informacjami. Zeskanowana faktura stanowi obraz zapisany w nieedytowalnym formacie pdf. Również analogicznie jak w przypadku faktur elektronicznych, zeskanowane faktury opatrzone ww. informacjami wysyłane są do Centrum wsparcia celem ich zaksięgowania.

Centrum wsparcia po otrzymaniu danej faktury zarówno elektronicznej jak i skanu wersji papierowej, dokonuje jej księgowania i archiwizacji w systemie informatycznym SAP. Faktury archiwizowane są po numerze księgowym (tj. wewnętrznym numerem identyfikacyjnym), ale ich wyszukanie możliwe jest zarówno po numerze księgowym, jak i numerze faktury, a także nazwie kontrahenta. Zdarza się, że do danej transakcji zapisywane są także inne dokumenty, w tym na przykład korespondencja e-mail. Do faktur i innych dokumentów zapisanych w systemie dostęp ma zarówno Centrum wsparcia, jak i Spółka (tj. upoważnieni pracownicy Centrum wsparcia oraz Spółki). Dokumenty podłączone do danych księgowań w systemie informatycznym SAP w każdej chwili mogą zostać wyeksportowane do formatu PDF i wyświetlone na ekranie komputera bądź wydrukowane. Jakość wyświetlonych bądź wydrukowanych dokumentów jest porównywalna do jakości oryginalnych dokumentów, wszystkie dane są wyraźne i czytelne. Dane zapisywane w systemie są duplikowane (back-up), co zapewnić ma m.in. trwałość i kompletność systemu archiwizacji. Nie ma więc ryzyka, że zostaną uszkodzone bądź zniszczone.

Oprócz faktur Spółka archiwizuje w systemie elektronicznym również inne dokumenty, w tym dotyczące (i) podróży służbowych pracowników, tj. m.in. potwierdzenia nabycia biletów lotniczych, biletów kolejowych, faktury i paragony potwierdzające wydatki poniesione podczas delegacji oraz (ii) wydatków na drobne zakupy (tzw. business expenses), które zasadniczo w przypadku wydatków krajowych dokumentowane są fakturami, a w przypadku wydatków zagranicznych zarówno fakturami jak i innymi dokumentami. Dokumenty dotyczące podróży służbowych i innych wydatków zapisywane są podobnie jak faktury zakupowe w systemie informatycznym SAP, ale w innym module niż moduł księgowy. W razie potrzeby zarówno Centrum wsparcia jak i Spółka ma do dokumentów podróży służbowych i innych wydatków stały dostęp.

Niezależnie od opisanego powyżej elektronicznego obiegu dokumentów, faktury które Spółka otrzymuje w formie papierowej, archiwizowane są w formie, w której zostały otrzymane (tj. w formie papierowej) w przeznaczonych do tego celu segregatorach. Zeskanowane i wysłane do Centrum wsparcia faktury zapisywane są również w odrębnym folderze na dysku sieciowym Spółki po numerze faktury bez znaków specjalnych. Podobnie, w formie papierowej archiwizowana jest także cała dokumentacja podróży służbowych i innych wydatków.

Oprócz faktur, innych dokumentów potwierdzających nabycie towarów i usług oraz dokumentacji podróży służbowych i innych wydatków, Spółka archiwizuje i przechowuje w formie papierowej oraz w formie skanów zapisanych w folderze na dysku sieciowym również inne dokumenty istotne dla Spółki z perspektywy podatkowej, w tym m.in. noty księgowe, umowy, polisy i inne.

W celu minimalizacji kosztów bieżących związanych z funkcjonowaniem Spółki, usprawnienia procesu dostępu do dokumentów oraz dostosowania się do wymogów globalnych zasad i procedur obowiązujących w Grupie kapitałowej, Spółka planuje modyfikację metodologii archiwizacji i przechowywania dokumentów. W ramach nowej metodologii Spółka planuje zrezygnować z przechowywania dokumentów w formie papierowej. Otrzymane w formie papierowej faktury i inne dokumenty, po ich zeskanowaniu, zgodnie ze wskazaną powyżej metodologią, wysłaniu do Centrum wsparcia, zaksięgowaniu oraz zarchiwizowaniu będą niszczone. Po wdrożeniu modyfikacji systemu, dokumenty będą dostępne w systemie informatycznym SAP w formie elektronicznej odpowiednio w module księgowym bądź innym, do którego Spółka będzie miała w każdym czasie i miejscu dostęp. W zakresie w jakim dokumenty są dostępne elektronicznie, Spółka rozważa również zniszczenie dokumentów zgromadzonych odpowiednio w wersji papierowej za okresy przeszłe. Jednocześnie Spółka wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej będzie ona w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, które będą jednocześnie w pełni czytelne i łatwe do odszukania.

Otrzymane dokumenty będą archiwizowane i przechowywane w systemie informatycznym SAP w formie elektronicznej przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia. Serwery, na których archiwizowane i przechowywane będą dokumenty znajdują się na terytorium Danii. Dostęp do nich możliwy jest jednak z każdego miejsca, w tym z siedziby Spółki w Polsce. Jak wynika z uzupełnienia wniosku Spółka jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym od 1 listopada 2003 r.

W związku z powyższym opisem zadano m.in. następujące pytanie.

Czy Wnioskodawcy przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur zakupowych otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej w systemie informatycznym SAP, przy założeniu, że poniesione wydatki pozostaną w związku z prowadzoną działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego)?

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka ma/będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej kopii, zgodnie z rozważaną metodologią elektronicznej archiwizacji dokumentów (przy założeniu, że faktury te/inne dokumenty nie będą dotyczyć zakupów towarów i usług, w stosunku do których prawo do odliczenia nie przysługuje na podstawie przepisów szczególnych, np. na podstawie art. 88 Ustawy o VAT).

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi. Natomiast w świetle art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, na podstawie art. 86 ust. 10b ustawy o VAT - nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

W związku z powyższym, Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego we właściwym okresie rozliczeniowym po spełnieniu następujących warunków:

  • zakupione towary/usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych,
  • powstanie obowiązek podatkowy po stronie dostawcy/usługodawcy,
  • podatnik posiada fakturę(y) potwierdzające zakup towarów/usług.

Warunki powyższe muszą być spełnione łącznie. Zakładając, że w przypadku Spółki warunki te będą spełnione, w ocenie Spółki, jest/będzie ona uprawniona do odliczenia kwoty VAT wynikającej z otrzymanych faktur. Zdaniem Spółki sposób późniejszego przechowywania faktur dokumentujących dokonane zakupy pozostaje bez znaczenia w kontekście możliwości odliczenia VAT, w szczególności Spółka ma prawo przechowywać faktury zgodnie z przyjętą procedurą jedynie w formie elektronicznej w systemie informatycznym SAP.

Ogólne zasady w zakresie przechowywania faktur.

W szczególności, zgodnie z art. 112a ustawy o VAT, podatnicy zobowiązani są przechowywać:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
  • w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, zgodnie z art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, z tym że obowiązku tego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Co więcej, na podstawie art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy są zobligowani zapewnić organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W ocenie Spółki, przytoczone przepisy ustawy o VAT nie określają, w jakiej formie faktury muszą być przechowywane. Co więcej, z analizy ww. przepisów należy wywieść, iż podatnik ma dowolność co do wyboru formy przechowywania faktur zakupowych i może je przechowywać albo w formie papierowej albo formie elektronicznej.

Skoro bowiem podatnicy uprawnieni są (po spełnieniu dodatkowego warunku odnoszącego się do zapewnienia dostępu do dokumentów, o którym mowa w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT) do przechowywania poza terytorium kraju otrzymanych przez siebie faktur w formie elektronicznej, przy czym przepis nie ogranicza swojej dyspozycji wyłącznie do faktur otrzymanych również w takiej formie, to analogicznie należy wnioskować, iż faktury mogą być w formie elektronicznej przechowywane także w sytuacji, gdy zostały otrzymane w formie papierowej, a dopiero następnie nadano im formę elektroniczną dla potrzeb archiwizacji.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, skoro ustawa o VAT jest podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie zawartości, formy i sposobu przechowywania faktur papierowych i ustawa ta dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie faktur otrzymanych przez podatnika w formie papierowej.

Na poparcie swojego stanowiska Spółka wskazuje, iż także sądy wielokrotnie orzekały, że przechowywanie egzemplarzy papierowych faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne i nie narusza prawa wspólnotowego. W powyższej kwestii wypowiadał się również Naczelny Sąd Administracyjny:

  • w wyroku z 7 marca 2013 r. o sygn. I FSK 681/12 sąd przywołał ugruntowane już orzecznictwo odwołujące się do sytuacji przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego i stwierdził: „/.../ w sytuacji gdy ustawodawca krajowy nie skorzystał z opcji przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/ 112/WE, nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur. Istotne jest bowiem przede wszystkim to, by zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści przechowywanych faktur.
  • w wyroku z 3 listopada 2009 r. o sygn. I FSK 1169/08 sąd uznał: „Naczelny Sąd Administracyjny nie podziela zapatrywania Sądu I instancji o istnieniu w dyrektywie 112 bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie w jakiej są wysyłane. Jedyne co można w tej materii wywnioskować z dyrektywy to to, że kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. (...) Rozważania powyższe prowadzą do wniosku, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.

Jednocześnie z całym naciskiem trzeba podkreślić, że podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur.”

Na marginesie należy wskazać, iż powyższe stanowisko Spółki jest zgodne z opinią Ministerstwa Finansów wyrażoną w związku ze zmianami w fakturowaniu, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2013 r. W komunikacie Ministerstwa Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. opublikowanym na stronach internetowych Ministerstwa Finansów wskazano (w odniesieniu do zmian legislacyjnych wchodzących w życie z dniem 1 stycznia 2013 r.), że: „(...) Podkreślić należy, iż z obecnie obowiązujących przepisów wykonawczych regulujących kwestie fakturowania i przechowywania faktur wynika, iż co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej/...)”.

W świetle powyższego, nie powinno budzić wątpliwości, że opisana przez Spółkę metodologia archiwizowania i przechowywania faktur jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa. Spółka również podkreśla, iż opisany przez nią system przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej pozwoli na bezzwłoczne udostępnienie ich organom podatkowym, a także pozwoli na ich bezzwłoczny pobór. W konsekwencji, tak zarchiwizowane faktury będą wystarczającym dowodem w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej, celno-skarbowej i postępowania podatkowego.

Odliczenie podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej

Podsumowując, w opinii Spółki, jeśli spełnione są wszystkie warunki formalne (wynikające z art. 86 ustawy o VAT) do odliczenia przez nią podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną procedurą elektronicznej archiwizacji dokumentów, to opisany sposób archiwizacji dokumentów pozostanie bez wpływu na prawo Spółki do odliczenia podatku naliczonego.

Stanowisko Wnioskodawcy zostało potwierdzone w licznych interpretacjach podatkowych wydawanych przez organy podatkowe, w tym m.in.:

  • w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 stycznia 2016 r., sygn. 2016.01.26 IPPP2/4512-1101/15-2/MAO, w której organ podatkowy uznał, że: „Tak więc, ze względu na wskazane okoliczności w świetle przywołanych przepisów ustawy o VAT oraz ustawy Ordynacja podatkowa należy stwierdzić, że przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej jak również w formie elektronicznej archiwizacji faktur - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur zakupowych na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów otrzymanych w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka otrzymała bądź będzie otrzymywać faktury zakupowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne).
  • w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 17 kwietnia 2014 r., sygn. IPPPl/443-270/14-2/MPe, w której organ podatkowy potwierdził stanowisko wnioskodawcy, zgodnie z którym: „Stąd też, skoro są spełnione wszystkie warunki formalne do odliczenia przez Spółkę VAT z faktur otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną procedurą elektronicznej archiwizacji dokumentów, to brak jest przeszkód aby Spółka ten VAT odliczała (co zresztą jest zgodne z aktualną linią orzeczniczą organów podatkowych).

Podobne stanowisko zostało również potwierdzone w innych interpretacjach Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie: z 4 lutego 2015 r., sygn. IPPP3/443-1124/14-2/IG, z 1 czerwca 2015 r., sygn. IPTPP4/4512-129/15-4/OS, z 17 grudnia 2013 r., sygn. IPPP1/443-989/13-2/AP; z 18 grudnia 2012 r., sygn. IPPP2/443-1148/12-3/DG; z 26 lipca 2012 r., sygn. IPPP3/443-480/12-2/JK.

Podsumowując Spółka powinna mieć prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur papierowych, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej kopii zgodnie z rozważaną metodologią elektronicznej archiwizacji dokumentów (przy założeniu, że faktury te/inne dokumenty nie będą dotyczyć zakupów towarów i usług, w stosunku do których prawo do odliczenia nie przysługuje, np. na podstawie art. 88 ustawy o VAT).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług zwanej dalej ustawą (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174) lub ustawą o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

  1. nabycia towarów i usług,
  2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Wnioskodawca wskazał we wniosku, że jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W toku prowadzonej działalności Spółka nabywa towary i usługi od kontrahentów polskich i zagranicznych, w tym zarówno od podmiotów powiązanych jak i podmiotów trzecich. Zakupy Spółki dokumentowane są fakturami, w tym w zależności od sytuacji, zarówno fakturami elektronicznymi jak i fakturami w formie papierowej. Oprócz faktur Spółka archiwizuje w systemie elektronicznym również inne dokumenty. Spółka planuje modyfikację metodologii archiwizacji i przechowywania dokumentów. W ramach nowej metodologii Spółka planuje zrezygnować z przechowywania dokumentów w formie papierowej. Otrzymane w formie papierowej faktury i inne dokumenty, po ich zeskanowaniu, wysłaniu do Centrum wsparcia, zaksięgowaniu oraz zarchiwizowaniu będą niszczone. Po wdrożeniu modyfikacji systemu, dokumenty będą dostępne w systemie informatycznym SAP w formie elektronicznej odpowiednio w module księgowym bądź innym, do którego Spółka będzie miała w każdym czasie i miejscu dostęp. W zakresie w jakim dokumenty są dostępne elektronicznie, Spółka rozważa również zniszczenie dokumentów zgromadzonych odpowiednio w wersji papierowej za okresy przeszłe. Otrzymane dokumenty będą archiwizowane i przechowywane w systemie informatycznym SAP w formie elektronicznej przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia. Serwery, na których archiwizowane i przechowywane będą dokumenty znajdują się na terytorium Danii. Dostęp do nich możliwy jest jednak z każdego miejsca, w tym z siedziby Spółki w Polsce.

Należy wskazać, że według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia przechowywanie faktury w formie papierowej.

Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Ze względu na wskazane we wniosku okoliczności sprawy, w świetle ww. przepisów należy stwierdzić, że przechowywanie dokumentów wskazanych przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego – jest zgodne z powyższymi przepisami, a zatem pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji.

Z przywołanych wcześniej przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług.

Należy jednocześnie zauważyć, że dla realizacji tego prawa faktury otrzymywane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie muszą zachować wymogi wynikające z przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Jak wynika z wniosku proponowana przez Wnioskodawcę metoda przechowywania otrzymywanych faktur w systemie elektronicznym będzie spełniała warunki autentyczności i integralności przechowywanych faktur, o których mowa w art. 106m ustawy o VAT oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp na żądanie organów skarbowych.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów – będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy uznano za prawidłowe.

Zaznacza się, że w niniejszej interpretacji załatwiono wniosek w części dotyczącej stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług. Natomiast, w kwestii dotyczącej stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w pozostałych zakresach zostały wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

  1. z zastosowaniem art. 119a;
  2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska nr 10, 70-561 Szczecin, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302 ze zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.