IBPP1/443-1039/10/MS | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach,
Obowiązek przechowywania kopii dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym.

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 25 października 2010r. (data wpływu 29 października 2010r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku przechowywania kopii dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 29 października 2010r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek, o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku przechowywania kopii dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny (zdarzenie przyszłe):

Wnioskodawca prowadzi działalność w zakresie sprzedaży detalicznej produktów spożywczo-przemysłowych w sieci sklepów samoobsługowych. Sprzedaż produktów dokonywana jest przede wszystkim na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, dlatego też Spółka prowadzi ewidencję obrotu i kwot podatku od towarów i usług przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Kasy rejestrujące posiadane przez Spółkę sporządzają dokumenty kasowe na nośniku papierowym. W konsekwencji, kopie paragonów fiskalnych są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej. Papierowe kopie dokumentów kasowych przechowywane są obecnie przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:
  1. Czy kopie paragonów fiskalnych, sporządzone w formie papierowej, dokumentujące sprzedaż dokonaną przed 1 grudnia 2008r. mogą być przechowywane przez okres wskazany w § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące i warunków ich stosowania, tj. nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż...
  2. Czy Spółka może - po upływie 2 lat licząc do końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy rejestrującej - zniszczyć w sposób trwały kopie papierowych paragonów (tj. rolek kasowych) dokumentujących transakcje sprzedaży detalicznej...
  3. A tym samym, czy Spółka może obecnie zniszczyć w sposób trwały kopie dokumentów kasowych (papierowych rolek kasowych) dokumentujących sprzedaż, która została zaewidencjonowana przy użyciu kas rejestrujących do dnia 31 grudnia 2007r. i czy Spółka - po dniu 1 stycznia 2011r. - będzie mogła zniszczyć rolki kasowe zawierające kopie paragonów fiskalnych z 2008r....

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1.

Spółka uważa, że termin określony w § 19 ust. 1 Rozporządzenia dotyczy również papierowych dokumentów sporządzonych przez kasy rejestrujące, dokumentujących transakcje zarejestrowane przy użyciu kas przed dniem 1 grudnia 2008r.

Ad. 2

Spółka uważa, że może w sposób trwały niszczyć kopie papierowych dokumentów sporządzanych przez kasy rejestrujące (tj. rolek kasowych zawierających kopie paragonów fiskalnych), po upływie 2 lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła transakcja zarejestrowana za pośrednictwem kasy rejestrującej (zakładając, że dokument kasowy potwierdza transakcję dokonaną do 31 grudnia 2011r.).

Ad. 3

Spółka uważa, że może już zniszczyć rolki kasowe zawierające kopie paragonów fiskalnych, dokumentujące transakcje dokonane w 2007r. i latach wcześniejszych, a po dniu 1 stycznia 2011r. Spółka będzie miała prawo do zniszczenia rolek kasowych, zawierających kopie paragonów fiskalnych z roku 2008.

Z zapisu § 7 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia wynika, że - co do zasady - kopie dokumentów kasowych należy przechowywać przez okres 5 lat licząc od końca roku, w którym powstał termin zapłaty podatku (okres przedawnienia). Przepis ten nie dotyczy jednak dokumentów kasowych sporządzanych w formie papierowej. W § 19 Rozporządzenia postanowiono bowiem, że kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Zdaniem Spółki, § 19 ust. 1 Rozporządzenia pełni funkcję lex specialis w odniesieniu do ogólnych zasad przechowywania dokumentów kasowych, do których odwołuje się § 7 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia. Spółka uważa, że hipotezą przepisu § 19 ust. 1 Rozporządzenia objęte są także paragony fiskalne, dokumentujące sprzedaż dokonaną przed wejściem w życie Rozporządzenia, tj. przed dniem 1 grudnia 2008r. Z wykładni językowej § 19 ust. 1 Rozporządzenia wynika bowiem, że przepis ten odnosi się do dokumentów sporządzanych przez kasy na nośnikach papierowych, jeśli potwierdzają one transakcje sprzedaży dokonane przed dniem 31 grudnia 2011r. Transakcjami dokonanymi przed dniem 31 grudnia 2011r. są zarówno transakcje dokonane przed wejściem w życie znowelizowanych przepisów Rozporządzenia (tj. przed dniem 1 grudnia 2008r.), jak i transakcje dokonane od momentu wejścia w życie ww. Rozporządzenia (tj. od dnia 1 grudnia 2008r., ale przed dniem 31 grudnia 2011r.).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) uznaje się za prawidłowe.

Na mocy art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zwanej dalej Ordynacją podatkową, zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem:

  1. zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania;
  2. doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania (art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej).

Stosownie do art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem.

Ilekroć w ww. rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym - rozumie się przez to wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży (§ 2 pkt 11 rozporządzenia). Natomiast przez pojęcie raport fiskalny (dobowy, miesięczny, okresowy lub rozliczeniowy) rozumie się dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku (§ 2 pkt 18 rozporządzenia).

W myśl § 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 7 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani spełniać następujące warunki przy prowadzeniu ewidencji przy zastosowaniu kas:

  • dokonywać ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy,
  • sporządzać raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym oraz sporządzać raport fiskalny za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu, jak również prowadzić bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii,
  • dokonywać wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej, jeżeli druk kopii umożliwia konstrukcja kasy i umożliwiają to przepisy rozporządzenia.

Podkreślić należy, że zgodnie z § 2 pkt 20 rozporządzenia, przez sprzedaż rozumie się czynności, o których mowa w art. 2 pkt 22 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Na podstawie § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.).

Natomiast w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2011r. sprzedaży podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Przepis ust. 1 nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca prowadzi ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Kasy rejestrujące posiadane przez Spółkę sporządzają dokumenty kasowe na nośniku papierowym. W konsekwencji, kopie paragonów fiskalnych są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej. Papierowe kopie dokumentów kasowych przechowywane są obecnie przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Należy przypomnieć, że do dnia 30 listopada 2008r. wszelkie kopie dokumentów kasowych należało przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednocześnie przepisy dotyczące kas rejestrujących nie przewidywały żadnych możliwości skrócenia tego okresu przechowywania kopii dokumentów kasowych. Ustawodawca dopuszczał natomiast (i dopuszcza obecnie) możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych.

Z zapisu § 7 ust. 1 pkt 8 aktualnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania wynika, że kopie dokumentów kasowych należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten jednak nie dotyczy kopii dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, co wynika z unormowania § 19 ust. 1 rozporządzenia. Przepis ten nie znajduje więc zastosowania w przedmiotowej sprawie gdyż kwestia, z którą zwrócił się Wnioskodawca dotyczy kopii dokumentów (paragonów fiskalnych) sporządzanych przez kasy fiskalne na nośniku papierowym.

Dlatego też, jak wynika z § 19 ust. 1 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011r. podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Przy czym należy zwrócić uwagę, że przepis ten nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego), stwierdzić należy, że kopie paragonów fiskalnych sporządzanych przez kasę rejestrującą na nośniku papierowym dokumentujące sprzedaż dokonaną przed 1 grudnia 2008r. (t.j. przed dniem wejścia w życie ww. rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania) Wnioskodawca winien przechowywać nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż udokumentowana paragonem.

Wnioskodawca zatem ma prawo po upływie 2 lat licząc do końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy rejestrującej zniszczyć w sposób trwały kopie paragonów fiskalnych sporządzanych na nośniku papierowym, pamiętając jednocześnie, że ww. uregulowania dotyczą tych dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011r.

Tak więc Wnioskodawca w 2010r. nie był zobowiązany do przechowywania (mógł dokonać ich trwałego zniszczenia) kopii dokumentów kasowych na nośnikach papierowych dokumentujących sprzedaż, która została zaewidencjonowana przy użyciu kas rejestrujących do dnia 31 grudnia 2007r., skoro minęły 2 lata od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż. Natomiast począwszy od 1 stycznia 2011r. Wnioskodawca będzie mógł zniszczyć rolki kasowe zawierające kopie paragonów fiskalnych z 2008r.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja traci ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego (w szczególności gdyby Wnioskodawca sporządzał i przechowywał kopie dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych) lub zmiany stanu prawnego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w przypadku interpretacji dotyczącej zdarzenia przyszłego – stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie, ul. Józefa Ignacego Kraszewskiego 4A, 35-016 Rzeszów, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.