IPPB6/4510-136/16-2/AZ | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie,
Czy wymienione w stanie faktycznym wydatki dotyczące należności związanych z podróżami Członków Zarządu stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 4 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 18 marca 2016 r. (data wpływu 25 marca 2016 r.), osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżami członków zarządu – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 25 marca 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżami członków zarządu.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wspólnikami spółki pod firmą R. Sp. z o.o, (zwana dalej: „Spółką” lub „Wnioskodawcą”) są trzy osoby fizyczne będące polskimi rezydentami. Wspólnicy Spółki są jednocześnie jej członkami zarządu (dalej: „Członkowie Zarządu”). Funkcję członków zarządu Spółki Członkowie Zarządu pełnią na podstawie zawartej umowy spółki R. Sp. z o.o. Wykonując obowiązki członków zarządu Członkowie Zarządu w zakresie prowadzenia spraw Spółki odbywają podróże krajowe (poza miejscowość, w której znajduje się siedziba Spółki) i zagraniczne. W związku z tym ponoszą różnego rodzaju wydatki takie, jak np.:

  1. koszty przejazdów, w tym paliwa w związku z używaniem samochodów osobowych prywatnych na cele służbowe,
  2. koszty noclegów,
  3. wyżywienia.

W zakresie wyżywienia w czasie podróży wskazać należy, że Członkowie Zarządu otrzymują diety bądź zwrot kosztów wyżywienia w przypadkach, w których nie wystąpiła wypłata diet. Ponadto w ramach usług noclegowych w wielu przypadkach zapewnione jest śniadanie, przy czym w przypadku noclegu z zapewnionym śniadaniem możliwe są dwa warianty:

  • cena za nocleg obejmuje nocleg wraz ze śniadaniem (na fakturze jest wykazana jedna pozycja),
  • koszt noclegu i koszt śniadania jest wyszczególniony oddzielnie na fakturze.

Członkowie Zarządu złożyli oświadczenie, że wypłacone diety i inne należności z tytułu podróży nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W Spółce obwiązuje regulamin organizacyjny zarządu, z którego wynika obowiązek Spółki zwrotu wydatków poniesionych przez Członków Zarządu w związku z odbywaniem tych podróży.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy wymienione w stanie faktycznym wydatki dotyczące należności związanych z podróżami Członków Zarządu stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu...

Zdaniem Wnioskodawcy, stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Treść przywołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy wskazuje, że definicja kosztów uzyskania przychodów - dla celów podatku dochodowego - składa się z dwóch podstawowych elementów, które łącznie tworzą swego rodzaju normatywną klauzulę generalną.

W konsekwencji, aby dany wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  • został właściwie udokumentowany,
  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zdaniem Spółki wydatki związane z odbywaniem przez Członków Zarządu Podróży są:

  • ponoszone przez Spółkę,
  • definitywne (rzeczywiste),
  • pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

ponoszone są w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów, poza wyjątkiem dotyczącym kosztów używania prywatnych samochodów osobowych nie znajdują się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy.

Na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych - w zakresie będącym przedmiotem niniejszego wniosku wskazać należy dodatkowo, że:

  1. wydatki związane ze zwrotem kosztów przejazdu stanowią koszty uzyskania przychodu w pełnej wysokości z wyjątkiem kosztów związanych z używaniem przez Członków Zarządu prywatnych samochodów osobowych. W tym bowiem przypadku zastosowanie znajdzie przepis art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r., zgodnie z którym za koszty uzyskania przychodu nie uważa się wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Przepis ust. 5 tego artykułu stanowi, że przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

W związku z powyższym, zwrot kosztów podróży Członków Zarządu prywatnymi samochodami osobowymi będzie kosztem uzyskania przychodów wyłącznie do wysokości limitu wynikającego z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. Jeżeli koszty zużytego paliwa w związku z podróżą będzie mieścić się we wskazanym powyżej limicie, to koszty zużytego paliwa stanowić będą koszty uzyskania przychodu.

  1. pozostałe wydatki Spółki związane z kosztami noclegów oraz wyżywienia stanowią koszt uzyskania przychodu w pełnej wysokości. Jak bowiem wskazano powyżej, wszystkie przesłanki ustawowe zostały spełnione w celu zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrot Członkom Zarządu z tytułu odbycia podróży kosztów noclegu zgodnie z przepisami powołanego rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. - stanowić będzie przychód wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych, w związku z powyższym na Spółce - jako płatniku - nie będzie ciążył obowiązek poboru i wpłaty na rachunek urzędu skarbowego przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według siedziby płatnika zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

  1. zwrot kosztów wyżywienia, wypłata diet.

W myśl § 2 pkt 1 powołanego powyżej rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety. Stosownie do § 7 ust. 1 tego rozporządzenia, dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.

Z przepisu § 7 ust. 3 tego rozporządzenia wynika, że dieta nie przysługuje:

  1. za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10;
  2. jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Natomiast zgodnie z § 7 ust. 4 rozporządzenia, kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  1. śniadanie - 25% diety;
  2. obiad -50% diety;
  3. kolacja - 25% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio (§ 7 ust. 5 rozporządzenia).

Powyższe przepisy dotyczą diet pracowników odbywających krajową podróż służbową.

W przypadku podróży zagranicznych należy wskazać, że zgodnie z § 13 ust. 1 powołanego rozporządzenia, dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Z § 13 ust. 2 rozporządzenia wynika, że dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej, (...). Stosownie do § 13 ust. 4 rozporządzenia wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia. Natomiast z § 14 ust. 1 rozporządzenia wynika, że pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.

Z § 14 ust. 2 rozporządzenia wynika, że kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  1. śniadanie -15% diety;
  2. obiad -30% diety;
  3. kolacja - 30% diety.
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r., poz. 851 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w tym celu, nawet wówczas gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą, zawarty został w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ww. ustawy, zostaną ex lege uznane za koszty podlegające odliczeniu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  • został właściwie udokumentowany,
  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ww. ustawy, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów, względnie zostały poniesione w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Katalog wyłączeń z kategorii kosztów uzyskania przychodów zawarty w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ma charakter zamknięty. Wśród wydatków nieuważnych za koszty uzyskania przychodów, ustawodawca wymienił m.in.:

  • w art. 16 ust. 1 pkt 38 omawianej ustawy - wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów,
  • w art. 16 ust. 1 pkt 38a omawianej ustawy - wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji,
  • wydatków z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdów dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach określonych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy).

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że wspólnikami Spółki są trzy osoby fizyczne, będące jednocześnie członkami zarządu. Funkcję członków zarządu pełnią na podstawie zawartej umowy spółki. Wykonując obowiązki członków zarządu w zakresie prowadzenia spraw Spółki odbywają podróże krajowe i zagraniczne. W Spółce obwiązuje regulamin organizacyjny zarządu, z którego wynika obowiązek Spółki zwrotu wydatków poniesionych przez członków zarządu w związku z odbywaniem tych podróży.

Rozważając kwestię kwalifikacji podatkowej przedmiotowych wydatków należy zauważyć, że pomimo tego, że wykonywane przez członków zarządu zadania nie mogą być powiązane z konkretnym przychodem uzyskiwanym przez Wnioskodawcę, przejawiają jednakże związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością. Stąd też wydatki wynikające z realizacji obowiązków członków zarządu Spółki należy zakwalifikować do kosztów podatkowych, przy spełnieniu wszystkich wyżej wymienionych warunków ustawowych, jako wypełniające dyspozycję art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Mając na uwadze wyłączenia wynikające z art. 16 ww. ustawy oraz fakt, że w analizowanym przypadku członkowie zarządu są jednocześnie wspólnikami Spółki, ocena prawna przedmiotowych wydatków wymaga odniesienia się do postanowień art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego.

W dyspozycji ww. przepisu mieszczą się sytuacje, gdy spółka kapitałowa wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnego świadczenia wzajemnego. Nie znajdzie on natomiast zastosowania w przypadku, gdy świadczenia wypłacane na rzecz wspólnika dotyczą pełnienia funkcji w organie zarządzającym. Odpowiada im wówczas wykonywanie przez tą osobę fizyczną określonych czynności na rzecz spółki, co wyklucza możliwość uznania tych świadczeń za mające charakter jednostronny.

Istotne znaczenie dla kwalifikacji prawnej świadczeń na rzecz członków zarządu ma również unormowanie art. 16 ust. 1 pkt 38a updop. Na jego mocy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 201 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1030 z późn. zm.), zarząd spółki jest organem, który prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę. Oznacza to, że zarząd prowadzi sprawy spółki we wszystkich obszarach niezastrzeżonych wyraźnie do kompetencji innych organów spółki oraz reprezentuje spółkę. Prowadzenie spraw spółki dotyczy sfery wewnętrznej funkcjonowania spółki (podejmowania decyzji organizacyjnych i gospodarczych w spółce), natomiast reprezentacja odnosi się do relacji zewnętrznych (składania oświadczeń woli wobec innych niż spółka uczestników obrotu prawnego).

W sytuacji, gdy zarząd jest wieloosobowy to w myśl art. 208 § 2 oraz § 3 ww. ustawy, każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki, przy czym każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki.

Treść przepisu art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uwzględnia wydatków na rzecz osób wchodzących w skład organów zarządzających osób prawnych, pozwalając tym samym na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów również innych niż wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji wydatków ponoszonych na rzecz tych osób, przy zachowaniu ogólnych warunków wynikających z treści art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Biorąc powyższe pod uwagę, stwierdzić należy, że w niniejszej sprawie art. 16 ust. 1 pkt 38 i pkt 38a ustawy nie będą miały zastosowania, gdyż zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym Spółką, a przedmiotowe wydatki można zakwalifikować jako świadczenia dwustronnie zobowiązujące. Zatem wydatki dotyczące kosztów noclegów oraz wyżywienia stanowią koszt uzyskania przychodów, jeśli spełniają podstawowy wymóg określony w art. 15 ust. 1 ustawy , tj. mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów

Jednocześnie zauważyć należy, że możliwość uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków dot. członka zarządu uzależniona jest również od łączącego go ze Spółką stosunku (pracy lub inny). W przypadku, gdy członek zarządu nie jest pracownikiem Spółki, konieczność ponoszenia przez Spółkę wydatków na jego rzecz winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), a w przypadku ich braku z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie Spółki, czy też wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób niebędących pracownikami Spółki.

Z treści wniosku jednocześnie wynika, że Spółka zwracając członkom zarządu wydatki dotyczące kosztów podróży prywatnym samochodem na cele służbowe, ponosi wydatki o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zatem w przedmiotowym przypadku zastosowanie przy obliczaniu ww. limitów będzie miało Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz warunków dokonywania zwrotu kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Tym samym zwrot kosztów używania samochodu prywatnego przez członków zarządu, nie będących pracownikami, może być rozpoznawany pod kątem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z uwzględnieniem art. 16 ust. 1 pkt 51 i ww. ustawy .

Zgodnie ze wskazanym przepisem ustawy nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdów dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach określonych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję pojazdu. Przez wskazaną stawkę za jeden kilometr przebiegu należy rozumieć stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (art. 16 ust. 4 ww. ustawy).

Spełnione muszą przy tym być wymogi określone w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Przepis ten stanowi, że przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 powinien być z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemności silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (zleceniodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Podsumowując ten wątek należy stwierdzić, że opierając się na powołanym przepisie art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dopuszczalne jest zaliczenie do kosztów podatkowych poniesionych i należycie udokumentowanych wydatków z tytułu używania na potrzeby działalności prowadzonej przez podatnika samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika, ale w granicach wskazanego w przepisie limitu. Innymi słowy, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskana przychodów kwotę wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli podróż członków zarządu była racjonalnie uzasadniona. Zatem jeżeli koszty zużywanego paliwa w związku z podróżą będą mieścić się we wskazanym powyżej limicie, to koszty zużytego paliwa stanowić będą koszty uzyskania przychodów dla Wnioskodawcy.

Odnosząc się natomiast do pozostałych wydatków jakie ponosi Wnioskodawca za czas podróży służbowej krajowej i zagranicznej (kosztów noclegów i wyżywienia) członków zarządu, należy stwierdzić, że co do zasady przedmiotowe wydatki mogą być rozpoznane jako koszty podatkowe w rozumieniu art. 15 ust. 1 z uwzględnieniem przepisu art. 16 ust.1 wskazanej ustawy. Znajdują one umocowanie w obowiązującym w Spółce regulaminie organizacyjnym zarządu, z którego wynika obowiązek Spółki zwrotu wydatków poniesionych przez członków zarządu w związku z odbywaniem podróży. Warunkiem niezbędnym jest wykazanie, że między wydatkami a zamierzonym przychodem istniał związek przyczynowo-skutkowy w tym znaczeniu, że wydatki te były uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, i że w rezultacie ich poniesienia Spółka mogła oczekiwać zwiększenia swoich przychodów, względnie zabezpieczenia źródła przychodów. Tym samym stwierdzić należy, że funkcje pełnione przez członków zarządu są bezspornie związane z działalnością gospodarczą Spółki i jeżeli nie wykraczają oni poza zakres swoich obowiązków to wydatki ponoszone w związku z realizacją ich obowiązków mogą stanowić koszt podatkowy Spółki.

Oznacza to tym samym, że stanowisko Spółki w kwestii zadanego we wniosku pytania należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.