ILPB3/423-419/11-4/KS | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu,
1. Czy koszty używania samochodu osobowego będącego własnością Wykonawcy wykonującego czynności w zakresie umowy o współpracę mogą stanowić koszty uzyskania przychodu w części nie przekraczającej kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu związanego z wyjazdem służbowym dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr określonej w odrębnych przepisach na podstawie przedłożonej przez Wykonawcę ewidencji przebiegu pojazdu?
2. Czy Wykonawca oprócz ewidencji przebiegu pojazdu musi przedstawić ewidencję poniesionych kosztów paliwa i materiałów eksploatacyjnych z której wynika, że poniósł przynajmniej taką samą wartość kosztów co ta wynikająca z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr określonej w odrębnej ustawie?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, reprezentowanej przez Pełnomocnika, przedstawione we wniosku z dnia 30 sierpnia 2011 r. (data wpływu 02.09.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

  • zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych wydatków dot. użytkowania samochodu osobowego przez wykonawców – jest prawidłowe,
  • udokumentowania powyższych wydatków – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 02 września 2011 r. został złożony ww. wniosek – uzupełniony pismem z dnia 21 listopada 2011 r. (data wpływu 25 listopada 2011 r.) – o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca zawiera umowy o współpracę z firmami doradczymi. Umowa ta zawiera punkty dotyczące wyjazdów służbowych Wykonawcy umowy w brzmieniu ust. 4 „Koszty wyjazdów ponoszone przez Wykonawcę w związku ze świadczeniem usług w zakresie zleconym przez Spółkę będą zwracane Wykonawcy na podstawie uzgodnionych i uzasadnionych rachunków oraz innych dokumentów należycie potwierdzających rodzaj i wielkość poniesionych wydatków” oraz ust. 5 „Spółka dopuszcza możliwość pokrywania wydatków związanych z podróżami służbowymi w zakresie, o którym mowa w ust. 4, na podstawie przedłożonych rozliczeń kosztów podróży w skład których wchodzić będzie wartość diet rozliczonych w ramach limitu zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 u.p.d.o.f. oraz koszty noclegów, przejazdów i innych kosztów na podstawie załączonych dokumentów rzeczywiście poniesionych. Zwrot kosztów podróży zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) u.p.d.o.f. będzie zwolniony od podatku dochodowego”.

Wykonawcy są osobami fizycznymi prowadzącymi działalność w zakresie przedmiotu umowy.

Przy rozliczeniu wyjazdów służbowych przedstawiają rachunki za poniesione koszty oraz ewidencję przebiegu pojazdu za okres, w którym wykorzystywali własny samochód w celu wyjazdu służbowego dla potrzeb wykonania umowy współpracy.

Pismem z dnia 21 listopada 2011 r. wniosek został uzupełniony o następujące informacje:

  1. Pod hasłem „koszty używania samochodu osobowego będącego własnością Wykonawcy” Wnioskodawca rozumie ryczałt wypłacany Wykonawcy na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu w postaci ilości kilometrów przejechanych przez Wykonawcę na potrzeby wyjazdu służbowego pomnożony przez stawkę za 1 kilometr określoną w odrębnych przepisach.
  2. Umowa o współpracy z firmami doradczymi jest zawierana dla potrzeb działalności gospodarczej Wnioskodawcy.
  3. Z osobami fizycznymi nie została zawarta umowa cywilno - prawna o używanie samochodu na potrzeby podatnika ani umowa najmu / dzierżawy lub użyczenia samochodu na rzecz Spółki.
  4. Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki (z tyt. zakupu paliwa, materiałów eksploatacyjnych) są wystawiane na Wykonawcę umowy o współpracę.
  5. Ewidencja poniesionych kosztów oznacza zestawienie wydatków na paliwo i materiały eksploatacyjne pojazdu przez Wykonawcę na rzecz Wnioskodawcy związanych z wyjazdem służbowym dla celów wykonania umowy o współpracę.
W związku z powyższym zadano następujące pytania.
  1. Czy koszty używania samochodu osobowego będącego własnością Wykonawcy wykonującego czynności w zakresie umowy o współpracę, mogą stanowić koszty uzyskania przychodu w części nie przekraczającej kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu związanego z wyjazdem służbowym dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr określonej w odrębnych przepisach na podstawie przedłożonej przez Wykonawcę ewidencji przebiegu pojazdu...
  2. Czy Wykonawca oprócz ewidencji przebiegu pojazdu musi przedstawić ewidencję poniesionych kosztów paliwa i materiałów eksploatacyjnych z której wynika, że poniósł przynajmniej taką samą wartość kosztów co ta wynikająca z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr określonej w odrębnej ustawie...

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1.

W opinii Wnioskodawcy, w sytuacji opisanej w stanie faktycznym, koszty używania samochodu osobowego podczas wyjazdu służbowego Wykonawcy będącego jego własnością, przy czym wyjazd służbowy jest związany z przedmiotem umowy o współpracę, stanowią koszt uzyskania przychodu dla Wnioskodawcy na podstawie przedłożonego przez Wykonawcę rozliczenia podróży służbowej wraz z dołączoną do niej ewidencją przebiegu pojazdu w części nie przekraczającej kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr określonej w odrębnych przepisach.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2.

W opinii Wnioskodawcy, w sytuacji opisanej w stanie faktycznym, Wykonawca nie ma obowiązku przedstawiać ewidencji poniesionych kosztów. Podstawą do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu jest rozliczenie kosztów podróży wraz z załączoną ewidencją przebiegu pojazdu.

Pismem z dnia 21 listopada 2011 r. Wnioskodawca wskazał, iż przedmiotowy wydatek, podróż służbowa Wykonawcy umowy o współpracę związany jest z prawidłową realizacją strategii marketingowej Spółki, która jest przedmiotem umowy o współpracę z Wykonawcą.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za:
  • prawidłowe – w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych wydatków dot. użytkowania samochodu osobowego przez wykonawców,
  • nieprawidłowe – w zakresie udokumentowania powyższych wydatków.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Przy czym, kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy i wywiązywaniem się przez niego z obowiązków nałożonych innymi przepisami prawa, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo - skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć te koszty, których poniesienie wpływa bezpośrednio na uzyskanie przychodu z danego źródła. Są to więc wszelkie koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody. Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. Wobec powyższego, kosztami będą również koszty pośrednie związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Z przepisu art. 15 ust. 1 ustawy wynika zatem, iż by wydatki poczynione przez podatnika można uznać za koszt uzyskania przychodu, muszą być poniesione w sposób celowy. Podatnik więc podejmując decyzję o dokonaniu wydatku, musi być przeświadczony o racjonalności, z punktu widzenia prowadzonej przez niego działalności, wydatkowania środków finansowych.

Jednocześnie zauważyć należy, że obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści, albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, iż jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  • został właściwie udokumentowany,
  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca zawiera umowy o współpracę z firmami doradczymi. W umowie zawarte są punkty dotyczące wyjazdów służbowych Wykonawcy umowy, zgodnie z którymi, koszty wyjazdów ponoszone przez Wykonawcę w związku ze świadczeniem usług w zakresie zleconym przez Spółkę będą zwracane Wykonawcy na podstawie uzgodnionych i uzasadnionych rachunków oraz innych dokumentów należycie potwierdzających rodzaj i wielkość poniesionych wydatków. W myśl zapisów umowy, Spółka dopuszcza możliwość pokrywania wydatków związanych z podróżami służbowymi w zakresie, o którym mowa wyżej, na podstawie przedłożonych rozliczeń kosztów podróży w skład których wchodzić będzie wartość diet rozliczonych w ramach limitu zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz koszty noclegów, przejazdów i innych kosztów na podstawie załączonych dokumentów rzeczywiście poniesionych.

Przy rozliczeniu wyjazdów służbowych Wykonawcy (osób fizycznych) przedstawiają rachunki za poniesione koszty oraz ewidencję przebiegu pojazdu za okres, w którym wykorzystywali własny samochód w celu wyjazdu służbowego dla potrzeb wykonania umowy o współpracy.

Wnioskodawca wypłaca ryczałt Wykonawcy na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu w postaci ilości kilometrów przejechanych przez Wykonawcę na potrzeby wyjazdu służbowego pomnożony przez stawkę za 1 kilometr określoną w odrębnych przepisach. Z osobami fizycznymi nie została zawarta umowa cywilno - prawna o używanie samochodu na potrzeby podatnika ani umowa najmu / dzierżawy lub użyczenia samochodu na rzecz Spółki.

Przesłanką wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest celowość wydatku, tj. jego związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Wobec powyższego, jeżeli w zawartej umowie o współpracy zawarto postanowienia, iż koszty wyjazdów ponoszone przez Wykonawcę w związku ze świadczeniem usług w zakresie zleconym przez Spółkę będą zwracane Wykonawcy na podstawie uzgodnionych i uzasadnionych rachunków oraz innych dokumentów należycie potwierdzających rodzaj i wielkość poniesionych wydatków, zwrot tych wydatków może stanowić dla Spółki koszt uzyskania przychodów. Zatem, w sytuacji opisanej w stanie faktycznym koszty używania samochodu osobowego podczas wyjazdu służbowego Wykonawcy będącego jego własnością, gdy wyjazd służbowy jest związany z przedmiotem umowy o współpracę, stanowią koszt uzyskania przychodu dla Wnioskodawcy.

Wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie będą jednak mogły być uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Ograniczenie to ma zastosowanie również do opisanej sytuacji, w której realizowana jest przez Spółkę umowa o współpracy na potrzeby działalności gospodarczej Wnioskodawcy.

Jednocześnie nadmienia się, iż sposób prowadzenia ewidencji - w przypadku wykorzystywania dla potrzeb działalności podatnika - podmiotu gospodarczego samochodów osobowych nienależących do składników jego majątku - został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z powyższym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 cyt. ustawy, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Tylko prowadzenie ewidencji w powyższy sposób umożliwi sprawdzenie, czy wykazane na jej podstawie wydatki spełniają przesłankę, o której stanowi art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Brak ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej według ustalonego wzoru lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego, nie stanowiącego składnika majątku podatnika, nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Reasumując powyższe, koszty używania samochodu osobowego będącego własnością Wykonawcy wykonującego czynności w zakresie umowy o współpracę mogą stanowić koszty uzyskania przychodu - pod warunkiem właściwego ich udokumentowania - w części nie przekraczającej kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu związanego z wyjazdem służbowym dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr określonej w odrębnych przepisach, na podstawie przedłożonej przez Wykonawcę ewidencji przebiegu pojazdu.

Odnosząc się natomiast do pytania nr 2 należy stwierdzić, iż skoro zawarte umowy o współpracy przewidują, iż Spółka będzie zwracała Wykonawcy koszty wyjazdów „na podstawie uzgodnionych i uzasadnionych rachunków oraz innych dokumentów należycie potwierdzających rodzaj i wielkość poniesionych wydatków” w związku ze świadczeniem usług w zakresie zleconym przez Nią, konieczne jest - poza ewidencją przebiegu pojazdu – przedstawienie Spółce przez Wykonawcę ewidencji udokumentowanych kosztów paliwa i materiałów eksploatacyjnych z których wynika, że poniósł on przynajmniej taką samą wartość kosztów co ta wynikająca z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr określonej w odrębnych przepisach. Zatem w tym zakresie należało uznać stanowisko za nieprawidłowe.

Jednocześnie należy stwierdzić, iż przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena stanowiska Wnioskodawcy w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.