IBPB-1-2/4510-561/16/AnK | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach,
W zakresie: ustalenia, czy dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej uprawniają Spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodu.

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z 25 maja 2016 r. (data wpływu do tut. Biura 30 maja 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej uprawniają Spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodu – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 30 maja 2016 r. wpłynął do tut. Biura wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej uprawniają Spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodu.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej także: „Spółka”) jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie zaawansowanych technologii związanych z obszarem energii, w szczególności produkcji aparatury elektrycznej. Spółka dostarcza swoim klientom szeroki asortyment zintegrowanych urządzeń i systemów dystrybucji elektrycznej i sterowania zapewniających bezpieczne i niezawodne zasilanie. Produkty obejmują rozwiązania w zakresie dystrybucji elektrycznej i sterowania, takie jak rozłączniki obwodów, tablice rozdzielcze i elementy sterujące ogólnego zastosowania, które służą do rozdziału energii i sterowania nią. W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary i usługi od szeregu lokalnych oraz zagranicznych dostawców będących podatnikami VAT (dalej: „Kontrahenci” lub „Sprzedawcy”). Realizowane dostawy oraz świadczone usługi są przez Kontrahentów dokumentowane poprzez wystawianie odpowiednich dokumentów, w tym faktur VAT (dalej: „dokumenty”, „faktury”) Spółka otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej.

Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur elektronicznych, w celu ułatwienia procesów księgowych Spółka wdrożyła elektroniczny obieg faktur za pomocą dedykowanego systemu (dalej: „System”). System stosowany przez Wnioskodawcę zakłada przekazywanie online faktur elektronicznych wystawionych przez Sprzedawców bezpośrednio na utworzone w Systemie konto Spółki. Jednocześnie System opiera się na zastosowaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego, o którym mowa w art. 106m ust. 5 pkt 1 ustawy o VAT. Dodatkowo do faktury System umożliwia także przesłanie pliku danych zawierających informacje odnoszące się do danego dokumentu, który pozwala na bezpośrednie księgowanie faktury w systemie księgowym stosowanym przez jej odbiorcę. W ten sposób System pozwala na wzrost efektywności procedur fakturowania, zapewniając jednocześnie Sprzedawcom gwarancję doręczenia faktury oraz ścieżkę kontroli faktur umożliwiającej szybką i wydajną ich weryfikację.

Spółka akceptuje wystawianie przez Kontrahentów faktur w formie elektronicznej za pomocą Systemu. Zgoda Wnioskodawcy jest komunikowana każdorazowo Sprzedawcom w sposób dorozumiany poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu. Dostęp do Systemu jest zabezpieczony przez wymóg każdorazowego uwierzytelnienia danego użytkownika. Pochodzenie faktury od konkretnego Sprzedawcy potwierdza użycie przez niego przypisanego bezpiecznego podpisu elektronicznego. System zapewnia także kontrolę zgodności podpisu elektronicznego, która odbywa się w sposób automatyczny w momencie jego składania przez Sprzedawcę.

W przypadku użycia Systemu wystawianie faktur odbywa się w sposób automatyczny i wyeliminowana jest jakakolwiek możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury. Automatyczne wystawianie faktur odbywa się za pomocą kilkuetapowego procesu, który składa się w szczególności z następujących kroków: wysłanie informacji do faktury na serwer Systemu przez sprzedawcę, weryfikacja danych, przekształcenie danych na wewnętrzny format stosowany przez System, podpisanie faktury bezpiecznym podpisem elektronicznym i przesłanie bezpośrednio do dostawcy w sposób umożliwiający wygenerowanie (otworzenie) faktury w formacie PDF. Po ich otrzymaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane online w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Dane zawarte na fakturach są sprawdzane przez System w celu potwierdzenia, czy nie zostały powielone. W przypadku wykrycia duplikatów faktur, nie są one przetwarzane.

Jak zaznaczono powyżej, faktury są przechowywane na serwerze, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowego w sposób umożliwiający ich otworzenie w formacie PDF. Format ten zapewnia wygenerowanie obrazu czytelnego dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie).

Ze względu na przesłanie dodatkowo do faktury pliku danych z informacjami pozwalającymi na bezpośrednie księgowanie faktury w systemie księgowym stosowanym przez Spółkę, System umożliwia także porównanie otrzymanej faktury z danymi w systemie księgowym, w szczególności ze złożonym zamówieniem (tzw. funkcja „Purchase Order Compliance”). Funkcja porównywania danych na fakturze z zamówieniem jest dostępna za pomocą funkcjonalności „Usługi Zamówienia” („Purchase Order Service”). System tworzy dla każdego użytkownika osobne konto, do którego wprowadzane są przez niego dane odnoszące się do zamówień. System przetwarza zamówienia wprowadzone przez użytkownika na własny wewnętrzny format. Format ten jest kompatybilny ze stosowanym w przypadku faktur, w związku z czym dane dot. zamówienia wprowadzone do Systemu mogą też być wykorzystywane przez Sprzedawców do wystawiania faktur (System pozwala na automatyczne pobieranie danych z zamówienia i odzwierciedlanie ich na fakturze). Za pomocą Systemu Spółka może dokonać porównania poszczególnych pozycji na fakturze z pozycjami (liniami) odnoszącego się do niej zamówienia. System pozwala na zweryfikowanie m.in. takich danych, jak numer produktu, opis produktu, ilość, jednostka miary, cena jednostkowa. System łączy pozycje danego zamówienia z konkretną fakturą oraz przeprowadza test zgodności na poziomie poszczególnych linii, który umożliwia przykładowo porównanie, czy faktura odnosi się do towaru, czy do usługi, odpowiedniej ilości, jednostki miary oraz ceny jednostkowej. Dodatkowo Spółka pragnie podkreślić, że weryfikacja dokonywana przez System jest przeprowadzana już na etapie wystawiania faktury. System weryfikuje, czy Sprzedawca uwzględnił wszystkie dane odnoszące się do danego zamówienia i w sytuacji braków automatycznie je uzupełnia. System pozwala też na odrzucenie faktur, które nie są zgodne z zamówieniem - faktura w trakcie wystawiania może zostać zablokowana i zwrócona do Kontrahenta wraz z informacją o błędzie i konieczności jej ponownego wystawienia.

Przy użyciu Systemu Spółka dokonuje więc weryfikacji danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Wnioskodawca każdorazowo ma pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

System umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy dokumenty otrzymywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodu (przy spełnieniu ogólnych warunków o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT)...

Zdaniem Wnioskodawcy, dokumenty otrzymywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodu przy spełnieniu ogólnych warunków o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851, ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W świetle powyższego przepisu, co do zasady, wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów lub też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu. Warunkiem rozstrzygającym jest więc, aby wydatki te pozostawały w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służyły zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Zgodnie z przyjętą praktyką, uznanie danego wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że jest on racjonalnie i gospodarczo uzasadniony. Tak więc wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać każdorazowo indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów podatkowo-prawnej. Ponadto zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w katalogu wydatków przewidzianych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, który łącznie spełnia następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika,
  • jest definitywny (rzeczywisty),
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  • został właściwie udokumentowany,
  • nie został wymieniony w art. 16 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Powyższy przepis powinien być interpretowany łącznie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. W celu wykazania związku pomiędzy poniesionym kosztem a przychodem na gruncie ustawy o CIT podatnik musi więc dysponować wymaganymi przez prawo dowodami.

Odrębne przepisy, o których mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT to przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.; dalej: „ustawa o rachunkowości”). Na mocy art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Stosownie do art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

  1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
  2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
  3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto, w art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

  1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
  2. korygujące poprzednie zapisy;
  3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
  4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Przepis art. 20 ustawy o rachunkowości wprowadza rodzaje dokumentów, które mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem należy uznać, że w świetle art. 9 ust. 1 ustawy o CIT każdy dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również dokumentem stosownym dla celów podatkowych, w tym uprawniającym do uwzględnienia określonych wydatków jako kosztów uzyskania przychodu.

Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”), podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Na mocy ust. 3 art. 112a ustawy o VAT ust. 2 tego przepisu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Na podstawie art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, które potwierdzają zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Dla potrzeb dokumentowania wydatków Spółki spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna faktur.

Biorąc pod uwagę powyższe stwierdzić należy, że ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy. Zatem, w przypadku otrzymania od Sprzedawców faktur w formie elektronicznej, to one stanowią podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

Zdaniem Spółki, w świetle powołanych powyżej regulacji, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych i w konsekwencji podstawę zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu mogą być przechowywane w dowolnej formie (z zastrzeżeniem dopełnienia warunków określonych w ustawie o VAT w odniesieniu do faktur). Skoro ustawa o CIT oraz ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych, podczas gdy ustawa o VAT co do zasady dopuszcza ich przechowywanie w formie elektronicznej, w opinii Wnioskodawcy, faktury otrzymywane za pomocą Systemu opisanego w treści wniosku mogą być, co do zasady, dla Spółki podstawą dla potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodów.

Wnioskodawca pragnie wskazać, że przedstawione powyżej stanowisko jest prezentowane w wydawanych interpretacjach indywidualnych także przez tutejszy Organ. Przykładowo można w tym zakresie powołać interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej z 19 stycznia 2016 r., Znak: IBPB-1-3/4510-46/16/SK, w którym uznano za prawidłowe stanowisko Wnioskodawcy, że: (...) elektroniczny system archiwizowania dokumentów, uprawnia do archiwizacji dokumentów w sposób jedynie elektroniczny w postaci skanów dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. W przypadku wyżej opisanego systemu skanowania i archiwizowania, dla potrzeb dokumentowania wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust 1 ustawy o CIT, wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna.

W analogicznym stanie faktycznym została wydana także interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 19 października 2015 r., Znak: IBPB-1-3/4510-271/15/PC, w której organ interpretacyjny potwierdził, że (...) zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych.

Analogiczne stanowiska podatników prezentowane we wnioskach o wydanie interpretacji indywidualnej zostały rozstrzygnięte pozytywnie także w interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 marca 2015 r., Znak: IBPBI/2/423-1433/14/KP, czy też z 27 lutego 2015 r., Znak: IBPBI/2/423-1430/14/KP.

W świetle przytoczonych przepisów oraz linii orzeczniczej organów interpretacyjnych zdaniem Wnioskodawcy należy uznać, że dokumenty otrzymywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodów (przy spełnieniu ogólnych warunków o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT), bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy opisanego zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.