IBPBI/2/423-673/12/MS | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach,
Czy Wnioskodawca może uznać w/w wydatki za koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz czy może zwracać pracownikom inne wydatki (właściwie udokumentowane), poniesione w trakcie podróży służbowej, np. opłaty parkingowe, za przejazdy autostradą, określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. 2002 r. Nr 236 poz. 1990)?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z dnia 3 lipca 2012 r., poz. 749) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 25 maja 2012 r. (data wpływu do tut. Biura 06 czerwca 2012 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

  • uznania za koszty uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków związanych z używaniem przez nich samochodów, w tym wydatków dotyczących opłat za przejazdy autostradą oraz opłat parkingowych, w związku w wykonywanymi przez nich podróżami służbowymi – jest prawidłowe,
  • możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poza limitem wynikającym z ewidencji przebiegu pojazdu zwróconych pracownikom w związku z wykonywanymi przez nich podróżami służbowymi wydatków dotyczących opłat za przejazdy autostradą oraz opłaty parkingowe – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 06 czerwca 2012 r. wpłynął do tut. Biura wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

  • uznania za koszty uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków związanych z używaniem przez nich samochodów, w tym wydatków dotyczących opłat za przejazdy autostradą oraz opłat parkingowych, w związku w wykonywanymi przez nich podróżami służbowymi,
  • możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poza limitem wynikającym z ewidencji przebiegu pojazdu zwróconych pracownikom w związku z wykonywanymi przez nich podróżami służbowymi wydatków dotyczących opłat za przejazdy autostradą oraz opłaty parkingowe.
W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Pracownicy Wnioskodawcy w ramach wykonywania powierzonych im obowiązków służbowych odbywają podróże służbowe (delegacje) na terenie kraju, wykorzystując przy tym - za zgodą pracodawcy - do tego celu swe prywatne samochody osobowe. Pracownicy ponoszą w związku z używaniem swych samochodów prywatnych w podróżach służbowych szereg kosztów, jak: koszty zakupu paliwa, koszty opłat za przejazdy autostradami, czy koszty opłat parkingowych.

Do chwili obecnej Wnioskodawca ponosił wydatki na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na swoje potrzeby w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu (zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Pracodawca nie zwracał pracownikom poniesionych przez nich kosztów z tytułu opłat za przejazd autostradą, czy opłat parkingowych. Obecnie zamierza on zwracać pracownikom również i te poniesione przez nich wydatki w podróży służbowej, wydając w tym celu stosowne zarządzenie, które określi zasady zwrotu tego rodzaju kosztów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca może uznać w/w wydatki za koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz czy może zwracać pracownikom inne wydatki (właściwie udokumentowane), poniesione w trakcie podróży służbowej, np. opłaty parkingowe, za przejazdy autostradą, określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. 2002 r. Nr 236 poz. 1990)...

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 1 updop kosztami uzyskania przychodu są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, za wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 updop nie uznaje się za koszt uzyskania przychodów wydatków poniesionych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika jeśli przekraczają one kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu (...) określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra – art. 16 ust. 1 pkt 30.

Zadaniem Wnioskodawcy, w katalogu art. 16 ust. 1 updop nie znajduje się ograniczenie dotyczące dodatkowych wydatków innych niż związanych z „używaniem pojazdu”, ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika. Są to bowiem koszty nie związane z używaniem pojazdu, lecz dodatkowe koszty ponoszone w związku z jego używaniem, niezależnie od właściciela pojazdu - delegowanego pracownika. Koszty związane bezpośrednio z używaniem samochodu, takie jak paliwo, koszty utrzymania, ubezpieczenia są zwyczajowo ponoszonymi wydatkami, bez względu na to czy samochód jest używany w celach prywatnych czy służbowych. Parkowanie pojazdu najczęściej pod hotelem, czy przejazd autostradą do miejsca docelowego podróży np. dla skrócenia czasu podróży służbowej nie mieszczą się w pojęciu „używania pojazdu”.

Ponadto, zdaniem Wnioskodawcy pracodawca jest obowiązany do zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników w podróży służbowej na podstawie art. 77(5) Kodeksu pracy oraz przepisów wykonawczych, którym jest m.in. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. 2002 r. Nr 236 poz. 1990 ze zm.) dotyczące podróży krajowych. Zgodnie z art. 3 ww. rozporządzenia z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr określonej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Z tytułu tego zwrotu pracownik nie dołącza żadnych rachunków. Z powyższego jednoznacznie wynika, że zwracana pracownikowi kwota stanowiąca iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr jest wyłącznie ryczałtowym zwrotem kosztów przejazdu, a zatem nie jest to zwrot innych wydatków związanych z przejazdem, np. opłat za autostradę i za parking. W związku z powyższym opłaty za autostradę i za parking to inne udokumentowane wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, o których mowa w art. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. Wypłacane są one na podstawie właściwych przepisów prawa pracy, zatem stanowią koszty uzyskaniu przychodów, gdyż do poniesienia tych wydatków zobowiązują pracodawcę przepisy prawa pracy.

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego stwierdzam, co następuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z jego funkcjonowaniem, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Kosztami podatkowymi są również wydatki na rzecz pracowników, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz zwrot kosztów podróży służbowych, różnego rodzaju świadczenia dodatkowe np. diety oraz inne należności związane z podróżą służbową.

Warunkiem podstawowym zaliczenia należności wypłaconych pracownikowi z tytułu podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów jest jej odbycie w celu osiągnięcia (zachowania lub zabezpieczenia) przychodów. Jeżeli ten warunek jest spełniony to kosztem uzyskania przychodów są należności wypłacone pracownikowi, jako zwrot kosztów odbytej podróży, a więc zarówno diety, jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub faktycznie poniesionych.

Wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie będą jednak mogły być uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

W myśl przepisu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Sposób prowadzenia ewidencji – w przypadku wykorzystywania dla potrzeb działalności podatnika – podmiotu gospodarczego samochodów osobowych nienależących do składników jego majątku – został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 powyższej ustawy.

Zgodnie z tym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Tylko prowadzenie ewidencji w powyższy sposób umożliwi sprawdzenie czy wykazane na jej podstawie wydatki spełniają przesłankę, o której stanowi art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Brak ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej według ustalonego wzoru lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Ponieważ ustawodawca nie definiuje pojęcia „wydatków z tytułu używania” samochodu, należy się odwołać do słownika języka polskiego, w którym przez „wydatek” rozumie się „sumę, która ma być wydana” lub „sumę wydaną na coś”, natomiast „używać” oznacza „stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek” (Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod. red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, s. 1200 i 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy.

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, przyjąć należy, iż będą to wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania samochodu dla potrzeb podatnika - podmiotu gospodarczego, takie jak: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, kosztów drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, opłat parkingowych oraz za przejazd autostradą, pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania.

Oznacza to konieczność podwójnego udokumentowania:

  • ewidencją przebiegu,
  • dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki,

a zasadą jest, że do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można kwotę niższą.

W świetle powyższego, nie można uznać, że koszty używania samochodu osobowego w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, oznaczają wyłącznie koszty eksploatacji. Koszt używania nie jest pojęciem tożsamym z kosztem eksploatacyjnym; koszty używania rzeczy są pojęciem szerszym. Do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej zalicza się zatem wszystkie wydatki poniesione w związku z korzystaniem z cudzej rzeczy, tj. także opłaty za przejazd płatną autostradą oraz opłaty parkingowe.

Jak wynika z treści § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Możliwość uznania za koszt uzyskania przychodu, należnego pracownikom zwrotu kosztów podróży służbowej, została jednakże ograniczona powołanymi w treści niniejszej interpretacji przepisami prawa podatkowego.

Reasumując, Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom udokumentowane wydatki, związane z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika dla Jego potrzeb, poniesione w czasie podróży służbowej za przejazd autostradą i za parking, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, jednak do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Stanowisko Wnioskodawcy należy zatem uznać w zakresie:

  • uznania za koszty uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków związanych z używaniem przez nich samochodów, w tym wydatków dotyczących opłat za przejazdy autostradą oraz opłat parkingowych, w związku w wykonywanymi przez nich podróżami służbowymi – jest prawidłowe.
  • możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poza limitem wynikającym z ewidencji przebiegu pojazdu zwróconych pracownikom w związku z wykonywanymi przez nich podróżami służbowymi wydatków dotyczących opłat za przejazdy autostradą oraz opłaty parkingowe – jest nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy opisanego zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – j.t. Dz. U. z dnia 14 marca 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.