0111-KDIB3-2.4012.351.2018.2.JM | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej,
- obowiązek ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej rozliczeń kosztów paliwa pomiędzy Wnioskodawcą a pracownikami
- określenie momentu obowiązku zaewidencjowania za pomocą kasy rejestrującej rozliczeń kosztów paliwa stanowiących dostawę towarów pomiędzy Spółką a pracownikami

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 18 maja 2018 r. (data wpływu 21 maja 2018 r.), uzupełnionym pismem z dnia 18 lipca 2018 r. (data wpływu 20 lipca) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

  • obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej rozliczeń kosztów paliwa pomiędzy Wnioskodawcą a pracownikami – jest nieprawidłowe;
  • określenia momentu obowiązku zaewidencjowania za pomocą kasy rejestrującej rozliczeń kosztów paliwa stanowiących dostawę towarów pomiędzy Spółką a pracownikami – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 21 maja 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej rozliczeń kosztów paliwa pomiędzy Wnioskodawcą a pracownikami oraz określenia momentu obowiązku zaewidencjowania za pomocą kasy rejestrującej rozliczeń kosztów paliwa stanowiących dostawę towarów pomiędzy Spółką a pracownikami.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 18 lipca 2018 r. (data wpływu 20 lipca 2018 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z dnia 12 lipca 2018 r. znak: 0111-KDIB3-2.4012.351.2018.1.JM.

W przedmiotowym wniosku, uzupełnionym pismem z dnia 18 lipca 2018 r., przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Zarząd Spółki zamierza zmienić regulamin użytkowania samochodów firmowych. Według nowego regulaminu, korzystnie z samochodu służbowego do celów prywatnych ma przybrać formę nieodpłatnego świadczenia.

Wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych zostanie ustalona zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Powyższe świadczenie nieodpłatne nie będzie podlegało opodatkowaniu podatkiem VAT na mocy art. 8 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Ponieważ organy podatkowe jednolicie uważają, że limity wskazane w art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie obejmują wartości paliwa zakupionego przez pracodawcę, a wykorzystywanego do prywatnych jazd pracowników, w regulaminie zostanie wprowadzona odpłatność pracownika za paliwo zużyte do jazd prywatnych, wyliczana jako iloczyn ilości zużytego paliwa i ceny netto zakupu paliwa powiększonej o niepodlegający odliczeniu podatek VAT i doliczony podatek VAT w wysokości 23%.

W uzupełnieniu, Wnioskodawca wskazał, że regulamin użytkowania samochodów firmowych będzie dotyczył samochodów:

  1. stanowiących majątek firmy
  2. użytkowanych na podstawie umów leasingu
  3. użytkowanych na podstawie umów długoterminowego wynajmu

W przypadku samochodów nabytych przed dniem 1 kwietnia 2014 r., oraz umów leasingu lub wynajmu zawartych przed tym dniem, przysługiwało Wnioskodawcy prawo do odliczenia 60% podatku VAT nie więcej niż 6.000 zł.

W przypadku samochodów nabytych po dniu 1 kwietnia 2014 r., oraz umów leasingu lub wynajmu zawartych po tym dniu, przysługiwało prawo do odliczenia 50% podatku VAT”.

W odpowiedzi na pytanie Organu: „Czy oprócz uregulowań zawartych w regulaminie będzie z pracownikiem zawarta dodatkowa umowa na korzystanie z pojazdu?”, Wnioskodawca wskazał, że „zakłada się, że udostępnianie przez Przedsiębiorstwo pojazdów służbowych pracownikom, odbywać się będzie na podstawie umowy udostępnienia pojazdu zawartej pomiędzy pracownikiem i przedsiębiorstwem.

Umowa, ta będzie określała zakres odpowiedzialności przedsiębiorstwa i pracownika, któremu udostępniono pojazd firmowy.

Ponieważ zakłada się, że udostępnianie pracownikom samochodów firmowych będzie nieodpłatne, stąd przewiduje się tylko odpłatność za paliwo zużyte do przejazdów prywatnych. Odpłatność za paliwo będzie ustalana po zakończeniu miesiąca kalendarzowego, na podstawie faktur zakupu paliwa do poszczególnych samochodów i karty pojazdu, z której będzie wynikała ilość kilometrów przejechanych do celów prywatnych.

W odpowiedzi na pytanie Organu: „Kto dokonuje zapłaty za nabyte paliwo? ”, Wnioskodawca wskazał, że „zapłaty za zakupione paliwo dokonuje Spółka. Spółka pokrywa koszt paliwa w związku z udostępnieniem pracownikom samochodów służbowych do realizacji zadań służbowych, co do których nie może wykluczyć okazjonalnego wykorzystywania do celów prywatnych”.

W odpowiedzi na pytanie Organu: „Czy nabywcą paliwa do pojazdu wykorzystywanego przez pracownika do celów prywatnych jest Wnioskodawca?”, Wnioskodawca wskazał, „że tak, nabywcą paliwa do pojazdu wykorzystywanego przez pracownika do celów prywatnych jest Spółka, czyli Wnioskodawca”.

W odpowiedzi na pytanie Organu: „Proszę o wskazanie momentu kiedy dochodzi do wydania paliwa pracownikowi?”, Wnioskodawca wskazał, że „ponieważ, przed użyciem samochodu firmowego do celów prywatnych nie jest opróżniany bak, ani nie dokonuje się pomiaru paliwa pozostającego w baku, a paliwo jest kupowane przez Spółkę, to oznacza, że pracownik jeździ cały czas na paliwie firmowym i trudno określić moment, kiedy dochodzi do wydania paliwa pracownikowi, tym bardziej, że z danego samochodu może korzystać kilku pracowników”.

W odpowiedzi na pytanie Organu: „W którym momencie następuje ustalenie ilości i wartości zużytego paliwa?”, Wnioskodawca wskazał, że „tak jak opisano w poz. 76 wniosku o wydanie interpretacji, rozliczenie paliwa następuje po zakończeniu miesiąca obrachunkowego”.

W odpowiedzi na pytanie Organu: „Na podstawie jakiego dokumentu i kiedy dokonywane jest rozliczenie zużytego przez pracownika do celów prywatnych paliwa?”, Wnioskodawca wskazał, że „rozliczenie paliwa zużytego przez pracownika do celów prywatnych następuje po zakończeniu miesiąca obrachunkowego na podstawie:

  • karty pojazdu, która określa ilość kilometrów przejechanych do celów prywatnych w danym miesiącu
  • faktur zakupu paliwa przez Spółkę (w przypadku zakupów realizowanych przy użyciu kart płatniczych, faktury są wystawiane przez sprzedawców paliwa po zakończeniu miesiąca)”.

W odpowiedzi na pytanie Organu: „Czy Wnioskodawca ma obowiązek ewidencjonowania obrotu oraz kwot podatku należnego przy użyciu kasy rejestrującej jeżeli tak to od kiedy?”, Wnioskodawca wskazał, że „Wnioskodawca jest zobowiązany do ewidencjonowania obrotu oraz kwot podatku należnego przy użyciu kas rejestrujących. Obowiązek ten powstał w roku 1996”.

W odpowiedzi na pytanie Organu: „Czy Wnioskodawca rozpoczął ewidencjonowanie czynności wymienionych w poz. 36 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej  jeżeli tak to od kiedy?”, Wnioskodawca wskazał, że „na podstawie rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej (poz. 36 załącznika), Wnioskodawca nie ewidencjonuje w kasie rejestrującej dostawy towarów i świadczenia usług na rzecz jego pracowników.

Wyjątek stanowi dostawa na rzecz pracowników towarów wymienionych w § 4 ust. 1 pkt 1 lit. a o) rozporządzenia, w tym paliw silnikowych. Obrót z tego tytułu jest ewidencjonowany w kasie rejestrującej”.

Wnioskodawca wskazał również, że „samochody były nabywane lub leasingowane z przeznaczeniem do użytku służbowego. Wykorzystanie tych samochodów do celów prywatnych ma miejsce „przy okazji”, a zasadniczym powodem ich nabycia jest wykonywanie przy ich użyciu zadań służbowych”.

Ponieważ Wnioskodawca jest spółką akcyjną Skarbu Państwa, to osobami korzystającymi z samochodów służbowych do celów prywatnych są:

  • pracownicy Spółki zatrudnieni na umowę o pracę;
  • członkowie zarządu mający zawarte kontrakty menadżerskie.

Z tytułu korzystania przez pracowników z samochodów służbowych, powstanie po stronie pracowników przychód ustalony zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pomiędzy Wnioskodawcą a pracownikiem występuje wyłącznie powiązanie wynikające z zawartej umowy o pracę”.

Uwaga:

Spółka wystąpi z wnioskiem o wydanie oddzielnej interpretacji indywidualnej w związku z wyrokiem NSA z dnia 10.07.2018 r. sygnatura akt II FSK 1185/16, który potwierdził, że zryczałtowany przychód za korzystanie z firmowego auta ustalony zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, obejmuje też paliwo. W tej sytuacji po stronie pracownika nie powstawała by żadna dodatkowa odpłatność, w tym za paliwo”.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:
  1. Czy obrót z tytułu obciążenia pracownika za paliwo zużyte do celów prywatnych korzysta ze zwolnienia z ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących i poz. 36 załącznika (z uwzględnieniem § 8 ust. 3 ww. rozporządzenia)?
  2. Jeżeli obrót z tytułu obciążenia pracownika za paliwo zużyte do celów prywatnych podlega ewidencjonowaniu w kasie rejestrującej, to powstaje pytanie w którym momencie obrót ten winien być wprowadzony do kasy rejestrującej?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Generalnie sprzedaż paliwa  zgodnie z § 4 pkt 1 lit. m ww. rozporządzenia  nie może korzystać z żadnych zwolnień z ewidencjonowania w kasie rejestrującej, także jeżeli nabywcą jest pracownik, jednak zdaniem Spółki, nawet jeżeli pracownik pokrywa wyłącznie koszty paliwa zużytego do jazd prywatnych, mamy do czynienia ze świadczeniem usługi, a nie odsprzedażą paliwa. W związku z tym Spółka uważa, że ww. bezwzględny obowiązek ewidencjonowania nie znajdzie tu zastosowania.

Pracownik nie nabywa bowiem samego paliwa, lecz zużywa je podczas korzystania z samochodu służbowego. W tej sytuacji mamy do czynienia ze świadczeniem na rzecz pracownika odpłatnej usługi. Sposób kalkulacji wynagrodzenia za wykorzystanie pojazdu do celów prywatnych pracownika nie powinien tu mieć znaczenia.

Jeżeli jednak jest obowiązek zaewidencjonowania w kasie rejestrującej obrotu z tytułu zużycia przez pracownika paliwa do celów prywatnych, to obrót ten należy wprowadzić jednym paragonem zbiorczym obejmującym cały miesiąc, którego dotyczy rozliczenie, w momencie rozliczenia zużycia paliwa w oparciu o ewidencję przebiegu pojazdu i po otrzymaniu faktury za paliwo nabywane za pomocą kart paliwowych, co technicznie jest do wykonania dopiero po zakończeniu miesiąca obrachunkowego, czyli w miesiącu następnym.

Aby prawidłowo ustalić zużycie paliwa do celów prywatnych w danym miesiącu, muszą być spełnione dwa warunki:

  1. musi być sporządzona pełna ewidencja przebiegu pojazdu łącznie z ostatnim dniem do godziny 24;
  2. musi wpłynąć faktura od sprzedawcy paliwa, a to ma miejsce do 10 dnia następnego miesiąca.

Nie ma więc technicznej możliwości wprowadzenia zapisu w kasie rejestrującej w miesiącu, w którym paliwo było zużywane.

W przypadku braku możliwości ewidencjonowania sprzedaży w dacie powstania obowiązku podatkowego, sprzedaż należy zaewidencjonować w pierwszym możliwym momencie po powstaniu tego obowiązku.

Pamiętać jednak należy, że kwotę podatku należnego od tej sprzedaży trzeba wykazać w deklaracji VAT za miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy. Z kolei, (aby uniknąć podwójnego rozliczenia VAT od tej czynności) sporządzając deklarację VAT za okres, w którym sprzedaż zaewidencjonowano w kasie fiskalnej, należy pamiętać o odpowiednim pomniejszeniu kwot wykazanych w miesięcznym raporcie fiskalnym.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie:
  • obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej rozliczeń kosztów paliwa pomiędzy Wnioskodawcą a pracownikami – jest nieprawidłowe;
  • określenia momentu obowiązku zaewidencjowania za pomocą kasy rejestrującej rozliczeń kosztów paliwa stanowiących dostawę towarów pomiędzy Spółką a pracownikami – jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, opodatkowaniu ww. podatkiem podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (...).

Pojęcie towaru ustawodawca zdefiniował w art. 2 pkt 6 ustawy. Zgodnie z zapisem zawartym w tym przepisie, przez towary rozumie się rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

Według art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Stosownie do art. 7 ust. 2 ustawy – przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

  1. przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
  2. wszelkie inne darowizny

-jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Stosownie do postanowień art. 15 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. (art. 15 ust. 2 ustawy).

Aby uznać daną dostawę towarów za odpłatną dostawę towarów, musi istnieć stosunek prawny pomiędzy dostawcą a odbiorcą towarów, a w zamian za dostawę towarów powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Musi istnieć bezpośredni związek pomiędzy dostawą towarów i przekazanym za nią wynagrodzeniem. Oznacza to, że z danego stosunku prawnego, na podstawie którego dokonywana jest dostawa towarów, musi wynikać wyraźna, bezpośrednia korzyść na rzecz dostawcy towarów.

Mając na względzie powyższe przepisy należy stwierdzić, że na gruncie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług dostawa towarów podlega opodatkowaniu tylko wówczas, gdy ma charakter odpłatny (z pewnymi wyjątkami dotyczącymi nieodpłatnych świadczeń zrównanych z czynnościami świadczonymi odpłatnie).

Z przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego wynika, że zarząd Spółki zamierza zmienić regulamin użytkowania samochodów firmowych. Według nowego regulaminu, korzystnie z samochodu służbowego do celów prywatnych ma przybrać formę nieodpłatnego świadczenia, przewiduje się tylko odpłatność za paliwo zużyte do przejazdów prywatnych. Osobami korzystającymi z samochodów służbowych do celów prywatnych są pracownicy Spółki zatrudnieni na umowę o pracę oraz członkowie zarządu mający zawarte kontrakty menadżerskie. Udostępnianie przez Przedsiębiorstwo pojazdów służbowych pracownikom, odbywać się będzie na podstawie umowy udostępnienia pojazdu zawartej pomiędzy pracownikiem i przedsiębiorstwem. Umowa, ta będzie określała zakres odpowiedzialności przedsiębiorstwa i pracownika, któremu udostępniono pojazd firmowy. Odpłatność za paliwo będzie ustalana po zakończeniu miesiąca kalendarzowego, na podstawie faktur zakupu paliwa do poszczególnych samochodów i karty pojazdu, z której będzie wynikała ilość kilometrów przejechanych do celów prywatnych. Nabywcą paliwa do pojazdu wykorzystywanego przez pracownika do celów prywatnych jest Spółka, czyli Wnioskodawca. Spółka pokrywa koszt paliwa w związku z udostępnieniem pracownikom samochodów służbowych do realizacji zadań służbowych, co do których nie może wykluczyć okazjonalnego wykorzystywania pojazdów do celów prywatnych. Rozliczenie paliwa zużytego przez pracownika do celów prywatnych następuje po zakończeniu miesiąca obrachunkowego na podstawie karty pojazdu oraz faktur zakupu paliwa przez Spółkę. Ponadto z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca ewidencjonował już na kasie rejestrującej obrót z tytułu dostawy na rzecz pracowników paliw silnikowych.

Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest obowiązek ewidencjonowania przy pomocy kasy rejestrującej obrotu generowanego z tytułu obciążenia pracownika za paliwo zużyte do celów prywatnych.

W pierwszej kolejności należy odnieść się do powołanych na wstępie obowiązujących przepisów prawa i w oparciu o przedstawiony opis sprawy wskazać, że prawo do rozporządzania paliwem jak właściciel nabywa Wnioskodawca. Jak wynika z opisu sprawy, cały zakup paliwa odbywa się na podstawie faktur wystawianych na Wnioskodawcę i regulowanych ze środków finansowych Wnioskodawcy.

Natomiast, w momencie zużycia paliwa należącego do Wnioskodawcy na potrzeby prywatne pracownika – dochodzi do przeniesienia prawa do rozporządzania towarem (paliwem) jak właściciel z Wnioskodawcy na pracownika.

Podkreślić należy, że – jak wskazano we wniosku – zgodnie z regulaminem, Spółka udostępnia pracownikom pojazdy do celów prywatnych nieodpłatnie, przy czym pracownicy obciążani są kosztami paliwa zużytego na cele prywatne.

Dodać należy, że przeniesione zostaje prawo do rozporządzania paliwem jak właściciel, a beneficjentem tego prawa jest pracownik.

W konsekwencji powyższego, po stronie Wnioskodawcy dochodzi do odpłatnej dostawy towarów (paliwa) na rzecz pracowników, w części w jakiej paliwo to wykorzystane zostało do celów prywatnych pracowników, zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 2 pkt 6 i art. 7 ust. 1 ustawy.

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z treści art. 111 ust. 1 ustawy, który stanowi, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W myśl art. 111 ust. 1a ustawy – do obrotu wykazywanego w ewidencji, o której mowa w ust. 1, nie wlicza się kwoty podatku należnego.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Na mocy delegacji ustawowej zawartej w art. 111 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych może zwolnić, w drodze rozporządzenia, na czas określony, niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku, o którym mowa w ust. 1, oraz określić warunki korzystania ze zwolnienia, mając na uwadze interes publiczny, w szczególności sytuację budżetu państwa (...).

Zatem stosownie do powyższego, kwestie dotyczące między innymi zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz terminów rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji, ustawodawca reguluje na mocy wydawanych rozporządzeń w tym zakresie.

W obecnym stanie prawnym obowiązują przepisy rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2017 r., poz. 2454), zwanego dalej rozporządzeniem.

Zwolnienie z obowiązku instalowania kas rejestrujących zostało określone w § 2 i § 3 rozporządzenia. Stosownie do zapisu § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia – zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia 2018 r. podatników, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli obrót z tego tytułu nie przekroczył, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 000 zł.

Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia – podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2017 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywany przez podatnika obrót z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20 000 zł;

Z kolei § 3 ust. 2 rozporządzenia stanowi, że zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, nie stosuje się do podatników, którzy w poprzednim roku podatkowym byli obowiązani do ewidencjonowania lub przestali spełniać warunki do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania.

W przypadku podatników korzystających ze zwolnienia, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 1, zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył obrót realizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w kwocie 20 000 zł. (§ 5 ust. 1 rozporządzenia).

Jak stanowi § 5 ust. 2 rozporządzenia – w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył obrót z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności, w kwocie 20 000 zł.

Na mocy § 2 ust. 1 rozporządzenia – zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2018 r., czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia.

Powyższe zwolnienia wskazują na dwojakiego rodzaju zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących, mianowicie: zwolnienie dla określonych grup podatników (zwolnienie podmiotowe) i zwolnienie dla konkretnych czynności (zwolnienie przedmiotowe).

Jednocześnie wskazać należy, że w § 4 rozporządzenia wymienione zostały niektóre czynności wyłączające możliwość korzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, o którym mowa w § 2 i § 3.

Zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 1 lit. m rozporządzenia – zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku dostawy wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU.

Zgodnie z § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia, przepisu § 4 ust. 1 pkt 1 regulującego wyłączenia z możliwości zastosowania zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, nie stosuje się do dostawy towarów, o których mowa w lit. b-l, będącej dostawą towarów, o której mowa w poz. 36 załącznika do rozporządzenia, zawierającego wykaz czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania w tym dostawę towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników. W związku z tym, iż sprzedaż paliw silnikowych znajduje się poza katalogiem zwolnień wskazanym w ust. 2 obejmującym towary wymienione w § 4 ust. 1 pkt 1 lit. b-l jego sprzedaż podlega bezwzględnemu obowiązkowi ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej.

Z powołanych przepisów wynika zatem, że wykonywanie przez podatnika m.in. czynności wymienionych w powołanym § 4 ust. 1 pkt 1 wyklucza możliwość zastosowania przez niego zwolnień określonych w § 2 i 3. Zatem, obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących, niezależnie od przysługującego podatnikowi zwolnienia od tego obowiązku, na podstawie § 2 i § 3 ww. rozporządzenia, podlegają czynności wymienione w § 4 tego rozporządzenia, dokonywane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Zatem, w przedmiotowej sprawie Wnioskodawca nie będzie korzystał ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących obrotu z tytułu obciążenia pracownika za paliwo zużyte do celów prywatnych na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia i poz. 36 załącznika do tego rozporządzenia, ze względu na wyłączenie możliwości korzystania z tego zwolnienia na podstawie przepisu § 4 ust. 1 pkt 1 lit. m ww. rozporządzenia.

Reasumując, w przypadkach kiedy to po stronie Spółki dochodzi do odpłatnej dostawy towarów (paliwa) na rzecz pracowników (zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 2 pkt 6 i art. 7 ust. 1 ustawy), Wnioskodawca zobowiązany jest do ewidencjonowania sprzedaży z tego tytułu przy pomocy kasy rejestrującej.

Tym samym stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest nieprawidłowe.

Odnosząc się do kwestii ustalenia terminu w jakim obrót z tytułu obciążenia pracownika za paliwo zużyte do celów prywatnych podlega ewidencjonowaniu za pomocą kasy rejestrującej, należy wskazać, że z konstrukcji podatku od towarów i usług wynika, że podatnik, który wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, zobowiązany jest opodatkować daną czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego.

Natomiast w myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013 r. poz. 363), zwane dalej rozporządzeniem.

Na podstawie § 2 pkt 12 rozporządzenia przez paragon fiskalny rozumie się wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży.

Podatnicy, prowadząc ewidencję wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny (§ 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia).

W § 8 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia wskazano, że paragon fiskalny zawiera m.in. datę oraz godzinę i minutę sprzedaży.

Jak wynika z opisu sprawy rozliczenie pomiędzy Wnioskodawcą a jego pracownikiem paliwa zużytego przez pracownika do celów prywatnych następuje po zakończeniu miesiąca obrachunkowego na podstawie:

  • karty pojazdu, która określa ilość kilometrów przejechanych do celów prywatnych w danym miesiącu
  • faktur zakupu paliwa przez Spółkę (w przypadku zakupów realizowanych przy użyciu kart płatniczych, faktury są wystawiane przez sprzedawców paliwa po zakończeniu miesiąca).

Oznacza to, że Wnioskodawca nie ma możliwości ewidencjonowania na bieżąco na kasie rejestrującej dokonywanej przez niego odsprzedaży towarów tj. paliwa w momencie jego zużycia przez pracownika. Zaewidencjonowanie sprzedaży na rzecz pracownika przy użyciu kasy fiskalnej będzie możliwe dopiero z chwilą, w której Wnioskodawca będzie w posiadaniu informacji w tym przypadku faktury, z której będzie wynikać jaką kwotą należy obciążyć pracownika z tytułu dokonanej sprzedaży. Zatem w opisanej sytuacji właściwe będzie postępowanie Wnioskodawcy polegające na wystawieniu jednego paragonu zbiorczego dla pracownika z tytułu dokonanej dla niego sprzedaży, obejmującym cały miesiąc, którego dotyczy rozliczenie w pierwszym możliwym momencie po powstaniu tego obowiązku.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy odnoszące się do pytania nr 2 jest prawidłowe.

Ponadto, tut. Organ zauważa, że granice szczególnego postępowania podatkowego, którego celem jest uzyskanie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, określa Wnioskodawca występując z konkretnym pytaniem prawnym, wyłącznie w odniesieniu do stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę, co wynika wprost z przepisu art. 14 b § 1, § 2 i § 3 ustawy Ordynacja podatkowa. Natomiast, na podstawie art. 14c § 1 i § 2, tut. Organ dokonuje oceny stanowiska Wnioskodawcy. Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (pytań) Wnioskodawcy. Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Końcowo zaznacza się, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego zdarzenia przyszłego, co oznacza, że jeżeli w toku przeprowadzonego postępowania podatkowego, kontroli podatkowej lub celno-skarbowej zostanie ustalony inny stan interpretacja nie wywoła skutku prawnego. W związku z powyższym, interpretacja traci aktualność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego lub zmiany stanu prawnego.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

  1. z zastosowaniem art. 119a;
  2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w xxx, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny, co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekle prowadzone postępowanie jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.