IPTPP4/443-632/14-2/UNR | Interpretacja indywidualna

Możliwość archiwizowania dokumentów otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej
IPTPP4/443-632/14-2/UNRinterpretacja indywidualna
  1. faktura
  2. faktura elektroniczna
  3. przechowywanie dokumentów
  1. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja -> Faktury -> Wystawianie faktury

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 26 sierpnia 2014 r. (data wpływu 1 września 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania dokumentów otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 1 września 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania dokumentów otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka prowadzi działalność w zakresie produkcji i sprzedaży części toczonych głównie dla przemysłu motoryzacyjnego oraz elektro-narzędziowego. W ramach swojej działalności współpracuje z wieloma dostawcami i usługodawcami, którzy za swoje produkty i usługi wystawiają faktury VAT. Do Spółki wpływa obecnie średnio ok. 650 dokumentów zakupowych miesięcznie, Spółka wystawia około 350 faktur sprzedażowych miesięcznie, do których dodatkowo wpływa każdego miesiąca około 300 potwierdzeń dostaw sprzedawanych towarów. W związku z ciągłym rozwojem Spółki, a co za tym idzie rosnącą liczbą transakcji zakupu towarów i usług oraz zwiększaniem się liczby dostawców; usługodawców, liczba otrzymywanych w każdym miesiącu faktur zwiększa się. Mając na uwadze, wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza, łączy się bowiem z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum.

Spółka wdraża system archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej. Część otrzymywanych w formie papierowej dokumentów obcych jest skanowanych i archiwizowanych w formie elektronicznej, oprócz archiwizowania oryginałów papierowych. Na dzień sporządzenia wniosku, dotyczy to także części dokumentów księgowych otrzymywanych od kontrahentów, w formie papierowej. Spółka zamierza stopniowo objąć opisanym systemem archiwizowania i obiegu dokumentów większość dokumentów wpływających do Spółki w formie papierowej. Zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności: faktury zakupowe, faktury korygujące VAT, duplikaty tych dokumentów, załączniki do faktur, rachunki, noty odsetkowe, noty księgowe (dalej zwane łącznie: „Dokumentami”), faktury sprzedażowe oraz potwierdzenia ich dostaw.

Rozszerzenie kategorii Dokumentów objętych archiwizacją elektroniczną następuje kategoriami Dokumentów, tj. począwszy od dat oznaczanych przez Spółkę, wszystkie Dokumenty należące do danej kategorii, będą objęte archiwizacją elektroniczną. Dokumenty, otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie PDF, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże Dokumentach. Skany Dokumentów będą przez Spółkę przechowywane na serwerze Spółki, w informatycznym środowisku WorkFIow, zarządzającym obiegiem dokumentów w Spółce. Dokumenty będą skanowane i wprowadzane do WorkFlow w specjalnych punktach rejestracji. Każdy Dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer ID) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego Dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu w formacie PDF. Każdy Dokument będzie opisany i indeksowany w systemie informatycznym za pomocą następujących informacji: numer ID, data wpływu, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi wyszukiwanie Dokumentów według powyższych kryteriów. Skany Dokumentów będą przechowywane na serwerze Spółki, w bazie danych. Administracją serwerem i bazami danych w informatycznym środowisku WorkFlow zajmować się będą administratorzy systemów informatycznych Spółki. System informatyczny używany przez Spółkę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego.

Oprogramowanie do skanowania i przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej, jest powiązane z systemem finansowo-księgowym, który wdraża spółka, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych Dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny wdrażany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku. Po zeskanowaniu Dokumentów, Spółka zamierza prowadzić archiwizację Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu Dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, papierowe wersje Dokumentów będą niszczone. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, w sposób zapewniający;

  • autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w Dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  • łatwe ich odszukanie;
  • organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.
W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.
  1. Czy w przypadku wprowadzenia opisanego systemu archiwizowania opisanych powyżej Dokumentów, Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum większości Dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów Dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych Dokumentów i ich niszczenie po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej...
  2. Czy możliwe jest archiwizowanie części Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej...

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zdaniem Spółki, w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania Dokumentów, będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów w sposób jedynie elektroniczny, w postaci skanów Dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. Ponadto, zdaniem Spółki, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby część Dokumentów było archiwizowanych w formie papierowej, a część w formie elektronicznej.

Elektroniczny system archiwizacji umożliwi Spółce wydrukowanie kopii Dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii Dokumentu będzie identyczna z treścią Dokumentu w formie papierowej otrzymanego od kontrahenta. Przepisy prawa polskiego nie nakładają na Spółkę obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, iż podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania Dokumentów. Przepisy prawa polskiego nie zastrzegają także, aby wszystkie Dokumenty musiały być przechowywane wyłącznie w jednej formie, papierowej albo elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) - zwanej dalej ustawą - podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy - działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy - podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

  1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
  2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Art. 106g ust. 1 ustawy - faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Na mocy art. 106j ust. 1 ustawy - w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

  1. udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
  2. udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1;
  3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
  4. dokonano zwrotu całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
  5. podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

- podatnik wystawia fakturę korygującą.

Zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy - w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

  1. podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:
    1. na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
    2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
  2. nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę:
    1. na wniosek podatnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
    2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
  3. podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę:
    1. na wniosek nabywcy lub dłużnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
    2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia (art. 106l ust. 2 ustawy).

Stosownie do art. 112 ustawy - podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy - podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy - przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast - na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Według art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) - jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.) - dalej jako Dyrektywa - dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur.

W myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił - na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów - od tego opcjonalnego dla niego wymogu.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność w zakresie produkcji i sprzedaży części toczonych głównie dla przemysłu motoryzacyjnego oraz elektro-narzędziowego. W ramach swojej działalności współpracuje z wieloma dostawcami i usługodawcami, którzy za swoje produkty i usługi wystawiają faktury VAT. W związku z ciągłym rozwojem Spółki, a co za tym idzie rosnącą liczbą transakcji zakupu towarów i usług oraz zwiększaniem się liczby dostawców; usługodawców, liczba otrzymywanych w każdym miesiącu faktur zwiększa się. Spółka wdraża system archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej. Część otrzymywanych w formie papierowej dokumentów obcych jest skanowanych i archiwizowanych w formie elektronicznej, oprócz archiwizowania oryginałów papierowych. Na dzień sporządzenia wniosku, dotyczy to także części dokumentów księgowych otrzymywanych od kontrahentów, w formie papierowej. Spółka zamierza stopniowo objąć opisanym systemem archiwizowania i obiegu dokumentów większość dokumentów wpływających do Spółki w formie papierowej. Zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności: faktury zakupowe, faktury korygujące VAT, duplikaty tych dokumentów, załączniki do faktur, rachunki, noty odsetkowe, noty księgowe, faktury sprzedażowe oraz potwierdzenia ich dostaw. Rozszerzenie kategorii Dokumentów objętych archiwizacją elektroniczną następuje kategoriami Dokumentów, tj. począwszy od dat oznaczanych przez Spółkę, wszystkie Dokumenty należące do danej kategorii, będą objęte archiwizacją elektroniczną. Dokumenty, otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie PDF, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże Dokumentach. Skany Dokumentów będą przez Spółkę przechowywane na serwerze Spółki, w informatycznym środowisku WorkFlow, zarządzającym obiegiem dokumentów w Spółce. Dokumenty będą skanowane i wprowadzane do WorkFlow w specjalnych punktach rejestracji. Każdy Dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer ID) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego Dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu w formacie PDF. Każdy Dokument będzie opisany i indeksowany w systemie informatycznym za pomocą następujących informacji: numer ID, data wpływu, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi wyszukiwanie Dokumentów według powyższych kryteriów. Skany Dokumentów będą przechowywane na serwerze Spółki, w bazie danych. Administracją serwerem i bazami danych w informatycznym środowisku WorkFlow zajmować się będą administratorzy systemów informatycznych Spółki. System informatyczny używany przez Spółkę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Oprogramowanie do skanowania i przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej, jest powiązane z systemem finansowo-księgowym, który wdraża spółka, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych Dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny wdrażany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku. Po zeskanowaniu Dokumentów, Spółka zamierza prowadzić archiwizację Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu Dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, papierowe wersje Dokumentów będą niszczone. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, w sposób zapewniający;

  • autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w Dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  • łatwe ich odszukanie;
  • organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Na wstępie podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Tut. Organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Wnioskodawcę systemu przechowywania faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów, załączników do faktur, rachunków, not odsetkowych, not księgowych, faktur sprzedażowych oraz potwierdzenia ich dostaw w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej ostatecznej weryfikacja może dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.

Jak wskazał Wnioskodawca, będzie on przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, w sposób zapewniający:

  • autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w Dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  • łatwe ich odszukanie;
  • organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Na tle powyższych informacji potwierdzić należy pogląd Wnioskodawcy, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów, załączników do faktur, rachunków, not odsetkowych, not księgowych oraz wystawionych faktur sprzedażowych oraz potwierdzenia ich dostaw, będzie on uprawniony do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów, zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej i ich zniszczenia po zarchiwizowaniu.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz opis sprawy należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym archiwizowanie otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów, załączników do faktur, rachunków, not odsetkowych, not księgowych oraz wystawionych faktur sprzedażowych oraz potwierdzenia ich dostaw, będzie zgodne z przepisami art. 112a ustawy.

Ponadto – jak słusznie zauważyła Spółka – brak jest materialnoprawnych przeszkód, aby część faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów, załączników do faktur, rachunków, not odsetkowych, not księgowych oraz wystawionych faktur sprzedażowych oraz potwierdzenia ich dostaw była archiwizowana w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (tzw. system mieszany).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy, które nie zostały objęte pytaniem - nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.

Dodatkowe interpretacje podatkowe i orzeczenia

Dokumenty dotyczące poruszonych zagadnień:

faktura
IBPP2/443-673/14/WN | Interpretacja indywidualna

faktura elektroniczna
IPTPP4/443-633/14-2/OS | Interpretacja indywidualna

przechowywanie dokumentów
ITPP3/443-275/13/AT | Interpretacja indywidualna

© 2011-2016 Interpretacje.org
StrukturaWybrane zagadnieniaSerwis
Działy przedmiotowe
Komentarze podatkowe
Najnowsze interpretacje
Aport
Gmina
Koszty uzyskania przychodów
Najem
Nieruchomości
Obowiązek podatkowy
Odszkodowania
Pracownik
Prawo do odliczenia
Projekt
Przedsiębiorstwa
Przychód
Różnice kursowe
Sprzedaż
Stawki podatku
Świadczenie usług
Udział
Zwolnienia przedmiotowe
Aktualności
Informacje o serwisie
Kanały RSS
Reklama w serwisie
Serwis zawiera interpretacje podatkowe publikowane przez Ministerstwo Finansów, na które składają się: interpretacje indywidualne oraz interpretacje ogólne wydane na podstawie art. 14a oraz art. 14b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.), jak również informacje o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego (interpretacje podatkowe wydane na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 lipca 2007 r.), a także wybrane orzeczenia dotyczące problematyki podatkowej.