IPPP2/4512-247/16-2/RR | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie,
Możliwość stosowania przez spółkę jawną nazwy skróconej w obrocie handlowym, ewidencji podatkowej i na fakturach.

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony - przedstawione we wniosku z dnia 21 marca 2016 r. (data wpływu 21 marca 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości stosowania przez spółkę jawną nazwy skróconej w obrocie handlowym, ewidencji podatkowej i na fakturach – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 21 marca 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości stosowania przez spółkę jawną nazwy skróconej w obrocie handlowym, ewidencji podatkowej i na fakturach.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

W dniu 31 grudnia 2015 r. do Krajowego Rejestru Sądowego Sądu Rejonowego Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego na podstawie Uchwały wspólników z dnia 31 grudnia 2015 r. złożony został wniosek o przekształcenie w trybie art. 26 § 4 KSH Spółki cywilnej o nazwie „I... S.C.;

Wspólnikami spółki cywilnej byli:

  1. Piotr U. - „I... S.C.,
  2. Bartłomiej K. - „BARTŁOMIEJ K. WSPÓLNIK SPÓŁKI CYWILNEJ I...”,
  3. Dariusz Z. - „DARIUSZ Z. I... S.C. PIOTR U. i WSPÓLNICY”.

W dniu 15 stycznia 2016 r. w Krajowym Rejestrze Sądowym Sądu Rejonowego Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: zostało zarejestrowane przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną, gdzie zgodnie art. 24 KSH podano nazwę uwzględniającą nazwiska wszystkich wspólników „I... U. K. Z. SPÓŁKA JAWNA”.

W dniu 1 lutego 2016 r. do Naczelnika Urzędu Skarbowego zostało złożone zgłoszenie aktualizacyjne w zakresie danych uzupełniających NIP-8, w którym zidentyfikowano nazwę na „I... U. K. Z. SPÓŁKA JAWNA”.

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT faktury powinny zawierać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. Dotychczas spółka używa nazwy „I... U. K. Z. SPÓŁKA JAWNA”.

Jednak w praktyce gospodarczej i w obrocie handlowym okazało się, że używanie tak długiej nazwy stanowi duży problem, przy zawieraniu kontraktów oraz przy pobieraniu faktur za dokonane zakupy. Często zdarza się, że sprzedawca jak zauważy tak długą nazwę kupującego odracza w terminie wystawienie faktury, ze względu na brak czasu w danym momencie na wprowadzanie jej do systemu fakturującego.

Zapłata za zakupy jest dokonywana w momencie zakupu gotówką lub kartę bankową. Obecna ustawa o VAT - art. 106i Ustawy o VAT, pozwala sprzedawcy na wystawienie faktury z opóźnieniem do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano transakcję sprzedaży. Faktura wysłana pocztą niejednokrotnie dociera do Wnioskodawcy po terminie złożenia deklaracji VAT i nie daje prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT, za miesiąc w którym dokonano zakupu i zapłaty.

Zgodnie z art. 86 ustawy o VAT odliczeń podatku naliczonego VAT nie można dokonać wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzyma dokument celny lub fakturę.

Wnioskodawca jest firmą zajmującą się handlem na terenie całej Polski i w związku z tym dokonuje zakupów również na całym terytorium kraju. Opóźnienia w otrzymywaniu faktur sprawiają duże problemy dla handlowców przy rozliczeniu zaliczek gotówkowych a w całej firmie zaburzają płynność finansową.

W związku z powyższym spółka zamierza dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego na zgłoszeniu VAT-R i NIP-8, gdzie nazwę firmy skróci do „I... SP. J.”.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy stosowanie nazwy skróconej „I... Sp. j”, pomimo odstępstwa od zapisów art. 24 Kodeksu Spółek Handlowych wymagającego w nazwie firmy uwidocznienia nazwiska przynajmniej jednego wspólnika, jest dopuszczalne do używania przez podatnika w obrocie handlowym, ewidencji podatkowej i fakturach VAT i spełnia wymogi jednoznacznie identyfikujące podatnika w ten sposób... Pytanie dotyczy wymogów stawianych zapisami art. 106e ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług w brzmieniu ustalonym Ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 nr 177 poz. 1054 z późn. zmianami) oraz art. 5 ust. 3 o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. 1995 nr 142 poz. 702 z późn. zmianami).

Zdaniem Wnioskodawcy, skrócenie nazwy do „I... Sp. j”, pomimo odstępstwa od zapisów art. 24 Kodeksu Spółek Handlowych wymagającego uwidocznienia w nazwie firmy przynajmniej jednego wspólnika, jednoznacznie określa podatnika, który od lat kojarzy się kontrahentom z tym samym numerem NIP i REGON.

Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2013 r., poz. 1203) w rozdziale 2 - Rejestr przedsiębiorców, art. 38-46 precyzuje jakie dane podlegają wpisowi do rejestru. Nie ma w niej pozycji dotyczącej nazwy skróconej i w wpisie do rejestru przedsiębiorców KRS nazwa skrócona nie występuje.

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2013 nr 177 poz. 35) w art. 106e ust. 1 pkt 3 określa, co powinna w tym zakresie zawierać faktura identyfikująca jednoznacznie podatnika i w sposób jednoznaczny nie narzuca stosowania pełnej nazwy podatnika.

Nazwa każdego przedsiębiorcy, w tym spółki handlowej, musi odpowiadać podstawowym regulacjom prawa firmowego zawartym w Kodeksie cywilnym (art. 43(1)-43(10), K.c., Dz. U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.).

Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 9 maja 2012 r., sygn. akt V CSK 258/11, wskazał, że Kodeks cywilny wśród cech firmy wymienia odróżnialność (wyłączność), prawdziwość, jedność (jednolitość), jawność, ciągłość i niezbywalność, a ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym - zasadę jawności i prawdziwości danych wpisanych do rejestru. Kodeks cywilny upoważnia przedsiębiorcę do posługiwania się skrótem firmy, przy uwzględnieniu zapisu art. 43(2) § 2 - firmę ujawnia się we właściwym rejestrze, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Odrębnymi przepisami rządzą się rejestry organów podatkowych w zakresie NIP i VAT.

Ustawa o zasadach ewidencji podatników i płatników (Dz. U. 1995 nr 142 poz. 702 z późn. zmianami) określa w art. 5 ust. 3, iż zgłoszenie identyfikacyjne podatników nie będących osobami fizycznymi zawiera w szczególności pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności. Nie precyzuje, że treść nazwy skróconej dla spółki jawnej musi być zgodna z zapisem art. 24 ustawy Kodeks Spółek Handlowych, w której dopuszcza się jedynie używanie na końcu nazwy firmy skrótu "sp. j.".

Nazwa skrócona występuje jedynie we wpisach rejestrowych organów podatkowych, ZUS i Urzędu Statystycznego. Zdaniem Wnioskodawcy pełne dane znane będą organowi podatkowemu z powodu podania na NIP-8 i VAT-R pełnej nazwy „I... U. K. Z. SPÓŁKA JAWNA” i jednocześnie nazwy skróconej „I... Sp. j”, i pomimo, iż nazwa ta nie jest tożsama z zapisem dopuszczonym przez Kodeks Spółek Handlowych (brak nazwiska jednego lub kilku wspólników), jednoznacznie wraz z numerem identyfikacji podatkowej NIP określa podatnika. Posługiwanie się tą nazwą na fakturach wystawianych przez spółkę jest właściwe, tym bardziej, że krótka nazwa ułatwia dokumentowanie operacji finansowych i daje korzyści w postaci usprawnienia procesów biznesowych.

Firma „I... Sp. j” dostatecznie się odróżnia od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku i nie wprowadza w błąd, co do osoby przedsiębiorcy. Na rynku krajowym nie znany jest inny podmiot o tej samej nazwie a na wypadek zabezpieczenia subsydialnej odpowiedzialności z art. 33 § 2 K. c. z powodu niewypłacalności właściciele spółki jawnej są dostatecznie jasno oznaczeni i w łatwy sposób można ich zidentyfikować w KRS.

Mając na uwadze okoliczności sprawy, które w istotny sposób utrudniają prowadzenie biznesu oraz powołane powyżej przepisy, Wnioskodawca stwierdza, że zastosowanie nazwy skróconej „I... Sp. j”, pomimo odstępstwa od art. 24 KSH jest dopuszczalne w obrocie handlowym, ewidencji podatkowej i fakturach VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Szczegółowe zasady wystawiania faktur oraz dane, które faktury powinny zawierać reguluje obowiązujący od 1 stycznia 2014 r. art. 106a-106q ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”.

Stosownie do art. 106b ust. 3 ustawy, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

  1. czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1,
  2. sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118

– jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 3, faktura powinna zawierać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy.

Z cytowanych powyżej przepisów wynika, że faktura dokumentująca sprzedaż powinna przede wszystkim zawierać dane określone w art. 106e ust. 1 ustawy, tj. m.in. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2016 r., poz. 476 z późn. zm.) osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 tej ustawy, podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2a, są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

Natomiast w myśl art. 5 ust. 3 ww. ustawy, zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera w szczególności pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych (...).

Według art. 6 ust. 1 ww. ustawy, podatnicy podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego są obowiązani dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu jednym z tych podatków, z tym że osoby fizyczne są obowiązane dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego tylko w przypadku dokonywania zgłoszenia rejestracyjnego, o którym mowa w art. 96 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2014 r. poz. 752, z późn. zm.). Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się niezależnie od zgłoszenia rejestracyjnego.

Stosownie do art. 96 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, podmioty, o których mowa w art. 15, są obowiązane przed dniem wykonania pierwszej czynności określonej w art. 5 złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenie rejestracyjne, z zastrzeżeniem ust. 3.

Według art. 96 ust. 3 ustawy podmioty wymienione w art. 15, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 lub wykonujące wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, mogą złożyć zgłoszenie rejestracyjne.

W świetle art. 96 ust. 4 ustawy, naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podatnika jako „podatnika VAT czynnego”, a w przypadku podatników, o których mowa w ust. 3 – jako „podatnika VAT zwolnionego”, i na wniosek podatnika potwierdza to zarejestrowanie.

W myśl art. 96 ust. 12 ustawy, jeżeli dane zawarte w zgłoszeniu rejestracyjnym ulegną zmianie, podatnik jest obowiązany zgłosić zmianę do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Obowiązek ten nie dotyczy przypadków, gdy następuje wyłącznie zmiana danych objętych obowiązkiem aktualizacji na podstawie ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681, z późn. zm.). Zdanie drugie nie ma zastosowania w przypadku, gdy zgłaszana zmiana powoduje zmianę właściwości organu podatkowego.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 kwietnia 2004 r. w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 55, poz. 539 z późn. zm.), w § 1 określa wzór zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług, stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia (VAT-R). W części B1 tego zgłoszenia – „Dane identyfikacyjne”, w poz. 11 należy podać nazwę pełną, natomiast w poz. 12 nazwę skróconą podatnika.

Z opisu sprawy wynika, że w dniu 15 stycznia 2016 r. dokonano przekształcenia spółki cywilnej w spółkę jawną, gdzie zgodnie art. 24 KSH podano nazwę uwzględniającą nazwiska wszystkich wspólników „I... U. K. Z. SPÓŁKA JAWNA”. W dniu 1 lutego 2016 r. do Naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa Wawer zostało złożone zgłoszenie aktualizacyjne w zakresie danych uzupełniających NIP-8, w którym zidentyfikowano nazwę na „I... U. K. Z. SPÓŁKA JAWNA”. W praktyce gospodarczej i w obrocie handlowym okazało się, że używanie tak długiej nazwy stanowi duży problem, przy zawieraniu kontraktów oraz przy pobieraniu faktur za dokonane zakupy. Wnioskodawca jest firmą zajmującą się handlem na terenie całej Polski i w związku z tym dokonuje zakupów również na całym terytorium kraju. Opóźnienia w otrzymywaniu faktur sprawiają duże problemy dla handlowców przy rozliczeniu zaliczek gotówkowych a w całej firmie zaburzają płynność finansową. W związku z powyższym spółka zamierza dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego na zgłoszeniu VAT-R i NIP-8, gdzie nazwę firmy skróci do „I... SP. J.”.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą wskazania czy stosowanie nazwy skróconej „I... Sp. j.” jest dopuszczalne do używania przez podatnika w obrocie handlowym, ewidencji podatkowej i fakturach VAT i spełnia wymogi jednoznacznie identyfikujące podatnika w ten sposób.

Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie zawierają żadnych wskazówek, które regulowałyby kwestię tworzenia nazw skróconych firm. Jedyne zapisy w tym zakresie przewiduje ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2013 r., poz. 1030, z późn. zm.).

Zgodnie z art. 24 § 1 tej ustawy, firma spółki jawnej powinna zawierać nazwiska lub firmy (nazwy) wszystkich wspólników albo nazwisko albo firmę (nazwę) jednego albo kilku wspólników oraz dodatkowe oznaczenie „spółka jawna”.

Natomiast w myśl § 2 powołanego artykułu, dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „sp. j.”.

Zatem, co do zasady, celem wypełnienia dyspozycji wynikających ze wskazanych wyżej przepisów w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona. W fakturze podatnicy niebędący osobami fizycznymi powinni zatem umieszczać nazwę pełną lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym. Również prawidłowym rozwiązaniem jest wskazanie jednocześnie nazwy pełnej i skróconej.

Zaznaczyć należy, że dane dotyczące podatnika, znajdujące się na wystawianych na niego fakturach VAT, m.in. skrócona nazwa firmy, powinny być znane organom podatkowym, czyli muszą być zgodne z danymi podatnika, podanymi w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R.

Dlatego też po uwzględnieniu wyżej powołanych przepisów prawa w okolicznościach niniejszej sprawy, stwierdzić należy, że stosowanie nazwy skróconej, która będzie wskazana przez Wnioskodawcę w kolejnym zgłoszeniu aktualizacyjnym NIP oraz VAT-R, pomimo odstępstwa od zapisów art. 24 Kodeksu spółek handlowych jest dopuszczalne w obrocie handlowym, ewidencji podatkowej i wystawianych fakturach.

Organ zauważa, że zgodnie z art. 14f § 1 ustawy Ordynacja podatkowa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej podlega opłacie w wysokości 40 zł, którą należy wpłacić w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku. W przypadku wystąpienia w jednym wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej odrębnych stanów faktycznych lub zdarzeń przyszłych pobiera się opłatę od każdego przedstawionego we wniosku odrębnego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego (art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej).

W niniejszych okolicznościach Wnioskodawca przedstawił 1 zdarzenie przyszłe. Natomiast w dniu 16 marca 2016 r. dokonał opłaty w wysokości 80 zł. W związku z uiszczeniem opłaty wyższej od należnej, poniesiona z tego tytułu nadpłata w wysokości 40 zł podlega zwrotowi zgodnie z art. 14f § 2b ustawy Ordynacja podatkowa.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.