ILPP4/443-643/11-4/EWW | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu,
Czy w przypadku wprowadzenia wyżej opisanego systemu archiwizowania faktur zakupowych Wnioskodawca uprawniony będzie do prowadzenia archiwum tychże faktur jedynie w postaci elektronicznej i zaprzestania archiwizowania faktur papierowych?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 15 września 2011 r. (data wpływu 19 września 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 24 listopada 2011 r. (data wpływu 28 listopada 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 19 września 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 24 listopada 2011 r. (data wpływu 28 listopada 2011 r.) o potwierdzenie, iż opis sprawy dotyczy podatku od towarów i usług oraz o doprecyzowanie informacji.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi w Polsce działalność w zakresie budownictwa drogowego, usług budowlanych oraz transportu i spedycji. W ramach swojej działalności współpracuje on z wieloma podwykonawcami oraz dostawcami, którzy za swoje usługi/produkty wystawiają mu faktury. Standardowo do Spółki wpływa kilkanaście tysięcy faktur rocznie wraz z podłączonymi dokumentami WZ, potwierdzającymi odbiór towaru bądź też wykonanie usługi, co sprawia, że ich archiwizacja z każdym miesiącem staje się coraz trudniejsza, łączy się bowiem z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum.

W związku z rosnącą liczbą podwykonawców i dostawców, co przekłada się bezpośrednio na ilość otrzymywanych od nich faktur, Zainteresowany zamierza archiwizację faktur zakupowych prowadzić w sposób elektroniczny. Zaimplementowane ma zostać rozwiązanie stosowane z powodzeniem przez inne spółki w Polsce i zagranicą w postaci elektronicznego archiwum.

Faktury zakupowe będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże fakturach. Nowe oprogramowanie ma zostać sprzężone z programem księgowym, dzięki czemu odszukanie danej faktury oraz odtworzenie jej obrazu będzie możliwe w każdej chwili.

W uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca poinformował, iż elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ich papierowe wersje będą niszczone.

Elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur zostaną sprzężone z systemem księgowym, a więc będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

  • autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  • łatwe ich odszukanie;
  • organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur oraz przetwarzania danych w nich zawartych.
W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w przypadku wprowadzenia wyżej opisanego systemu archiwizowania faktur zakupowych, Zainteresowany uprawniony będzie do prowadzenia archiwum tychże faktur jedynie w postaci elektronicznej i zaprzestania archiwizowania faktur papierowych...

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania faktur zakupowych będzie on uprawniony do archiwizacji tychże faktur jedynie w sposób elektroniczny i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej.

Elektroniczny system archiwizacji umożliwi Zainteresowanemu wydrukowanie kopii faktury, której treść będzie identyczna z otrzymaną od kontrahenta. Ponadto regulacje prawne nie nakładają na niego obowiązku przechowywania faktur w określonej formie. Musi jednak pamiętać o tym, że sposób przechowywania faktur ma zapewnić łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp do faktur będących przedmiotem ewentualnej kontroli uprawnionych organów oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Należy podkreślić, że żaden przepis nie wskazuje, że archiwizować można jedynie papierową kopię faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.

W podobnych sprawach wypowiadał się NSA (I FSK 1169/08), który w uzasadnieniu wyroku wskazał, że polskie regulacje nie zawierają jednoznacznych rozstrzygnięć, że kopie faktur należy przechowywać w formie papierowej, więc wsparł się na dyrektywie 2006/112/WE, z której można wywnioskować, że „kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej bądź elektronicznej. Nie ma zatem normatywnych przeciwwskazań do istnienia <<mieszanego>> systemu wysyłania” (w tym przypadku otrzymywania) i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu” (tu otrzymaniu) „faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu: NSA podkreślił, że za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.

NSA powołał się także na zasadę proporcjonalności, wyrażoną w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego, a następnie doprecyzowaną przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich (np. w sprawie C-446/03 Marks Spencer czy też C-361/96 Sociale Generale). Z zasady tej wynika, że „państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 dyrektywy 112, jest nadmiernie dolegliwy i narusza wspomnianą zasadę”.

W podobnym tonie wypowiedział się dnia 15 marca 2011 r. WSA w Poznaniu (I SA/Po 899/10), który twierdzi, że „faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach, ale nie oznacza to, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesłana nabywcy. Faktura przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, odnoszących się do przeprowadzonej transakcji”, co dla Wnioskodawcy oznacza, że nabywca powinien być także upoważniony do digitalizacji otrzymanej papierowej kopii faktury, ponieważ jej elektroniczny obraz w ten sam sposób spełnia powyższe przesłanki.

Inny wyrok WSA w Poznaniu z dnia 8 października 2010 r. wskazuje na fakt, iż informacje znajdujące się na fakturze nabywcy powinny być identyczne w zakresie treści ze znajdującymi się na fakturze przechowywanej u wystawcy (I SA/Po 547/10), co dla Zainteresowanego oznacza, że faktury papierowe zostały zrównane z ich elektronicznymi obrazami, dzięki czemu nabywca jest upoważniony przechowywać jedynie elektroniczne wersje przesłanych mu papierowych faktur.

Analogicznie w kwestii przechowywania elektronicznych wersji faktur wypowiedział się dnia 22 września 2010 r. WSA w Opolu twierdząc, że „wymogiem przechowywania kopii faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci”.

Zatem Zainteresowany uprawniony będzie do prowadzenia jedynie elektronicznego archiwum faktur zakupowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

  1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
  2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
  3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji zawartej w powołanym przepisie, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

W myśl § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (§ 20 ust. 4 tego rozporządzenia).

Stosownie do § 21 ust. 1 powołanego rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

  1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  2. łatwe ich odszukanie;
  3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - § 21 ust. 3 cyt. rozporządzenia.

Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 21 ust. 4 tego rozporządzenia).

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur wystawionych w formie papierowej, w formie elektronicznej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów.

Z opisu sprawy wynika, że w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca otrzymuje kilkanaście tysięcy faktur rocznie wraz z podłączonymi dokumentami WZ, potwierdzającymi odbiór towaru bądź też wykonanie usługi, co sprawia, że ich archiwizacja z każdym miesiącem staje się coraz trudniejsza, łączy się bowiem z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum. W związku z powyższym, Zainteresowany zamierza archiwizację faktur zakupowych prowadzić w sposób elektroniczny, tj. faktury zakupowe będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże fakturach. Nowe oprogramowanie ma zostać sprzężone z programem księgowym, dzięki czemu odszukanie danej faktury oraz odtworzenie jej obrazu będzie możliwe w każdej chwili.

Faktury (elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur) będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ich papierowe wersje będą niszczone.

Elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur zostaną sprzężone z systemem księgowym, a więc będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

  • autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  • łatwe ich odszukanie;
  • organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur oraz przetwarzania danych w nich zawartych.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż Spółka będzie uprawniona do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci scanu) faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej (i zaprzestania archiwizacji faktur papierowych), bowiem spełni ona warunki, o których mowa w § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Końcowo należy dodać, iż faktyczna ocena wypełnienia przez wystawcę wymogów określonych przepisami cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.