ILPP4/443-379/14-2/BA | Interpretacja indywidualna

Podatek od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania faktur, faktur korygujących, not korygujących, duplikatów faktur oraz rachunków wystawianych i otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany).
ILPP4/443-379/14-2/BAinterpretacja indywidualna
  1. faktura
  2. przechowywanie
  3. przechowywanie faktur elektronicznych
  1. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja -> Faktury -> Wystawianie faktury

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 18 lipca 2014 r. (data wpływu 23 lipca 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania faktur, faktur korygujących, not korygujących, duplikatów faktur oraz rachunków wystawianych i otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany) – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 23 lipca 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania faktur, faktur korygujących, not korygujących, duplikatów faktur oraz rachunków wystawianych i otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) prowadzi działalność w zakresie produkcji płyt oraz wyrobów drewnopochodnych, używanych w produkcji meblarskiej, budowlanej i wykończeniowej. Skala prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności wiąże się z dużą ilością dokumentów generowanych tak przez samą Spółkę, jak i otrzymywanych od kontrahentów (w szczególności dotyczy to faktur, faktur korygujących, not korygujących, duplikatów faktur, załączników do faktur, rachunków, not księgowych oraz innych dokumentów tworzonych przez Wnioskodawcę na potrzeby prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (w tym m.in. dokumentów magazynowych PZ i WZ, listów przewozowych (CMR) czy umów z kontrahentami)). W ramach automatyzacji procesów biznesowych Spółka jest w trakcie implementacji tzw. elektronicznego obiegu faktur, w ramach którego następuje m.in. zeskanowanie otrzymywanych dokumentów i ich wprowadzenie do systemu informatycznego. Z uwagi na potrzebę dalszego usprawnienia pracy Działu Księgowości, Wnioskodawca rozważa w dalszej kolejności wdrożenie systemu archiwizacji polegającego bądź na archiwizowaniu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bądź na archiwizowaniu ich w formie mieszanej (tj. część dokumentów gromadzona byłaby w tradycyjnej papierowej formie, a część w formie dokumentów elektronicznych). Zgodnie z założeniami, dokumenty gromadzone dotychczas przez Spółkę w formie papierowej byłyby skanowane i zapisywane w postaci obrazu w formacie PDF, co uniemożliwiałoby ingerencję w dane zawarte w dokumentach oraz ich zmianę. Skany dokumentów byłyby przechowywane przez nią w bazie danych systemu informatycznego w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą. Zeskanowane i wprowadzone do systemu informatycznego dokumenty otrzymałyby unikalny numer umożliwiający ich indywidualną identyfikację oraz łatwe wyszukanie danych dotyczących dokumentu, jak również samego obrazu dokumentu. Przechowywanie dokumentów w wyżej opisany sposób odpowiadałoby również wymogom wynikającym z przepisów ustawy o VAT w zakresie przechowywania dokumentów, zgodnie z podziałem na okresy rozliczeniowe. Po zeskanowaniu dokumentów oraz ich zarchiwizowaniu w postaci elektronicznej, dokumenty papierowe najprawdopodobniej byłyby przez Wnioskodawcę niszczone. System informatyczny zastosowany przez Spółkę do przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, umożliwiałby odtworzenie dokumentu w postaci jego wydrukowanej kopii papierowej. Dokumenty przechowywane w sposób elektroniczny mogłyby być bezzwłocznie udostępnione organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie oraz w sposób umożliwiający przetwarzanie danych w nich zawartych. Elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów byłyby przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów byłyby zatem przechowywane w sposób zapewniający:

  • autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktur),
  • integralność tekstu (uniemożliwienie zmiany danych zawartych w dokumentach),
  • czytelność dokumentów (brak trudności z odczytaniem treści faktury),
  • łatwe ich odszukanie,
  • bezzwłoczny dostęp organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.
W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy z punktu widzenia ustawy o VAT, planowany przez Spółkę do wprowadzenia system archiwizacji dokumentów będących fakturami w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT (...), wypełnia dyspozycję art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie sposobu ich przechowywania...

Zdaniem Wnioskodawcy, w pierwszej kolejności zwrócić należy uwagę na brzmienie art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), w myśl którego „podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Art. 112a ust. 1 ww. ustawy stanowi z kolei, że „podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Ust. 4 ww. przepisu wprowadza natomiast regułę, w myśl której „podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Z zestawienia powyższych przepisów, w ocenie Spółki, w sposób jednoznaczny wynika, że podatnicy zobowiązani są przechowywać faktury oraz towarzyszące im dokumenty związane z rozliczaniem podatku VAT do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a sposób ich gromadzenia zapewniać powinien:

  1. chronologię w podziale na okresy rozliczeniowe,
  2. łatwe odszukanie,
  3. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność oraz
  4. bezzwłoczny dostęp na żądanie uprawnionego organu.

W przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, ustawodawca wprowadził przy tym dodatkowy wymóg w zakresie zapewnienia ich bezzwłocznego poboru oraz możliwości przetwarzania danych.

Z powyższego, zdaniem Wnioskodawcy, wywieść tym samym należy wniosek, że przepisy ustawy o VAT – nakładając na podatników szereg obowiązków natury techniczno -administracyjnej w zakresie sposobu i formy przechowywania faktur oraz związanych z nimi dokumentów – expressis verbis dopuszczają jednak przy tym możliwość ich gromadzenia w formie elektronicznej. O ile zatem spełnione zostaną wszystkie wymogi, o których mowa w art. 112 i 112a ustawy o VAT, brak jest podstaw prawnych do odmowy Spółce prawa do przechowywania faktur i towarzyszących im dokumentów w sposób opisany w stanie faktycznym.

Potwierdzeniem prawidłowości stanowiska zajętego przez Wnioskodawcę może być przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 13 maja 2014 r. (sygn. ILPP4/443-66/14-2/BA), w której organ potwierdził, że

  • (...) regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”;
  • (...) w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków podatnik będzie uprawniony do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów, zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej ich zniszczenia po zarchiwizowaniu” oraz, że
  • (...) archiwizowanie otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków w formie elektronicznej, będzie zgodne z przepisami art. 112a ustawy”.

W tym miejscu wskazać także należy na wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z dnia 18 sierpnia 2010 r. (sygn. I SA/Op 215/10), który choć zapadł w stanie prawnym odmiennym od obecnego, to jednak potwierdza prawidłowość wnioskowania Spółki. Jak bowiem stwierdził WSA w Opolu: „ogólne warunki przechowywania faktur (w tym także ich kopii), nie wskazują na formę w jakiej winno być dokonywane ich przechowywanie, papierowej czy elektronicznej, ale kładą nacisk na to, aby forma ta gwarantowała przez cały okres ich przechowywania autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, z jednoczesnym zastrzeżeniem, że umieszczone na nich dane nie mogą być zmieniane i muszą pozostać czytelne. (...) takie warunki niewątpliwie może zapewnić wskazywana przez skarżącą forma przechowywania kopii wystawionych przez nią pierwotnych faktur papierowych, stanowiąca dokładne ich odzwierciedlenie w formie elektronicznej. Jedną z takich form odzwierciedlenia obrazu faktury papierowej w formie elektronicznej, może stanowić jej zeskanowanie do formatu PDF, z uniemożliwieniem dokonywania jakichkolwiek zmian w zapisanym obrazie elektronicznym”. Na takim samym stanowisku stanął także Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy w wyroku z dnia 17 sierpnia 2010 r. (sygn. I SA/Bd 499/10).

Wreszcie, przechodząc do kwestii dopuszczalności mieszanej formy archiwizowania dokumentów, zwrócić należy uwagę na fakt, że ustawa o VAT dopuszczając możliwość elektronicznego przechowywania faktur i towarzyszących im dokumentów w żaden sposób nie wymaga jednak od podatników jednolitego podejścia w tym zakresie. W ocenie Spółki dopuszczalna jest tym samym praktyka polegająca na stosowaniu mieszanej formy archiwizacji ww. dokumentów.

Prawidłowość stanowiska Wnioskodawcy w tym zakresie potwierdzona została przykładowo w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 21 sierpnia 2013 r. (sygn. ITPP3/443-275/13/AT), w której organ stwierdził, że „brak jest przeciwwskazań prawnych, aby część faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków była archiwizowana w formie papierowej, a część w formie elektronicznej. Takie zachowanie jest jednak bezwarunkowe Spółka winna bowiem zagwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści: czytelność ww. dokumentów od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewnić ich przechowywanie w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Analogiczne wnioski znaleźć można także w:

  • interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 3 lutego 2012 r. (sygn. IPPP1/443-1597/11-2/AS),
  • interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 30 lipca 2012 r. (sygn. IBPP2/443-409/12/ICz),
  • interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 13 września 2012 r. (sygn. IBPP4/443-387/12/PK)
  • czy interpretacji indywidualnej z dnia 19 sierpnia 2013 r. (sygn. IPPP3/443-470/13-2/KB).

Słuszność stanowiska Spółki znajduje potwierdzenie również w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r. (sygn. I FSK 1169/08), w którym Sąd wskazał, że „normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania. Za istotną przesłankę wykładania omawianych przepisów należy uznać funkcję jaką pełni konieczność przechowywania kopii faktury. Jest to funkcja kontrolna. Zatem wykładnia powinna ją uwzględniać”. NSA jednoznacznie stanął tym samym na stanowisku, że „nie ma normatywnych przeciwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak i ekologiczne czy ekonomiczne. (...) Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji”.

Pogląd o dopuszczalności prowadzenia dokumentacji w formie mieszanej, częściowo elektronicznej, a częściowo papierowej, został wyrażony również w orzeczeniu Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 28 stycznia 2011 r. (sygn. akt I SA/Wr 1342/10), w którym sąd jednoznacznie stwierdził, że „błędne jest przekonanie organu, że polski ustawodawca wykluczył możliwość stosowania tzw. mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur który polega na wysyłaniu faktury w formie papierowej i przechowaniu kopii tej faktury w formie elektronicznej, przy zastrzeżeniu możliwości wydrukowania kopii faktury w każdym czasie na żądanie organu”. Sąd uzasadniając swoje stanowisko wskazał, że za taką wykładnią przemawia również zasada proporcjonalności, z której wynika, że „państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki, które są niezbędne dla osiągnięcia zakładanych przez dyrektywy celów (por. wyroki Trybunału Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich w sprawach C-446/03 MarksSpencer, C-361/96 Social Generale). Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej w sytuacji, gdy inne metody ich przechowywania zapewniają realizację celu, jakim jest możliwość kontroli, tj. celów wynikających z art. 233 ust. 1 Dyrektywy 112, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym”.

Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy, z punktu widzenia ustawy o VAT, Spółka uprawniona jest nie tylko do przechowywania faktur i towarzyszących im dokumentów (w szczególności dokumentów magazynowych (w tym przede wszystkim dokumentów PZ i WZ), listów przewozowych (CMR) czy umów z kontrahentami)) w formie elektronicznej ale także, w zależności od własnych preferencji w tym zakresie, do przechowywania ich również w formie mieszanej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

  1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
  2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Na mocy art. 106j ust. 1 ustawy – w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

  1. udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
  2. udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1;
  3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
  4. dokonano zwrotu całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
  5. podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury
  • podatnik wystawia fakturę korygującą.

Stosownie do art. 106k ust. 1 ustawy – nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.

W myśl art. 106k ust. 3 ustawy – faktura, o której mowa w ust. 1, powinna zawierać:

  1. wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
  2. numer kolejny i datę jej wystawienia;
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
  4. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6;
  5. wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy – w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

  1. podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:
    1. na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
    2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
  2. nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę:
    1. na wniosek podatnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
    2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
  3. podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę:
    1. na wniosek nabywcy lub dłużnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
    2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia (art. 106l ust. 2 ustawy).

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Według art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) – jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1, z późn. zm.) – dalej jako Dyrektywa – dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 – definicje). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur.

W myśl art. 244 Dyrektywy – każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił – na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów – od tego opcjonalnego dla niego wymogu.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka prowadzi działalność w zakresie produkcji płyt oraz wyrobów drewnopochodnych, używanych w produkcji meblarskiej, budowlanej i wykończeniowej. Skala prowadzonej przez nią działalności wiąże się z dużą ilością dokumentów generowanych tak przez samego Wnioskodawcę, jak i otrzymywanych od kontrahentów, m.in.: faktur, faktur korygujących, not korygujących, duplikatów faktur, rachunków. W ramach automatyzacji procesów biznesowych Spółka jest w trakcie implementacji tzw. elektronicznego obiegu faktur, w ramach którego następuje m.in. zeskanowanie otrzymywanych dokumentów i ich wprowadzenie do systemu informatycznego. Z uwagi na potrzebę dalszego usprawnienia pracy Działu Księgowości, Wnioskodawca rozważa w dalszej kolejności wdrożenie systemu archiwizacji polegającego bądź na archiwizowaniu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bądź na archiwizowaniu ich w formie mieszanej (tj. część dokumentów gromadzona byłaby w tradycyjnej papierowej formie, a część w formie dokumentów elektronicznych). Zgodnie z założeniami, dokumenty gromadzone dotychczas przez Spółkę w formie papierowej byłyby skanowane i zapisywane w postaci obrazu w formacie PDF, co uniemożliwiałoby ingerencję w dane zawarte w dokumentach oraz ich zmianę. Skany dokumentów byłyby przechowywane przez Wnioskodawcę w bazie danych systemu informatycznego w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą. Zeskanowane i wprowadzone do systemu informatycznego dokumenty otrzymałyby unikalny numer umożliwiający ich indywidualną identyfikację oraz łatwe wyszukanie danych dotyczących dokumentu, jak również samego obrazu dokumentu. Przechowywanie dokumentów w wyżej opisany sposób odpowiadałoby również wymogom wynikającym z przepisów ustawy o VAT w zakresie przechowywania dokumentów zgodnie z podziałem na okresy rozliczeniowe. Po zeskanowaniu dokumentów oraz ich zarchiwizowaniu w postaci elektronicznej, dokumenty papierowe najprawdopodobniej byłyby przez Spółkę niszczone. System informatyczny zastosowany przez nią do przechowywania dokumentów w formie elektronicznej umożliwiałby odtworzenie dokumentu w postaci jego wydrukowanej kopii papierowej. Dokumenty przechowywane w sposób elektroniczny mogłyby być bezzwłocznie udostępnione organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie oraz w sposób umożliwiający przetwarzanie danych w nich zawartych. Elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów byłyby przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na tym tle Wnioskodawca powziął wątpliwości dotyczące możliwości archiwizowania faktur, faktur korygujących, not korygujących, duplikatów faktur oraz rachunków wystawianych i otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów, oraz możliwości archiwizowania części dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Tut. Organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Wnioskodawcę systemu przechowywania wystawianych i otrzymywanych faktur, faktur korygujących, not korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej ostatecznej weryfikacji może dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.

Jak poinformowała Spółka, elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów byłyby przechowywane w sposób zapewniający:

  • autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktur),
  • integralność tekstu (uniemożliwienie zmiany danych zawartych w dokumentach),
  • czytelność dokumentów (brak trudności z odczytaniem treści faktury),
  • łatwe ich odszukanie,
  • bezzwłoczny dostęp organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Na tle powyższych informacji potwierdzić należy pogląd Spółki, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania faktur, faktur korygujących, not korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, będzie ona uprawniona do ich przechowywania jedynie w sposób elektroniczny. Ponadto brak jest materialnoprawnych przeszkód, aby część faktur, faktur korygujących, not korygujących, duplikatów faktur oraz rachunków była archiwizowana w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (tzw. system mieszany) – w zależności od preferencji Wnioskodawcy w tym zakresie.

Biorąc pod uwagę powyższe należy zatem stwierdzić, że planowany przez Spółkę system archiwizacji faktur, faktur korygujących, not korygujących, duplikatów faktur oraz rachunków wypełniać będzie dyspozycję art. 112 ustawy w zakresie sposobu ich przechowywania.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczyć należy, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Wnioskodawcy. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy oraz własnego stanowiska, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

W niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej możliwości archiwizowania faktur, faktur korygujących, not korygujących, duplikatów faktur oraz rachunków otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany). Natomiast wniosek w części dotyczącej możliwości archiwizowania załączników do faktur, not odsetkowych, not księgowych oraz innych dokumentów tworzonych przez Spółkę na potrzeby prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (w tym m.in. dokumentów magazynowych PZ i WZ, listów przewozowych (CMR) czy umów z kontrahentami) w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej, został rozstrzygnięty w odrębnym piśmie z dnia 22 października 2014 r. nr ILPP4/443-379/14-3/BA. Kwestia dotycząca podatku dochodowego od osób prawnych została rozstrzygnięta odrębnym pismem.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim, ul. Dąbrowskiego 13, 66-400 Gorzów Wielkopolski, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

© 2011-2016 Interpretacje.org
StrukturaWybrane zagadnieniaSerwis
Działy przedmiotowe
Komentarze podatkowe
Najnowsze interpretacje
Aport
Gmina
Koszty uzyskania przychodów
Najem
Nieruchomości
Obowiązek podatkowy
Odszkodowania
Pracownik
Prawo do odliczenia
Projekt
Przedsiębiorstwa
Przychód
Różnice kursowe
Sprzedaż
Stawki podatku
Świadczenie usług
Udział
Zwolnienia przedmiotowe
Aktualności
Informacje o serwisie
Kanały RSS
Reklama w serwisie
Serwis zawiera interpretacje podatkowe publikowane przez Ministerstwo Finansów, na które składają się: interpretacje indywidualne oraz interpretacje ogólne wydane na podstawie art. 14a oraz art. 14b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.), jak również informacje o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego (interpretacje podatkowe wydane na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 lipca 2007 r.), a także wybrane orzeczenia dotyczące problematyki podatkowej.