IBPP2/443-641/11/WN | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach,
Uznanie czy po uzyskaniu akceptacji odbiorcy faktury, faktura w ww. formie może być udostępniona wyłącznie w formie elektronicznej

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 16 maja 2011r. (data wpływu 27 maja 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy po uzyskaniu akceptacji odbiorcy faktury, faktura w ww. formie może być udostępniona wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 27 maja 2011r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług m.in. w zakresie uznania czy po uzyskaniu akceptacji odbiorcy faktury, faktura w ww. formie może być udostępniona wyłącznie w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również Spółka) jest podatnikiem podatku VAT. Spółka świadczy usługi o charakterze ciągłym, polegające na rozprowadzaniu wody i odbiorze ścieków. Usługi te są świadczone dla ponad 12 tysięcy odbiorców. W związku z planowanym uruchomieniem internetowego Biura Obsługi Klienta (dalej zwany e-BOK) Wnioskodawca ma zamiar udostępnić klientowi (po uprzednim zalogowaniu, pisemnym wyrażeniu zgody przez klienta na otrzymywanie faktur w wersji elektronicznej, udostępnieniu hasła i loginu oraz podpisaniu stosownej umowy) możliwości otrzymywania elektronicznych faktur tzw. e-faktur. Wnioskodawca w oparciu o rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej przyjmuje, iż faktura w formie pliku PDF udostępniona do pobrania z bezpiecznej strony internetowej po wpisaniu loginu i hasła unikatowego dla każdego klienta, spełnia wymóg autentyczności pochodzenia oraz integralności treści.

System informatyczny e-BOK gwarantuje bezpieczeństwo danych, autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych poprzez zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń i procedur:

  • bezpieczeństwo danych - dostęp do danych będzie możliwy jedynie poprzez logowanie do panelu klienta, przy użyciu autoryzowanego, zaszyfrowanego, zabezpieczonego indywidualnym hasłem kodu dostępu. Hasło będzie znane wyłącznie klientowi.
  • autentyczność pochodzenia faktury - zostanie spełniona poprzez serwer webowy (udostępniany dla klienta) ustawiony na oddzielnym, dedykowanym i zabezpieczonym serwerze w osobnej, wydzielonej i bezpiecznej strefie DMZ. Obie bazy danych (produkcyjna i webowa) są od siebie odseparowane, a wymiana informacji między nimi odbywa się poprzez automatyczną replikację danych (tabel). Tabele główne (umowy, faktury) są replikowane w trybie raz na dzień, a tabele wymiany wniosków i sald odświeżane są co 5 minut. Tym samym Klient po zalogowaniu do systemu zobaczy listę aktualnych i w żaden sposób niezmienionych, wystawionych dla niego faktur, które są mu udostępnione w zablokowanym przed możliwością wprowadzania zmian formacie PDF. W takim też formacie Wnioskodawca będzie przechowywać faktury na potrzeby kontroli skarbowej. Jednocześnie wyłącznie wskazani i uprawnieni przez przedsiębiorstwo administratorzy systemów informatycznych będą mieli dostęp do serwera, na którym dokumenty będą zamieszczane i przechowywane oraz udostępniane do pobrania przez klienta. Dostęp ten zaś będzie dodatkowo chroniony certyfikatem bezpieczeństwa, wymagającym uwierzytelnionego logowania do aplikacji, dzięki czemu nie będzie istniała, możliwość podszycia się pod wystawcę faktury ani pod jej odbiorcę lub nabywcę.
  • integralność danych - zostanie spełniona, jako że nienaruszalność danych zawartych w udostępnionej fakturze będzie gwarantowana formatem jej zapisu. Plik zablokowany zostanie przed możliwością wprowadzenia zmian na poziomie formatu PDF. Wyjściowe dane będą przedstawiane w formie wiernego obrazu dokumentu, który będzie można wydrukować, jednak nie będzie możliwości wprowadzania do niego jakichkolwiek zmian oraz nie będzie można usuwać zamieszczonych w e-BOK dokumentów.

Oznacza to, że faktury udostępniane w ww. opisany sposób mogą być uznane za doręczone, nie wymagając wysyłania papierowej formy oraz mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Ponadto system informatyczny zapewnia łatwe odszukanie e-faktur, udostępnianie ich w formacie tekstowym, gwarantuje bezzwłoczny do nich dostęp organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej oraz archiwizację z podziałem na okresy rozliczeniowe.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy po uzyskaniu akceptacji odbiorcy faktury, faktura w ww. formie może być udostępniona wyłącznie w formie elektronicznej...

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organom kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Faktura w formie pliku PDF możliwa do pobrania z bezpiecznej strony po wpisaniu loginu i hasła unikatowego dla każdego klienta, spełnia wymóg autentyczności pochodzenia oraz integralności. To oznacza, że faktury dostarczone w taki sposób mogą być uznane za doręczone i mogą być przechowywane w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Od dnia 1 stycznia 2011r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

§ 2 ust. 1 rozporządzenia definiuje pojęcia: autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści.

I tak przez:

  • autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
  • integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Z treści wniosku wynika, iż Wnioskodawca (dalej również Spółka) jest podatnikiem podatku VAT. Spółka świadczy usługi o charakterze ciągłym, polegające na rozprowadzaniu wody i odbiorze ścieków. Usługi te są świadczone dla ponad 12 tysięcy odbiorców. W związku z planowanym uruchomieniem internetowego Biura Obsługi Klienta (dalej zwany e-BOK) Wnioskodawca ma zamiar udostępnić klientowi (po uprzednim zalogowaniu, pisemnym wyrażeniu zgody przez klienta na otrzymywanie faktur w wersji elektronicznej, udostępnieniu hasła i loginu oraz podpisaniu stosownej umowy) możliwości otrzymywania elektronicznych faktur tzw. e-faktur. Wnioskodawca w oparciu o rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej przyjmuje, iż faktura w formie pliku PDF udostępniona do pobrania z bezpiecznej strony internetowej po wpisaniu loginu i hasła unikatowego dla każdego klienta, spełnia wymóg autentyczności pochodzenia oraz integralności treści.

System informatyczny e-BOK gwarantuje bezpieczeństwo danych, autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych poprzez zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń i procedur:

  • bezpieczeństwo danych - dostęp do danych będzie możliwy jedynie poprzez logowanie do panelu klienta, przy użyciu autoryzowanego, zaszyfrowanego, zabezpieczonego indywidualnym hasłem kodu dostępu. Hasło będzie znane wyłącznie klientowi.
  • autentyczność pochodzenia faktury - zostanie spełniona poprzez serwer webowy (udostępniany dla klienta) ustawiony na oddzielnym, dedykowanym i zabezpieczonym serwerze w osobnej, wydzielonej i bezpiecznej strefie DMZ. Obie bazy danych (produkcyjna i webowa) są od siebie odseparowane, a wymiana informacji między nimi odbywa się poprzez automatyczną replikację danych (tabel). Tabele główne (umowy, faktury) są replikowane w trybie raz na dzień, a tabele wymiany wniosków i sald odświeżane są co 5 minut. Tym samym Klient po zalogowaniu do systemu zobaczy listę aktualnych i w żaden sposób niezmienionych, wystawionych dla niego faktur, które są mu udostępnione w zablokowanym przed możliwością wprowadzania zmian formacie PDF. W takim też formacie Wnioskodawca będzie przechowywać faktury na potrzeby kontroli skarbowej. Jednocześnie wyłącznie wskazani i uprawnieni przez przedsiębiorstwo administratorzy systemów informatycznych będą mieli dostęp do serwera, na którym dokumenty będą zamieszczane i przechowywane oraz udostępniane do pobrania przez klienta. Dostęp ten zaś będzie dodatkowo chroniony certyfikatem bezpieczeństwa, wymagającym uwierzytelnionego logowania do aplikacji, dzięki czemu nie będzie istniała, możliwość podszycia się pod wystawcę faktury ani pod jej odbiorcę lub nabywcę.
  • integralność danych - zostanie spełniona, jako że nienaruszalność danych zawartych w udostępnionej fakturze będzie gwarantowana formatem jej zapisu. Plik zablokowany zostanie przed możliwością wprowadzenia zmian na poziomie formatu PDF. Wyjściowe dane będą przedstawiane w formie wiernego obrazu dokumentu, który będzie można wydrukować, jednak nie będzie możliwości wprowadzania do niego jakichkolwiek zmian oraz nie będzie można usuwać zamieszczonych w e-BOK dokumentów.

Oznacza to, że faktury udostępniane w ww. opisany sposób mogą być uznane za doręczone, nie wymagając wysyłania papierowej formy oraz mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Ponadto system informatyczny zapewnia łatwe odszukanie e-faktur, udostępnianie ich w formacie tekstowym, gwarantuje bezzwłoczny do nich dostęp organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej oraz archiwizację z podziałem na okresy rozliczeniowe.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur elektronicznych w postaci pliku PDF. Zatem faktura w formie pliku PDF po uzyskaniu akceptacji odbiorcy faktury, udostępniona do pobrania wyłącznie w formie elektronicznej jest równoważna w skutkach podatkowych z przesłaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Końcowo należy dodać, iż faktyczna ocena wypełnienia przez wystawcę wymogów określonych przepisami cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Niniejsza interpretacja nie rozstrzyga czy Wnioskodawca spełnia warunki, określone powołanymi przepisami, w zakresie faktur przesyłanych w formie elektronicznej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejszą interpretacją załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie uznania czy po uzyskaniu akceptacji odbiorcy faktury, faktura w ww. formacie może być udostępniona wyłącznie w formie elektronicznej.

Natomiast wniosek w części dotyczącej uznania czy faktura w formie pliku PDF możliwa do pobrania z bezpiecznej strony po wpisaniu loginu i hasła unikatowego dla każdego klienta, spełnia wymóg autentyczności pochodzenia oraz integralności, zostanie załatwiony odrębnym rozstrzygnięciem.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.