IBPP2/443-628/11/WN | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach,
- zapisywanie faktur sprzedaży w formacie PDF i przechowywania ich kopii w formie elektronicznej, - przesyłanie faktur VAT odbiorcom w formacie PDF drogą e-mailową

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 24 maja 2011r. (data wpływu 26 maja 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w kwestii uznania za zgodne z przepisami:

  • zapisywania faktur sprzedaży w formacie PDF i przechowywania ich kopii w formie elektronicznej,
  • przesyłania faktur VAT odbiorcom w formacie PDF drogą e-mailową

jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 26 maja 2011r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w kwestii uznania za zgodne z przepisami zapisywania faktur sprzedaży w formacie PDF i przechowywania ich kopii w formie elektronicznej oraz przesyłania faktur VAT odbiorcom w formacie PDF drogą e-mailową.

W przedmiotowym wniosku zostały przedstawione dwa następujące zdarzenia przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również Spółka) prowadzi transakcje handlowe z licznymi kontrahentami. W celu zapewnienia terminowości wzajemnych rozliczeń oraz przyspieszenia dokonywania płatności, jak również w celu zmniejszenia kosztów Spółka zamierza skorzystać z możliwości przechowywania oraz wysyłania faktur sprzedaży VAT w formie elektronicznej. W związku z tym faktury Spółki będą wystawiane a następnie zapisywane i przechowywane w formacie PDF z opcją podpisu elektronicznego na serwerze dedykowanym, w wyznaczonym folderze w organizacji katalogów w podziale na okresy rozliczeniowe. Dostęp do folderu otrzymają wyłącznie ściśle określone osoby. Format PDF z opcją podpisu elektronicznego umożliwia zabezpieczanie dokumentów podpisami osób uprawnionych na podstawie certyfikatów.

Dzięki takiemu rozwiązaniu faktury zapisane w formacie PDF będą chronione przed zmianami. Certyfikaty są nadawane wyłącznie wyznaczonym osobom i mogą być weryfikowane przez odbiorców przy pomocy ogólnie dostępnego programu Adobe Reader. Odbiorca może zweryfikować imię i nazwisko oraz adres e-mailowy (prowadzący do skrzynki kontaktowej) osoby uprawnionej do podpisu. Ponadto, w przypadku próby modyfikacji podpisanego dokumentu PDF, dokument przestaje być „weryfikowalny”, tzn. podczas weryfikacji danych przez kontrahenta pojawia się informacja o modyfikacji podpisu od momentu podpisania (naruszenie integralności dokumentu). Faktury w formacie PDF z opcją podpisu elektronicznego będą zapisywane i przechowywane na serwerze dedykowanym, ponadto cyklicznie wykonywana będzie kopia zawartości serwera dedykowanego na serwerze zapasowym (tzw. serwer backupowy). Na serwerze dedykowanym będą zapisywane kopie faktur, a ich oryginały będą przesyłane do kontrahentów drogą e-mailową, pod warunkiem uzyskania przez Wnioskodawcę zgody od odbiorcy na przesyłanie faktur drogą e-mailową w formacie PDF. Zgoda odbiorcy na przesyłanie faktur drogą e-mailową wyrażona będzie albo w formie pisemnej w postaci pisemnego oświadczenia podpisanego przez kontrahenta, albo w formie elektronicznej, w szczególności poprzez zaznaczenie przez kontrahenta właściwego pola na specjalnym formularzu elektronicznym. Wszystkie faktury będą opisywane w sposób umożliwiający ich dokładną identyfikację i umożliwiający bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:
  1. Czy zapisywanie faktur sprzedaży VAT w formacie PDF z opcją podpisu elektronicznego i przechowywanie ich kopii przez wystawcę na serwerze dedykowanym spełnia wymogi zasad przechowywania faktur w formie elektronicznej zawarte w rozporządzeniu MF...
  2. Czy przesyłanie oryginałów faktur sprzedaży VAT w formacie PDF drogą e-mailową spełnia wymogi zasad przesyłania faktur w formie elektronicznej zawarte w rozporządzeniu MF...

Zdaniem Wnioskodawcy, zapisywanie i przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT w formacie PDF z opcją podpisu elektronicznego na serwerze dedykowanym, a następnie przesyłanie oryginałów faktur w formacie PDF drogą e-mailową spełnia wymogi zasad przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz ich przechowywania. Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia MF faktury sprzedaży VAT mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. W związku z powyższym Wnioskodawca zamierza przesyłać faktury sprzedaży drogą elektroniczną wyłącznie do tych kontrahentów, którzy wyrażą odpowiednią zgodę w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Ponadto zgodnie z § 4 rozporządzenia MF, który mówi, iż faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury Spółka zdecydowała się stosować zapis dokumentów w formacie PDF z opcją podpisu elektronicznego zapewniając w ten sposób tożsamość wystawcy, a tym samym autentyczność pochodzenia faktur. Zapis faktur w formacie PDF z opcją podpisu elektronicznego uniemożliwia naniesienie zmian w jakichkolwiek danych zawartych na fakturach z uwagi na automatyczną utratę wiarygodności certyfikowanego podpisu osoby uprawnionej, tym samym zapewnia integralność treści faktury. Tak wystawione faktury VAT opisane w ściśle określony sposób umożliwiający ich dokładną identyfikację Wnioskodawca przechowywać będzie na specjalnie do tego celu dedykowanym serwerze, do którego dostęp jest ograniczony dla wybranej grupy osób. Dodatkowo ściśle określany opis faktur z podziałem na okresy rozliczeniowe umożliwia bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Potwierdzenie swojego stanowiska Spółka odnajduje w broszurce informacyjnej zatytułowanej „Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011r.”, w której Minister Finansów informuje, iż celem zaproponowanych w rozporządzeniu MF zmian jest uproszczenie obrotu fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych w szczególności poprzez:

  • dopuszczenie gwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur wg metod określonych przez podatnika,
  • utrzymanie jako rozwiązań fakultatywnych dotychczasowych metod gwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych - kwalifikowany podpis elektroniczny lub wymiana danych elektronicznych (EDI),
  • wprowadzenie obowiązku zapewnienia czytelności faktur przez cały okres przechowywania,
  • wprowadzenie definicji autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur,
  • umożliwienie wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, doc. i inne), udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesyłane mailem,
  • dopuszczenie przechowywania faktur w dowolnej postaci tj. papierowej lub elektronicznej niezależnie od sposobu wystawienia faktury (np. dopuszczenie możliwości drukowania jednego egzemplarza faktury „papierowej” dla nabywcy i przechowywania takiej faktury w formie elektronicznej przez dostawcę),
  • wprowadzenie możliwości ustalenia przez strony innego niż określony w rozporządzeniu terminu utraty prawa do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych nie dłuższego jednak niż 30 dni w przypadku cofnięcia akceptacji tego sposobu wystawiania faktur przez odbiorcę,
  • dopuszczenie możliwości wystawienia i przesyłania faktur korygujących w dowolnej postaci tj.: wystawienie faktur korygujących „papierowych” do faktur elektronicznych,
  • dopuszczenie przechowywania faktur poza terytorium kraju (niezależnie od formy przesyłu), pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur.

W związku z powyższym Spółka uważa, iż wdrożone przez nią zasady zapisywania i przechowywania faktur sprzedaży VAT oraz ich przesyłania drogą e-mailową są zgodne z zasadami określonymi w rozporządzeniu MF i Wnioskodawca ma prawo do ich stosowania.

Zdaniem Wnioskodawcy, takie stanowisko potwierdzają interpretacje organów podatkowych, np.:

  • Pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 25 lutego 2011 (IPPP1-443-1182/10-4/lGo): wniosek w sprawie „jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), pod warunkiem spełnienia przesłanek wskazanych w ww. Regulacjach
  • Pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 lutego 2011 (sygn. lPPP1-443-1119/10-4/AS): wniosek w sprawie „wysyłania, otrzymywania oraz przechowywania faktur VAT bez opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym i stosowania elektronicznego systemu wymiany danych (EDI)”.
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zdarzeń przyszłych uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Od dnia 1 stycznia 2011r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661), wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Utraciło natomiast moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) - § 10 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. § 2 ust. 1 rozporządzenia definiuje pojęcia: autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści. I tak przez :

  • autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
  • integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Stosownie do § 19 ust. 2 powołanego rozporządzenia, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Jednocześnie w myśl § 21 powołanego rozporządzenia:

  1. Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
  2. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
    1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
    2. łatwe ich odszukanie,
    3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
  3. Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
  4. Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej jest mowa o fakturach, należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą” albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą”. Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Wnioskodawca (dalej również Spółka) prowadzi transakcje handlowe z licznymi kontrahentami. W celu zapewnienia terminowości wzajemnych rozliczeń oraz przyspieszenia dokonywania płatności, jak również w celu zmniejszenia kosztów Spółka zamierza skorzystać z możliwości przechowywania oraz wysyłania faktur sprzedaży VAT w formie elektronicznej. W związku z tym faktury Spółki będą wystawiane a następnie zapisywane i przechowywane w formacie PDF z opcją podpisu elektronicznego na serwerze dedykowanym, w wyznaczonym folderze w organizacji katalogów w podziale na okresy rozliczeniowe. Dostęp do folderu otrzymają wyłącznie ściśle określone osoby. Format PDF z opcją podpisu elektronicznego umożliwia zabezpieczanie dokumentów podpisami osób uprawnionych na podstawie certyfikatów.

Dzięki takiemu rozwiązaniu faktury zapisane w formacie PDF będą chronione przed zmianami. Certyfikaty są nadawane wyłącznie wyznaczonym osobom i mogą być weryfikowane przez odbiorców przy pomocy ogólnie dostępnego programu Adobe Reader. Odbiorca może zweryfikować imię i nazwisko oraz adres e-mailowy (prowadzący do skrzynki kontaktowej) osoby uprawnionej do podpisu. Ponadto, w przypadku próby modyfikacji podpisanego dokumentu PDF, dokument przestaje być „weryfikowalny”, tzn. podczas weryfikacji danych przez kontrahenta pojawia się informacja o modyfikacji podpisu od momentu podpisania (naruszenie integralności dokumentu). Faktury w formacie PDF z opcją podpisu elektronicznego będą zapisywane i przechowywane na serwerze dedykowanym, ponadto cyklicznie wykonywana będzie kopia zawartości serwera dedykowanego na serwerze zapasowym (tzw. serwer backupowy).

Na serwerze dedykowanym będą zapisywane kopie faktur, a ich oryginały będą przesyłane do kontrahentów drogą e-mailową, pod warunkiem uzyskania przez Wnioskodawcę zgody od odbiorcy na przesyłanie faktur drogą e-mailową w formacie PDF. Zgoda odbiorcy na przesyłanie faktur drogą e-mailową wyrażona będzie albo w formie pisemnej w postaci pisemnego oświadczenia podpisanego przez kontrahenta, albo w formie elektronicznej, w szczególności poprzez zaznaczenie przez kontrahenta właściwego pola na specjalnym formularzu elektronicznym. Wszystkie faktury będą opisywane w sposób umożliwiający ich dokładną identyfikację i umożliwiający bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, o której mowa w cyt. wyżej rozporządzeniu Min. Finansów.

Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a wystawca i nabywca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.

Jednocześnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur e-mailem w postaci pliku PDF. Zatem przesyłanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila jest równoważne w skutkach podatkowych z przesłaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r.

Odnosząc zatem przedstawiony stan prawny do przedstawionych zdarzeń przyszłych należy stwierdzić, iż:

  • zapisywanie faktur sprzedaży w formacie PDF i przechowywanie ich kopii w formie elektronicznej oraz
  • przesyłanie faktur VAT odbiorcom w formacie PDF drogą e-mailową

z opcją lub bez opcji podpisu elektronicznego, o której mowa we wniosku jest dopuszczalne na gruncie ww. regulacji prawnych.

Jednocześnie to do Wnioskodawcy należy obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Końcowo należy dodać, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych przepisami cyt. wyżej rozporządzeń Ministra Finansów może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.