IBPP1/443-982/14/LSz | Interpretacja indywidualna

Dotyczy ustalenia, czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych faktur VAT dokumentujących zakup towarów lub usług wyłącznie w systemie elektronicznym, tj. bez konieczności przechowywania ich w postaci papierowej.
IBPP1/443-982/14/LSzinterpretacja indywidualna
  1. faktura
  2. faktura elektroniczna
  3. wystawienie faktury
  1. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja -> Faktury

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) - Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 3 października 2014 r. (data wpływu 6 października 2014 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia, czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych faktur VAT dokumentujących zakup towarów lub usług wyłącznie w systemie elektronicznym, tj. bez konieczności przechowywania ich w postaci papierowej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 6 października 2014 r. do tut. organu wpłynął ww. wniosek, o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia, czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych faktur VAT dokumentujących zakup towarów lub usług wyłącznie w systemie elektronicznym, tj. bez konieczności przechowywania ich w postaci papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest polską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością posiadającą siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, wchodzącą w skład grupy kapitałowej A. (dalej: „Grupa”).

W chwili obecnej Spółka otrzymuje faktury od dostawców towarów i usług:

  • w formie papierowej bądź
  • w formie elektronicznej, najczęściej w postaci pliku PDF załączonego do wiadomości e- mail.

Zgodnie z obowiązującymi obecnie w Spółce procedurami obiegu dokumentów, wszystkie otrzymywane faktury są wprowadzane do systemu elektronicznego (tzw. elektroniczny system obiegu dokumentów, dalej: „System”). W przypadku faktur otrzymanych w wersji papierowej, dokumenty są wprowadzane do Systemu w postaci skanu (obrazu faktury zapisanego w postaci pliku elektronicznego). W następnej kolejności otrzymane faktury są dekretowane i wprowadzane do ksiąg z zastosowaniem Systemu. Dostęp do Systemu posiada wyłącznie ograniczony krąg uprawnionych użytkowników. W chwili obecnej, Spółka przechowuje faktury otrzymane w wersji papierowej zarówno w postaci oryginalnej (archiwum „papierowe”), jak i w postaci elektronicznej (obraz faktury w Systemie).

Obecnie Spółka rozważa możliwość rezygnacji z przechowywania papierowych wersji otrzymanych faktur zakupowych. Zamierzeniem Spółki jest archiwizowanie wszystkich otrzymanych faktur wyłącznie w Systemie w postaci elektronicznej. Faktury zakupu otrzymane w formie papierowej, bezpośrednio po ich archiwizacji w Systemie będą niszczone.

Zgodnie z rozważanym rozwiązaniem:

  • faktury będą przechowywane od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
  • faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (System zapewnia możliwość wyszukiwania dokumentów m.in. według kryterium daty otrzymania),
  • faktury będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (będzie poddawane weryfikacji, czy faktura została wysłana z adresu e-mail należącego do wystawcy lub czy została przesłana przez osobę upoważnioną do przesyłania faktur przez dostawcę towarów i usług; krąg osób mających dostęp do Systemu będzie ograniczony, a sam dostęp będzie zabezpieczony hasłem),
  • faktury będą przechowywane w sposób zapewniający integralność treści i czytelność (integralność treści i czytelność będzie zapewniona poprzez zastosowanie nieedytowalnego formatu PDF uniemożliwiającego ingerencję w treść faktury),
  • system przechowywania faktur będzie zapewniał organom podatkowym i organom kontroli skarbowej bezzwłoczny dostęp do faktur, pobieranie faktur oraz przetwarzanie zawartych w nim danych (możliwe będzie w szczególności skopiowanie faktur na nośniki danych oraz wydrukowanie faktur),
  • w przypadku, gdyby faktury przechowywane były na serwerze zlokalizowanym za granicą organy podatkowe i organy kontroli skarbowej będą miały zapewniony dostęp do faktur on-line za pomocą środków elektronicznych.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur przechowywanych w Systemie będzie zapewniona za pomocą kontroli biznesowych, które będą ustalać wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W szczególności, System będzie zapewniał łatwe do prześledzenia powiązanie faktur z dokumentami uzupełniającymi, w szczególności z zamówieniami, dokumentami dotyczącymi płatności etc.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w świetle regulacji Ustawy VAT dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych faktur VAT dokumentujących zakup towarów lub usług wyłącznie w systemie elektronicznym, tj. bez konieczności przechowywania ich w postaci papierowej...

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle regulacji Ustawy VAT, przy spełnieniu warunków przewidzianych w tych unormowaniach dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych faktur VAT dokumentujących zakup towarów lub usług wyłącznie w systemie elektronicznym, tj. bez konieczności przechowywania ich w postaci papierowej.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy.

W obecnym stanie prawnym warunki przechowywania faktur VAT zostały określone w art. 112a Ustawy VAT. Zgodnie z treścią art. 112a ust. 1 pkt 2) Ustawy VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112 ust. 2 Ustawy VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Powyższego przepisu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Natomiast zgodnie z art. 112a ust. 4 Ustawy VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powyższych unormowań wynika, iż podatnik jest obowiązany przechowywać otrzymane faktury VAT:

  1. w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur (od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego);
  2. w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;
  3. w sposób zapewniający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 Ustawy VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Jednocześnie, przez autentyczność pochodzenia faktury Ustawa VAT rozumie pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 Ustawy VAT). Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 Ustawy VAT).

Zgodnie z art. 106m ust. 4 Ustawy VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Wskazane wyżej unormowania znajdują zastosowanie zarówno do faktur elektronicznych (tj. zgodnie z art. 2 pkt 32 Ustawy VAT - faktur w formie elektronicznej wystawionych i otrzymanych w dowolnym formacie elektronicznym), jak i faktur wystawionych i przesłanych w formie papierowej. Wymaga podkreślenia, że obowiązujące obecnie przepisy nie przewidują wymogu przechowywania faktur w „oryginalnej postaci”, tj. w postaci, w jakiej zostały wystawione i otrzymane. Tym samym, w obecnym stanie prawnym nie ma przeciwwskazań, by faktury otrzymane w postaci papierowej były przechowywane w postaci plików elektronicznych (zeskanowanych dokumentów), o ile spełnione są warunki określone w art. 112a Ustawy VAT.

Należy podkreślić, że wszystkie wymagania art. 112a Ustawy VAT zostaną w analizowanym stanie faktycznym (zdarzeniu przyszłym) spełnione: Spółka zapewni, że faktury będą przechowywane do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający łatwe odszukanie (System pozwala na stosowanie rozmaitych kryteriów wyszukiwania, m.in. na wyszukanie wszystkich faktur otrzymanych w danym okresie rozliczeniowym).

Autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów/ usługodawcy/wystawcy faktury) zostanie zapewniona dzięki procedurze weryfikacji, czy faktura została wysłana z adresu e-mail należącego do wystawcy lub czy została przesłana przez osobę upoważnioną do przesyłania faktur przez dostawcę towarów i usług (krąg osób mających dostęp do Systemu będzie ograniczony, a sam dostęp będzie zabezpieczony hasłem).

Integralność treści faktur zostanie zapewniona dzięki zastosowaniu nieedytowalnego formatu PDF, który nie będzie dawał możliwości ingerencji w treść faktury.

W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przechowywanych faktur Spółka będzie stosowała wymagane kontrole biznesowe. Jak wskazuje się w orzecznictwie organów podatkowych „dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym. Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika” (tak Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z dnia 4 lutego 2014 r. nr IBPP2/443-1036/13/ICz).

W przypadku analizowanego zdarzenia przyszłego System będzie umożliwiał zachowanie kontroli biznesowej dzięki powiązaniu faktur z dokumentami uzupełniającymi, w szczególności z zamówieniami, dokumentami dotyczącymi płatności etc.

Ponadto, niezależnie od miejsca położenia serwera na którym będą archiwizowane faktury, System będzie umożliwiał dostęp do przechowywanych dokumentów na każde żądanie.

Organy podatkowe i organy kontroli skarbowej będą miary możliwość pobierania faktur i przetwarzania zawartych w nich danych na zasadach analogicznych do faktur przechowywanych w postaci papierowej, tj. możliwe będzie skopiowanie faktur na nośniki danych oraz wydrukowanie faktur.

Stanowisko Spółki, zgodnie z którym nie ma przeszkód dla przechowywania w formie elektronicznej oryginałów faktur otrzymanych od kontrahenta w formie papierowej, a następnie zeskanowanych i przechowywanych w systemie elektronicznym znajduje oparcie w orzecznictwie organów podatkowych.

Jak stwierdził np. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 18 marca 2014 r. (nr ITPP3/443-622a/13/MD), „w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, <Spółka - przypis Wnioskodawcy> będzie uprawniona do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. Ponadto - jak słusznie zauważyła Spółka - brak jest materialnoprawnych przeszkód, aby część faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków była archiwizowana w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (tzw. system mieszany). Takie zachowanie nie jest jednak bezwarunkowe. Spółka winna bowiem zagwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność ww. dokumentów od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewnić ich przechowywanie w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Z kolei w interpretacji z dnia 25 czerwca 2014 r. (nr ILPP4/443-134/14-4/BA) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu potwierdził stanowisko podatnika, iż „w sytuacji, gdy sposób przechowywania otrzymanych dokumentów wypełnia normy wskazane w przywołanych przepisach Ustawy o VAT, to wówczas elektroniczny obraz faktury pełni funkcję oryginału otrzymanej przez podatnika faktury w formie papierowej”. Jednocześnie Ustawa VAT nie przewiduje odrębnego obowiązku przechowywania wersji papierowych faktur wprowadzonych uprzednio do systemu elektronicznego.

Tytułem przykładu powołać można również interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, który w interpretacji z dnia 15 maja 2014 r., (nr IPPP1/443-458/14-2/AS) potwierdził stanowisko podatnika, iż „przepisy dopuszczają możliwość przechowywania przez podatników faktur w formie elektronicznej, których papierowa wersja po zeskanowaniu jest niszczona”. Z kolei, jak stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z dnia 4 lutego 2014 r., (nr IBPP2/443-1036/13/ICz): „Z uwagi na to, że faktury będą przez Wnioskodawcę przechowywane w sposób określony w art. 106m - Wnioskodawca zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego – zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej”.

Analogiczne stanowisko do przedstawionego przez Wnioskodawcę zaprezentował również w szczególności:

  • Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie: w interpretacji z dnia 23 czerwca 2014 r. (nr IPPPl/ 443-560/14-2/MPe), w interpretacji z dnia 30 maja 2014 r. (nr IPPP3/443- 225/14-2/IG), w interpretacji z dnia 8 maja 2014 r. (nr IPPP1/443-457/14-2/EK), w interpretacji z dnia 26 lutego 2014 r. (nr IPPP1/443-1346/13-2/JL), w interpretacji z dnia 18 grudnia 2013 r. (nr IPPP3/443-885/13-2/KT), w interpretacji z dnia 29 listopada 2013 r. (nr IPPP3/443-811/ 13-2/KB) w interpretacji z dnia 26 lipca 2013 r., (nr IPPPl/443- 457/13-2/AP), w interpretacji z dnia 21 maja 2013 r. (nr IPPPl/443-442/13-3/Igo), w interpretacji z dnia 15 maja 2013 r. (nr IPPP2/443-349/13-2/AO), w interpretacji z dnia 15 maja 2013 r. (nr IPPP1/443-339/13-2/ISZ), w interpretacji z dnia 8 maja 2013 r. (nr IPPP1/443-342/13-2/MP) oraz w interpretacji z dnia 3 kwietnia 2013 r., (nr ITPP3/443- 51/13/MD),
  • Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi: w interpretacji z dnia 22 kwietnia 2013 r., (nr IPTPP2/ 443-106/13-4/PR);
  • Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 25 czerwca 2014 r. (nr ILPP4/ 443-134/14-4/BA), w interpretacji z dnia 13 maja 2014 r., (nr ILPP4/443-66/14-2/BA) oraz w interpretacji z dnia 20 listopada 2013 r., (nr ILPP4/443-397/13- 2/EWW);
  • Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 18 marca 2014 r., (nr ITPP3/ 443-622a/13/MD);
  • Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z dnia 23 lipca 2013 r., (nr IBPP3/ 443-511/13/ASz).

Z powyższego wynika, iż na gruncie Ustawy VAT możliwe jest przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej w dowolny sposób, zarówno w formie „tradycyjnej” jak również poprzez archiwizowanie ich w formie zapisu elektronicznego, o ile tylko zostaną spełnione warunki przewidziane w art. 106m oraz 112a Ustawy VAT (identyczne dla obydwu sposobów przechowywania faktur). Z uregulowań Ustawy VAT nie można natomiast wyprowadzić wniosku, iż faktura otrzymana w określonej formie (papierowej bądź elektronicznej) powinna być przechowywana przez podatnika w dalszym ciągu w tej samej formie.

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy nie ma przeszkód, aby otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej faktury VAT dokumentujące zakup towarów lub usług były skanowane i wprowadzane do Systemu a następnie przechowywane w Systemie wyłącznie w postaci zapisów elektronicznych (przy jednoczesnym niszczeniu wersji papierowych po ich archiwizacji w Systemie), o ile sposób przechowywania przez Spółkę faktur w formie elektronicznej będzie spełniać wymogi przewidziane przez Ustawę VAT.

W związku z przedstawionym opisem stanu faktycznego oraz zaprezentowanym stanowiskiem Wnioskodawcy, jak również w związku z pozytywnym dla Wnioskodawcy, bogatym orzecznictwem organów podatkowych, Wnioskodawca zwraca się z prośbą o potwierdzenie, że zaprezentowane przez niego stanowisko i rozumienie treści przepisów prawa podatkowego jest prawidłowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy o VAT - podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

  1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
  2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązania do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ww. ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy o VAT, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L Nr 347, s. 1 ze zm.), dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 – Pojęcie faktury). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur.

W myśl art. 244 ww. Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, zgodnie z art. 233.

W myśl art. 233 ust. 1 ww. Dyrektywy, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. „Autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. „Integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej dyrektywy.

Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił - na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów - od tego opcjonalnego dla niego wymogu, tj. przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca w chwili obecnej otrzymuje faktury od dostawców towarów i usług:

  • w formie papierowej bądź
  • w formie elektronicznej, najczęściej w postaci pliku PDF załączonego do wiadomości e- mail.

Zgodnie z obowiązującymi obecnie w Spółce procedurami obiegu dokumentów, wszystkie otrzymywane faktury są wprowadzane do systemu elektronicznego. W przypadku faktur otrzymanych w wersji papierowej, dokumenty są wprowadzane do Systemu w postaci skanu (obrazu faktury zapisanego w postaci pliku elektronicznego). W następnej kolejności otrzymane faktury są dekretowane i wprowadzane do ksiąg z zastosowaniem Systemu. Dostęp do Systemu posiada wyłącznie ograniczony krąg uprawnionych użytkowników. W chwili obecnej, Spółka przechowuje faktury otrzymane w wersji papierowej zarówno w postaci oryginalnej (archiwum „papierowe”), jak i w postaci elektronicznej (obraz faktury w Systemie).

Obecnie Spółka rozważa możliwość rezygnacji z przechowywania papierowych wersji otrzymanych faktur zakupowych. Zamierzeniem Spółki jest archiwizowanie wszystkich otrzymanych faktur wyłącznie w Systemie w postaci elektronicznej. Faktury zakupu otrzymane w formie papierowej, bezpośrednio po ich archiwizacji w Systemie będą niszczone.

Zgodnie z rozważanym rozwiązaniem:

  • faktury będą przechowywane od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
  • faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (System zapewnia możliwość wyszukiwania dokumentów m.in. według kryterium daty otrzymania),
  • faktury będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (będzie poddawane weryfikacji, czy faktura została wysłana z adresu e-mail należącego do wystawcy lub czy została przesłana przez osobę upoważnioną do przesyłania faktur przez dostawcę towarów i usług; krąg osób mających dostęp do Systemu będzie ograniczony, a sam dostęp będzie zabezpieczony hasłem),
  • faktury będą przechowywane w sposób zapewniający integralność treści i czytelność (integralność treści i czytelność będzie zapewniona poprzez zastosowanie nieedytowalnego formatu PDF uniemożliwiającego ingerencję w treść faktury),
  • system przechowywania faktur będzie zapewniał organom podatkowym i organom kontroli skarbowej bezzwłoczny dostęp do faktur, pobieranie faktur oraz przetwarzanie zawartych w nim danych (możliwe będzie w szczególności skopiowanie faktur na nośniki danych oraz wydrukowanie faktur),
  • w przypadku, gdyby faktury przechowywane były na serwerze zlokalizowanym za granicą organy podatkowe i organy kontroli skarbowej będą miały zapewniony dostęp do faktur on-line za pomocą środków elektronicznych.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur przechowywanych w Systemie będzie zapewniona za pomocą kontroli biznesowych, które będą ustalać wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W szczególności, System będzie zapewniał łatwe do prześledzenia powiązanie faktur z dokumentami uzupełniającymi, w szczególności z zamówieniami, dokumentami dotyczącymi płatności etc.

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy o VAT. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Tut. Organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Wnioskodawcę systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej.

Tej ostatecznej weryfikacji może dokonać wyłącznie właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.

Jak poinformował Wnioskodawca, będzie on przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur, w sposób zapewniający:

  • autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  • łatwe ich odszukanie;
  • organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych a w przypadku faktur przechowywanych na serwerze zlokalizowanym za granicą zapewniony dostęp do faktur on-line za pomocą środków elektronicznych.

Na tle powyższych informacji należy stwierdzić, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur, Wnioskodawca będzie uprawniony do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, tj. w postaci skanów, zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej i ich zniszczenia po zarchiwizowaniu.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz opis sprawy należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym archiwizowanie otrzymanych w formie papierowej faktur w formie elektronicznej, będzie zgodne z przepisami art. 112a ustawy o VAT.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym „...dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych faktur VAT dokumentujących zakup towarów lub usług wyłącznie w systemie elektronicznym, tj. bez konieczności przechowywania ich w postaci papierowej”, należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja indywidualna traci ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego zdarzenia przyszłego lub zmiany stanu prawnego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz.U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.

© 2011-2016 Interpretacje.org
StrukturaWybrane zagadnieniaSerwis
Działy przedmiotowe
Komentarze podatkowe
Najnowsze interpretacje
Aport
Gmina
Koszty uzyskania przychodów
Najem
Nieruchomości
Obowiązek podatkowy
Odszkodowania
Pracownik
Prawo do odliczenia
Projekt
Przedsiębiorstwa
Przychód
Różnice kursowe
Sprzedaż
Stawki podatku
Świadczenie usług
Udział
Zwolnienia przedmiotowe
Aktualności
Informacje o serwisie
Kanały RSS
Reklama w serwisie
Serwis zawiera interpretacje podatkowe publikowane przez Ministerstwo Finansów, na które składają się: interpretacje indywidualne oraz interpretacje ogólne wydane na podstawie art. 14a oraz art. 14b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.), jak również informacje o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego (interpretacje podatkowe wydane na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 lipca 2007 r.), a także wybrane orzeczenia dotyczące problematyki podatkowej.