IBPB-1-3/4510-497/16/TS | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach,
Czy faktury VAT (otrzymane w formie papierowej) archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury dotyczącej faktur dokumentujących zakup towarów do aptek, będą stanowić podstawę do rozpoznania na zasadach ogólnych kosztów uzyskania przychodu, nawet po zniszczeniu oryginalnych (papierowych) faktur VAT?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 17 maja 2016 r. (data wpływu do BKIP w Lesznie 23 maja 2016 r.), przesłanym zgodnie z właściwością do tut. BKIP (data wpływu 31 maja 2016 r.), uzupełnionym 13 czerwca 2016 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych m.in. w zakresie ustalenia, czy faktury VAT (otrzymane w formie papierowej) archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury dotyczącej faktur dokumentujących zakup towarów do aptek, będą stanowić podstawę do rozpoznania na zasadach ogólnych kosztów uzyskania przychodu, nawet po zniszczeniu oryginalnych (papierowych) faktur VAT (pytanie oznaczone we wniosku nr 4) – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 23 maja 2016 r. wpłynął do BKIP w Lesznie (31 maja 2016 r. do tut. BKIP) wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych m.in. w zakresie ustalenia, czy faktury VAT (otrzymane w formie papierowej) archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury dotyczącej faktur dokumentujących zakup towarów do aptek, będą stanowić podstawę do rozpoznania na zasadach ogólnych kosztów uzyskania przychodu, nawet po zniszczeniu oryginalnych (papierowych) faktur VAT. W związku z brakami formalnymi stwierdzonymi we wniosku, pismem z 9 czerwca 2016 r. Znak: IBPB-1-3/4510-441/16/TS, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku. Uzupełnienia dokonano 13 czerwca 2016 r.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również jako: „Spółka”) jest czynnym podatnikiem VAT, prowadzi działalność gospodarczą w sektorze farmaceutycznym i należy do największej niezależnej od hurtowni sieci aptek w Polsce. Od 2011 roku sieć ta powiększyła się kilkukrotnie do ok. 360 placówek na terenie całej Polski, osiągając ok. 2,5% udziałów rynkowych (wg liczby aptek).

W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa znaczne ilości towarów i usług których zakup jest udokumentowany fakturami VAT, wystawianymi przez kontrahentów w formie papierowej. Faktury te są obecnie przechowywane takiej formie, w jakiej zostały oryginalnie otrzymane (papierowej), co wiąże się ze znacznymi kosztami. Wobec powyższego, Spółka zamierza wprowadzić zmiany w systemie przechowywania faktur, które pozwolą na ograniczenie kosztów w tym zakresie.

W Spółce stosowane są dwie procedury w zakresie otrzymywania, przetwarzania i archiwizowania faktur, których stosowanie zależne jest od rodzaju transakcji zakupowej.

Faktury dokumentujące zakup towarów do aptek.

Obecna procedura:

Każda z aptek, w których Spółka prowadzi działalność gospodarczą, posiada system do ewidencji transakcji zakupu i sprzedaży tzw. system do obsługi aptek KS-AOW, który zintegrowany jest z głównym systemem księgowym Spółki KS-FKW.

W tej procedurze, oprócz faktury papierowej funkcjonuje również elektroniczny obraz faktury (EOF) w formacie XML. EOF nie stanowi skanu ani kopii faktury – jest to plik elektroniczny generowany wraz z fakturą papierową przez system fakturujący hurtowni. Faktura papierowa i EOF zawierają identyczne (nie podobne, lecz takie same) dane (tym samym EOF zawiera wszystkie niezbędne elementy faktury VAT. EOF sam w sobie nie posiada dookreślonej szaty graficznej – po otworzeniu EOF w systemie księgowym przedstawia on identyczne dane, co faktura papierowa, ale wygląd graficzny zależny jest od systemu, w którym jest otwierany (w tym wypadku od systemu księgowego Spółki).

Kolejność działań w ramach obecnej procedury wygląda następująco:

  1. Apteka pobiera z systemu informatycznego hurtowni EOF, który zapisuje w swoim systemie do obsługi aptek KS-AOW.
  2. Podczas dostawy towaru do aptek, pracownicy hurtowni przekazują aptece faktury papierowe, następnie pracownicy Spółki wpisują datę wpływu dokumentu do systemu obsługi aptek KS-AOW, ta data jest również widoczna w systemie księgowym Spółki KS-FKW po zaczytaniu danych.
  3. Faktury papierowe przesyłane są zbiorczo do miejsca ich archiwizacji.
  4. Pracownicy Spółki generują z systemu obsługi aptek KS-AOW raport dotyczący otrzymanych przez aptekę faktur zakupowych. Raport ten wraz z EOF wprowadzany jest do głównego systemu księgowego KS-FKW, w którym dokonywane są księgowania, generowane są rejestry VAT oraz dostępne są do odczytu wszystkie EOF.

Spółka otrzymuje faktury papierowe i uwzględnia w systemie księgowym datę otrzymania faktury papierowej (jako datę otrzymania faktury), aczkolwiek w trakcie tworzenia rejestru VAT nie opiera się na fakturach papierowych, a wyłącznie na zawierających identyczną treść EOF. Faktury papierowe są zatem w posiadaniu Spółki, aczkolwiek (z wyjątkiem zapisania w systemie księgowym daty ich otrzymania) nie spełniają żadnej istotnej roli w procesie tworzenia rejestru VAT i rozliczania podatku VAT. EOF przechowywane są na serwerach znajdujących się (fizycznie) w Polsce.

Rozważane zmiany w procedurze:

Spółka rozważa zmianę powyższej procedury w ten sposób, że po zapisaniu EOF w systemie księgowym oraz po otrzymaniu faktury papierowej i zapisaniu w systemie KS-AOW daty otrzymania faktury papierowej, faktury papierowe będą niszczone.

Po wprowadzeniu powyższych zmian w procedurze:

  • EOF będzie zawierać identyczne dane co faktura papierowa (aczkolwiek posiadać będzie inną szatę graficzną, zależną od programu, w którym EOF jest otwierany);
  • Wnioskodawca będzie mieć możliwość jednoznacznego ustalenia wystawcy każdej faktury, której odpowiadający EOF jest archiwizowany i przechowywany w formie elektronicznej w systemie KS-FKW;
  • dane zawarte w wersji elektronicznej faktury (EOF) będą chronione przed przetwarzaniem i zmianą dzięki ograniczonemu dostępowi do systemu;
  • elektroniczne wersje faktur (EOF) będą przesyłane do zaksięgowania i archiwizowane w elektronicznym obiegu dokumentów, do którego dostęp posiadają wyłącznie pracownicy Spółki, niedostępnym dla nieupoważnionych użytkowników;
  • w przypadku każdej faktury będzie istnieć możliwość wyświetlenia odpowiadającego jej EOF – czytelnego, obrazu na ekranie komputera posiadającego dostęp do systemu KS FKW i funkcjonującego u Wnioskodawcy;
  • wersje elektroniczne faktur (EOF) będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  • każda z wersji elektronicznych faktur (EOF) będzie mogła zostać powiązana z innymi posiadanymi przez Wnioskodawcę dokumentami dotyczącymi danej dostawy towarów lub usług (np. zamówieniem lub umową lub dokumentami magazynowymi, itp.);
  • na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do faktur, za pomocą środków elektronicznych, poprzez możliwość ich wyświetlenia w systemie KS-FKW na komputerze należącym do Spółki (wyposażonym w dostęp do tego systemu, a także możliwość ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych (w tym również możliwe będzie skopiowanie faktur na wskazany przez organ nośnik danych);
  • wersje elektroniczne faktur (EOF) będą przechowywane co najmniej przez okres, wyrażony w art. 112 ustawy o VAT, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy faktury VAT (otrzymane w formie papierowej) archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury dotyczącej faktur dokumentujących zakup towarów do aptek, będą stanowić podstawę do rozpoznania na zasadach ogólnych kosztów uzyskania przychodu, nawet po zniszczeniu oryginalnych (papierowych) faktur VAT... (pytanie oznaczone we wniosku nr 4)

W ocenie Wnioskodawcy, faktury VAT (otrzymane w formie papierowej) archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury dotyczącej faktur dokumentujących zakup towarów do aptek, będą stanowić podstawę do rozpoznania na zasadach ogólnych kosztów uzyskania przychodu, nawet po zniszczeniu oryginalnych (papierowych) faktur VAT.

W przeciwieństwie do ustawy o VAT, która uzależnia prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego m.in. od posiadania faktury VAT (spełniającej określone wymogi), ustawa o CIT nie zawiera wprost wymogu udokumentowania kosztów konkretnymi dowodami. Jak jednak wskazuje doktryna: „Artykuł 15 u.p.d.o.p. nie definiuje zasad dokumentowania wydatków. Jednak ponieważ zgodnie z art. 9 u.p.d.o.p podatnik powinien prowadzić stosowne ewidencje podatkowe, jasne jest, że powinien on posiadać dokumenty, jakich wymagają przepisy u.r., przepisy dotyczące podatku od towarów i usług, a także o.p. Oprócz typowych dokumentów, takich jak faktury, umowy, dokumenty celne, zawierających podstawowe dane o transakcji i kontrahentach, potwierdzeniem poniesienia kosztów w pewnych sytuacjach może być nawet paragon fiskalny” (M. Mazurkiewicz „CIT, Podatki i rachunkowość. Komentarz”, wyd. VI. LEX 2015, komentarz do art. 15 ustawy o CIT).

W ocenie Spółki, faktury VAT spełniające wymogi przewidziane przepisami ustawy o VAT stanowią również dowody księgowe zgodne z art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości i jako takie mogą stanowić podstawę rozpoznania kosztów w podatku CIT, zgodnie z art. 9 ust. 1 w związku z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Biorąc powyższe pod uwagę, w ocenie Spółki, jeżeli sposób archiwizowania i przechowywania faktur w ramach procedur opisanych w zdarzeniu przyszłym jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, to tak przechowywane faktury mogą również stanowić podstawę do rozpoznania (na zasadach ogólnych) kosztów uzyskania przychodu, nawet po zniszczeniu oryginalnych (papierowych) faktur VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851, ze zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Ponadto, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

Tak więc, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika,
  • jest definitywny (rzeczywisty),
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  • został właściwie udokumentowany,
  • nie został wymieniony w art. 16 updop.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie art. 15 updop należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 updop, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Stosownie do art. 20 ust. 2 cyt. ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

  1. zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
  2. zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
  3. wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto w art. 20 ust. 3 ww. ustawy wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

  1. zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
  2. korygujące poprzednie zapisy;
  3. zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
  4. rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Przepis art. 20 ustawy o rachunkowości wskazuje jakie dokumenty mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że w ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa znaczne ilości towarów i usług których zakup jest udokumentowany fakturami VAT, wystawianymi przez kontrahentów w formie papierowej. Spółka zamierza wprowadzić zmiany w systemie przechowywania faktur zakupowych dokumentujących zakup towarów do aptek, które pozwolą na ograniczenie kosztów w tym zakresie, poprzez archiwizowanie ich w formie elektronicznej, przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej.

Odnosząc przedstawiony wcześniej stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta. Zatem, w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury w formie papierowej, to ona stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Natomiast, zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.

Tym samym, stanowisko Spółki uznano za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Nadmienić należy, że w zakresie pytań oznaczonych we wniosku nr 1, 2 i 3 zostały/zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.