IBPB-1-2/4510-487/16/MM | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach,
W zakresie:
czy dokumenty otrzymywane w opisany we wniosku sposób uprawniają Spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodu

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.) oraz § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r. poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z 25 maja 2016 r., który wpłynął do tut. Biura 30 maja 2016 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy dokumenty otrzymywane w opisany we wniosku sposób uprawniają Spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodu (stan faktyczny) – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 30 maja 2016 r. wpłynął do tut. Biura wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy dokumenty otrzymywane w opisany we wniosku sposób uprawniają Spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodu (stan faktryczny).

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie zaawansowanych technologii związanych z obszarem energii, w szczególności produkcji aparatury elektrycznej. Spółka dostarcza swoim klientom szeroki asortyment zintegrowanych urządzeń i systemów dystrybucji elektrycznej i sterowania zapewniających bezpieczne i niezawodne zasilanie. Produkty obejmują rozwiązania w zakresie dystrybucji elektrycznej i sterowania, takie jak rozłączniki obwodów, tablice rozdzielcze i elementy sterujące ogólnego zastosowania, które służą do rozdziału energii i sterowania nią.

W ramach prowadzonej działalności Spółka nabywa towary i usługi od szeregu lokalnych oraz zagranicznych dostawców będących podatnikami VAT (dalej: „Kontrahenci” lub „Sprzedawcy”). Realizowane dostawy oraz świadczone usługi są przez Kontrahentów dokumentowane poprzez wystawianie odpowiednich dokumentów, w tym faktur VAT (dalej: „dokumenty”, „faktury”) - Spółka otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej.

Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur papierowych, Spółka wdrożyła elektroniczny system otrzymywania i przechowywania faktur papierowych Mark-View (dalej: „System”). System pozwala na przeprowadzenie digitalizacji tychże faktur, to jest ich zapisu formacie elektronicznym (w formie skanu).

Spółka w relacjach z Kontrahentami podaje adres, na który powinny być wysyłane faktury wystawione w formie papierowej. Ponadto wskazuje Kontrahentom elementy, które powinna zawierać faktura (co ma w szczególności na celu uwzględnienie na fakturze elementów odnoszących się do danego zamówienia złożonego przez Spółkę). Przesyłane przez Sprzedawców faktury w formie papierowej są opatrywane datą otrzymania, a następnie skanowane, przy czym zachowana jest odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanej faktury jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Na etapie skanowania faktury, a także po jej wprowadzeniu do elektronicznego archiwum jakakolwiek modyfikacja treści faktury nie jest możliwa.

W ramach Systemu Spółka stosuje proces szczegółowej weryfikacji treści faktury z danymi w systemie księgowym, w szczególności z danymi z zamówienia (tzw. „Purchase Order”).

Spółka nie dokonuje płatności na rzecz swoich Kontrahentów bez podania przez nich prawidłowego numeru zamówienia zgodnego z wprowadzonym do systemu księgowego Spółki. Faktura musi zawierać numer zamówienia dokładnie taki sam, jaki widnieje na związanym z nią zamówieniu.

Skan faktury jest wprowadzany do systemu księgowego Spółki wraz z określonymi danymi odnoszącymi się do dokumentu oraz związanego z nim zamówienia, takimi jak w szczególności: data faktury, data wprowadzania do systemu księgowego, numer faktury, wartość brutto, wartość VAT oraz numer zamówienia. Każda kwota na fakturze jest dopasowywana do konkretnej linii w zamówieniu. Jeżeli pojawiają się nieścisłości pomiędzy zamówieniem a fakturą, Spółka blokuje płatności na rzecz Kontrahentów do czasu ustalenia prawidłowych wpisów. Dodatkowo cena i ilość zamówienia z faktury jest dopasowywana do ceny i ilości wynikającej z zamówienia. Na podstawie wartości zamówienia wprowadzonej do systemu księgowego VAT jest ponownie przeliczany w sposób automatyczny przez System w celu porównania, czy VAT wynikający z zamówienia zgadza się z wartością VAT wykazaną przez Sprzedawcę na fakturze. W przypadku zgodności VAT wynikającego z zamówienia z VAT wykazanym na fakturze przez Sprzedawcę, System informuje o prawidłowości wprowadzonej faktury. Wówczas faktura taka jest traktowana jako faktura do zapłaty. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności, System informuje o tym poprzez wyświetlenie komunikatu o błędzie. W takim przypadku, płatność należna Kontrahentowi jest blokowana do momentu wyjaśnienia rozbieżności.

W sposób analogiczny do powyższego System pozwala także na dokonanie porównania danych dotyczących ilości zakupów: w przypadku zgodności pomiędzy fakturą a zamówieniem, zapłata jest dokonywana, natomiast jeśli wystąpią niezgodności, zapłata jest blokowana.

Wszelkie niezgodności spowodowane poprzez rozbieżności pomiędzy wartością VAT lub ilością zakupionych towarów lub usług na fakturze oraz wynikającą z zamówienia są wyjaśniane z odpowiednimi pracownikami Spółki. W przypadku błędów na fakturze wystawionej przez Sprzedawcę (np. błędna kalkulacja VAT lub zastosowanie błędnej stawki VAT), Spółka zwraca się do niego z prośbą o wystawienie faktury korygującej. Ponadto Spółka blokuje płatności wobec Kontrahentów, dopóki towary lub usługi nie zostaną przyjęte w systemie księgowym Spółki (odbiór zakupów udokumentowanych fakturą musi zostać zarejestrowany w systemie księgowym Spółki).

Co do zasady, Spółka stosuje procedurę, zgodnie z którą faktury powinny być przypisane do konkretnego zamówienia. Niemniej jednak w określonych okolicznościach zdarzają się także faktury dokumentujące dostawy towarów lub świadczenie usług, które nie są realizowane na podstawie zamówienia. Faktury niezwiązane z zamówieniem są traktowane jako wyjątek od reguły oraz dodatkowo potwierdzane przez osoby odpowiedzialne za dany zakup. W przypadku dostaw, które nie są realizowane na podstawie zamówienia, weryfikacja treści faktury dokonywana jest w sposób analogiczny do przedstawionego powyżej poprzez potwierdzenie treści faktury przez odpowiednich pracowników Spółki (odpowiedzialnych za dany zakup).

Spółka dokonuje więc kontroli danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

W przypadku użycia Systemu, wyeliminowana jest możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury. Sposób przechowywania faktur papierowych w postaci skanów ma na celu wyłączenie możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Po ich zeskanowaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Faktury są przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie). Skanowanie faktur w ramach Systemu pozwala także na zapobieganie degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.

System umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy dokumenty otrzymywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodu (przy spełnieniu ogólnych warunków o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT)... (stan faktyczny)

Zdaniem Wnioskodawcy, dokumenty otrzymywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodu (przy spełnieniu ogólnych warunków o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.; dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W świetle powyższego przepisu co do zasady wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów lub też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu. Warunkiem rozstrzygającym jest więc, aby wydatki te pozostawały w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służyły zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Zgodnie z przyjętą praktyką, uznanie danego wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że jest on racjonalnie i gospodarczo uzasadniony. Tak więc wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać każdorazowo indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów podatkowo-prawnej. Ponadto zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w katalogu wydatków przewidzianych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, który łącznie spełnia następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika,
  • jest definitywny (rzeczywisty),
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  • został właściwie udokumentowany,
  • nie został wymieniony w art. 16 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Powyższy przepis powinien być interpretowany łącznie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. W celu wykazania związku pomiędzy poniesionym kosztem a przychodem na gruncie ustawy o CIT podatnik musi więc dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Odrębne przepisy, o których mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT to przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.; dalej: „ustawa o rachunkowości”).

Na mocy art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Stosownie do art. 20 ust. 2 ww. ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

  1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
  2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
  3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto, w art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

  1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
  2. korygujące poprzednie zapisy;
  3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
  4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Przepis art. 20 ustawy o rachunkowości wprowadza rodzaje dokumentów, które mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem należy uznać, że w świetle art. 9 ust. 1 ustawy o CIT każdy dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również dokumentem stosownym dla celów podatkowych, w tym uprawniającym do uwzględnienia określonych wydatków jako kosztów uzyskania przychodu.

Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054 ze zm.; dalej: „ustawa o VAT”) podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Na mocy ust. 3 art. 112a ustawy o VAT ust. 2 tego przepisu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Na podstawie art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, które potwierdzają zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Zdaniem Spółki, dla potrzeb dokumentowania wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna faktur.

Biorąc pod uwagę powyższe, stwierdzić należy, że ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy. Zatem, w przypadku otrzymania od Sprzedawców faktur, to one stanowią podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

Zdaniem Spółki, w świetle powołanych powyżej regulacji, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych i w konsekwencji podstawę zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu mogą być przechowywane w dowolnej formie (z zastrzeżeniem dopełnienia warunków określonych w ustawie o VAT w odniesieniu do faktur). Skoro ustawa o CIT oraz ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych, podczas gdy ustawa o VAT co do zasady dopuszcza ich przechowywanie w formie elektronicznej, w opinii Wnioskodawcy, faktury otrzymywane za pomocą Systemu opisanego w treści niniejszego wniosku mogą być co do zasady dla Spółki podstawą dla potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodów.

Wnioskodawca pragnie wskazać, że przedstawione powyżej stanowisko jest prezentowane w wydawanych interpretacjach indywidualnych także przez tutejszy organ. Przykładowo można w tym zakresie powołać interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej z 19 stycznia 2016 r. (Znak: IBPB-1-3/4510-46/16/SK, w którym uznano za prawidłowe stanowisko Wnioskodawcy, że „(...) elektroniczny system archiwizowania dokumentów, uprawnia do archiwizacji dokumentów w sposób jedynie elektroniczny w postaci skanów dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. W przypadku wyżej opisanego systemu skanowania i archiwizowania, dla potrzeb dokumentowania wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna”.

W analogicznym stanie faktycznym została wydana także interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 19 października 2015 r. (Znak: IBPB-1-3/4510-271/15/PC), w której organ interpretacyjny potwierdził, że „(...) zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych”.

Analogiczne stanowiska podatników prezentowane we wnioskach o wydanie interpretacji indywidualnej zostały rozstrzygnięte pozytywnie także w interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 marca 2015 r. (Znak: IBPBI/2/423-1433/14/KP), czy też z 27 lutego 2015 r. (Znak: IBPBI/2/423-1430/14/KP).

W świetle przytoczonych przepisów oraz linii orzeczniczej organów interpretacyjnych, zdaniem Wnioskodawcy, należy uznać, że dokumenty otrzymywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako koszt uzyskania przychodu (przy spełnieniu ogólnych warunków o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT), bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Nadmienia się, że w zakresie zdarzenia przyszłego wydano odrębną interpretację.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2016 r., poz. 718). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.