IBPB-1-2/4510-160/16/JW | Interpretacja indywidualna

Czy w przypadku wprowadzenia opisanego systemu archiwizowania opisanych powyżej dokumentów, Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenie po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, a co za tym idzie zaliczania wydatków wynikających z tych dokumentów w koszty podatkowe?
IBPB-1-2/4510-160/16/JWinterpretacja indywidualna
  1. dokumentacja
  2. dokumentowanie
  3. faktura
  4. przechowywanie
  1. Podatek dochodowy od osób prawnych (CIT) -> Koszty uzyskania przychodów -> Pojęcie kosztów uzyskania przychodów

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 27 stycznia 2016 r. (data wpływu do tut. BKIP 9 lutego 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy w przypadku wprowadzenia opisanego we wniosku systemu archiwizowania dokumentów, Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenie po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, a co za tym idzie zaliczania wydatków wynikających z tych dokumentów w koszty podatkowe – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 9 lutego 2016 r. do tut. BKIP wpłynął wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy w przypadku wprowadzenia opisanego we wniosku systemu archiwizowania dokumentów, Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenie po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, a co za tym idzie zaliczania wydatków wynikających z tych dokumentów w koszty podatkowe.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej także: „Spółka”) prowadzi działalność w zakresie handlu stalą, obróbką -cięciem stali oraz produkcją i sprzedażą komponentów wykonanych za stali. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka współpracuje z liczną grupą dostawców i usługodawców (około 600 podmiotów). Transakcje zakupu dokonywane przez Spółkę dokumentowane są na podstawie dokumentów otrzymanych od kontrahentów (m.in.. faktur, faktur korygujących, rachunków, rozliczenia podróży służbowych, itd.). W związku z ciągłym rozwojem Spółki, a co za tym idzie rosnącą liczbą transakcji zakupu towarów i usług oraz nawiązywaniem kontaktów z nowymi dostawcami i usługodawcami, zwiększa się wolumen otrzymywanych dokumentów potwierdzających zakup.

Zgodnie z obowiązującymi obecnie w Spółce procedurami obiegu dokumentów, wszystkie otrzymywane dokumenty potwierdzające zakup wprowadzane są do systemu ERP (dalej także: „System”).

W przypadku otrzymania papierowych dokumentów, wprowadza się je do systemu w postaci skanu (obrazu dokumentu zapisanego w postaci pliku elektronicznego). Dokumenty otrzymane na specyficzną, dedykowaną do tego skrzynkę e-mail są drukowane w celu archiwizacji. Ich obraz w Systemie pozostaje tożsamy w dokumentem otrzymanym od kontrahenta drogą elektroniczną.

W następnej kolejności otrzymane dokumenty są dekretowane i wprowadzane do ksiąg z zastosowaniem Systemu. W chwili obecnej, Spółka przechowuje otrzymane dokumenty, zarówno w postaci papierowej, jak i w postaci elektronicznej, poprzez obraz zapisany na serwerze.

Spółka, realizując nałożony przepisami prawa podatkowego obowiązek przechowywania dokumentów księgowych, korzysta z usług wyspecjalizowanego podmiotu zewnętrznego. Mając na uwadze okres, przez jaki Spółka zobowiązana jest przechowywać dokumenty oraz ich rosnącą liczbę, proces archiwizacji staje się dla Spółki coraz kosztowniejszy.

Obecnie Spółka rozważa możliwość rezygnacji z przechowywania papierowych wersji otrzymanych dokumentów zakupowych. Zamierzeniem Spółki jest archiwizowanie wszystkich otrzymanych dokumentów wyłącznie w Systemie w postaci obrazu elektronicznego. Dokumenty potwierdzające zakup otrzymane w formie papierowej, po upływie miesiąca będą ponownie weryfikowane pod kątem ich zgodności z obrazem zapisanym na serwerze. W przypadku zgodności obu form, dokumenty papierowe będą niszczone.

Dokumenty wprowadzane będą do Systemu z zachowaniem dotychczasowych procedur. Każdy dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer ID) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu. Każdy dokument będzie opisany i indeksowany w systemie ERP za pomocą następujących informacji: numer ID, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi wyszukiwanie dokumentów według powyższych kryteriów. Obrazy dokumentów w dalszym ciągu przechowywane będą na serwerze. System ERP używany przez Spółkę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego.

Oprogramowanie do skanowania i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej jest powiązane z systemem używanym przez Spółkę, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili.

Rozwiązania systemowe oraz techniczne stosowane przez Spółkę pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Obrazy te przechowywane będą w sposób zapewniający:

  • autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono żadnych danych) i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  • łatwe ich odszukanie;
  • bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Otrzymane drogą elektroniczną faktury przechowywane będą z podziałem na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku wprowadzenia opisanego systemu archiwizowania opisanych powyżej dokumentów, Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenie po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, a co za tym idzie zaliczania wydatków wynikających z tych dokumentów w koszty podatkowe...

Zdaniem Spółki, w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania dokumentów przychodzących, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji dokumentów w sposób elektroniczny, w postaci obrazów dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. Ponadto, zdaniem Spółki z obecnie obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur wynika, że co do zasady nie ma przeszkód aby faktury wystawione w formie papierowej przechowywać w formie elektronicznej. Elektroniczny system archiwizacji umożliwi Spółce wydrukowanie kopii dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść odtworzonej kopii dokumentu będzie identyczna z treścią dokumentu w formie papierowej otrzymanego od kontrahenta. Przepisy polskiego prawa podatkowego nie nakładają na Spółkę obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, iż podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów. Zdaniem Spółki, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby dokumenty były archiwizowane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że spełnione zostaną warunki przechowywania dokumentów zgodnie z art. 112a ust.1 pkt 2 i 4 ustawy o podatku od towarów i usług. Dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także zapewnienie bezzwłocznego dostępu i poboru faktur przechowywanych w formie elektronicznej i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a -16m. Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r., poz. 330, ze zm.), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Stosownie do art. 20 ust. 2 cyt. ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej: „dowodami źródłowymi”:

  1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
  2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
  3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto w art. 20 ust. 3 ww. ustawy wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

  1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
  2. korygujące poprzednie zapisy;
  3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
  4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Przepis art. 20 ustawy o rachunkowości wskazuje nam jakie dokumenty mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Odnosząc przedstawiony wcześniej stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta. Zatem w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

Natomiast zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za nie mogący stanowić koszt uzyskania przychodu.

Zgodnie więc z powyższym, dokumenty przechowywane w formie skanów, mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Przechowywanie faktur w formie ich elektronicznych obrazów (skanów), można więc uznać za dopuszczalne również na potrzeby stosowania ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Ponadto, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

Tak więc, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Ponadto, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 updop, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika,
  • jest definitywny (rzeczywisty),
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  • został właściwie udokumentowany,
  • nie został wymieniony w art. 16 updop.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 updop, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a -16m.

Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Stosownie do art. 20 ust. 2 cyt. ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

  1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
  2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
  3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto, w art. 20 ust. 3 ww. ustawy wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

  1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
  2. korygujące poprzednie zapisy;
  3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
  4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Przepis art. 20 ustawy o rachunkowości, wskazuje jakie dokumenty mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem, dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Natomiast Rozdział 8 ustawy o rachunkowości Ochrona danych traktuje m.in. o przechowywaniu dokumentacji, nośnikach magnetycznych, miejscu i sposobie gromadzenia a także okresie przechowywania. W tym zakresie należy zwrócić uwagę na brzmienie art. 73 ust 1 i 2 ustawy o rachunkowości, które mówią o tym, że dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka zgodnie z obowiązującymi obecnie w Spółce procedurami obiegu dokumentów, wprowadza wszystkie otrzymywane dokumenty potwierdzające zakup do systemu ERP. W chwili obecnej, Spółka przechowuje otrzymane dokumenty, zarówno w postaci papierowej, jak i w postaci elektronicznej, poprzez obraz zapisany na serwerze. Wnioskodawca rozważa wprowadzenie elektronicznego systemu archiwizowania dokumentów przychodzących i rezygnację z przechowywania papierowych wersji otrzymanych dokumentów zakupowych. Ma on polegać na tym, że dokumenty wprowadzane będą do Systemu z zachowaniem dotychczasowych procedur. Każdy dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer ID) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu. Każdy dokument będzie opisany i indeksowany w systemie ERP za pomocą następujących informacji: numer ID, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi wyszukiwanie dokumentów według powyższych kryteriów. Obrazy dokumentów w dalszym ciągu przechowywane będą na serwerze. System ERP używany przez Spółkę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego.

Rozwiązania systemowe oraz techniczne stosowane przez Spółkę pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Obrazy te przechowywane będą w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp.

Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest możliwość zaliczenia wydatków wynikających z dokumentów zarchiwizowanych elektronicznie (w sytuacji gdy nie przechowuje się dokumentów papierowych) do kosztów podatkowych.

Biorąc pod uwagę powyżej cytowane przepisy należy stwierdzić, że ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy, w myśl natomiast art. 73 ust. 2 tejże ustawy, (...) po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów źródłowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych (...). Zatem, w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, stanowi on podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu, a po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów źródłowych (poza pewnymi wyjątkami) może być przeniesiona na nośniki informatyczne.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta. Wobec powyższego, przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, z zastrzeżeniem wymogów przewidzianych w Rozdziale 8 ustawy o rachunkowości, jest wystarczającym dla potrzeb kwalifikacji wydatków spełniających definicję art. 15 ust. 1 updop, bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy z ww. zastrzeżeniem uznano za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78-79, 50-126 Wrocław, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z dnia 14 marca 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.

Dodatkowe interpretacje podatkowe i orzeczenia

© 2011-2016 Interpretacje.org
StrukturaWybrane zagadnieniaSerwis
Działy przedmiotowe
Komentarze podatkowe
Najnowsze interpretacje
Aport
Gmina
Koszty uzyskania przychodów
Najem
Nieruchomości
Obowiązek podatkowy
Odszkodowania
Pracownik
Prawo do odliczenia
Projekt
Przedsiębiorstwa
Przychód
Różnice kursowe
Sprzedaż
Stawki podatku
Świadczenie usług
Udział
Zwolnienia przedmiotowe
Aktualności
Informacje o serwisie
Kanały RSS
Reklama w serwisie
Serwis zawiera interpretacje podatkowe publikowane przez Ministerstwo Finansów, na które składają się: interpretacje indywidualne oraz interpretacje ogólne wydane na podstawie art. 14a oraz art. 14b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.), jak również informacje o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego (interpretacje podatkowe wydane na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 lipca 2007 r.), a także wybrane orzeczenia dotyczące problematyki podatkowej.