1462-IPPP1.4512.135.2017.1.BS | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej,
W zakresie archiwizowania faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej a przechowywanych w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w fakturach zakupowych

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1948, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 9 lutego 2017 r. (data wpływu 13 lutego 2017 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej a przechowywanych w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w fakturach zakupowych – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 13 lutego 2017 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej a przechowywanych w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w fakturach zakupowych.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe:

P. Sp. z o.o. (dalej jako: Spółka) jest częścią międzynarodowej Grupy P., będącą jedną z największych firm przeprowadzających badania kliniczne.
Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny w Polsce.

Podstawowym przedmiotem działalności prowadzonej przez Spółkę jest zbieranie, monitorowanie oraz przetwarzanie informacji dotyczących badań klinicznych na rzecz zleceniodawców zagranicznych (z Unii Europejskiej oraz z krajów trzecich). Czynności te, co do zasady, stanowią czynności podlegające opodatkowaniu VAT w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2016.710 ze zm., dalej jako: ustawa o VAT).

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi (w tym usługi i towary związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki). Dokonywane przez Spółkę zakupy towarów i usług przeznaczone są w głównej mierze do świadczenia usług poza terytorium kraju, które – gdyby ich miejsce świadczenia było w Polsce – byłyby opodatkowane VAT w Polsce, ale też i do wykonywania innych czynności, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce. Spółce, co do zasady, przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących dokonane zakupy, przy uwzględnieniu jednak ograniczeń wynikających z ustawy o VAT przewidzianych np. dla usług gastronomicznych oraz hotelowych.

Spółka przechowuje dokumenty związane z delegacjami służbowymi pracowników otrzymane pierwotnie w formie papierowej (takie jak faktury zakupowe, paragony fiskalne, oświadczenia o poniesieniu wydatków, itp.) w formie elektronicznej. Jednocześnie w przyszłości Spółka zamierza procesem archiwizacji w formie elektronicznej objąć również pozostałe faktury zakupowe otrzymywane od kontrahentów w formie papierowej (tj. inne niż dotyczące delegacji służbowych pracowników).

W odniesieniu do dokumentów dotyczących podróży służbowych pracowników (w tym faktur zakupowych) otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej, Spółka wprowadziła następującą procedurę elektronicznej archiwizacji:

  1. Dokumenty delegacji służbowej są skanowane po przeprowadzeniu weryfikacji formalnej (tj. po sprawdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy) oraz weryfikacji merytorycznej (tj. po sprawdzeniu, czy informacje zamieszczone na dokumencie są rzetelne). Proces digitalizacji dokumentów, czyli przeniesienie ich treści na nośniki elektroniczne, dotyczy wszystkich dokumentów, które Spółka otrzymuje w związku z delegacjami służbowymi pracowników, czyli m.in. faktur zakupowych, paragonów fiskalnych oraz oświadczeń o poniesieniu wydatków.
  2. Treść zeskanowanych dokumentów delegacji służbowych (w tym faktur zakupowych) przechowywana jest w nieedytowalnych plikach PDF i nie może być w żaden sposób zmieniona, a ich elektroniczny obraz oraz wydruk jest możliwy w każdym czasie i nie wykazuje żadnych różnic w stosunku do dokumentów w formie papierowej. Czytelność dokumentów delegacji służbowych (w tym faktur zakupowych) jest zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania dokumentów.
  3. Wszystkie dokumenty dotyczące danej delegacji służbowej przechowywane są po zeskanowaniu w jednym pliku PDF, któremu przypisany jest indywidualny numer referencyjny. Numery referencyjne nadawane są plikom PDF w sposób chronologiczny.
  4. Pliki PDF zawierające zeskanowane dokumenty delegacji służbowych przechowywane są w odrębnym od systemu księgowego komputerowym programie służącym do archiwizacji dokumentów, zlokalizowanym na serwerze położonym poza terytorium Polski.
  5. Wyszukiwanie dokumentów dotyczących danej delegacji służbowej możliwe jest po wpisaniu numeru referencyjnego do programu komputerowego służącego archiwizacji. Informacja o numerze referencyjnym pliku PDF, w którym znajdują się skany dokumentów delegacji umieszczona jest w opisie księgowania wydatków dotyczących danej delegacji służbowej.
  6. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka jest w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do dokumentów delegacji służbowych (w tym faktur zakupowych) przechowywanych w wersji elektronicznej (w tym odnaleźć niezwłocznie dokument na żądanie organu podatkowego, wydrukować jego obraz lub przesłać go pocztą elektroniczną).
  7. Dokumenty delegacji służbowych (w tym faktury zakupowe) przechowywane są w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego (w przypadku faktur zakupowych – co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT).

Z kolei, w odniesieniu do pozostałych faktur zakupowych (tj. innych niż dotyczących delegacji służbowych) otrzymywanych pierwotnie w formie papierowej, Spółka planuje w przyszłości wprowadzić następującą procedurę elektronicznej archiwizacji.

  1. Faktury zakupowe inne niż dotyczące delegacji służbowych, otrzymane pierwotnie w formie papierowej, po przeprowadzeniu weryfikacji formalnej (tj. po sprawdzeniu, czy faktura zawiera wszystkie wymagane elementy) oraz weryfikacji pod względem merytorycznym (tj. po sprawdzeniu, czy informacje zamieszczone na fakturze są rzetelne) będą skanowane przy użyciu urządzeń zapewniających czytelność obrazu.
  2. Treść zeskanowanych faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych będzie przechowywana w nieedytowalnych plikach PDF i nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, a ich elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do oryginałów w formie papierowej.
  3. Każdej fakturze zakupowej innej niż dotyczącej delegacji służbowych, przechowywanej w formie nieedytowalnego pliku PDF zostanie nadany unikalny numer referencyjny.
  4. Faktury zakupowe inne niż dotyczące delegacji służbowych, będą przechowywane w formacie elektronicznych plików PDF na dysku Spółki zlokalizowanym w Polsce, w folderach, w podziale na okresy rozliczeniowe, w których faktury te zostały ujęte w księgach Spółki. Jednocześnie informacja o numerze referencyjnym, pod którym można odnaleźć na dysku Spółki skan danej faktury zakupowej innej niż dotyczące delegacji służbowych, będzie umieszczona pod zapisem księgowym, dotyczącym księgowania tejże faktury.
  5. W przypadku kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych, przechowywanych w wersji elektronicznej (w tym odnaleźć niezwłocznie dokument na żądanie organu podatkowego, wydrukować jego obraz lub przesłać pocztą elektroniczną).
  6. Faktury zakupowe inne niż dotyczące delegacji służbowych będą przechowywane w wersji elektronicznej co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT.
W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:
  1. Czy wdrożona przez Spółkę procedura elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, spełnia warunki określone przepisami ustawy o VAT w zakresie przechowywania faktur i w związku z tym, Spółka nie ma obowiązku przechowywania papierowych oryginałów faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT?
  2. Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, że przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w fakturach zakupowych dotyczących delegacji służbowych pracowników – przy założeniu, że faktury te dokumentują wydatki na nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia podatku naliczonego – jeżeli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie nieedytowalnych plików PDF), zgodnie z wdrożoną przez Spółkę procedurą elektronicznej archiwizacji dokumentów delegacji służbowych, wskazaną w stanie faktycznym?
  3. Czy planowana procedura elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, którą Spółka zamierza wdrożyć w przyszłości, będzie spełniać warunki określone przepisami ustawy o VAT w zakresie przechowywania faktur i w związku z tym Spółka nie będzie miała obowiązku przechowywania papierowych oryginałów faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT?
  4. Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, że zachowa ona prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w fakturach zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych – przy założeniu, że faktury te będą dokumentować wydatki na nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia podatku naliczonego – jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie nieedytowalnych plików PDF) zgodnie z planowaną procedurą elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych, wskazaną w stanie faktycznym?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1.

Zdaniem Spółki, wdrożona przez nią procedura elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, spełnia warunki określone przepisami ustawy o VAT w zakresie przechowywania faktur i w związku z tym, Spółka nie ma obowiązku przechowywania oryginałów faktur papierowych dotyczących delegacji służbowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jednocześnie na mocy art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przy czym, zgodnie z ust. 3 cytowanego artykułu, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Dodatkowo, na podstawie art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zagadnienie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności faktur zostało uregulowane w art. 106m ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Spółka pragnie wskazać, że regulacje ustawy o VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że wdanym przypadku został zapewniony dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (do których to pojęć odwołują się przepisy ustawy o VAT).

W tym zakresie pomocne mogą się okazać wskazówki ujęte w wyjaśnieniach Ministra Finansów, wydanych w związku z obowiązującymi przed 1 stycznia 2014 r. przepisami wykonawczymi dotyczącymi fakturowania. W wyjaśnieniach tych Minister Finansów wskazał m.in., że: „Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania”.

Ponadto w opublikowanych wyjaśnieniach Minister Finansów w sposób jednoznaczny potwierdził, że: „(...) co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym w obu tych przypadkach musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia”.

W świetle powyżej przywołanych przepisów oraz wyjaśnień Ministra Finansów należy wskazać, że podatnik może samodzielnie określić sposób przechowywania faktur, w tym np. skanować faktury wystawione/otrzymane w wersji papierowej i przechowywać je w formie elektronicznej. Istotne jest jednak, aby wybrany przez podatnika sposób przechowywania wystawionych/ otrzymanych faktur zapewniał spełnienie wymogów wskazanych w art. 112a w zw. art. 106m ustawy o VAT.

Spółka uważa, że wdrożone przez nią postępowanie w zakresie elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej (tj. przechowywanie tychże faktur w postaci skanów, w nieedytowalnych plikach PDF, w programie komputerowym przeznaczonym do archiwizacji) spełnia wymogi określone w art. 112a w zw. z art. 106m ustawy o VAT. W związku z tym, zdaniem Spółki, nie jest konieczne dodatkowe (oprócz przechowywania skanów faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych w programie komputerowym przeznaczonym do archiwizacji) archiwizowanie przez Spółkę papierowych oryginałów faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych.

Odnosząc się do warunku zapewnienia autentyczności pochodzenia, Spółka pragnie podkreślić, że wdrożone przez nią rozwiązanie w zakresie archiwizowania w formie elektronicznej faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych zapewnia pewność co do podmiotu, od którego Spółka otrzymała daną fakturę. Spółka bowiem skanuje faktury zakupowe dotyczące delegacji służbowych każdorazowo dopiero po przeprowadzeniu ich weryfikacji formalnej i merytorycznej, tj. po sprawdzeniu, czy faktura zakupowa zawiera wszystkie wymagane elementy (w tym nazwę dostawcy lub usługodawcy) oraz skontrolowaniu rzetelności danych wykazanych na fakturach zakupowych (w tym po potwierdzeniu, że wydatek udokumentowany fakturą zakupową dotyczył zakupu towarów lub usług od podmiotu wskazanego na fakturze zakupowej jako sprzedawca). Tym samym, należy uznać, że wdrożona przez Spółkę procedura elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych zapewnia autentyczność pochodzenia faktury.

Z kolei, jeśli chodzi o integralność faktury, to Spółka pragnie wskazać, że po zeskanowaniu faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych przechowuje je w formie nieedytowalnych plików PDF. W związku z tym nie jest możliwe, aby ani w trakcie zmiany formy faktury zakupowej z papierowej na elektroniczną, ani w trakcie przechowywania skanów faktur zakupowych w programie księgowym doszło do modyfikacji danych lub informacji zamieszczonych na fakturze zakupowej. A zatem, zdaniem Spółki, nie budzi wątpliwości, że wdrożona przez nią procedura elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych (tj, w postaci nieedytowalnych plików PDF) zapewnia integralność faktury.

Spółka pragnie również podkreślić, że wdrożona przez nią procedura elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych w formie elektronicznej spełnia wymogi w zakresie czytelności faktury. Dzięki bowiem wykorzystaniu odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych, otrzymanych w formie papierowej, Spółka w każdej chwili dysponuje obrazem pierwotnej faktury zakupowej, zawierającym takie same elementy, co papierowy oryginal faktury zakupowej.

Ponadto, trzeba zaznaczyć, że wdrożona przez Spółkę procedura elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych zakłada nadawanie plikom PDF, w których umieszczone są skany faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych, numerów referencyjnych w sposób chronologiczny oraz archiwizowanie tychże plików PDF (zawierających skany faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych) w programie komputerowym w sposób chronologiczny, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT, co spełnia wymogi określone w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym, podatnicy przechowują (...) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe (...) od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Należy również zaznaczyć, że chociaż Spółka przechowuje skany faktur zakupowych dotyczące delegacji służbowych w programie komputerowym przeznaczonym do archiwizacji, znajdującym się na serwerze zlokalizowanym poza terytorium Polski, to na żądanie organu podatkowego / organu kontroli podatkowej, będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych. Posiadane przez Spółkę narzędzia umożliwiają bowiem natychmiastowe odnalezienie faktury zakupowej dotyczącej delegacji służbowej, otworzenie jej obrazu w programie komputerowym oraz wydrukowanie go lub przesłanie pocztą elektroniczną. W związku z czym, zdaniem Spółki, wdrożona procedura elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych odpowiada wymogom, określonym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy o VAT.

Mając powyższe na uwadze, w ocenie Spółki nie budzi wątpliwości, że wdrożona przez nią procedura elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych (tj. w formie nieedytowalnych plików PDF) spełnia wymogi w zakresie przechowywania faktur, określone w art. 112a w zw. z art. 106m ustawy o VAT. W konsekwencji, zdaniem Spółki, nie ma ona obowiązku przechowywania papierowych oryginałów faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego z tytułu VAT, a zatem może ona niszczyć pierwotne egzemplarze papierowe faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych po ich zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w sposób elektroniczny bez uchybienia postanowieniom art. 112a oraz art. 106m ustawy o VAT.

Spółka pragnie podkreślić, że zaprezentowane przez nią powyżej stanowisko znajduje potwierdzenie w całości w aktualnej praktyce organów podatkowych, które – w wydawanych na gruncie analogicznych stanów faktycznych interpretacjach podatkowych – konsekwentnie wskazują, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej (oraz niszczenie pierwotnych egzemplarzy papierowych) jest dopuszczalne. Jako przykłady wskazać można następujące interpretacje podatkowe:

  • interpretacje indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 grudnia 2016 r. (sygn. 1462-IPPP2.4512.858.2016.1.KOM) oraz z dnia 3 września 2014 r., (sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD);
  • interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r. (sygn. IBPP3/443-1389/14/EJ);
  • interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 29 stycznia 2013 r. (sygn. ILPP4/443-504/12-2/EWW).

Ad 2.

Zdaniem Spółki, w przypadku, elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, zgodnie z wdrożoną procedurą archiwizacji opisaną w stanie faktycznym – przy założeniu, że faktury te dokumentują wydatki na nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia podatku naliczonego – Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w tychże fakturach, nawet po zniszczeniu ich papierowych oryginałów.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Z kolei, w myśl zaś art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Jednocześnie należy wskazać, że zgodnie z postanowieniem art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Przy czym stosownie do treści art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Z powyżej wskazanych przepisów wynika wprost, że podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy ustawy o VAT, stanowiące o prawie do odliczenia podatku naliczonego, nie uzależniają jednak prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Biorąc pod uwagę fakt, że ustawodawca nie zakazał zmiany formatu/formy faktur otrzymywanych przez podatnika, nakazując jedynie, aby w każdym przypadku podatnik zagwarantował przechowywanie faktur zakupowych, zgodnie z wymogami określonymi w art. 112a w zw. z art. 106m ustawy o VAT, to skoro wdrożona przez Spółkę procedura elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych dotyczących delegacji służbowych spełnia warunki w zakresie przechowywania faktur wskazane w art. 112a w zw. z art. 106m ustawy o VAT (co zostało wskazane w uzasadnieniu do pytania 1), to Spółka ma prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w fakturach zakupowych dotyczących delegacji służbowych archiwizowanych w formie elektronicznej, nawet po zniszczeniu ich papierowych oryginałów.

Spółka pragnie podkreślić, że zaprezentowane przez nią powyżej stanowisko znajduje potwierdzenie w aktualnej praktyce organów podatkowych, m.in. w następujących interpretacjach podatkowych wydanych w analogicznych stanach faktycznych:

  • interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 22 grudnia 2015 r. (sygn. IPPP3/4512-971/15-2/JF);
  • interpretacji indywidualnej Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 13 maja 2014 r. (ILPP4/443-66/14-2/BA);
  • interpretacjach indywidualnych Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 12 marca 2015 r. sygn. IBPB1/2/423-1433/14/KP oraz z dnia 24 listopada 2014 r. (IBPP2/443-846/14/ICz).

Ad 3.

Zdaniem Spółki, planowana procedura elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych (innych niż dotyczących delegacji służbowych), otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, którą Spółka zamierza wdrożyć w przyszłości, będzie spełniać warunki określone przepisami ustawy o VAT w zakresie przechowywania faktur i w związku z tym Spółka nie będzie miała obowiązku przechowywania papierowych oryginałów faktur zakupowych (innych niż dotyczących delegacji służbowych) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jednocześnie na mocy art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są, co do zasady, obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Dodatkowo, na podstawie art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zagadnienie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności faktur zostało uregulowane w art. 106m ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Spółka pragnie wskazać, że regulacje ustawy o VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku został zapewniony dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (do których to pojęć odwołują się przepisy ustawy o VAT).

W tym zakresie pomocne mogą się jednak okazać wskazówki ujęte w wyjaśnieniach Ministra Finansów, wydanych w związku z obowiązującymi przed 1 stycznia 2014 r. przepisami wykonawczymi dotyczącymi fakturowania. W wyjaśnieniach tych Minister Finansów wskazał m.in., że: „Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania”.

Ponadto w opublikowanych wyjaśnieniach Minister Finansów w sposób jednoznaczny potwierdził, że: „(...) co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym w obu tych przypadkach musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia”.

W świetle powyżej przywołanych przepisów oraz wyjaśnień Ministra Finansów należy wskazać, że podatnik może samodzielnie określić sposób przechowywania dokumentów, w tym np. skanować faktury wystawione/otrzymane w wersji papierowej i przechowywać je w formie elektronicznej. Istotne jest jednak, aby wybrany przez podatnika sposób przechowywania faktur zapewniał spełnienie wymogów wskazanych w art. 112a w zw. art. 106m ustawy o VAT.

Spółka uważa, że planowana procedura elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych (innych niż dotyczących delegacji służbowych), otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, którą Spółka zamierza wdrożyć w przyszłości (tj. przechowywanie tychże faktur w postaci skanów na dysku Spółki zlokalizowanym w Polsce, w podziale na okresy rozliczeniowe) będzie spełniać wymogi określone w art. 112a w zw. z art. 106m ustawy o VAT. W związku z tym, zdaniem Spółki, nie będzie konieczne dodatkowe (oprócz przechowywania skanów faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych na dysku Spółki) archiwizowanie przez Spółkę papierowych oryginałów faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych.

Odnosząc się do warunku zapewnienia autentyczności pochodzenia, Spółka pragnie podkreślić, że planowana procedura archiwizacji faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, którą Spółka zamierza wdrożyć w przyszłości, będzie zapewniała pewność co do podmiotu, od którego Spółka otrzymała daną fakturę. Spółka zamierza bowiem skanować faktury zakupowe inne niż dotyczące delegacji służbowych, każdorazowo po przeprowadzeniu ich weryfikacji formalnej i merytorycznej, tj. po sprawdzeniu, czy faktura zakupowa zawiera wszystkie wymagane elementy (w tym nazwę dostawcy lub usługodawcy) oraz po skontrolowaniu rzetelności danych wykazanych na fakturach zakupowych (w tym po potwierdzeniu, że wydatek udokumentowany fakturą zakupową dotyczył zakupu towarów lub usług od podmiotu wskazanego na fakturze zakupowej jako sprzedawca). Tym samym, należy uznać, że planowana procedura elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, którą Spółka zamierza wdrożyć w przyszłości będzie zapewniać autentyczność pochodzenia faktury.

Z kolei, jeśli chodzi o integralność faktury, to Spółka pragnie wskazać, że zgodnie z planowanym sposobem przechowywania faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych, po zeskanowaniu faktury zakupowe będą przechowywane na dysku Spółki w formie nieedytowalnych plików PDF. W związku z tym, nie będzie możliwe, aby ani w trakcie zmiany formy faktury zakupowej z papierowej na elektroniczną, ani w trakcie przechowywania skanów faktur zakupowych na dysku Spółki doszło do modyfikacji danych lub informacji zamieszczonych na fakturze zakupowej. Tym samym, w ocenie Spółki, nie budzi wątpliwości, że planowana procedura elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, którą Spółka zamierza wdrożyć w przyszłości będzie zapewniać integralność faktury.

Spółka pragnie również podkreślić, że planowana procedura elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, którą Spółka zamierza wdrożyć w przyszłości będzie spełniać wymóg czytelności faktury. Dzięki wykorzystywaniu odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej, Spółka w każdej chwili będzie dysponować bowiem obrazem pierwotnej faktury zakupowej, zawierającym dokładnie te same elementy, co papierowy oryginał faktury zakupowej.

Ponadto, trzeba zaznaczyć, że planowana procedura elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych zakłada nadawanie plikom PDF, w których będą znajdować się skany faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych numerów referencyjnych w sposób chronologiczny oraz archiwizowanie tychże plików PDF w podziale na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT, co będzie zapewniać spełnienie wymogów, określonych w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym, podatnicy przechowują (...) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe (...) od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jednocześnie, Spółka pragnie podkreślić, że dysk Spółki, na którym przechowywane będą skany faktur zakupowych innych niż faktury dotyczące delegacji (w nieedytowalnym formacie plików PDF) będzie położony na terytorium Polski, w związku z czym spełniony będzie wymóg, o którym mowa w art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Dodatkowo, Spółka chciałaby wskazać, że posiadane przez Spółkę narzędzia będą umożliwiać bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Posiadane przez Spółkę narzędzia będą bowiem umożliwiać natychmiastowe odnalezienie faktury, otworzenie jej obrazu oraz wydrukowanie go lub przesłanie pocztą elektroniczną. Tym samym, należy uznać, że planowana procedura elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, którą Spółka zamierza wdrożyć w przyszłości, będzie spełniać wymogi określone w art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

Mając powyższe na uwadze, w ocenie Spółki, nie budzi wątpliwości, że planowana procedura elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, którą Spółka zamierza wdrożyć w przyszłości będzie spełniać wymogi w zakresie przechowywania faktur, określone w art. 112a w zw. z art. 106m ustawy o VAT. W konsekwencji, Spółka stoi na stanowisku, że w przypadku wdrożenia ww. procedury, nie będzie ona zobowiązana do przechowywania papierowych oryginałów faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego z tytułu VAT, a zatem będzie mogła niszczyć pierwotne egzemplarze papierowe faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych po ich zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w sposób elektroniczny bez uchybienia postanowieniom art. 112a oraz art. 106m ustawy o VAT.

Spółka pragnie podkreślić, że zaprezentowane przez nią powyżej stanowisko znajduje potwierdzenie w całości w aktualnej praktyce organów podatkowych, które – w wydawanych na gruncie analogicznych stanów faktycznych interpretacjach podatkowych – konsekwentnie wskazują, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej (oraz niszczenie pierwotnych egzemplarzy papierowych) jest dopuszczalne. Jako przykłady wskazać można następujące interpretacje podatkowe:

  • interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 grudnia 2016 r. (sygn. 1462-IPPP2.4512.858.2016.1.KOM);
  • interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r. (sygn. IBPP3/443-1389/14/EJ);
  • interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 3 września 2014 r., (sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD);
  • interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 29 stycznia 2013 r. (sygn. ILPP4/443-504/12-2/EWW).

Ad 4.

Zdaniem Spółki, w przypadku, wdrożenia planowej procedury elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, zgodnie z procedurą archiwizacji opisaną w stanie faktycznym – przy założeniu, że faktury te będą dokumentować wydatki na nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia podatku naliczonego – Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w tychże fakturach, nawet po zniszczeniu ich papierowych oryginałów.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Z kolei, w myśl zaś art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Jednocześnie należy wskazać, że zgodnie z postanowieniem art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Przy czym stosownie do treści art. 86 ust. l0b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Z powyżej wskazanych przepisów wynika wprost, że podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy ustawy o VAT, stanowiące o prawie do odliczenia podatku naliczonego, nie uzależniają jednak prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Biorąc pod uwagę fakt, ze ustawodawca nie zakazał zmiany formatu/formy faktur otrzymywanych przez podatnika, nakazując jedynie, aby w każdym przypadku podatnik zagwarantował przechowywanie faktur zakupowych, zgodnie z wymogami określonymi w art. 112a w zw. z art. 106m ustawy o VAT, to skoro planowana przez Spółkę procedura elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych będzie spełniać warunki w zakresie przechowywania faktur wskazane w art. 112a w zw. z art. 106m ustawy o VAT (co zostało wskazane w uzasadnieniu do pytania 3), to Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w fakturach zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych archiwizowanych w formie elektronicznej, nawet po zniszczeniu ich papierowych oryginałów.

Spółka pragnie podkreślić, że zaprezentowane przez nią powyżej stanowisko znajduje potwierdzenie w aktualnej praktyce organów podatkowych, m.in. w następujących interpretacjach podatkowych wydanych w analogicznych stanach faktycznych:

  • interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 22 grudnia 2015 r. (sygn. IPPP3/4512-971/15-2/JF);
  • interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 13 maja 2014 r. (ILPP4/443-66/14-2/BA);
  • interpretacjach indywidualnych Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 12 marca 2015 r. sygn. I BPB1/2/423-1433/14/KP oraz z dnia 24 listopada 2014 r. (IBPP2/443-846/14/ICz).
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Jednocześnie należy zauważyć, że od 1 stycznia 2014 r. art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT otrzymał brzmienie: „Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług”.

Powyższa zmiana pozostaje jednak bez wpływu na przedmiotowe rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

  1. z zastosowaniem art. 119a;
  2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.