0114-KDIP1-3.4012.242.2018.2.JF | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej,
Obieg i archiwizacja wyłącznie w formie elektronicznej faktur i innych dokumentów księgowych otrzymywanych w formie papierowej oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 8 maja 2018 r. (data wpływu 8 maja 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 11 czerwca 2018 r. (data wpływu 11 czerwca 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 22 maja 2018 r. (doręczone w dniu 4 czerwca 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obiegu i archiwizacji wyłącznie w formie elektronicznej faktur i innych dokumentów księgowych otrzymywanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 8 maja 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obiegu i archiwizacji wyłącznie w formie elektronicznej faktur i innych dokumentów księgowych otrzymywanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 11 czerwca 2018 r. (data wpływu 11 czerwca 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 22 maja 2018 r. (doręczone w dniu 4 czerwca 2018 r nr 0114-KDIP1-3.4012.242.2018.1.JF.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest częścią międzynarodowej Grupy (dalej: „Grupa”), będącej jednym z największych na świecie producentów w branży mleczarskiej.

Z uwagi na skalę działalności, Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur, faktur korygujących, rachunków i innych dokumentów księgowych, które kontrahenci przekazują Spółce zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (dalej łącznie: „dokumenty” lub „faktury”). Wszystkie faktury dokumentują zakup towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT - Spółka nie dokonuje zakupów niezwiązanych z przedmiotem swojej działalności gospodarczej.

W ramach obecnej polityki w Spółce stosowana jest praktyka podwójnej archiwizacji dokumentów - zarówno w formie papierowej, jak również poprzez ich zapis elektroniczny. Wszystkie otrzymane od kontrahentów dokumenty, niezależnie od ich formy, są przekazywane innej spółce z Grupy, z siedzibą w M. (Słowacja), dedykowanej do obsługi spółek z Grupy w zakresie IT.

Wszystkie dokumenty otrzymane w formie papierowej są przez wyznaczonych pracowników działu księgowości skanowane do formatu PDF i zapisywane na serwerze. Zgodnie z polityką przyjętą w Grupie, dostęp do systemu jest zamknięty dla osób postronnych. Prawo do zapisywania dokumentów w formie elektronicznej mają wyłącznie upoważnieni do tego księgowi. Pracownicy Spółki uzyskują dostęp do załączonych w systemie faktur poprzez link on-line, przy czym ich uprawnienia ograniczone są wyłącznie do odczytu plików. Oznacza to, że nie mają oni możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w dokumentach zapisanych w formie elektronicznej.

Pracownicy spółki słowackiej odpowiedzialni za zapis faktur na serwerze obowiązani są również do ich merytorycznego sprawdzenia i porównania z dokumentami źródłowymi. Weryfikacja merytoryczna faktury przez osobę upoważnioną jest przejawem kontroli wewnętrznej. Poprzez akceptację faktur pracownik potwierdza, że treści zawarte w postaci skanu dokumentów źródłowych są w pełni czytelnym i wiernym odwzorowaniem treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach.

W przypadku dokumentów, które już w momencie otrzymania przez Spółkę miały postać elektroniczną, są one bezpośrednio zapisywane na serwerze. Wszystkie dokumenty elektroniczne są w pełni zabezpieczone przed dokonywaniem niedozwolonych zmian w ich treści lub wyglądzie (poprzez zapis w postaci nieedytowalnych plików PDF), jak również przed ich uszkodzeniem lub utratą - kopie zapasowe dokumentów tworzone są codziennie i utrzymywane przez okres co najmniej tygodnia.

W celu minimalizacji kosztów administracyjnych oraz w związku z cyfryzacją procesów zachodzących w działalności Spółki, Wnioskodawca rozważa rezygnację z papierowej formy archiwizacji dokumentów na rzecz obiegu wyłącznie elektronicznego.

W związku z powyższym, po zeskanowaniu do systemu oryginału dokumentu w wersji papierowej podlegałby on zniszczeniu w miejscu skanowania, to znaczy w zakładzie spółki słowackiej w M.. Elektroniczny sposób archiwizacji dokumentów pozwoli Spółce na zmniejszenie wysokich kosztów administracyjnych związanych z przechowywaniem dokumentacji w wersji papierowej. Elektroniczna forma archiwizacji faktur umożliwia Spółce szybkie wyszukiwanie żądanych dokumentów w celu ich podglądu, pobrania bądź wydruku. W szczególności, w razie potencjalnej kontroli podatkowej, możliwe jest natychmiastowe udostępnienie faktur właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - ich wydrukowanej wersji. Sposób obiegu i przechowywania faktur zakłada usystematyzowanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, co ułatwia dostęp do dokumentów źródłowych.

Obecnie wszystkie dokumenty - zarówno te w wersji elektronicznej, jak i papierowej, są przechowywane przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upływa termin płatności podatku.

W odpowiedzi na wezwanie w sprawie uzupełnienia braków formalnych wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wskazano, że:

  1. W opisie zdarzenia przyszłego weryfikacja merytoryczna (merytoryczne sprawdzenie) dokonywana przez upoważnioną osobę służy ustaleniu wiarygodnej ścieżki audytu (wiarygodności, autentyczności).
  2. Weryfikacja merytoryczna faktury odbywać się będzie w ten sposób, że dokument zeskanowany i wprowadzony do elektronicznego obiegu dokumentów jest następnie przez osobę upoważnioną porównywany z dokumentem źródłowym. Ponadto, dzięki wykorzystaniu do archiwizacji dokumentów systemu SAP, możliwe jest połączenie faktury z dokumentami uzupełniającymi takimi jak umowa, dokument WZ, zamówienie, potwierdzenie zamówienia lub odpowiedź na nie. Dopasowanie dokumentów uzupełniających do danej faktury umożliwia przypisanie faktury do konkretnego zdarzenia gospodarczego, a tym samym potwierdza zastosowanie przez Spółkę wewnętrznych kontroli biznesowych potwierdzających wiarygodność faktury w odniesieniu do dostawy towarów i świadczenia usług, co z kolei wskazuje na istnienie wiarygodnej ścieżki audytu, której mowa w art. 106m ust. 2 ustawy.
  3. Otrzymywane faktury papierowe będą niszczone zawsze dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych (weryfikacji merytorycznej), sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w elektronicznym systemie obiegu dokumentów. Papierowe oryginały faktur mogą być niszczone zarówno po rozliczeniu z nich podatku jak i wcześniej, niemniej jednak nie wcześniej niż po przeprowadzeniu ich weryfikacji merytorycznej.

Przepisy ustawy o VAT nie zawierają regulacji wskazujących, by prawo do odliczenia podatku naliczonego przez podatnika było uzależnione od formy archiwizacji dokumentacji źródłowej. W związku z tym, to, w jakiej formie - papierowej czy elektronicznej - Wnioskodawca będzie przechowywał faktury, nie powinno warunkować powstania, realizacji ani też zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego przez podatnika.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:
  1. Czy w świetle przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest, aby obieg i archiwizacja otrzymywanych przez Spółkę faktur i innych dokumentów księgowych, o których mowa we wniosku, odbywał się wyłącznie w formie elektronicznej, przy założeniu, że papierowe oryginały zostaną zniszczone?
  2. Czy Spółka zachowa prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z faktur, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Jak wynika z art. 106m ust. 2 ustawy przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zdaniem Wnioskodawcy, na podstawie przytoczonych zapisów ustawy o VAT należy stwierdzić, iż sposób archiwizacji przez Spółkę dokumentów w formie elektronicznej nie narusza przepisów prawa podatkowego, ponieważ sposób, w jaki Spółka zamierza przechowywać wyżej wskazane dokumenty spełnia wymogi stawiane przez przepisy dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, zarówno dla zeskanowanych dokumentów papierowych, jak również tych otrzymanych bezpośrednio w formie elektronicznej, a także będzie gwarantował pewność, że dane zawarte w tych dokumentach nie zostały ani nie zostaną zmienione.

Odnosząc się do regulacji w zakresie ustawy należy wskazać, że faktury przesłane w formie elektronicznej traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie, jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznana za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność jej treści, zgodnie z przepisami ustawy.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy powinni przechowywać otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jednakże, powyższego przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wprowadzony przez Wnioskodawcę elektroniczny system archiwizowania faktur będzie zapewniał ich przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie, integralność treści oraz czytelność, przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. Jednocześnie, system zbierania i przetwarzania faktur będzie zapewniał weryfikację autentyczności ich pochodzenia.

Ponadto, wszystkie uprawnione organy podatkowe, w tym naczelnik urzędu skarbowego i naczelnik urzędu celno-skarbowego, będą mogły uzyskać dostęp do tych faktur oraz możliwość pobrania i przetwarzania danych w nich gromadzonych.

Zdaniem Wnioskodawcy, mając na uwadze ww. przepisy prawa, sposób przechowywania oraz archiwizowania przez Wnioskodawcę faktur w formie elektronicznej będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT, gdyż system, za pomocą którego Spółka zamierza wprowadzić wyłącznie elektroniczną archiwizację faktur będzie spełniał wymogi stawiane przez przepisy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, zarówno dla dokumentów w formie papierowej (zeskanowanych), jak i otrzymanych w formie elektronicznej.

Ponadto, w każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a zatem zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organów podatkowych i kontroli skarbowej.

Mając na uwadze powyższe okoliczności oraz powołane przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią inne przesłanki niezwiązane z formą faktury, wykluczające prawo do odliczenia.

W konsekwencji, otrzymanie i wprowadzenie do elektronicznej bazy danych faktur w formie elektronicznej oraz - po uprzednim zeskanowaniu - w formie papierowej, a następnie zniszczenie papierowych wersji faktur, nie będzie miało wpływu na zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z tych dokumentów. Stanowisko Spółki znajduje również odzwierciedlenie w licznych interpretacjach indywidualnych, m.in.:

  • Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 stycznia 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.6912017.1.RD), w której organ wskazał, że: „W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur, należy zauważyć, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych”;
  • Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 grudnia 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.466.2017.1.JF), w której organ potwierdził stanowisko podatnika, zgodnie z którym przepisy ustawy o VAT nie zawierają regulacji wskazujących, by prawo do odliczenia podatku naliczonego przez podatnika uzależnione było od formy przechowywania dokumentacji źródłowej (forma papierowa lub elektroniczna). W związku z tym, forma w jakiej Wnioskodawca będzie przechowywać dokumenty źródłowe (w postaci m.in. faktur, rachunków, paragonów, faktur korygujących) nie warunkuje powstania, realizacji ani też zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego przez podatnika;
  • Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 czerwca 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.173.2017.1.JG), w której organ zgodził się z podatnikiem, twierdzącym, że: „obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich) w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”;
  • Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 czerwca 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.83.2017.2.KT), w której organ stwierdził, że: „stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym „jest możliwe korzystanie przez Spółkę z prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur papierowych przetworzonych do formy elektronicznej, nawet jeśli pierwotna faktura papierowa zostanie zniszczona po jej przetworzeniu” - należy uznać za prawidłowe.
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Ad 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Spółka wskazuje, że otrzymuje faktury, faktury korygujące, rachunki i inne dokumenty księgowe w formie papierowej oraz elektronicznej oraz rozważa rezygnację z papierowej formy archiwizacji dokumentów na rzecz obiegu wyłącznie elektronicznego - po zeskanowaniu do systemu oryginału dokumentu w wersji papierowej podlegałby on zniszczeniu w miejscu skanowania (zakład spółki słowackiej w M.).

Wątpliwość Spółki dotyczy prawidłowości obiegu i archiwizacji otrzymywanych przez Spółkę faktur i innych dokumentów księgowych, o których mowa we wniosku, wyłącznie w formie elektronicznej, przy założeniu, że papierowe oryginały zostaną zniszczone.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji.

Spółka wskazuje, że w ramach kontroli wewnętrznej osoba upoważniona (pracownik) potwierdza czytelność i odzwierciedlenie treści skanu dokumentów źródłowych z papierowym odpowiednikiem. Weryfikacja merytoryczna służy ustaleniu wiarygodnej ścieżki audytu (wiarygodności, autentyczności) poprzez porównanie z dokumentem źródłowym, a także połączenie faktury z dokumentami uzupełniającymi - umowa, dokument WZ, zamówienie, potwierdzenie zamówienia lub odpowiedź na nie (co umożliwia przypisanie faktury do konkretnego zdarzenia gospodarczego). Tym samym Spółka stosuje wewnętrzne kontrole biznesowe potwierdzające wiarygodność faktury w odniesieniu do dostawy towarów i świadczenia usług. Wskazano również, że dokumenty elektroniczne są w pełni zabezpieczone przed dokonywaniem niedozwolonych zmian w ich treści lub wyglądzie (poprzez zapis w postaci nieedytowalnych plików PDF). Ponadto wskazano, że otrzymywane faktury papierowe będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych (weryfikacji merytorycznej), sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w elektronicznym systemie obiegu dokumentów.

Zatem Wnioskodawca stosuje środki i procedury (kontrole biznesowe) mające ustalić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury. Jak wskazał Wnioskodawca stosowanie kontroli biznesowych ma zapewnić wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Świadczy to o spełnieniu przesłanki określonej w art. 106m ustawy.

Poza tym wskazano, że dokumenty są przechowywane przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upływa termin płatności podatku. Sposób obiegu i przechowywania faktur zakłada usystematyzowanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe. W razie kontroli podatkowej, możliwe jest natychmiastowe udostępnienie faktur organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - ich wydrukowanej wersji. Zatem spełnione będą warunki wynikające z art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem stanowisko Spółki w zakresie obiegu i przechowywania faktur należy uznać za prawidłowe.

Ad 2

Wątpliwość Spółki dotyczy również zachowania prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z faktur, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

  1. nabycia towarów i usług,
  2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

Spółka wskazuje, że wszystkie faktury dokumentują zakup towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT - Spółka nie dokonuje zakupów niezwiązanych z przedmiotem swojej działalności gospodarczej.

Przede wszystkim należy zgodzić się ze Spółką, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią inne przesłanki niezwiązane z formą faktury, wykluczające prawo do odliczenia.

W konsekwencji Spółka będzie uprawniona do odliczenia (na zasadach określonych w ustawie VAT) podatku naliczonego zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należy uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania faktur, faktur korygujących i duplikatów. Wskazać jednakże należy, że nie ma przeciwwskazań do przechowywania w formie elektronicznej dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, np. wskazanych przez Spółkę rachunków i innych dokumentów księgowych, które kontrahenci przekazują Spółce zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

  1. z zastosowaniem art. 119a;
  2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.