0114-KDIP1-3.4012.142.2018.3.JF | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej,
Prawo do odliczenia z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 14 marca 2018 r. (data wpływu 21 marca 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 14 maja 2018 r. (data wpływu 21 maja 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 26 kwietnia 2018 r. (doręczone w dniu 7 maja 2018 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do archiwizacji wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów źródłowych dotyczących odliczeń podróży służbowych i pozostałych faktur zakupowych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 21 marca 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do archiwizacji wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów źródłowych dotyczących odliczeń podróży służbowych i pozostałych faktur zakupowych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 14 maja 2018 r. (data wpływu 21 maja 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 26 kwietnia 2018 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.142.2018.2.JF.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka (Wnioskodawca) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, zarejestrowanym dla celów tego podatku w Polsce. Wnioskodawca zajmuje się dystrybucją materiałów (surowców) przeznaczonych dla przemysłu. Działalność Wnioskodawcy opiera się na pozyskiwaniu towarów od czołowych światowych producentów, a następnie oferowaniu ich lokalnym wytwórcom.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka ponosi szereg wydatków związanych z odbywanymi przez pracowników podróżami służbowymi, jak też i inne wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych przez pracowników.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), Spółka przyznaje swoim pracownikom diety i ryczałty należne z tytułu odbycia podróży służbowej. Spółka dokonuje także zwrotów na rzecz pracowników kosztów przejazdów, przelotów, zakwaterowania oraz innych niezbędnych wydatków poniesionych w ramach podróży służbowej (np. opłaty parkingowe, przejazdy odpłatnymi autostradami, wydatki gastronomiczne ponoszone podczas spotkań z kontrahentami). Pracownicy, jako potwierdzenie zakupu wspomnianych wydatków, otrzymują dokumenty w postaci papierowej: faktury, czasem są to także paragony fiskalne, równoważne fakturom, lub inne dokumenty potwierdzające poniesienie danych wydatków.

W celu ograniczenia uciążliwości związanych z przekazywaniem do Spółki i archiwizacją ww. dokumentów, w lipcu 2017 r. Spółka wdrożyła nową aplikację internetową umożliwiającą składanie przez pracowników w formie elektronicznej rozliczeń podróży służbowych oraz dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, jak również elektroniczną archiwizację tych dokumentów przez Spółkę. W związku z tym, dokumenty te są obecnie archiwizowane i przechowywane zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Elektroniczna forma archiwizacji dotyczy tzw. dokumentów źródłowych, czyli faktur VAT i rachunków, paragonów i innych podobnych dokumentów otrzymywanych w formie papierowej, dokumentujących poniesienie wydatku w momencie otrzymania dokumentu, które stanowią podstawę do zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika Spółki w czasie podróży służbowej. Zatem dowody w formie papierowej podlegają digitalizacji (skanowaniu) przez pracowników już w momencie przygotowywania rozliczenia podróży służbowej. Dzięki wprowadzeniu systemu elektronicznego pracownicy Spółki nie muszą dodatkowo wypełniać rozliczeń na wydrukowanych w tym celu formularzach.

Wdrożenie aplikacji internetowej działającej na obcym serwerze stanowi duże wsparcie dokumentacji biurowej ze względu na ułatwioną kompletację oraz archiwizację rozliczeń podróży służbowych. Ponadto jest ona także ułatwieniem dla wielu pracowników Spółki, którzy swoją pracę wykonują w biurach domowych i bardzo rzadko przebywają w siedzibie Spółki.

Zgodnie z dotychczasową praktyką korzystanie z aplikacji przebiega w następujący sposób:

  1. Pracownik loguje się do wspomnianej aplikacji przez odpowiednią platformę internetową.
  2. Pracownik wypełnia formularz delegacji/rozliczenia, w szczególności podając jej datę i cel.
  3. Pracownik wypełnia następnie informacje o poniesionych wydatkach, podając ich datę, kwotę brutto a przy niektórych wydatkach opisując cel spotkania.
  4. Pracownik załącza także skany dokumentów źródłowych lub fotografie takich dokumentów wykonane techniką cyfrową. Zdigitalizowane dokumenty mają postać plików pdf, jpg i innych dostępnych typów graficznych, których czytelność obrazu nie budzi wątpliwości. Skany (ew. fotografie) znajdujące się w aplikacji nie podlegają ponadto żadnym modyfikacjom. Każdy dokument posiada indywidualną nazwę (numer), która odróżnia go od pozostałych dokumentów i będzie pozwalała na jego identyfikację i sprawne odszukanie w systemie w przyszłości.

Dokumenty przechowywane w systemie informatycznym są archiwizowane w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą, w odpowiednich folderach pozwalających na szybkie odszukanie danego dokumentu. Dokumenty są także podzielone na okresy rozliczeniowe, których dotyczą. Ponieważ w czasie podróży służbowej pracownicy działają w imieniu Spółki, Wnioskodawca przyjmuje, że datą wpływu dokumentu do Spółki jest w tych przypadkach data wręczenia dokumentu pracownikowi (data ta jest z reguły tożsama z datą wystawienia faktury).

W każdej chwili istnieje możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów lub zapisania ich na nośniku danych, zapewniony jest także bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego w formie elektronicznej.

Spółka archiwizuje ww. pliki z zeskanowanymi dokumentami zarówno na serwerze zewnętrznym, utrzymywanym przez podmiot trzeci, jak również na własnym serwerze (dla dodatkowego bezpieczeństwa). Umowa zawarta z podmiotem trzecim - dostawcą usług związanych z rozliczeniami podróży służbowych - zabezpiecza interesy Spółki dotyczące okresu archiwizacji i sposobu zabezpieczania plików przed usunięciem lub modyfikacją.

Ponadto Spółka planuje zapisać ww. kwestie w wewnętrznej dokumentacji.

Spółka odlicza podatek VAT naliczony z ww. faktur z uwzględnieniem z art. 86, art. 86a oraz art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.; dalej: ustawa o VAT).

Spółka chciałaby również wprowadzić archiwizację wyłącznie w postaci elektronicznej faktur zakupowych (rachunków, paragonów i innych podobnych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku), otrzymywanych w formie papierowej, i zaprzestawać ich archiwizacji (niszczyć je) po skutecznym zatwierdzeniu (zamknięciu ksiąg) danego miesiąca. Proces archiwizacji przebiega obecnie w następujący sposób:

  1. Wszystkie faktury, które zostaną do Spółki przesłane w wersji papierowej, zostają opatrzone pieczęcią z datą wpływu.
  2. Każdy z dokumentów, przed jego zaksięgowaniem, zostaje sprawdzony pod kątem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, co zostanie potwierdzone na dokumencie w wersji papierowej przed jego skanowaniem.
  3. Następnie w procesie księgowania każdej fakturze zostaje nadany księgowy numer chronologiczny (numer nadany automatycznie przez system finansowo-księgowy).
  4. Dokument w formie papierowej zostaje zeskanowany. W trakcie digitalizacji plikowi zostaje przede wszystkim nadany numer księgowy tożsamy z numerem zaksięgowania w systemie finansowo - księgowym. Możliwe jest zawarcie w nazwie pliku dodatkowych informacji, takich jak danych wystawcy, numeru faktury (dokumentu), daty wpływu do Spółki itp., co dodatkowo ułatwia jego zidentyfikowanie w przyszłości i powiązanie z konkretną transakcją.
  5. Skan faktury (w formacie pdf) zostaje zapisany w archiwum.
  6. Zapisu dokonuje wyłącznie pracownik działu księgowego ze względu na zastosowaną gradację dostępu do archiwum.
  7. Tworzone są kopie zapasowe danych, Spółka przechowuje je na serwerze własnym oraz na serwerze zewnętrznym.
  8. Wprowadzone są zabezpieczenia chroniące przed niepożądanym dostępem do danych, pracownicy mający dostęp do archiwum ponoszą odpowiedzialność w tym zakresie.
  9. Spółka planuje - pod warunkiem otrzymania pozytywnej odpowiedzi na niniejszy wniosek, że faktury w formie papierowej przechowywane będą zawsze do czasu zatwierdzenia danego miesiąca i rozliczenia, tj. do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy dane rozliczenie.
  10. Po skutecznym zamknięciu danego miesiąca niszczone będą faktury w formie papierowej, z wyjątkiem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki (art. 73 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Dz.U. z 2018 r. poz. 395; dalej: ustawa o rachunkowości).

W uzupełnieniu wniosku wskazano, że faktury papierowe będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku. Sprawdzenie faktury jest czynnością poprzedzającą jej zarchiwizowanie w wersji elektronicznej. Co więcej, osoba odpowiedzialna za zarchiwizowanie dokumentu jest obowiązana do sprawdzenia, czy dokument po jego elektronicznym zarchiwizowaniu jest czytelny, kompletny i czy jego treść odpowiada dokumentowi w wersji papierowej - jest to warunek konieczny prawidłowego zarchiwizowania dokumentu.

Spółka wskazała, że zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę kontroli. Kontrola ta jest dokładnie taka sama w odniesieniu do faktur otrzymywanych w wersji papierowej jak i elektronicznej. Wnioskodawca wskazał, iż dokumenty w wersji papierowej mają podlegać niszczeniu dopiero po przeprowadzeniu odpowiednich kontroli biznesowych oraz po zaewidencjonowaniu dokumentu i rozliczeniu podatku.

W odniesieniu do dokumentów związanych z podróżami służbowymi pracowników, jak wynika z przedstawionego przez Wnioskodawcę opisu zdarzenia przyszłego, w celu zapewnienia możliwości archiwizacji dokumentów źródłowych (faktur VAT, rachunków, paragonów i innych podobnych dokumentów) w wersji elektronicznej, Wnioskodawca wdrożył aplikację internetową umożliwiającą składanie przez pracowników w formie elektronicznej rozliczeń podróży służbowych oraz dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków.

Obecnie powyższe dokumenty są przechowywane zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej. Spółka zamierza zrezygnować z archiwizacji tych dokumentów w wersji papierowej.

Jak zostało wskazane w opisie zdarzenia przyszłego, dostęp do aplikacji internetowej jest możliwy wyłącznie po zalogowaniu, przy czym każdy z pracowników posiada własny login oraz indywidualne hasło.

Wnioskodawca wskazał, że pracownik Spółki - znajdujący się w podróży służbowej - osobiście dokonuje wydatku i odbiera fakturę, a zatem nie ma wątpliwości co do autentyczności pochodzenia dokumentu. Otrzymany dokument pracownik rozlicza w ramach rozliczenia wydatków z podróży służbowej. Zasady takich rozliczeń w Spółce są analogiczne do zasad, jakie panują w państwowych oraz samorządowych jednostkach sfery budżetowej, a zatem Wnioskodawca zakłada, że zasady te są wystarczające do uznania kontroli biznesowej w tym zakresie za adekwatną do potrzeb Spółki. Ponadto każda faktura poddawana jest weryfikacji pracownika odpowiedzialnego za rozliczenia Spółki tj. weryfikacji merytorycznej, księgowej oraz formalnej.

Warto podkreślić, że każdy dokument w Spółce, zarówno otrzymany w wersji papierowej jak i elektronicznej podlega weryfikacji merytorycznej. Oznacza to, że każdy dokument jest przed jego zaksięgowaniem sprawdzony pod względem merytorycznym, tzn. zestawiony m.in. z konkretnym zamówieniem lub umową i zatwierdzony przez osobę odpowiedzialną za wydatek, w związku z czym Spółka uznaje, że tym samym zapewniony jest dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a zatem zapewniona jest autentyczność pochodzenia faktury. Ze względu natomiast na fakt, że każdy dokument księgowany jest po sprawdzeniu kompletności i braku błędów rachunkowych dokumentu (kontrola formalna i rachunkowa), a dopiero po zaksięgowaniu skanowany i archiwizowany w formie elektronicznej, Spółka uznaje, że w dostatecznym zakresie archiwizacja zapewnia integralność treści faktury i jej czytelność.

Dodatkową informacją jest, że każdy dokument przychodzący na adres mailowy Spółki lub pocztą tradycyjną jeszcze przed jego zaksięgowaniem Spółka ujmuje w archiwum, będącym „dziennikiem wpływu”. Jest to dodatkowe miejsce, gdzie ujmowane są faktury otrzymane w wersji elektronicznej, jak i faktury otrzymane w wersji papierowej.

Dodatkowo Spółka dodaje, że faktury związane z nabyciem towarów handlowych archiwizowane są dodatkowo przez osoby odpowiedzialne za przyjęcie towaru w katalogach, które zawierają także pozostałe dokumenty towarzyszące transportom, jak i dokumenty „wygenerowane” w związku z nabyciem towarów, tzn. m.in. dokumenty PZ, faktury za transport, dokumenty towarzyszące transportom, zamówienia, potwierdzenia do zamówień, korespondencję mailową. Zatem faktura dokumentująca nabycie towarów, czy też faktura za usługi transportowe jest korelowana z innymi dokumentami przed jej zaksięgowaniem oraz przed jej ostateczną digitalizacją, a już na pewno przed jej przyszłym zniszczeniem. Zatem w tym zakresie kontrola biznesowa jest przez Spółkę zapewniona. Co więcej, proces zestawiania faktury z rzeczywistym przebiegiem transakcji może być w każdym momencie powtórzony.

W odniesieniu do faktur za wykonane dla Spółki usługi czy np. za dostawę materiałów biurowych Spółka przed zaksięgowaniem faktury również dokonuje weryfikacji merytorycznej i wiąże daną fakturę z konkretnym zamówieniem i/lub umową. Faktury są weryfikowane z transakcjami również w tym celu, aby dokonać płatności na właściwy rachunek sprzedawcy, we właściwej kwocie, walucie i w przewidzianym w fakturze (zamówieniu i/lub umowie) terminie.

Co do zasady Spółka współpracuje z podmiotami sobie znanymi. W przypadku jednak gdy dochodzi do współpracy z nowym podmiotem, Spółka co do zasady - w przypadku transakcji opiewających na większe kwoty, a nie np. nabycia długopisów za 15 zł w sklepie z artykułami biurowymi - dokonuje weryfikacji kontrahenta w KRS lub CEiDG, względnie także za pośrednictwem portalu podatkowego, systemu VIES itp.

A zatem Spółka zapewnia, że jej kontrole biznesowe pozwalają na stwierdzenie, czy dana faktura odzwierciedla rzeczywisty przebieg transakcji.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:
  1. Czy w powyższym zdarzeniu przyszłym, na gruncie uregulowań ustawy o VAT, Spółka ma prawo do archiwizacji dokumentów źródłowych dotyczących rozliczeń podróży służbowych, otrzymanych w formie papierowej, jedynie w formie elektronicznej i czy jest w związku z tym uprawniona do zaprzestania archiwizowania dokumentów w formie papierowej, tj. do ich zniszczenia oraz czy w związku z tym Spółka będzie mogła skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego (i zachować to prawo) wynikającego z dokumentów otrzymanych w formie papierowej, ale przechowywanych tylko w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy o VAT?
  2. Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, na gruncie ustawy o VAT, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji również pozostałych (innych niż określone w pytaniu nr 1) faktur zakupowych, otrzymanych w formie papierowej, jedynie w formie elektronicznej i zaprzestania archiwizowania tych dokumentów w wersji papierowej oraz czy w związku z tym Spółka będzie mogła skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego (i zachować to prawo) wynikającego z dokumentów otrzymanych w formie papierowej, ale przechowywanych tylko w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Przy wypełnieniu wymogów przewidzianych w art. 112a ustawy o VAT oraz z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 73 ustawy o rachunkowości, Spółka jest uprawniona do archiwizacji dokumentów, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, jedynie w formie elektronicznej, w postaci skanów w formacie pdf, jpg i innych wyłączających możliwość modyfikacji danych zawartych w skanowanych dokumentach. W związku z tym Spółka nie utraci prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy o VAT.

Jak stanowi art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Z kolei stosownie do treści art. 2 pkt 32 tej ustawy, pod pojęciem faktury elektronicznej należy rozumieć fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT). Jak wynika natomiast z ust. 3 tego artykułu, wymogu tego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z brzmieniem art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów tub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Jak wynika z interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 października 2017 r. (0114-KDIP1-3.4012.251.2017.2.JF), pod pojęciem kontroli biznesowych w rozumieniu art. 106m ust. 4 ustawy o VAT należy rozumieć taki proces, za pomocą którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Zgodnie z ww. interpretacją wiarygodna ścieżka audytu występuje w sytuacji, gdy związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów) oraz jest przy tym zgodny z ustalonymi przez podatnika procedurami. Ścieżka audytu ma zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce, przy czym - jak wskazano w przytoczonej interpretacji indywidualnej - środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika. W ocenie Spółki, na gruncie przedstawionego stanu faktycznego będzie możliwe stwierdzenie istnienia takiego związku pomimo braku dokumentu w wersji papierowej, na co wskazują następujące okoliczności.

Ad 1

Dzięki funkcjonalności aplikacji internetowej używanej przez Spółkę możliwe jest łatwe połączenie zeskanowanych faktur z pozycjami w księgach rachunkowych, rejestrach VAT oraz z pozycjami rozliczenia podróży służbowej pracownika. Każda faktura czy też paragon, który jest równoważny fakturze, np. dotyczący przejazdu autostradą płatną, ujęty zostaje przez pracownika w jego rozliczeniu podróży służbowej. Pracownik ten osobiście dokonuje wydatku i odbiera fakturę, a następnie ujmuje ją w swoim rozliczeniu, zatem Spółka ma pewność co do autentyczności pochodzenia faktury, a także jej związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Każda faktura poddawana jest kontroli biznesowej w ramach jej weryfikacji przez pracowników odpowiedzialnych za rozliczenia Spółki. Proces weryfikacyjny obejmuje badanie zarówno pod względem zgodności formalnej, jak i merytorycznej faktur. Badaniu podlega również samo rozliczenie podróży służbowej, w tym pod względem zgodności z poleceniem wyjazdu służbowego.

Ponadto, jak już zostało wspomniane, nie są dokonywane jakiekolwiek modyfikacje dokumentów znajdujących się w archiwum elektronicznym od dnia ich otrzymania do dnia upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a obraz zdigitatizowanych (zeskanowanych) dokumentów nie wykazuje żadnych różnic w odniesieniu do dokumentów otrzymanych w wersji papierowej (pozostaje czytelny).

Ad 2

Spółka planuje archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej po ich zaksięgowaniu, która to czynność poprzedzona jest weryfikacją każdego dokumentu pod względem merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym. Spółka wskazuje, że aby dowody księgowe spełniały w sposób właściwy swoje funkcje, konieczne jest, by były one rzetelne, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Przy czym dowód księgowy jest rzetelny wtedy, gdy jest zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka skanuje dowody księgowe po ich zaksięgowaniu, a zatem również po naniesieniu na nie księgowego numeru chronologicznego, który pozwala na połączenie dokumentu (faktury) z konkretną pozycją w księgach rachunkowych oraz w rejestrze VAT.

Ze względu na fakt, że każdy dokument jest przed jego zaksięgowaniem sprawdzony pod względem merytorycznym, tzn. zestawiony m.in. z konkretnym zamówieniem lub umową i zatwierdzony przez osobę odpowiedzialną za wydatek, to Spółka uznaje, że tym samym zapewniony jest dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a zatem zapewniona jest autentyczność pochodzenia faktury. Ze względu natomiast na fakt, że każdy dokument księgowany jest po sprawdzeniu kompletności i braku błędów rachunkowych dokumentu (kontrola formalna i rachunkowa), a dopiero po zaksięgowaniu skanowany i archiwizowany w formie elektronicznej, Spółka uznaje, że w dostatecznym zakresie archiwizacja zapewnia integralność treści faktury i jej czytelność.

Przy czym okoliczność, że do archiwum elektronicznego dostęp ma i będzie miał określony ściśle krąg osób i w stosunku do tego archiwum tworzone są częste kopie zapasowe danych, również przyczynia się do tego, że spełniony jest warunek zapewnienia integralności treści faktur i ich czytelności aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Co więcej, Spółka archiwizuje ww. pliki z zeskanowanymi dokumentami zarówno na serwerze zewnętrznym, utrzymywanym przez podmiot trzeci, jak również na własnym serwerze.

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.) - dalej: Dyrektywa VAT - dla celów tej dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w Rozdziale 3 tej dyrektywy (Fakturowanie).

Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy VAT, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zdanie drugie Dyrektywy VAT).

W art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT wskazano natomiast, że aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, (...) może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (...).

Z zacytowanych powyżej przepisów art. 112 i 112a ustawy o VAT, które dotyczą archiwizowania faktur, wynika, że polski ustawodawca nie skorzystał z tego uprawnienia, tzn. uznał, że nie jest konieczne przechowywanie faktur otrzymanych w wersji papierowej, również w tym formacie.

W ocenie Spółki należy zatem uznać, że w świetle obowiązujących obecnie regulacji nie istnieją żadne ograniczenia, w wyniku których nie byłoby można korzystać z możliwości elektronicznej formy przechowywania faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej. Faktura w formie papierowej to faktura, o której mowa w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, która może być przechowywana zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jedynym warunkiem jest to, by podatnik dopilnował spełnienia przesłanek wskazanych w przepisach, mianowicie by przechowywał on faktury:

  • w podziale na okresy rozliczeniowe (niniejszy warunek, jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, jest spełniony),
  • w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (również te warunki są spełnione),
  • w sposób zapewniający bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów (a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych) odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami (w odniesieniu do tego warunku należy wskazać, że dokumenty są archiwizowane zarówno na serwerze podmiotu trzeciego, jak i na serwerze Spółki. W związku z tym Spółka nie przewiduje trudności w zapewnieniu bezzwłocznego do nich dostępu na żądanie organu podatkowego).

Zgodnie z dyspozycją art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Kwotę podatku naliczonego stanowi, suma kwot podatku wynikająca z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT).

Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje podatnikowi pod warunkiem spełnienia przez podatnika zarówno przesłanek pozytywnych (w szczególności w postaci związku zakupu z wykonywaniem czynności opodatkowanych) oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych wskazanych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które wyłączają prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony.

Podsumowując w odniesieniu do pytania nr 1, w ocenie Spółki, jest ona uprawniona do przechowywania dokumentów dotyczących podróży służbowych jedynie w formie elektronicznej. W szczególności, ma ona prawo do archiwizacji dokumentów, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów), a także zaprzestania ich archiwizowania w formie papierowej. Nie ma bowiem żadnych przeszkód prawnych w zakresie elektronicznego przechowywania dokumentacji otrzymanej w formie papierowej. Rozważane przez Spółkę wprowadzenie wyłącznie elektronicznego systemu archiwizacji dokumentacji dot. podróży, w tym również w odniesieniu do dokumentów otrzymanych w formie papierowej, nie może być zatem uznane za niezgodne z obowiązującymi przepisami.

Analogicznie jest w odniesieniu do pozostałych dokumentów (faktur zakupowych oraz paragonów traktowanych na równi z fakturami), które skanowane będą po ich zaksięgowaniu w systemie finansowo - księgowym Spółki. W związku z powyższym, Spółka będzie uprawniona do archiwizowania ww. dokumentów, otrzymywanych w formie papierowej, wyłącznie w formie elektronicznej bez utraty prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy o VAT.

Stanowisko, zgodnie z którym faktury otrzymane w formie papierowej mogą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej bez uszczerbku dla prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur, jest powszechnie podzielane przez organy podatkowe. Przykładowo można wskazać na interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej: z 21 listopada 2017 r., 0112-KDIL1-3.4012.415.2017.2.AP oraz z 3 października 2017 r., 0114-KDIP1-3.4012.251.2017. 2.JF, interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 stycznia 2016 r., IPPP2/4512-1101/15-2/MAO czy też interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 stycznia 2016 r., IPPP2/4512-1052/15-4/AO.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). To zatem podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności, integralności oraz czytelności faktur, istotne jest jedynie, aby stosowane przez podatnika kontrole biznesowe gwarantowały możliwość powiązania faktury z dostawą bądź usługą stanowiącą podstawę jej wystawienia.

W związku z powyższym tutejszy Organ wezwał Wnioskodawcę do wskazania, czy zostanie zapewnione funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług oraz na czym będą polegały te kontrole oraz weryfikacja autentyczności pochodzenia faktur.

Wnioskodawca wyjaśnia, że obecnie zarówno do faktur otrzymywanych w formie papierowej, jak i faktur otrzymywanych w formie elektronicznej stosuje potrzebne, analogiczne rozwiązania odpowiadające - w ocenie Wnioskodawcy - wymogom stawianym w tym względzie przez przepisy ustawy o VAT.

W ocenie Wnioskodawcy stosowane przez niego rozwiązania stanowią odpowiednie kontrole biznesowe, pozwalające na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy fakturą a dokumentowaną transakcją (dostawą towarów lub świadczeniem usług). Warto w tym miejscu podkreślić, że stanowisko Wnioskodawcy ma potwierdzenie w aktualnej linii interpretacyjnej organów podatkowych (interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 6 lutego 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.529.2017.JF oraz z 18 stycznia 2018 r., sygn. 0114- KDIP1-2.4012.691.2017.1.RD).

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, faktury papierowe będą niszczone dopiero po zastosowaniu opisanych kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku. Jak wskazano powyżej, sprawdzenie faktury jest czynnością poprzedzającą jej zarchiwizowanie w wersji elektronicznej. Co więcej, osoba odpowiedzialna za zarchiwizowanie dokumentu jest obowiązana do sprawdzenia, czy dokument po jego elektronicznym zarchiwizowaniu jest czytelny, kompletny i czy jego treść odpowiada dokumentowi w wersji papierowej - jest to warunek konieczny prawidłowego zarchiwizowania dokumentu.

Dokumenty w formie papierowej będą przez Wnioskodawcę przechowywane zawsze do czasu rozliczenia podatku, tj. do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy dane rozliczenie, a następnie będą niszczone. Dokumenty w formie elektronicznej będą natomiast zawsze przechowywane do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W ocenie Wnioskodawcy zniszczenie dokumentu w wersji papierowej będzie zgodne z przepisami, w tym przede wszystkim z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.) oraz z art. 112 i art. 112a ust. 1 i 4 ustawy o VAT, co znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe (interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 lipca 2017 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.155.2017.2.MGO oraz z 26 czerwca 2017 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.158.2017.2.ASz, interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 grudnia 2016 r., sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Spółka wdrożyła aplikację internetową umożliwiającą składanie przez pracowników w formie elektronicznej rozliczeń podróży służbowych i dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków pracowników (przejazdy, przeloty, zakwaterowanie, opłaty parkingowe, przejazdy odpłatnymi autostradami, wydatki gastronomiczne podczas spotkań z kontrahentami) oraz elektroniczną archiwizację tych dokumentów. Obecnie dokumenty te są przechowywane w wersji papierowej oraz elektronicznej.

Wątpliwości Spółki dotyczą prawa do archiwizacji wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów źródłowych (faktur) dotyczących rozliczeń podróży służbowych oraz pozostałych faktur zakupowych, otrzymanych w formie papierowej, i zaprzestania archiwizowania dokumentów w formie papierowej (ich zniszczenia).

Opisane okoliczności wskazują na zastosowanie przez Spółkę kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą (dokumentem źródłowym) a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Należy również stwierdzić, że Spółka określiła sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności Faktur. Potwierdza o spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Jak bowiem Spółka wskazuje w planowanym systemie archiwizowania faktur w celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu (pomiędzy fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki dostawą towarów lub świadczeniem usług) kontrole biznesowe pozwalają na stwierdzenie, czy dana faktura odzwierciedla rzeczywisty przebieg transakcji. Każdy dokument podlega weryfikacji merytorycznej, tj. jest sprawdzony, tzn. zestawiony z konkretnym zamówieniem lub umową i zatwierdzony przez osobę odpowiedzialną za wydatek. Zapewnia to dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury, co oznacza autentyczność pochodzenia faktury. Poza tym każdy dokument księgowany jest po sprawdzeniu kompletności i braku błędów rachunkowych dokumentu (kontrola formalna i rachunkowa). Ponadto faktury związane z nabyciem towarów handlowych archiwizowane są przez osoby odpowiedzialne za przyjęcie towaru w katalogach, które zawierają także pozostałe dokumenty towarzyszące transportom, jak i dokumenty „wygenerowane” w związku z nabyciem towarów - dokumenty PZ, faktury za transport, dokumenty towarzyszące transportom, zamówienia, potwierdzenia do zamówień, korespondencję mailową. Tym samym faktura dokumentująca nabycie towarów (lub np. usługi transportowej) jest korelowana z innymi dokumentami przed jej zaksięgowaniem oraz przed jej ostateczną digitalizacją, a już na pewno przed jej zniszczeniem. Spółka zaznacza, że proces zestawiania faktury z rzeczywistym przebiegiem transakcji może być w każdym momencie powtórzony. Dopełnieniem kontroli biznesowych jest weryfikacja nowego kontrahenta w KRS, CEiDG czy też w systemie VIES.

Ponadto wskazano, że faktury papierowe będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku. Sprawdzenie faktury jest czynnością poprzedzającą jej zarchiwizowanie w wersji elektronicznej. Co więcej, osoba odpowiedzialna za zarchiwizowanie dokumentu jest obowiązana do sprawdzenia, czy dokument po jego elektronicznym zarchiwizowaniu jest czytelny, kompletny i czy jego treść odpowiada dokumentowi w wersji papierowej - jest to warunek konieczny prawidłowego zarchiwizowania dokumentu.

Z opisu sprawy wynika, że przechowywane dokumenty są archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą, w odpowiednich folderach (każdy dokument posiada nazwę (numer) odróżniającą go od pozostałych dokumentów) i pozwalającą na jego identyfikację i sprawne odszukanie w systemie (bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego). W każdej chwili istnieje możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów. Dla dodatkowego bezpieczeństwa Spółka archiwizuje ww. pliki z zeskanowanymi dokumentami zarówno na serwerze zewnętrznym, jak i na własnym serwerze. Spółka zamierza niszczyć formy papierowe dokumentów źródłowych po skutecznym zatwierdzeniu (zamknięciu ksiąg) danego miesiąca i rozliczeniu. Wskazano, że skan faktury (w formacie pdf) zostaje zapisany w archiwum wyłącznie przez pracownika działu księgowego, wprowadzone są zabezpieczenia chroniące przed niepożądanym dostępem do danych, pracownicy mający dostęp do archiwum ponoszą odpowiedzialność w tym zakresie. Załączone skany (fotografie) dokumentów źródłowych wykonane techniką cyfrową (pliki pdf, jpg, inne, których czytelność obrazu nie budzi wątpliwości i które nie podlegają modyfikacji).

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie faktur przez Spółkę jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na przechowywanie faktur dotyczących zarówno podróży służbowych pracowników jak i innych faktur zakupowych w elektronicznej formie archiwizacji. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem opisany przez Spółkę elektroniczny system archiwizacji faktur dokumentujących wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki oraz pozostałych wydatków w postaci skanów papierowych dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy, w szczególności zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z ww. faktur wskazać należy, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

  1. nabycia towarów i usług,
  2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Na podstawie art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Poza ograniczeniami prawa do odliczenia podatku naliczonego związanego z czynnościami zwolnionymi oraz niepodlegającymi opodatkowaniu, ustawodawca przewiduje również ograniczenia wymienione wprost w art. 88 ustawy. Jest to m.in. brak prawa do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia usług gastronomicznych.

W rozpatrywanej sprawie Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, zarejestrowanym dla celów tego podatku w Polsce zajmującym się dystrybucją materiałów (surowców) przeznaczonych dla przemysłu. Spółka ponosi wydatki związane z podróżami służbowymi odbywanymi przez pracowników, jak też i inne wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych przez pracowników. Są to opłaty parkingowe, przejazdy odpłatnymi autostradami, wydatki gastronomiczne ponoszone podczas spotkań z kontrahentami.

Wątpliwość Spółki dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z ww. dokumentów, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy.

Wobec tego należy stwierdzić, że przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku Spółka ma (będzie miała) prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z opisanych faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki dotyczących rozliczeń służbowych oraz innych zakupów Spółki.

Zatem Spółka nie utraci prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy.

Wobec powyższego stanowisko Spółki należy uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania faktur. Wskazać jednakże należy, że nie ma przeciwwskazań do przechowywania w formie elektronicznej dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, np. wskazanych przez Spółkę rachunków, paragonów i innych podobnych dokumentów źródłowych dokumentujących poniesienie wydatku związanego z podróżą służbową pracownika.

Poza tym niniejsza interpretacja została wydana w zakresie prawa do archiwizacji wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów źródłowych dotyczących odliczeń podróży służbowych i pozostałych faktur zakupowych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego, co było przedmiotem zapytania i zajętego stanowiska Spółki. Jednocześnie interpretacja nie rozstrzyga ograniczeń prawa do odliczenia wynikających z art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy.

Wskazać należy, że niniejsza interpretacja dotyczy podatku od towarów i usług, natomiast w zakresie podatku dochodowego od towarów i usług zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

  1. z zastosowaniem art. 119a;
  2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.