ITPP3/4512-590/15/AT | Interpretacja indywidualna

Odliczenie podatku naliczonego, wynikającego z faktur otrzymanych w formie elektronicznej. Przechowywanie tych faktur.
ITPP3/4512-590/15/ATinterpretacja indywidualna
  1. faktura VAT
  2. faktura elektroniczna
  3. odliczenie podatku od towarów i usług
  4. przechowywanie dokumentów
  1. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja -> Faktury
  2. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja -> Terminy przechowywania dokumentów -> Termin przechowywania dokumentów
  3. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Odliczenie i zwrot podatku. Odliczanie częściowe -> Odliczenie i zwrot podatku -> Odliczenie podatku
  4. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Odliczenie i zwrot podatku. Odliczanie częściowe -> Odliczenie i zwrot podatku -> Wyłączenie stosowania obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego
  5. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Przepisy ogólne -> Definicje legalne

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 23 października 2015 r. (data wpływu 28 października 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z faktur otrzymanych od kontrahenta w formacie PDF oraz archiwizowania, po uprzednim zeskanowaniu, faktur w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 28 października 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z faktur otrzymanych od kontrahenta w formacie PDF oraz archiwizowania, po uprzednim zeskanowaniu, faktur w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące stany faktyczne i zdarzenia przyszłe.

Wnioskodawca (dalej „Spółka”) jest czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT. Spółka jest podmiotem należącym do fińskiego koncernu ... (dalej „Grupa”).

Grupa prowadzi działalność w branży przemysłu drzewnego i obecnie działa w ponad 30 krajach. Działalność Grupy koncentruje się przede wszystkim na przetwarzaniu drewna pochodzącego z plantacji leśnych (tzw. nordic wood). Wśród produktów Grupy można znaleźć m.in. produkty codziennego użytku, takie jak chusteczki higieniczne, papiery do pieczenia, karton, papier, a także włókna celulozowe, tarcicę oraz drewno konstrukcyjne.

Spółka prowadzi w ... centrum finansowo-księgowe. Głównym przedmiotem działalności Spółki jest kompleksowa obsługa finansowo-księgowa, a także administracyjna podmiotów wchodzących w skład Grupy. Skala prowadzonej przez Spółkę działalności, powoduje, że liczba dokumentów księgowych (faktur VAT, faktur korygujących, not księgowych, etc.) wymienianych miedzy Spółką a jej kontrahentami (dalej „Kontrahenci”) jest bardzo duża.

W celu usprawnienia procesu akceptacji poszczególnych faktur, księgowania, jak również w celu ograniczenia kosztów, Spółka postanowiła wdrożyć system pozwalający na przetwarzanie otrzymywanych przez Spółkę dokumentów księgowych w wersji papierowej na dokumenty, które będą mogły być przesyłane w formie elektronicznej. Oryginały otrzymywanych przez Spółkę dokumentów księgowych są skanowane przez wyspecjalizowany podmiot zewnętrzny (dalej „Centrum Archiwizujące” lub „Centrum”). Centrum posiada bowiem niezbędne w tym celu zaplecze techniczne (profesjonalne urządzenia skanujące) oraz kadrowe. Powierzenie masowego skanowania dokumentów wyspecjalizowanemu w tej dziedzinie podmiotowi nie tylko usprawnia proces skanowania (Centrum robi to efektywniej niż sama Spółka), ale również ogranicza koszty z tym związane (Spółka unika wydatków na nabycie urządzeń oraz kosztów związanych z oddelegowaniem do tego rodzaju czynności własnych pracowników).

Spółka wyjaśnia, że informuje Kontrahentów o współpracy z Centrum Archiwizującym prosząc o przesyłanie dokumentów księgowych bezpośrednio na adres Centrum Archiwizującego. Zazwyczaj Kontrahenci, z którymi Spółka pozostaje w stosunkach gospodarczych, stosują się do tych zaleceń i przesyłają dokumenty księgowe bezpośrednio do Centrum.

Przekazanie dokumentów księgowych, w szczególności faktur VAT, przez Kontrahentów na rzecz Centrum następuje co do zasady w trzech formach:

  1. tradycyjnej - poprzez przesłanie Centrum Archiwizującemu dokumentu papierowego (np. pocztą);
  2. PDF - poprzez przesłanie nieedytowalnych plików w formacie PDF, nieopatrzonych bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym, na skrzynkę poczty elektronicznej Centrum Archiwizującego;
  3. elektronicznej - poprzez przesłanie Centrum Archiwizującemu faktury elektronicznej (tzw. faktura EDI). Przesłanie faktur w taki sposób jest możliwe tylko w odniesieniu do tych Kontrahentów, którzy współpracują z firmą, która ma zawartą umowę pozwalającą na wymianę danych z Centrum Archiwizującym.

Po otrzymaniu tradycyjnych, papierowych dokumentów księgowych przez Centrum, są one przezeń skanowane. Co istotne, w procesie skanowania nie jest możliwe wprowadzanie zmian w treści skanowanego pliku. Elektroniczny obraz (skan) odpowiada w pełni treści oryginalnego dokumentu. Jakość przechowywanych skanów pozwala na swobodne ich przeglądanie i odtwarzanie. Elektroniczne obrazy faktur są w pełni czytelne, a w szczególności możliwe jest zidentyfikowanie stron transakcji, jej przedmiotu etc.

Następnie, wszystkie otrzymane dokumenty (zarówno faktury elektroniczne, faktury w formie PDF jak i dokumenty papierowe zeskanowane przez Centrum) są przekazywane Spółce za pośrednictwem wyspecjalizowanego oprogramowania informatycznego tzw. joint invoice processing (dalej: „JIP”). Oprogramowanie to zostało przystosowane specjalnie do potrzeb działalności Grupy. Dzięki JIP, pracownicy Spółki mają dostęp do przekazanych przez Centrum dokumentów. Możliwe jest przy tym rozpoznanie, czy dany dokument został przez Centrum otrzymany drogą tradycyjną, tj. w formie dokumentu papierowego, bądź PDF, czy też jest to faktura elektroniczna.

Odpowiednie księgowania są dokonywane przez pracowników Spółki w oparciu o elektroniczne wersje dokumentów otrzymane od Centrum Archiwizującego. Sam proces księgowania przebiega identycznie zarówno w przypadku zeskanowanych faktur papierowych, faktur w formie PDF nieopatrzonych bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym, jak i w przypadku faktur elektronicznych.

Przygotowane w JIP faktury są ostatecznie księgowane w systemie SAP (dalej: „System SAP”). Jest to rozbudowany system księgowy, w którym Spółka prowadzi swoje księgi rachunkowe. W Systemie SAP widnieje pełen wykaz dokumentów oraz możliwy jest podgląd dokumentów - zarówno elektronicznych, PDF, jak i skanów dokumentów przekazanych w wersji papierowej. Dane, które są uwidocznione w Systemie SAP przechowywane są na zewnętrznych serwerach, do których Spółka wykupiła dostęp na okres wymagany przepisami prawa (dłuższy aniżeli termin przedawnienia zobowiązania podatkowego). System SAP umożliwia więc pełną archiwizację oraz podgląd wprowadzonych faktur oraz ich kopii.

Zarówno w JIP, jak i w Systemie SAP, pracownicy Spółki mają swobodny dostęp do plików z fakturami VAT. W codziennej pracy nie zachodzi więc potrzeba sięgania do archiwizowanych w formie papierowej oryginałów faktur. Obecnie Centrum Archiwizujące okresowo przesyła Spółce otrzymane od Kontrahentów dokumenty papierowe.

Przechowywanie bardzo dużej ilości dokumentów w formie papierowej związane jest jednak z ponoszeniem wysokich kosztów związanych m.in. wynajmem odpowiednich pomieszczeń, zakupem artykułów biurowych, obsługą dokumentacji, etc. Dążąc do zminimalizowania kosztów związanych z prowadzoną działalnością, Spółka rozważa całkowitą rezygnację z archiwizowania faktur w formie papierowej. Spółka archiwizowałaby w Systemie SAP wyłącznie elektronicznie dokumenty przesłane przez Centrum (zeskanowane dokumenty papierowe, przesłane na adres e-mailowy Centrum dokumenty w formacie PDF nieopatrzone bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym oraz faktury przesłane przez Kontrahentów jako faktury elektroniczne w drodze wymiany danych, o której mowa w pkt 3 wyżej). W razie ewentualnej kontroli. System SAP gwarantowałby łatwy dostęp do pełnych ksiąg rachunkowych, wygodne ich przeglądanie oraz wykonywanie wydruków.

Spółka składa niniejszy wniosek, gdyż chce się upewnić, czy opisany sposób otrzymywania i archiwizowania dokumentów księgowych jest prawidłowy. Wniosek ten dotyczy przede wszystkim kwestii związanych z formą przesyłanych przez Kontrahentów dokumentów księgowych (formą wystawienia dokumentu księgowego) i formą doręczenia dokumentów księgowych. Dlatego też Spółka prosi o przyjęcie przez organ podatkowy założenia, że dokumenty księgowe wystawiane przez Kontrahentów są prawidłowe pod względem merytorycznym: tj. że Kontrahenci są uprawnieni do wystawienia danego dokumentu księgowego (np. są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni i spełniają inne przewidziane prawem wymogi) i wystawiają fakturę VAT, zgodnie z obowiązującymi przepisami (tj. np. prawidłowo uznają transakcję dokumentowaną fakturą jako transakcję podlegającą opodatkowaniu VAT).

Spółka prosi też o przyjęcie założenia, że wszystkie faktury VAT, których dotyczy wniosek, wystawiane przez Kontrahentów na Spółkę dokumentują nabycie przez Spółkę towarów lub usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności podlegających opodatkowaniu VAT.

Końcowo Spółka informuje, że w odniesieniu do wszystkich faktur VAT, w tym przesyłanych przez Kontrahentów w formie PDF nieopatrzonych bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym, Spółka zapewnia:

  • autentyczność pochodzenia faktury (pewność co do tożsamości dostawców towarów oraz usług);
  • integralność treści faktury (pewność, że żadne dane w przesyłanych przez dostawców fakturach nie były i nie zostaną zmienione);
  • czytelność faktury (pewność, że wszystkie wymagane elementy, jakie powinna zawierać faktura będą wyraźnie czytelne);
  • możliwość łatwego odnalezienia faktur.
W związku z powyższym zadano następujące pytania:
  1. Czy faktury VAT przesyłane przez Kontrahentów bezpośrednio do Centrum Archiwizującego w formie PDF, nieopatrzone bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym, uprawniają Spółkę do odliczenia VAT naliczonego...
  2. Czy Spółka może przyjmować, że faktury VAT - w chwili ich wpływu do Centrum Archiwizującego - są „otrzymane” przez Spółkę i tym samym uprawniają Spółkę do skorzystania z prawa do odliczania podatku VAT naliczonego...
  3. Czy Spółka może archiwizować wszystkie dokumenty księgowe wyłącznie w formie elektronicznej... W szczególności Spółka prosi o wyjaśnienie:
    1. Czy może archiwizować w formie elektronicznej faktury VAT, które pierwotnie zostały przesłane w wersji papierowej do Centrum Archiwizującego, a następnie zostały zeskanowane w Centrum Archiwizującym...
    2. Czy może archiwizować w formie elektronicznej faktury VAT, które zostały przesłane do Centrum Archiwizującego w formie PDF (na skrzynkę e-mail Centrum Archiwizującego) i nie zostały opatrzone bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym...

Ad. 1.

Stanowisko Spółki:

Zdaniem Spółki, faktury VAT przesyłane przez Kontrahentów bezpośrednio do Centrum Archiwizującego w formie PDF, nieopatrzone bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym, co do zasady, uprawiają do odliczenia VAT naliczonego zawartego w takich fakturach. Oczywiście Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur przesłanych w PDF, jeśli spełni wszystkie przesłanki wynikające z ustawy VAT, które umożliwiają podatnikowi VAT odliczenie VAT naliczonego (tj. odliczenie następuje w odpowiednim terminie wynikającym z przepisów prawa, zakup towarów i usług służy działalności opodatkowanej Spółki, itp.).

Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy VAT, ilekroć jest mowa o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Ilekroć jest natomiast mowa o fakturze elektronicznej, należy przez to rozumieć fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 33 ustawy VAT).

Stosownie do brzmienia art. 86 ust. 1 ustawy VAT. w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

  1. nabycia towarów i usług;
  2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Co do zasady, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Należy przy tym jednak pamiętać, że stosownie do treści art. 86 ust. 10 ustawy VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Artykuł 86 ust. 11 umożliwia jednak dokonanie obniżenia kwoty podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, jeśli podatnik nie odliczy podatku w ww. terminie.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Zgodnie z art. 106g ust. 1, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei na podstawie art. 106m ust. 1, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integracji treść i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy VAT). Integralność treści faktury polega natomiast na tym. że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - art. 106m ust. 4. Ponadto, zgodnie z art. 106m ust. 5, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 200lr. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn.zm.). weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Analiza interpretacji podatkowych prowadzi do wniosku, że pojęcie ..kontrole biznesowe” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei sformułowanie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Tak jak to przedstawiono wyżej, w odniesieniu do faktur VAT przesyłanych przez Kontrahentów w formie PDF Spółka zapewnia:

  • autentyczność pochodzenia faktury (pewność co do tożsamości dostawców towarów oraz usług);
  • integralność treści faktury (pewność, że żadne dane w przesyłanych przez dostawców fakturach nie były i nie zostaną zmienione - plik w formacie PDF nie może być dowolnie modyfikowany, lecz jedynie odtwarzany);
  • czytelność faktury (pewność, że wszystkie wymagane elementy, jakie powinna zawierać faktura będą wyraźnie czytelne).

Wszystkie te warunki zostają spełnione aż do końca okresu jej przechowywania. Dlatego też, w ocenie Spółki przysługuje jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w przesłanych przez Kontrahentów bezpośrednio do Centrum Archiwizującego fakturach VAT w formie PDF, nieopatrzonych bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym. Przepisy ustawy VAT nie uzależniają bowiem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa, elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe - ustawodawca na równi traktuje zarówno faktury papierowe, jak i faktury w postaci elektronicznej.

Potwierdza to m.in. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, z dnia 10 grudnia 2013 r. znak IPTPP4/443-652/13-5/ALN.

„Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest producentem elementów plastikowych dla branży RTV oraz Automotire. Transakcje zakupu surowców do produkcji odbywa się na podstawie zawartych z kontrahentami umów, które każdorazowo finalizowane są poprzez wystawienie faktury przez dostawców. <...>

Dokonane zakupy towarów i usług udokumentowane fakturami, które Wnioskodawca otrzyma drogą elektroniczną w formacie PDF, w formie skanu. maila lub faksem będą wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że regulacje prawne obowiązujące na dzień 1 stycznia 2014 r. dopuszczają możliwość otrzymywania faktur w formacie PDF w formie skanu lub faksem. Zatem otrzymane faktury w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, czy wygenerowanych w formacie PDF i przesłanych mailem jako załącznik nieopatrzonych bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym będą spełniały wymogi, o których mowa w art. 106m oraz 112 ustawy, o ile od momentu wystawienia faktur do końca okresu przechowywania będzie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur.

Tym samym Wnioskodawcy będzie przysługiwało - od 1 stycznia 2014 r. - prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturach od dostawców otrzymanych pocztą elektroniczną bądź też faxem w postaci ze skanowane go dokumentu (w formacie PDF) oraz wygenerowanych w formacie PDF i przesianych mailem jako załącznik nieopatrzonych bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, pod warunkiem, że nie wystąpią przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy”.

Przedstawione w cytowanej interpretacji stanowisko organów podatkowych nie uległo zmianie, o czym świadczą najnowsze interpretacje podatkowe, przykładowo:

Również tut. organ - Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy - potwierdza takie stanowisko, o czym świadczy chociażby interpretacja z dnia 23 czerwca 2014 r., znak ITPP3/443-173/14/MD, z dnia 28 maja 2014 r., znak ITPP3/443-109/14/MD oraz z dnia 2 grudnia 2013 r., znak ITPP3/443-434/13/MD.

Ad. 2.

Stanowisko Spółki:

Spółka uważa, że - co do zasady - faktury VAT otrzymane przez Centrum Archiwizujące bezpośrednio od Kontrahentów uprawiają Spółkę do odliczenia VAT naliczonego zawartego w takich fakturach. Otrzymanie faktur przez Centrum może być bowiem uznane za otrzymanie ich przez Spółkę w rozumieniu przepisów Ustawy VAT. Oczywiście Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur przesłanych przez Kontrahentów do Centrum Archiwizującego, jeśli spełni wszystkie przesłanki wynikające z ustawy VAT, które umożliwiają podatnikowi VAT odliczenie VAT naliczonego (tj. odliczenie następuje w odpowiednim terminie wynikającym z przepisów prawa, zakup towarów i usług służy działalności opodatkowanej Spółki, itp.).

Uzasadnienie:

Z przepisów cytowanych przez Spółkę w uzasadnieniu do stanowiska dot. pytania nr 1 - art. 86 ust. 2 pkt 1, ust. 10, ust. 10b pkt 1 oraz ust. 11 ustawy VAT - wynika, że co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy pod warunkiem, że podatnik ..otrzymał fakturę” dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Termin „otrzymanie” nie został zdefiniowany w ustawie VAT ani w rozporządzeniach wykonawczych do niej, stąd też zasadnym jest odwołanie się do jego słownikowego znaczenia. Według słownika PWN (Uniwersalny słownik języka polskiego pod red. S. Dubisza. Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2003. t. II. s. 1342. ) „otrzymać” to „dostać (dostawać) coś w darze”, „dostać (dostawać) coś co się należy, na co się zasługuje, do czego się dąży”, „uzyskać coś z czegoś”.

Z takim rozumieniem pojęcia „.otrzymania” korelują przepisy prawa cywilnego. Zgodnie bowiem z art. 95 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (dalej: „k.c”), z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych albo wynikających z właściwości czynności prawnej, można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela. Stosownie zaś do treści § 2 powołanego przepisu, czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego. W myśl art. 96 k.c., umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się na ustawie (przedstawicielstwo ustawowe) albo na oświadczeniu reprezentowanego (pełnomocnictwo).

Należałoby więc przyjąć, iż w przypadku faktur oraz ich korekt, do ich otrzymania może dojść wyłącznie w sytuacji, w której odbiera je podmiot, który ma do tej czynności prawne umocowanie. A zatem skoro Spółka stosownie upoważniła Centrum Archiwizujące do odbioru faktur, doręczenie faktur Centrum Archiwizującemu będzie wywoływać konsekwencje prawnopodatkowe dla Spółki. Otrzymanie faktury przez Centrum Archiwizujące spowoduje zatem analogiczne skutki jak otrzymanie faktury przez Spółkę.

Organy podatkowe w wydawanych rozstrzygnięciach nie kwestionują dopuszczalności upoważnienia podmiotu trzeciego do otrzymywania, skanowania i przekazywania faktur podatnikowi. Przykładowo, dopuszczalność takiego postępowania potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, w interpretacji indywidualnej z dnia 19 czerwca 2013 r. znak IPTPP2/443-256/13-2/PR. Organ ten stwierdził:

„W przedmiotowej sprawie upoważnionym przez Wnioskodawcę do odbioru faktur będzie podmiot zewnętrzny, a zatem otrzymanie faktur przez ten podmiot wywołuje skutki prawnopodatkowe dla Zainteresowanego. Przy czym wbrew temu co twierdzi Wnioskodawca za moment otrzymania faktur nie sposób uznać momentu skanowania faktur. Z uwagi na okoliczność, iż przepisy ustawy oraz rozporządzeń wykonawczych do ustawy nie definiują pojęcia „otrzymanie” należy się odwołać do gramatycznej wykładni pojęcia „otrzymać”. Zgodnie z „Małym Słownikiem Języka Polskiego” pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa. 1995 roku s. 576) „otrzymać” oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś. Otrzymującym jest osoba, której dana rzecz została przedłożona. Zatem otrzymanie faktury jest czynnością faktyczną. Data jej rzeczywistego odbioru decyduje co do zasady o terminie, w którym podatnik ma prawo do odliczenia podatku wykazanego w danej fakturze.

A zatem w przedmiotowej sprawie należy stwierdzić, iż momentem otrzymania przez Wnioskodawcę faktury jest jej odbiór przez podmiot zewnętrzny posiadający upoważnienie do odbioru faktur. W przypadku, gdy prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, to data odbioru faktury przez podmiot zewnętrzny jest datą powstania prawa do odliczenia przez Wnioskodawcę podatku naliczonego.

Wskazane natomiast przez Wnioskodawcę techniczne rozwiązania dotyczące rejestrowania otrzymanych dokumentów (poprzez ich skanowanie) nie mogą decydować o ustaleniu terminu otrzymania faktury przez podatnika. Również zamierzenia o niestosowaniu oznaczeń w formie stempla, pieczęci nie upoważnia do przyjęcia innej daty otrzymania faktury niż data jej odbioru przez podmiot zewnętrzny”.

Takie stanowisko potwierdza również interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 16 lutego 2012 r., znak IPPP2/443-1294/11-2/IZ:

W związku z powyższym, kluczową kwestią jest określenie podmiotu upoważnionego do odbioru faktury (w szerszym kontekście) jak również momentu otrzymania faktury w kontekście osób ją odbierających. W niewielu bowiem przypadkach faktury są odbierane przez samych podatników (w przypadku podatników - osób fizycznych), czy też są odbierane przez osoby działające w charakterze organów danego podatnika. Przyjąć należy, że otrzymaniem faktury jest jej odebranie przez jakąkolwiek osobę, działającą w tym zakresie w imieniu i za wiedzą podatnika. I tak przykładowo, fakturą otrzymaną będzie faktura odebrana przez pracownika spółki - podatnika, czy też przez członka rodziny podatnika - osoby fizycznej. Zatem błędnym byłoby założenie, że otrzymanie faktur następuje dopiero wówczas, gdy faktury wpłyną do siedziby firmy (miejsca prowadzenia przez nią działalności), jeśli wcześniej zostały one odebrane przez upoważnioną do tego osobę lub jej przedstawiciela”.

Analogiczne rozstrzygnął także Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 25 lutego 2015 r., znak IPPP2/443-1234/14-2/DG, z dnia 2 czerwca 2014 r., znak IPPP1/443-558/14-2/AW, czy też Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 28 maja 2014 r., znak ILPP4/443-102/14-4/EWW.

Podsumowując, otrzymanie faktur od Kontrahentów przez upoważnione do dokonywania tych czynności Centrum Archiwizujące wywołuje takie same skutki, jak otrzymanie faktury przez Spółkę. W konsekwencji, Spółka może przyjmować, że faktury VAT są otrzymane w chwili ich wpływu do Centrum.

W związku z powyższym Spółka może faktury otrzymywane przez Centrum Archiwizujące traktować tak, jakby były one otrzymane bezpośrednio przez samą Spółkę. Innymi słowy, faktury dostarczone do Centrum Archiwizującego powinny być traktowane jak otrzymane przez Spółkę w rozumieniu art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy VAT. Jak była o tym mowa, zgodnie z tym przepisem, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur „otrzymanych przez podatnika” z tytułu nabycia towarów i usług i dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ad. 3.

Stanowisko Spółki:

Zdaniem Spółki, może ona archiwizować wszystkie dokumenty księgowe wyłącznie w formie elektronicznej. W szczególności. Spółka może w taki sposób archiwizować:

  1. faktury VAT. które pierwotnie zostały przesłane w wersji papierowej do Centrum Archiwizującego, a następnie zostały zeskanowane w tym Centrum oraz
  2. faktury VAT, które zostały przesłane do Centrum Archiwizującego w formie PDF i nie zostały opatrzone bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 112 ustawy VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Z art. 112 ust. 1 pkt 2 wynika zaś: podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, stosownie do treści art. 112a ust. 2, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, jednakże z ust. 3 tego artykułu wynika, że wymogu przechowywania faktur na terytorium kraju nie stosuje się. jeżeli są one przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Natomiast w myśl art. 112a ust. 4, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zdaniem Spółki, z przytoczonych uregulowań ustawy VAT nie wynika (ani expressis verbis, ani w sposób dorozumiany) obowiązek przechowywania faktur w formie zmaterializowanej, w postaci dokumentu papierowego. Istotne jest natomiast, aby faktury przechowywane były aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści, czytelność, a także możliwość łatwego ich odnalezienia.

Co istotne, prawodawca nie narzuca podatnikowi sposobu ani konkretnych środków dopełnienia powyższych wymogów. Podatnik może zatem wybrać najdogodniejszą dlań formę archiwizacji faktur. W przekonaniu Spółki, rozważany sposób archiwizowania faktur, polegający na przechowywaniu faktur elektronicznych, faktur w formie PDF nieopatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz obrazów elektronicznych (skanów) faktur w Systemie SAP spełnia wymogi przewidziane w ustawie VAT. Spółka zapewnia bowiem:

  • autentyczność pochodzenia faktur (pewność co do tożsamości dostawców towarów oraz usług);
  • integralność treści faktur (pewność, że żadne dane w przesyłanych przez dostawców fakturach nie były i nie zostaną zmienione - w szczególności w odniesieniu do faktur w formie PDF Spółka raz jeszcze podkreśla, że plik z fakturą nie może być dowolnie modyfikowany, lecz jedynie odtwarzany);
  • czytelność faktury (pewność, że wszystkie wymagane elementy, jakie powinna zawierać faktura będą wyraźnie czytelne);
  • możliwość łatwego odnalezienia faktur.

Organy podatkowe potwierdzają, że elektroniczne przechowywanie kopii faktur (bez archiwizowania dokumentów papierowych) nie stoi w sprzeczności z przepisami ustawy VAT. Jeżeli spełnione zostaną ustawowe przesłanki (tzn. zapewniona będzie autentyczność, integralność, czytelność faktur i możliwość łatwego ich odnalezienia), możliwe jest przechowywanie skanów faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

Takie wnioski płyną m.in. z interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r., znak IBPP3/443-1391/14/JP, w której organ obszernie wyjaśnił:

„<...> obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Ze względu na powyższe okoliczności należy stwierdzić, że przechowywanie oryginałów faktur służących za podstawę zwrotu poniesionych przez pracowników kosztów, otrzymanych w papierowej formie, w formie obrazów elektronicznych tj. skanów - w sposób opisany przez Spółkę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT - jest zgodne z powyższymi przepisami.

Z uwagi na to, że faktury są przez Spółkę przechowywane w sposób określony powyższymi przepisami, Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę dokumentów służących za podstawę zwrotu, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie o VAT należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów”.

Również tut. organ - Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, podziela powyższe stanowisko, o czym świadczy przykładowo interpretacja z dnia 18 marca 2014 r. znak ITPP3/443-622a/13/MD, w której wskazano, że „w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, <spółka> będzie uprawniona do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej”.

Stanowisko Spółki znajduje swoje potwierdzenie w szeregu najnowszych interpretacji indywidualnych, m.in.:

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych stanów faktycznych i zdarzeń przyszłych jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Wskazuje się, że interpretację wydano przy założeniu, że przedmiotowe faktury dokumentują wydatki, w stosunku do których powstał obowiązek podatkowy u wystawcy i nie zachodzą inne przesłanki wyłączające prawo do odliczenia wskazane w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.

Końcowo tutejszy organ zaznacza, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Spółkę systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej ostatecznej weryfikacji może dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.

Interpretacja dotyczy stanów faktycznych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzeń oraz zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.

Dodatkowe interpretacje podatkowe i orzeczenia

Dokumenty dotyczące poruszonych zagadnień:

faktura VAT
ITPP3/4512-614/15/AT | Interpretacja indywidualna

faktura elektroniczna
IBPP2/4512-936/15/MG | Interpretacja indywidualna

odliczenie podatku od towarów i usług
IBPP2/4512-68/16/BW | Interpretacja indywidualna

przechowywanie dokumentów
ITPP3/443-275/13/AT | Interpretacja indywidualna

© 2011-2016 Interpretacje.org
StrukturaWybrane zagadnieniaSerwis
Działy przedmiotowe
Komentarze podatkowe
Najnowsze interpretacje
Aport
Gmina
Koszty uzyskania przychodów
Najem
Nieruchomości
Obowiązek podatkowy
Odszkodowania
Pracownik
Prawo do odliczenia
Projekt
Przedsiębiorstwa
Przychód
Różnice kursowe
Sprzedaż
Stawki podatku
Świadczenie usług
Udział
Zwolnienia przedmiotowe
Aktualności
Informacje o serwisie
Kanały RSS
Reklama w serwisie
Serwis zawiera interpretacje podatkowe publikowane przez Ministerstwo Finansów, na które składają się: interpretacje indywidualne oraz interpretacje ogólne wydane na podstawie art. 14a oraz art. 14b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.), jak również informacje o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego (interpretacje podatkowe wydane na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 lipca 2007 r.), a także wybrane orzeczenia dotyczące problematyki podatkowej.