IPPP2/4512-8/15-4/IZ | Interpretacja indywidualna

Dotyczy wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych oraz prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z nich wynikający
IPPP2/4512-8/15-4/IZinterpretacja indywidualna
  1. faktura elektroniczna
  2. prawo do odliczenia
  3. przechowywanie faktur elektronicznych
  1. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja -> Faktury -> Wystawianie faktury
  2. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja -> Terminy przechowywania dokumentów -> Termin przechowywania dokumentów
  3. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Odliczenie i zwrot podatku. Odliczanie częściowe -> Odliczenie i zwrot podatku -> Odliczenie podatku
  4. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Przepisy ogólne -> Definicje legalne

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony - przedstawione we wniosku z dnia 30 grudnia 2014 r., (data wpływu 5 stycznia 2015 r.) uzupełnionym na wezwanie tut. Organu pismem z dnia 12 marca 2015 r. (data wpływu 16 marca 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych oraz prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z nich wynikający – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 5 stycznia 2015 r. wpłynął ww. wniosek, uzupełniony pismem z dnia 12 marca 2015 r. (data wpływu 16 marca 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych oraz prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z nich wynikający.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca) jest częścią koncernu międzynarodowego, prowadzącą działalność w obszarze zaawansowanych technologii informatycznych obejmujących systemy komputerowe, oprogramowanie, systemy sieciowe, pamięci masowe oraz rozwiązania z zakresu mikroelektroniki.

Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Wnioskodawca nabywa od dostawcy wiele produktów. Z uwagi na licznie zawierane transakcje, Spółka chce rozpocząć używanie centralnego systemu fakturowania oferowanego przez dostawcę. Zgodnie z założeniami wdrażanego rozwiązania, dostawca posiada wszelką niezbędną infrastrukturę, która jest konieczna do wprowadzenia fakturowania elektronicznego. Obecnie, na mocy porozumień pomiędzy spółkami, dostawca udostępnia te rozwiązania podmiotom z grupy. Spółka jest zainteresowana tym rozwiązaniem.

Dostawca proponuje zastosowanie faktur enkryptowanych w formacie PDF. Zgodnie z założeniami nowej procedury, dostawca będzie wysyłał elektroniczną wersję faktury opatrzoną podpisem elektronicznym na adres wskazany przez Spółkę. Faktura taka będzie służyć jako oryginał.

W związku z przyjęciem elektronicznego sposobu fakturowania pomiędzy dostawcą a Spółką, Spółka planuje zastosowanie następującej procedury obiegu oraz późniejszego przechowywania takich dokumentów:

  1. Spółka wyrazi zgodę na elektroniczny sposób fakturowania poprzez przystąpienie do takiej procedury oraz wykonywanie za nie zapłaty.
  2. Sprzedawca usług nabywanych przez Spółkę będzie przesyłał elektroniczną wersję faktury opatrzoną podpisem elektronicznym bezpośrednio na adres mailowy osoby, która za przyjmowanie takich faktur będzie odpowiedzialna. Nadawca maila będzie za każdym razem bezpośrednio weryfikowany poprzez sprawdzenie adresu, z którego został wysłany e-mail z fakturą.
  3. Przesyłana przez dostawcę faktura będzie zapisana w formacie PDF. Plik ten będzie opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym. Format PDF zagwarantuje nienaruszalność danych zawartych w fakturze - uniemożliwia on modyfikację treści faktury załączonej do maila.
  4. Dostęp do faktur będzie możliwy wyłącznie po wcześniejszym zalogowaniu się w systemie. System jest zabezpieczony hasłem.
  5. Faktura będzie skanowana, a następnie zapisywana w systemie (za pomocą narzędzi służących do archiwizacji faktur).
  6. System obsługujący faktury elektroniczne będzie zachowywał daty dla poszczególnych okresów, zdefiniowane przez przepisy podatkowe.
  7. W trakcie procesowania faktury, system dokona sprawdzenia następujących kwestii:
    • czy nie doszło do zduplikowania numeru faktury dla tego samego dostawcy;
    • czy zastosowano poprawną stawkę podatku VAT;
    • czy na fakturze prawidłowo określono dostawcę;
    • czy faktura może być porównywana z aktualnym kontraktem finansowym;
    • czy wartość faktury nie przekracza kwoty kontraktu.
  8. System przydzieli fakturze unikalny numer porządkowy.
  9. Na podstawie faktury Spółka będzie dokonywać zapisów w systemie finansowo-księgowym firmy.
  10. System nie przewiduje daty końcowej przechowywania faktury. Dokument raz wprowadzony do systemu pozostaje w nim na zawsze. Dokumenty wprowadzone do systemu mogą być w każdej chwili wyszukane na podstawie indywidualnego numeru faktury lub numeru zamówienia, co umożliwi łatwe wyszukiwanie poszczególnych faktur i bezzwłoczny do nich dostęp.

Kompletna implementacja całego procesu zajmie Spółce około dwóch miesięcy.

W uzupełnieniu do złożonego wniosku Spółka wskazała, że opisana procedura wystawiania i przechowywania faktur spełnia wymogi postawione przez ustawodawcę, tym samym pozwoli na zapewnienie wymogów określonych w art. 106 m i 106n ustawy o podatku VAT. Zdaniem Spółki przedstawiona procedura zapewnia zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Procedura zostanie zaakceptowana przez odbiorcę faktury, tj. Spółkę w sposób dorozumiany – poprzez zapłatę przez Spółkę wystawionej faktury.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy przedstawiona przez Spółkę procedura wystawiania oraz przechowywania faktur spełnia warunki przewidziane w art. 106a - 106q oraz art. 112a Ustawy o podatku od towarów i usług w związku z czym Spółka będzie miała prawo do obniżenia należnego podatku VAT o podatek naliczony wykazany na fakturach elektronicznych na takich samych zasadach jak w przypadku faktur papierowych...

Zdaniem Wnioskodawcy opisana powyżej procedura wystawiania i przechowywania faktur VAT spełnia wszelkie wymogi postawione przez ustawodawcę w przepisach prawa podatkowego w zakresie dotyczącym wystawiania i przechowywania faktur, w tym faktur elektronicznych. Faktury w ten sposób wystawiane oraz przechowywane zapewniają autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność od momentu ich otrzymania aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powyżej przedstawiona procedura umożliwia łatwe odszukiwanie poszczególnych faktur elektronicznych w systemie oraz bezzwłoczny dostęp do tych faktur dla organów podatkowych. Mając na uwadze powyższe, faktury elektroniczne otrzymywane przez Spółkę będą stanowiły podstawę do obniżenia należnego podatku VAT o podatek naliczony.

Zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług poprzez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej, który zawiera dane wymagane przez ustawę oraz przepisy wydane jej na podstawie. Przepisy ustawy o VAT szczegółowo regulują, co faktura powinna zawierać. Z art. 106m ust. 1-4 wynika obowiązek podatnika zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Poprzez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Poprzez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Autentyczność pochodzenia otrzymywanych faktur zostanie zagwarantowana przez odpowiednie przygotowanie przez Podatnika procesu wystawiania i przechowywania faktur, a w szczególności poprzez:

  • każdorazową weryfikację adresu e-mail, z którego Spółka będzie otrzymywać fakturę;
  • możliwość powiązania zapisanej w systemie faktury z dotyczącym jej zamówieniem poprzez weryfikację, czy numer zamówienia lub oraz inne dane odnoszące się do nich są zgodne z treścią faktury;
  • pozbawienie możliwości usunięcia faktury z systemu.

Integralność treści faktury, którą należy rozumieć jako niezmienność zawartych w niej danych, Spółka zapewni poprzez:

  • ograniczenie dostępu do maila, na którego faktury będą wysyłane oraz ograniczenie dostępu do systemu archiwizującego faktury. Nieuprawnione osoby nie będą miały dostępu do otrzymywanych przez Spółkę faktur elektronicznych;
  • faktury elektroniczne będą otrzymywane w formacie PDF, który uniemożliwi wszelkie przetwarzanie zapisanych w nim danych, format PDF gwarantuje niezmienność zawartych w nim danych. Jako taki został zaaprobowany przez organy podatkowe w licznych interpretacjach, m. in. interpretacja wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie o sygnaturze IPPP3/443-71/12-5/KC oraz interpretacja wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie o sygnaturze IPPP2-443-225/11-3/IZ. Ewentualna ingerencja w fakturę zapisaną w formacie PDF jest możliwa na takich samych zasadach jak ingerencja w fakturę papierową, tj. poprzez celowe działania zmierzające do przerobienia dokumentu, co może nosić znamiona czynu zabronionego.

Specyfika faktur zapisanych w formacie PDF przy zastosowaniu powyżej przedstawionej metody działania Spółki pozwala na niebudzące wątpliwości zachowanie autentyczności i integralności faktur elektronicznych otrzymywanych przez Spółkę. Archiwizacja takich faktur pozwala ponadto na zachowanie ich czytelności.

Zdaniem Spółki, posiadanie przez podatnika dokumentów mających za zadanie uzupełniać fakturę (jak np. konkretne zamówienie, wcześniej zawarta umowa), które towarzyszą realizowanym przez Spółkę transakcjom handlowym, trzeba uznać za właściwą kontrolę biznesową. Dalsze powiązanie konkretnej faktury z dokumentami ją uzupełniającymi stanowi wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dokumentowaną na niej transakcją. Dokumenty uzupełniające zapewniają możliwość kontrolowania związku zachodzącego pomiędzy wystawieniem faktury a dokonaniem dostawy towarów albo świadczenia usług objętych fakturą, zweryfikowania tożsamości wystawcy faktury oraz przeprowadzenie kontroli, czy dana faktura wiernie odzwierciedla fakt dostarczenia towarów albo wykonania świadczenia i czy w sposób wiarygodny dowodzi warunkom przeprowadzenia danej transakcji. Powołując się na powyższe należy stwierdzić, że Spółka stworzyła zarówno właściwą kontrolę biznesową, jak i wiarygodną ścieżkę audytu.

Zgodnie z art. 106n, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Taka akceptacja w zaistniałym stanie faktycznym będzie miała miejsce - Spółka wyrazi na nią zgodę poprzez przyjęcie faktury i dokonanie za nią płatności. Ustawodawca nie nakłada na podatnika obowiązku dokonania akceptacji w konkretny sposób, dlatego też Spółka wnosi, że akceptacja poprzez przystąpienie do wykonania faktury sprosta wymaganiom nałożonym na podatnika przez ustawę o VAT.

Na podstawie przedstawionych wyżej argumentów Spółka stwierdza, że opracowana przez nią procedura spełnia wszelkie warunki wynikające z przepisów ustawy o VAT. Procedura ta gwarantuje zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności. Ponadto gwarantuje łatwe odszukiwanie faktur oraz zapewnia organowi podatkowemu bezzwłoczny do nich dostęp. Spółka będzie uprawniona zatem do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony na takich samych zasadach jak w przypadku faktur papierowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) – zwanej dalej „ustawą” – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z ust. 2 pkt 1 lit. a) powołanego artykułu wynika, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko czynnym podatnikom podatku od towarów i usług w takim przypadku, gdy dokonywane zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczyć zatem można podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego. Wskazana norma prawna wyraża zasadę neutralności podatku od towarów i usług, w następstwie której podatnicy realizujący czynności zwolnione, są w podobnej sytuacji jak ostateczny nabywca (konsument) towaru lub usługi, z wyjątkiem przypadków jednoznacznie wskazanych w ustawie o podatku od towarów i usług. Ustawa wyłącza zatem możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

Jak stanowi art. 2 pkt 31 i 32 ustawy, ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie; fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W świetle art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Z uwagi na licznie zawierane transakcje, Spółka chce rozpocząć używanie centralnego systemu fakturowania oferowanego przez dostawcę. Zgodnie z założeniami wdrażanego rozwiązania, dostawca posiada wszelką niezbędną infrastrukturę, która jest konieczna do wprowadzenia fakturowania elektronicznego. Wnioskodawca jest zainteresowany tym rozwiązaniem. Dostawca proponuje zastosowanie faktur enkryptowanych w formacie PDF. Zgodnie z założeniami nowej procedury, dostawca będzie wysyłał elektroniczną wersję faktury opatrzoną podpisem elektronicznym na adres wskazany przez Spółkę. Faktura taka będzie służyć jako oryginał.

W związku z przyjęciem elektronicznego sposobu fakturowania pomiędzy dostawcą a Spółką, Spółka planuje zastosowanie następującej procedury obiegu oraz późniejszego przechowywania takich dokumentów:

  1. Spółka wyrazi zgodę na elektroniczny sposób fakturowania poprzez przystąpienie do takiej procedury oraz wykonywanie za nie zapłaty.
  2. Sprzedawca usług nabywanych przez Spółkę będzie przesyłał elektroniczną wersję faktury opatrzoną podpisem elektronicznym bezpośrednio na adres mailowy osoby, która za przyjmowanie takich faktur będzie odpowiedzialna. Nadawca maila będzie za każdym razem bezpośrednio weryfikowany poprzez sprawdzenie adresu, z którego został wysłany e-mail z fakturą.
  3. Przesyłana przez dostawcę faktura będzie zapisana w formacie PDF. Plik ten będzie opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym. Format PDF zagwarantuje nienaruszalność danych zawartych w fakturze - uniemożliwia on modyfikację treści faktury załączonej do maila.
  4. Dostęp do faktur będzie możliwy wyłącznie po wcześniejszym zalogowaniu się w systemie. System jest zabezpieczony hasłem.
  5. Faktura będzie skanowana, a następnie zapisywana w systemie (za pomocą narzędzi służących do archiwizacji faktur).
  6. System obsługujący faktury elektroniczne będzie zachowywał daty dla poszczególnych okresów, zdefiniowane przez przepisy podatkowe
  7. W trakcie procesowania faktury, system dokona sprawdzenia następujących kwestii:
    • czy nie doszło do zduplikowania numeru faktury dla tego samego dostawcy;
    • czy zastosowano poprawną stawkę podatku VAT;
    • czy na fakturze prawidłowo określono dostawcę;
    • czy faktura może być porównywana z aktualnym kontraktem finansowym;
    • czy wartość faktury nie przekracza kwoty kontraktu.
  8. System przydzieli fakturze unikalny numer porządkowy.
  9. Na podstawie faktury Spółka będzie dokonywać zapisów w systemie finansowo-księgowym firmy.
  10. System nie przewiduje daty końcowej przechowywania faktury. Dokument raz wprowadzony do systemu pozostaje w nim na zawsze. Dokumenty wprowadzone do systemu mogą być w każdej chwili wyszukane na podstawie indywidualnego numeru faktury lub numeru zamówienia, co umożliwi łatwe wyszukiwanie poszczególnych faktur i bezzwłoczny do nich dostęp.

Z okoliczności sprawy wynika, że autentyczność pochodzenia otrzymywanych faktur zostanie zagwarantowana przez odpowiednie przygotowanie przez Wnioskodawcę procesu wystawiania i przechowywania faktur, a w szczególności poprzez:

  • każdorazową weryfikację adresu e-mail, z którego Spółka będzie otrzymywać fakturę;
  • możliwość powiązania zapisanej w systemie faktury z dotyczącym jej zamówieniem poprzez weryfikację, czy numer zamówienia lub oraz inne dane odnoszące się do nich są zgodne z treścią faktury;
  • pozbawienie możliwości usunięcia faktury z systemu.

Integralność treści faktury, którą należy rozumieć jako niezmienność zawartych w niej danych, Spółka zapewni poprzez: ograniczenie dostępu do maila, na którego faktury będą wysyłane oraz ograniczenie dostępu do systemu archiwizującego faktury, nieuprawnione osoby nie będą miały dostępu do otrzymywanych przez Spółkę faktur elektronicznych, faktury elektroniczne będą otrzymywano w formacie PDF, który uniemożliwi wszelkie przetwarzanie napisanych w nim danych, format PDF gwarantuje niezmienność zawartych w nim danych. Specyfika faktur zapisanych w formacie PDF przy zastosowaniu powyżej przedstawionej metody działania pozwala na niebudzące wątpliwości zachowanie autentyczności i integralności faktur elektronicznych otrzymywanych przez Spółkę. Archiwizacja takich faktur pozwala ponadto na zachowanie ich czytelności.

Spółka posiadać będzie dokumenty mające za zadanie uzupełniać fakturę (jak np. konkretne zamówienie, wcześniej zawarta umowa), które towarzyszą realizowanym przez Spółkę transakcjom handlowym. Dalsze powiązanie konkretnej faktury z dokumentami ją uzupełniającymi stanowi wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dokumentowaną na niej transakcją. Dokumenty uzupełniające zapewniają możliwość kontrolowania związku zachodzącego pomiędzy wystawieniem faktury a dokonaniem dostawy towarów albo świadczenia usług objętych fakturą, zweryfikowania tożsamości wystawcy faktury oraz przeprowadzenie kontroli, czy dana faktura wiernie odzwierciedla fakt dostarczenia towarów albo wykonania świadczenia i czy w sposób wiarygodny dowodzi warunkom przeprowadzenia danej transakcji. Wnioskodawca wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych poprzez przyjęcie faktury i dokonanie za nią płatności.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treść i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Przykładowo, za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej.

W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Stosownie do zapisu art. 112a. Ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
    - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z ust. 2 powyższego artykułu, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl ust. 3 art. 112a. ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych - art. 112a. Ust. 4 ustawy.

W świetle powołanych przepisów prawa oraz przedstawionego opisu sprawy należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania oraz przechowywania faktur przesyłanych drogą elektroniczną, nie narzucając przy tym podatnikom żadnej szczególnej technologii ich przesyłu.

Zatem w związku z tym, że Spółka poprzez swoje działania zapewni autentyczność, integralność treści i czytelność faktur, to przedstawiony przez nią sposób przechowywania faktur będzie zgodny z przepisami ustawy.

Wskazać należy, że faktury przesłane w formie elektronicznej traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność.

Z uwagi na przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że faktury otrzymywane w formacie PDF w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy.

W świetle powyższych okoliczności stanowisko Wnioskodawcy w przedmiotowej sprawie uznać należy za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

Dodatkowe interpretacje podatkowe i orzeczenia

Dokumenty dotyczące poruszonych zagadnień:

faktura elektroniczna
IPPP1/443-959/14-2/MPe | Interpretacja indywidualna

prawo do odliczenia
IPPP1/4512-251/15-3/EK | Interpretacja indywidualna

przechowywanie faktur elektronicznych
IPPP1/443-471/13-2/JL | Interpretacja indywidualna

© 2011-2016 Interpretacje.org
StrukturaWybrane zagadnieniaSerwis
Działy przedmiotowe
Komentarze podatkowe
Najnowsze interpretacje
Aport
Gmina
Koszty uzyskania przychodów
Najem
Nieruchomości
Obowiązek podatkowy
Odszkodowania
Pracownik
Prawo do odliczenia
Projekt
Przedsiębiorstwa
Przychód
Różnice kursowe
Sprzedaż
Stawki podatku
Świadczenie usług
Udział
Zwolnienia przedmiotowe
Aktualności
Informacje o serwisie
Kanały RSS
Reklama w serwisie
Serwis zawiera interpretacje podatkowe publikowane przez Ministerstwo Finansów, na które składają się: interpretacje indywidualne oraz interpretacje ogólne wydane na podstawie art. 14a oraz art. 14b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.), jak również informacje o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego (interpretacje podatkowe wydane na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 lipca 2007 r.), a także wybrane orzeczenia dotyczące problematyki podatkowej.