IBPP2/4512-404/16-1/AZ | Interpretacja indywidualna

W zakresie akceptacji, otrzymywania, przechowywania, faktur elektronicznych
IBPP2/4512-404/16-1/AZinterpretacja indywidualna
  1. faktura elektroniczna
  2. podatek naliczony
  3. przechowywanie
  1. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja
  2. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Odliczenie i zwrot podatku. Odliczanie częściowe

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 2 i § 6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 25 maja 2016r. (data wpływu 30 maja 2016r.), uzupełnionym pismem z 22 lipca 2016 r. (data wpływu 25 lipca 2016r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

  • skuteczności wyrażania akceptacji otrzymywania faktur w formie elektronicznej poprzez dokonywanie płatności za faktury,
  • prawa do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturach otrzymywanych i przechowywanych w formie elektronicznej,
  • możliwości przechowywania i udostępniania organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej faktur otrzymywanych wyłącznie w formie elektronicznej

- jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 30 maja 2016 r. do tut. organu wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

  • skuteczności wyrażania akceptacji otrzymywania faktur w formie elektronicznej poprzez dokonywanie płatności za faktury,
  • prawa do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturach otrzymywanych i przechowywanych w formie elektronicznej,
  • możliwości przechowywania i udostępniania organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej faktur otrzymywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Wniosek ten uzupełniony został pismem z pismem z 22 lipca 2016 r. (data wpływu 25 lipca 2016 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z 12 lipca 2016 r. znak: IBPP2/4512-404/16/AZ.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe/ zaistniały stan faktyczny:

Wnioskodawca, będący czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT, jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie zaawansowanych technologii związanych z obszarem energii, w szczególności produkcji aparatury elektrycznej. Spółka dostarcza swoim klientom szeroki asortyment zintegrowanych urządzeń i systemów dystrybucji elektrycznej i sterowania zapewniających bezpieczne i niezawodne zasilanie. Produkty obejmują rozwiązania w zakresie dystrybucji elektrycznej i sterowania, takie jak rozłączniki obwodów, tablice rozdzielcze i elementy sterujące ogólnego zastosowania, które służą do rozdziału energii i sterowania nią.

W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa na terenie Polski towary i usługi od szeregu lokalnych dostawców będących podatnikami VAT (dalej: „Kontrahenci” lub „Sprzedawcy”). Realizowane dostawy oraz świadczone usługi są przez Kontrahentów dokumentowane poprzez wystawianie faktur VAT (dalej: „dokumenty”, „faktury”). Spółka otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur elektronicznych, w celu ułatwienia procesów księgowych Spółka wdrożyła elektroniczny obieg faktur za pomocą dedykowanego systemu X (dalej: „System”).

System stosowany przez Wnioskodawcę zakłada przekazywanie online faktur elektronicznych wystawionych przez Sprzedawców bezpośrednio na utworzone w Systemie konto Spółki. Jednocześnie System opiera się na zastosowaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego, o którym mowa w art. 106m ust. 5 pkt 1 ustawy o VAT. Dodatkowo do faktury System umożliwia także przesłanie pliku danych zawierających informacje odnoszące się do danego dokumentu, który pozwala na bezpośrednie księgowanie faktury w systemie księgowym stosowanym przez jej odbiorcę. W ten sposób System pozwala na wzrost efektywności procedur fakturowania, zapewniając jednocześnie Sprzedawcom gwarancję doręczenia faktury oraz ścieżkę kontroli faktur umożliwiającej szybką i wydajną ich weryfikację.

Spółka akceptuje wystawianie przez Kontrahentów faktur w formie elektronicznej za pomocą Systemu. Zgoda Wnioskodawcy jest komunikowana każdorazowo Sprzedawcom w sposób dorozumiany poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu.

Dostęp do Systemu jest zabezpieczony przez wymóg każdorazowego uwierzytelnienia danego użytkownika. Pochodzenie faktury od konkretnego Sprzedawcy potwierdza użycie przez niego przypisanego bezpiecznego podpisu elektronicznego. System zapewnia także kontrolę zgodności podpisu elektronicznego, która odbywa się w sposób automatyczny w momencie jego składania przez Sprzedawcę.

W przypadku użycia Systemu wystawianie faktur odbywa się w sposób automatyczny i wyeliminowana jest jakakolwiek możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury. Automatyczne wystawianie faktur odbywa się za pomocą kilkuetapowego procesu, który składa się w szczególności z następujących kroków: wysłanie informacji do faktury na serwer Systemu przez sprzedawcę, weryfikacja danych, przekształcenie danych na wewnętrzny format stosowany przez System, podpisanie faktury bezpiecznym podpisem elektronicznym i przesłanie bezpośrednio do dostawcy w sposób umożliwiający wygenerowanie (otworzenie) faktury w formacie PDF. Po ich otrzymaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane online w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Dane zawarte na fakturach są sprawdzane przez System w celu potwierdzenia, czy nie zostały powielone. W przypadku wykrycia duplikatów faktur, nie są one przetwarzane. Jak zaznaczono powyżej, faktury są przechowywane na serwerze, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowego w sposób umożliwiający ich otworzenie w formacie PDF. Format ten zapewnia wygenerowanie obrazu czytelnego dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie).

Ze względu na przesłanie dodatkowo do faktury pliku danych z informacjami pozwalającymi na bezpośrednie księgowanie faktury w systemie księgowym stosowanym przez Spółkę, System umożliwia także porównanie otrzymanej faktury z danym w systemie księgowym, w szczególności ze złożonym zamówieniem (tzw. funkcja „Purchase Order Compliance”). Funkcja porównywania danych na fakturze z zamówieniem jest dostępna za pomocą funkcjonalności „Usługi Zamówienia” („Purchase Order Service”). System tworzy dla każdego użytkownika osobne konto, do którego wprowadzane są przez niego dane odnoszące się do zamówień. System przetwarza zamówienia wprowadzone przez użytkownika na własny wewnętrzny format. Format ten jest kompatybilny ze stosowanym w przypadku faktur, w związku, z czym dane dot. zamówienia wprowadzone do Systemu mogą też być wykorzystywane przez Sprzedawców do wystawiania faktur (System pozwala na automatyczne pobieranie danych z zamówienia i odzwierciedlanie ich na fakturze). Za pomocą Systemu Spółka może dokonać porównania poszczególnych pozycji na fakturze z pozycjami (liniami) odnoszącego się do niej zamówienia. System pozwala na zweryfikowanie m.in. takich danych, jak numer produktu, opis produktu, ilość, jednostka miary, cena jednostkowa. System łączy pozycje danego zamówienia z konkretną fakturą oraz przeprowadza test zgodności na poziomie poszczególnych linii, który umożliwia przykładowo porównanie, czy faktura odnosi się do towaru, czy do usługi, odpowiedniej ilości, jednostki miary oraz ceny jednostkowej. Dodatkowo Spółka pragnie podkreślić, iż weryfikacja dokonywana przez System jest przeprowadzana już na etapie wystawiania faktury. System weryfikuje, czy Sprzedawca uwzględnił wszystkie dane odnoszące się do danego zamówienia i w sytuacji braków automatycznie je uzupełnia. System pozwala też na odrzucenie faktur, które nie są zgodne z zamówieniem - faktura w trakcie wystawiania może zostać zablokowana i zwrócona do Kontrahenta wraz z informacją o błędzie i konieczności jej ponownego wystawienia.

Przy użyciu Systemu Spółka dokonuje, więc weryfikacji danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej przez niego dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Wnioskodawca każdorazowo ma pewność, co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

System umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W celu uniknięcia wątpliwości Spółka pragnie zaznaczyć, że przedmiotem niniejszego zapytania są wyłącznie faktury dotyczące czynności opodatkowanych VAT, które nie korzystają ze zwolnienia z VAT. Niniejszy wniosek dotyczy wyłącznie faktur wystawianych na Spółkę dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych w stosunku, do których w świetle art. 86 ust. 1 ustawy o VAT Spółce przysługuje pełne prawo do odliczenia VAT naliczonego. Jednocześnie Wnioskodawca podkreśla, że przedmiotem wniosku nie jest prawo do odliczenia VAT naliczonego od usług noclegowych i gastronomicznych, ani żadnych innych wyłączonych z możliwości skorzystania z prawa do odliczenia wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że system otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych X zapewnia autentyczność ich pochodzenia, integralność i czytelność treści od momentu otrzymania faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:
  1. Czy Spółka skutecznie wyraża akceptację otrzymywania faktur w formie elektronicznej poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu?
  2. Czy faktury otrzymywane oraz przechowywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT)?
  3. Czy dopuszczalne jest przechowywanie przez Spółkę faktur otrzymanych za pomocą Systemu oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej?

Stanowisko Wnioskodawcy:

  1. Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka skutecznie wyraża akceptację otrzymywania faktur w formie elektronicznej poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu.
  2. Zdaniem Wnioskodawcy, faktury otrzymywane oraz przechowywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).
  3. Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przechowywanie przez Spółkę faktur otrzymanych za pomocą Systemu oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzasadnienie stanowiska wnioskodawcy

Ad.1

Na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się, w co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Ustawa o VAT wprowadza zasadę, że wystawianie faktur w formacie elektronicznym możliwe jest w razie wcześniejszej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Ustawodawca nie precyzuje przy tym ani w przepisach ustawy o VAT, ani w przepisach wykonawczych do niej, w jaki sposób akceptacja odbiorcy faktury powinna być wyrażona.

Powyższe wynika nie tylko z literalnej interpretacji art. 106n ustawy o VAT, ale także z celów wprowadzenia analizowanego przepisu. Należy zwrócić uwagę, że możliwość stosowania tzw. dorozumianej zgody na wystawianie faktur elektronicznych wynika wprost z uzasadnienia projektu ustawy, który był podstawą uchwalenia ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. Ust. z 2013 r. poz. 1289), dodającej do ustawy o VAT art. 106n. Zgodnie ze stanowiskiem Ministra Finansów wyrażonym w ww. uzasadnieniu, projektowane przepisy miały na celu dalszą liberalizację wymogów, co do warunków stosowania faktur elektronicznych:

Odchodzi się od obowiązku wyrażania formalnej zgody na ten rodzaj przesyłu, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron (przykładowo za wystarczającą będzie można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, bądź SMS-em). Zmiany w tym zakresie oznaczają, że np. za akceptację należy również uznać tzw. akceptację dorozumianą, np. konsument otrzymując fakturę w tej formie, reguluje płatność z niej wynikającą.

Stanowisko o możliwości uznania za akceptację na otrzymanie faktury elektronicznej zgody dorozumianej jest powszechnie akceptowane także przez organy interpretacyjne w wydawanych interpretacjach indywidualnych.

Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 22 lipca 2014 r. (nr IPTPP2/443-335/14-2/AW) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi powołując się na ugruntowaną praktykę interpretacyjną przywołał pogląd, że:

„Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga jednakże uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formacie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych oraz organizacyjnych zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy tak, aby zapewnić również prawidłowy sposób przechowywania faktur. Odnosząc się do sposobu akceptacji dotyczącej przesyłania lub udostępniania faktur należy zauważyć, iż przepisy prawa podatkowego nie określają szczegółowych elementów, które winna zawierać taka akceptacja, w szczególności czy oświadczenie o akceptacji przesyłania elektronicznego faktur winno być opatrzone bezpiecznym podpisem weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem lub też z zastosowaniem elektronicznej wymiany danych EDI, czy też powinno być w formie pisemnej. Wykładnia funkcjonalna przepisów rozporządzenia nie daje zatem podstaw do stosowania takiego wymogu.

Odnosząc się do sposobu akceptacji dotyczącej przesyłania lub udostępniania faktur biorąc pod uwagę fakt braku określenia przez przepisy prawa podatkowego szczegółowych elementów, które winna zawierać taka akceptacja, należy uznać, iż zgoda taka, może być udzielona w dowolnej formie, akceptowalnej przez obie strony transakcji. Dopuszczalne jest, zatem wyrażenie zgody poprzez złożenie oświadczenia, przesłanego w formacie PDF, poprzez informację zawartą w e-mailu lub poprzez zapłacenie faktury wysłanej w formie elektronicznej, jeśli strony tak postanowiły.”

W analogicznym stanie faktycznym Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 30 września 2013 r. również stwierdził, że szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażania lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktury w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej:

W nie każdym przypadku Spółka będzie udzielała wystawcy faktur (faktur korygujących i duplikatów) akceptacji na ich przesyłanie drogą elektroniczną w formie pisemnej lub elektronicznej. W wielu sytuacjach akceptacja taka będzie jednak wynikała w sposób dorozumiany z całokształtu okoliczności towarzyszących dostawie towarów lub wykonaniu usługi, np. w związku z zapłatą ceny wynikającej z faktury, czy też w związku z brakiem zgłoszenia sprzeciwu na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Podobnie stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 19 września 2014 r. (nr IPPP1/443-770/14-2/JL), który zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy, że domniemana zgoda odbiorcy na przyjmowanie od kontrahentów faktur w formie elektronicznej jest aktualnie akceptowalną formą wyrażania zgody na takie fakturowanie:

„Wskazać należy, że faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, podatnik musi wyrazić akceptację takiego sposobu otrzymywania faktury i musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność.

Z wniosku wynika, że Spóła wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w sposób domniemany poprzez przyjmowanie takich faktur i dokonywanie za nie zapłaty (...)."

Biorąc pod uwagę aktualne brzmienie ustawy o VAT oraz ukształtowaną praktykę organów podatkowych, zdaniem Wnioskodawcy nie ulega, więc wątpliwości, że Spółka skutecznie wyraża akceptację otrzymywania faktur w formie elektronicznej w sposób dorozumiany, tj. poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu, w związku, z czym spełniony jest warunek stosowania faktur elektronicznych, o którym mowa w art. 106n ustawy o VAT.

Ad. 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

  1. nabycia towarów i usług,
  2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższych przepisów wynika, zatem, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. (i.) odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, (ii.) podatnik posiada fakturę dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług, (iii.) towary i usługi udokumentowane fakturą są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz (iv.) gdy nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku, których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu. Należy, zatem uznać, że przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktur (papierowa czy elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik je przechowuje.

Ponadto, w myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się, w co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei w myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Na mocy art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 3 przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Natomiast, zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Spółka pragnie wskazać, że regulacje ustawy o VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (do których to pojęć referują przepisy ustawy o VAT). W tym zakresie pomocne mogą się jednak okazać wskazówki ujęte w wyjaśnieniach Ministra Finansów, wydane w związku z obowiązującymi przed 1 stycznia 2014 r. przepisami wykonawczymi dotyczącymi fakturowania. Minister wskazał w nich m.in., że: „Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem, którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest „dopasowywanie" do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty”.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy uznać, że dla potrzeb przepisów o VAT w zakresie fakturowania pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem, którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności, co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Jednocześnie, kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Natomiast pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług faktycznie miało miejsce. Przy czym należy jednak podkreślić, że dobór środków, przy wykorzystaniu, których podatnik może wykazać powyższy związek nie został wskazany wprost przez ustawodawcę, a więc pozostawiony został uznaniu podatnika.

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony w analizowanym stanie faktycznym System odnoszący się do otrzymywania i przechowywania faktur zapewnia autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność.

Autentyczność pochodzenia przesyłanych za pomocą Systemu dokumentów gwarantuje m.in. zabezpieczenie dostępu do Systemu poprzez wymóg każdorazowego uwierzytelnienia (zalogowania) danego użytkownika, co wyklucza możliwość dostępu do konta przez osoby nieupoważnione. Jednocześnie System zapewnia pochodzenie faktury od konkretnego Sprzedawcy za pomocą użycia przypisanego do niego bezpiecznego podpisu elektronicznego, przy czym System dokonuje także kontroli zgodności tego podpisu (w momencie jego składania). Należy przy tym wskazać, że ustawa o VAT wprost przewiduje w art. 106m ust. 5 pkt 1, iż w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane.

W przypadku użycia Systemu wystawianie faktur odbywa się w sposób zautomatyzowany, wykluczający możliwość jakiejkolwiek ingerencji w integralność treści faktury. Kilkuetapowy automatyczny proces, który odbywa się przy przekazywaniu faktury od Sprzedawców do Spółki eliminuje możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury poczynając od momentu jej wystawienia przez danego Kontrahenta, poprzez proces jej przesłania, odbioru oraz na etapie późniejszej archiwizacji. Jednocześnie faktury są możliwe do otworzenia w każdym momencie w czytelnym dla człowieka formacie PDF.

Zdaniem Spółki szczególnie istotne jest także, iż ze względu na możliwość otrzymywania dodatkowo do faktury pliku danych z informacjami pozwalającymi na bezpośrednie księgowanie faktury w systemie księgowym stosowanym przez Spółkę, System umożliwia także porównanie otrzymanej faktury z danym w systemie księgowym. Spółka dokonuje w szczególności porównania danych na otrzymanych dokumentach ze złożonymi zamówieniami (tzw. funkcja „Purchase Order Compliance”). Automatyczne porównywanie danych na fakturze z wprowadzonym do Systemu zamówieniem jest dostępne za pomocą funkcjonalności „Usługi Zamówienia” („Purchase Order Service”). System umożliwia porównanie poszczególnych pozycji na fakturze z pozycjami (liniami) odnoszącego się do niej zamówienia. System łączy pozycje danego zamówienia z konkretną fakturą oraz przeprowadza test zgodności na poziomie poszczególnych linii (przykładowo: numer produktu, opis produktu, ilość, jednostka miary, cena jednostkowa, itp.). System pozwala na odrzucanie faktur, które nie są zgodne z zamówieniem, w sposób automatyczny eliminując wszelkie nieprawidłowości.

Biorąc pod uwagę powyższe zdaniem Wnioskodawcy autentyczność pochodzenia jest zapewniona ze względu na dokonywanie weryfikacji danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka stanowi proces za pośrednictwem, którego Spółka jest w stanie uzyskać wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy zrealizowaną transakcją a otrzymanym dokumentem. Weryfikacja zapewnia w szczególności pewność, co do tożsamości Sprzedawców (autentyczność pochodzenia), zweryfikować brak modyfikacji danych dotyczących VAT (integralność treści dokumentów) oraz czytelność faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Stanowisko przedstawione przez Wnioskodawcę w niniejszym wniosku znajduje potwierdzenie również w świetle ugruntowanej praktyki podatkowej. Minister Finansów w wydawanych interpretacjach podziela pogląd Wnioskodawcy w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Przykładem takiego stanowiska Ministra Finansów są następujące interpretacje:

  • interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r. (nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS);
  • interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 3 marca 2016 r. (nr ILPP4/4512-1-10/16-4/WJ);
  • interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r., (nr IBPP3/443-1391/14/JP);
  • interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 31 lipca 2015 r., nr IPPP3/4512-560/15-2/KP;
  • interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 lipca 2016 r., nr IPPP1/4512-594/15-3/EK.

Reasumując zdaniem Wnioskodawcy w odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia VAT naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że skoro System zapewnia autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność faktur, to potwierdzają one prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, przy założeniu, że nabywane towary i usługi są wykorzystywane przez Spółkę do czynności opodatkowanych VAT i nie występują przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.

Ad. 3

Na wstępie Spółka pragnie wskazać, że regulacje unijne nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. i ze zm., dalej: „Dyrektywa”), każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Zgodnie z art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Tymczasem, zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z kolei zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Na mocy ust. 3 art. 112a ustawy o VAT ust. 2 tego przepisu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle art. 286 § 1 pkt 4 Ordynacji podatkowej kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej.

Biorąc pod uwagę cytowane powyżej regulacje, należy uznać, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od jej oryginalnej postaci (a więc wykraczają poza regulacje wskazane w art. 247 ust. 2 Dyrektywy). W konsekwencji, obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych) pod warunkiem, że sposób ten, jak wymaga ustawodawca, zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT).

Jednocześnie obowiązujące obecnie przepisy wskazują, że faktury przechowywane w formie elektronicznej są udostępniane organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej również w formie elektronicznej - poprzez zapewnienie do nich dostępu umożliwiającego bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Spółka pragnie zaznaczyć, że w ocenie Wnioskodawcy pojęcie „dostęp on-line” nie powinien być rozumiany, jako stały dostęp do faktur (tj. przez 365 dni w roku i przez 24 godziny na dobę, nawet bez zgłoszenia żądania przez organ podatkowy/organ kontroli skarbowej), w ramach, którego faktury mogą być w każdej chwili pobrane. Wymóg udzielenia dostępu on-line do faktur należy, zdaniem Spółki, rozumieć, jako obowiązek udzielenia dostępu do faktur w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez organ podatkowy/kontroli skarbowej i na okres, którego to żądanie dotyczy. Ponadto, zdaniem Spółki, powyższy wymóg może być spełniony zarówno poprzez udzielenie organowi bezpośredniego dostępu on-line do bazy faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również poprzez udzielenie dostępu do tych danych za pośrednictwem innych, przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych, np. DVD, CD czy też pamięci USB.

Jak wskazano w przedstawionym powyżej stanie faktycznym, zdaniem Wnioskodawcy stosowany System otrzymywania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej pozwala na zachowanie oryginalnej postaci faktur wystawionych przez Kontrahentów w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. System umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym. Spółka pragnie podkreślić, iż możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej jest akceptowana przez organy podatkowe nawet w przypadku faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, które następnie są skanowane do formy elektronicznej (por. przykładowo interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNR; Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS; Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 3 lutego 2015 r., nr IPTPP2/443-870/14-3/JSz; Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 29 stycznia 2016 r., nr IBPP3/4512-768/15/ASz; Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 31 lipca 2015 r., nr IPPP3/4512-560/15-2/KP; Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 lipca 2016 r., nr IPPP1/4512-594/15-3/EK).

Biorąc pod uwagę powyższe, tym bardziej w sytuacji Spółki, w której elektronicznie przechowywane są faktury otrzymane przez Spółkę pierwotnie w tym samym elektronicznym formacie, należy uznać, że Wnioskodawca ma prawo do ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznego zapisu w Systemie.

W świetle powyżej przytoczonych przepisów oraz istniejącej praktyki w tym zakresie istotnym jest, iż ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów. W związku z powyższym, zdaniem Spółki, jest ona uprawniona do przechowywania otrzymywanych za pomocą Systemu faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

Jednocześnie ze względu na stosowanie elektronicznej formy przechowywania faktur, Spółka jest uprawniona do udostępniania ich organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej (w przypadku prowadzenia postępowania podatkowego, ewentualnej kontroli podatkowej lub skarbowej) wyłącznie w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zaistniałego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego - jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 710 ze zm.) - zwanej dalej ustawą - podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarcza, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy - działalność gospodarcza obejmuje wszelka działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy - podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

  1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
  2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym - art. 2 pkt 32 ustawy.

Art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że faktury wystawia się, co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy - w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Natomiast - na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodna ścieżkę audytu miedzy faktura a dostawa towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

W myśl art. 106m ust. 5 ustawy - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262, z 2014 r. poz. 1662 oraz z 2015 r. poz. 1893), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Należy zauważyć, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem, którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności, co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiazania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu, których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy - stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Przykładowo, za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i - w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur - w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej.

W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Wnioskodawca wdrożył elektroniczny obieg faktur za pomocą dedykowanego systemu X. System stosowany przez Wnioskodawcę zakłada przekazywanie online faktur elektronicznych wystawionych przez Sprzedawców bezpośrednio na utworzone w Systemie konto Wnioskodawcy. Jednocześnie System opiera się na zastosowaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego, o którym mowa w art. 106m ust. 5 pkt 1 ustawy o VAT. Dodatkowo do faktury System umożliwia także przesłanie pliku danych zawierających informacje odnoszące się do danego dokumentu, który pozwala na bezpośrednie księgowanie faktury w systemie księgowym stosowanym przez jej odbiorcę. W ten sposób System zapewnia Sprzedawcom gwarancję doręczenia faktury oraz ścieżkę kontroli faktur umożliwiającej szybką i wydajną ich weryfikację. System otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych X zapewnia autentyczność ich pochodzenia, integralność i czytelność treści od momentu otrzymania faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca akceptuje wystawianie przez kontrahentów faktur w formie elektronicznej za pomocą Systemu. Zgoda Wnioskodawcy jest komunikowana każdorazowo sprzedawcom w sposób dorozumiany poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu.

Z uwagi na powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że obecnie obwiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość otrzymywania faktur drogą elektroniczną, przy czym jak wskazano wyżej – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury, to jednak z przepisów ustawy o VAT nie wynika czy należy tego dokonać w formie pisemnej (czy elektronicznej). Zatem wystarczającym dla uznania akceptacji nabywcy jest zgoda Wnioskodawcy komunikowana każdorazowo sprzedawcom w sposób dorozumiany poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Odnosząc się do kwestii objętych pytaniem nr 2 wniosku - biorąc pod uwagę wyżej wskazane przepisy - należy jeszcze odnieść się do brzmienia art. 86 ust. 1 ustawy, który stwierdza, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy - kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z cytowanych powyżej regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn., których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Wskazać należy, że faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, podatnik musi wyrazić akceptację takiego sposobu otrzymywania faktury i musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność.

Zgodnie z opisem Wnioskodawca, będący czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT, jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie zaawansowanych technologii związanych z obszarem energii, w szczególności produkcji aparatury elektrycznej. Wprowadzony przez Wnioskodawcę elektroniczny obieg dokumentów nazywany we wniosku Systemem umożliwia przekazywanie online faktur elektronicznych wystawionych przez sprzedawców. Dostęp do Systemu jest zabezpieczony przez wymóg każdorazowego uwierzytelnienia danego użytkownika. Pochodzenie faktury od konkretnego sprzedawcy potwierdza użycie przez niego przypisanego bezpiecznego podpisu elektronicznego. System zapewnia także kontrolę zgodności podpisu elektronicznego, która odbywa się w sposób automatyczny w momencie jego składania przez sprzedawcę. W przypadku użycia Systemu wystawianie faktur odbywa się w sposób automatyczny i wyeliminowana jest jakakolwiek możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury. Automatyczne wystawianie faktur odbywa się za pomocą kilkuetapowego procesu, który składa się w szczególności z następujących kroków: wysłanie informacji do faktury na serwer Systemu przez sprzedawcę, weryfikacja danych, przekształcenie danych na wewnętrzny format stosowany przez System, podpisanie faktury bezpiecznym podpisem elektronicznym i przesłanie bezpośrednio do dostawcy w sposób umożliwiający wygenerowanie (otworzenie) faktury w formacie PDF. Po ich otrzymaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane online w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Dane zawarte na fakturach są sprawdzane przez System w celu potwierdzenia, czy nie zostały powielone. W przypadku wykrycia duplikatów faktur, nie są one przetwarzane. Ze względu na przesłanie dodatkowo do faktury pliku danych z informacjami pozwalającymi na bezpośrednie księgowanie faktury w systemie księgowym stosowanym przez Wnioskodawcę, System umożliwia także porównanie otrzymanej faktury z danym w systemie księgowym, w szczególności ze złożonym zamówieniem (tzw. funkcja „Purchase Order Compliance”). Funkcja porównywania danych na fakturze z zamówieniem jest dostępna za pomocą funkcjonalności „Usługi Zamówienia" (..Purchase Order Service”). System tworzy dla każdego użytkownika osobne konto, do którego wprowadzane są przez niego dane odnoszące się do zamówień. System przetwarza zamówienia wprowadzone przez użytkownika na własny wewnętrzny format. Format ten jest kompatybilny ze stosowanym w przypadku faktur, w związku, z czym dane dot. zamówienia wprowadzone do Systemu mogą też być wykorzystywane przez sprzedawców do wystawiania faktur (System pozwala na automatyczne pobieranie danych z zamówienia i odzwierciedlanie ich na fakturze). Za pomocą Systemu Wnioskodawca może dokonać porównania poszczególnych pozycji na fakturze z pozycjami (liniami) odnoszącego się do niej zamówienia. System pozwala na zweryfikowanie m.in. takich danych, jak numer produktu, opis produktu, ilość, jednostka miary, cena jednostkowa. System łączy pozycje danego zamówienia z konkretną fakturą oraz przeprowadza test zgodności na poziomie poszczególnych linii, który umożliwia przykładowo porównanie, czy faktura odnosi się do towaru, czy do usługi, odpowiedniej ilości, jednostki miary oraz ceny jednostkowej. Weryfikacja dokonywana przez System jest przeprowadzana już na etapie wystawiania faktury. System weryfikuje, czy Sprzedawca uwzględnił wszystkie dane odnoszące się do danego zamówienia i w sytuacji braków automatycznie je uzupełnia. System pozwala też na odrzucenie faktur, które nie są zgodne z zamówieniem - faktura w trakcie wystawiania może zostać zablokowana i zwrócona do kontrahenta wraz z informacją o błędzie i konieczności jej ponownego wystawienia.

Przy użyciu Systemu Wnioskodawca dokonuje, weryfikacji danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej przez niego dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Wnioskodawcy informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Wnioskodawca każdorazowo ma pewność, co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt. System opisany we wniosku zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność treści faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach będących przedmiotem wniosku, przy czym jak stwierdził Wnioskodawca przedmiotem jego zapytania są faktury dotyczące czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, które nie korzystają ze zwolnienia z tego podatku. Zgodnie z informacją Wnioskodawcy zawartą we wniosku, pytanie Wnioskodawcy dotyczy wyłącznie faktur wystawianych na Spółkę dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych w stosunku, do których w świetle art. 86 ust. i ustawy o VAT Spółce przysługuje pełne prawo do odliczenia VAT naliczonego. Jednocześnie Wnioskodawca podkreśla, że przedmiotem wniosku nie jest prawo do odliczenia VAT naliczonego od usług noclegowych i gastronomicznych, ani żadnych innych wyłączonych z możliwości skorzystania z prawa do odliczenia wskazanych w art. 88 ustawy o VAT. Zatem tematem rozstrzygnięcia nie jest ustalenie czy dla opisanych faktur dokumentujących nabycie towarów i usług przysługuje możliwość odliczenia podatku naliczonego wynikające z faktu nabyci tych towarów i usług, ale ustalenie czy faktury otrzymywane drogą elektroniczna i przechowane w sposób opisany przez Wnioskodawcę będą uprawniały Wnioskodawcę do odliczenia podatku naliczonego w nich zawartego.

Biorąc pod uwagę przedstawiony opis sprawy oraz przywołane przepisy należy stwierdzić, że faktury otrzymywane drogą elektroniczną - za pomocą Systemu opisanego we wniosku w formie zapewniającej ich autentyczność, integralność, czytelność i następnie przechowywane w tym Systemie od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, które jak wskazał Wnioskodawca dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych a jednocześnie nie dokumentują one nabycia usług noclegowych ani gastronomicznych i jednocześnie w stosunku do nich nie zachodzą inne wyłączenia przewidziane w art. 88 ustawy o VAT, to dają one prawo do odliczenia podatku naliczonego w nich zawartego.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie objętym pytaniem nr 2 jest prawidłowe.

Rozpatrując zakres zagadnienia objęty pytaniem nr 3 do wskazanych wyżej przepisów należy przywołać jeszcze art. 112 ustawy stanowiący, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (...).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Z opisu sprawy wynika, że faktury przesłane do Wnioskodawcy drogą elektroniczną po ich otrzymaniu są w niezmienionej formie archiwizowane online w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe, a System umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Opisany we wniosku system zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność treści faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Mając na uwadze opis sprawy oraz przepisy regulujące zasady przechowywania dokumentów przytoczone wyżej należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie przez Wnioskodawcę faktur otrzymanych za pomocą opisanego we wniosku Sytemu oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 3 jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w części dotyczącej zdarzenia przyszłego – stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Podkreślić należy, że wydając interpretację indywidualną przepisów prawa podatkowego w trybie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej organ nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy, gdyż do prowadzenia takiego postępowania dowodowego nie jest uprawniony. Interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach przedstawionych we wniosku przez wnioskodawcę. Z uwagi na powyższe w przedmiotowej interpretacji nie rozstrzygano kwestii czy w proponowanym przez Wnioskodawcę Systemie zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. Zawarte w opisie sprawy stwierdzenia Wnioskodawcy w tym zakresie potraktowano jako element przedstawionego we wniosku zaistniałego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego bez dokonywania oceny jego prawidłowości.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 718 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.

© 2011-2018 Interpretacje.org
StrukturaWybrane zagadnieniaSerwis
Działy przedmiotowe
Komentarze podatkowe
Najnowsze interpretacje
Aport
Gmina
Koszty uzyskania przychodów
Najem
Nieruchomości
Obowiązek podatkowy
Odszkodowania
Pracownik
Prawo do odliczenia
Projekt
Przedsiębiorstwa
Przychód
Różnice kursowe
Sprzedaż
Stawki podatku
Świadczenie usług
Udział
Zwolnienia przedmiotowe
Aktualności
Informacje o serwisie
Kanały RSS
Reklama w serwisie
Serwis zawiera interpretacje podatkowe publikowane przez Ministerstwo Finansów, na które składają się: interpretacje indywidualne oraz interpretacje ogólne wydane na podstawie art. 14a oraz art. 14b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.), jak również informacje o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego (interpretacje podatkowe wydane na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 lipca 2007 r.), a także wybrane orzeczenia dotyczące problematyki podatkowej.