IBPBII/1/415-565/13/MK | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach,
Czy ekwiwalent za pranie odzieży roboczej zwolniony jest z podatku dochodowego?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 17 maja 2013 r. (wpływ do tut. Biura – 21 maja 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z podatku dochodowego ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 21 maja 2013 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z podatku dochodowego ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółdzielnia w zakresie prowadzonych rodzajów działalności usługowej posiada szereg stanowisk, z których zajmowaniem wiąże się konieczność dostarczania pracownikom nieodpłatnej odzieży. Zgodnie z art. 2379 Kodeksu pracy pracodawca jeżeli nie może zapewnić prania odzieży roboczej, to czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Oznacza to, że pracodawca zobowiązany jest do wypłaty ekwiwalentu w wysokości rzeczywistych kosztów poniesionych przez pracownika. Ekwiwalent pieniężny przyznany pracownikowi na podstawie wcześniej przywołanych przepisów Kodeksu pracy będzie zwolniony od opodatkowania zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jeżeli jego wysokość stanowi równowartość faktycznie poniesionych kosztów. Z postanowień tych przepisów wynika, że okoliczność ta winna być odpowiednio udokumentowana i skalkulowana na kosztach rzeczywistych. Jeżeli pracownik odda odzież roboczą do punktu pralniczego, to wysokość ekwiwalentu będzie ustalona na podstawie dokumentu wystawionego przez punkt pralniczy. Natomiast jeżeli pracownik wypierze odzież roboczą we własnym zakresie, to również należy spełnić warunek odpowiedniego udokumentowania by uzyskać zwolnienie od opodatkowania.

W związku z powyższym Spółdzielnia zamierza wprowadzić następujący system dokumentowania wysokości ekwiwalentu w przypadku prania odzieży roboczej przez pracownika we własnym zakresie:

Pracodawca po dokonaniu analizy cen obowiązujących w punktach pralniczych na rynku lokalnym ustali z pracownikami kwotę, za którą będą prać ubrania robocze we własnym zakresie. W kwocie tej będzie się zawierać się cena proszku, koszt amortyzacji pralki, energii elektrycznej, zużycia wody oraz koszt własnej pracy pracownika i ilość prań.

Dokumentem potwierdzającym poniesione koszty będzie:

  • oświadczenie pracownika, w którym określi wysokość poniesionych kosztów prania,
  • lub strony przyjmą w formie porozumienia wielkość ponoszonych przez pracownika kosztów prania.
W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wysokość ekwiwalentu za pranie można ustalić na podstawie wzajemnego porozumienia stron i udokumentować jego wysokość oświadczeniem pracownika lub pisemnym porozumieniem i wystąpi zwolnienie z opodatkowania zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych...

Spółdzielnia uważa, że wysokość zwracanych kosztów z tytułu prania odzieży roboczej własnoręcznie przez pracownika można ustalić we wzajemnym porozumieniu a dokumentem potwierdzającym wielkość tego kosztu będzie oświadczenie tego pracownika, w którym stwierdzony będzie rzeczywisty koszt prania lub pisemne porozumienie stron, w którym również będzie określony rzeczywisty koszt prania i wystąpi zwolnienie z opodatkowania zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zasada powszechności opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, źródłem przychodów jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Na podstawie art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Na mocy art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, iż w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Biorąc powyższe pod uwagę, do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się więc zarówno otrzymane przez pracownika pieniądze, jak i wartość pieniężną świadczeń w naturze, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółdzielnia w zakresie prowadzonych rodzajów działalności usługowej posiada szereg stanowisk, z których zajmowaniem wiąże się konieczność dostarczania pracownikom nieodpłatnej odzieży. Zgodnie z art. 2379 Kodeksu pracy pracodawca jeżeli nie może zapewnić prania odzieży roboczej to czynności te mogą być wykonywane przez pracownika pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Oznacza to, że pracodawca zobowiązany jest do wypłaty ekwiwalentu w wysokości rzeczywistych kosztów poniesionych przez pracownika. Jeżeli pracownik odda odzież roboczą do punktu pralniczego, to wysokość ekwiwalentu będzie ustalona na podstawie dokumentu wystawionego przez punkt pralniczy. Natomiast jeżeli pracownik wypierze odzież roboczą we własnym zakresie, to również należy spełnić warunek odpowiedniego udokumentowania by uzyskać zwolnienie od opodatkowania.

W związku z powyższym Spółdzielnia zamierza wprowadzić następujący system dokumentowania wysokości ekwiwalentu w przypadku prania odzieży roboczej przez pracownika we własnym zakresie:

Pracodawca po dokonaniu analizy cen obowiązujących w punktach pralniczych na rynku lokalnym ustali z pracownikami kwotę, za którą będą prać ubrania robocze we własnym zakresie. W kwocie tej będzie się zawierać się cena proszku, koszt amortyzacji pralki, energii elektrycznej, zużycia wody oraz koszt własnej pracy pracownika i ilość prań.

Dokumentem potwierdzającym poniesione koszty będzie:

  • oświadczenie pracownika, w którym określi wysokość poniesionych kosztów prania,
  • lub strony przyjmą w formie porozumienia wielkość ponoszonych przez pracownika kosztów prania.

Zatem wypłacane pracownikom ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej stanowią przychód pracowników ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednakże na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a także związanych z tym wypłat ekwiwalentów pieniężnych reguluje dział X „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, rozdział IX „Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze” ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.).

Stosownie do postanowień art. 2377 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

  1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
  2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

W myśl art. 2377 § 2 ww. Kodeksu pracy, pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ponadto na podstawie art. 2379 § 2 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika, stosownie do treści art. 2379 § 3 Kodeksu pracy.

Z powołanych powyżej przepisów wynika więc, że ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej przysługuje na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Przepisy te nie wymagają, by pracodawca dokonywał zwrotu udokumentowanych wydatków ponoszonych przez pracowników. Zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007).

Skoro zatem z przepisów Kodeksu pracy wynika, że to pracodawca jest zobowiązany do prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania stosowanych środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, a w przypadku braku możliwości prania odzieży roboczej wypłaty ekwiwalentu w wysokości kosztów poniesionych przez pracowników, to wysokość ekwiwalentu pieniężnego wypłacanego pracownikom, w wysokości kosztów przez nich poniesionych, zwolniona jest z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy zauważyć, iż wysokość ekwiwalentu może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracowników. Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikom kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez nich poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników.

Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, iż przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stawiają szczególnych wymogów dla możliwości zwolnienia tego rodzaju ekwiwalentu od opodatkowania. Warunkiem zwolnienia jest wyłącznie to, by prawo do ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikały z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Podkreślenia przy tym wymaga, iż przepisy prawa pracy nie są przepisami podatkowymi, wobec czego tut. Organ nie posiada kompetencji do ich autorytarnej interpretacji. W celu ostatecznego rozstrzygnięcia wątpliwości w zakresie podstaw do wypłaty wysokości ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej należy zwrócić się do organów właściwych dla spraw pracowniczych i bhp.

Zatem „ekwiwalent za pranie odzieży roboczej”, o którym mowa w zdarzeniu przyszłym jest ekwiwalentem korzystającym ze zwolnienia od podatku na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile prawo do tego ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikają z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Biorąc powyższe pod uwagę stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie, ul. Kraszewskiego 4a, 35-016 Rzeszów, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.