ILPB4/423-387/11-4/ŁM | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu,
Czy otrzymane przez Spółkę faktury VAT od kontrahenta drogą elektroniczną w formacie PDF, zabezpieczone podpisem elektronicznym, spełniają warunek autentyczności pochodzenia i integralności treści, a tym samym stanowią podstawę do odliczenia podatku VAT oraz zaksięgowania kosztów uzyskania przychodów podatku dochodowym od osób prawnych?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz.770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej, przedstawione we wniosku z dnia 10 sierpnia 2011 r. (data wpływu do Izby Skarbowej w Poznaniu 17 sierpnia 2011 r., data wpływu do Biura KIP w Lesznie 17 sierpnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 17 sierpnia 2011 r. został złożony ww. wniosek - uzupełniony pismem z dnia 04 listopada 2011 r. (data wpływu 07.11.2011 r.) – o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący opis zdarzenia przyszłego.

W związku z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z dnia 28 grudnia 2010 r.), Spółka planuje otrzymywać faktury VAT od kontrahenta Sp. z o.o. drogą elektroniczną w formie pliku - w formacie PDF, który będzie zabezpieczony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Spółka, zgodnie z przepisami prawa, wyrazi zgodę kontrahentowi na przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Faktury otrzymywane przez Spółkę w wersji elektronicznej w formacie PDF, będą dostępne na stronie internetowej dedykowanej tylko i wyłącznie dla Wnioskodawcy. Kontrahent będzie wysyłał mailem informację o wystawieniu faktury, w mailu będzie umieszczony link do strony internetowej. Link będzie indywidualny dla każdego klienta i ważny będzie przez 14 dni. Na stronie internetowej będą znajdowały się wszystkie wysłane drogą elektroniczną faktury, a obok każdego elektronicznego dokumentu będzie zamieszczony podpis elektroniczny. Faktury będą następnie drukowane i przechowywane w formie papierowej.

Spółka zamierza takie wprowadzić własne rozwiązania w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych elektronicznie w formacie PDF, pozwalające na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktur, bezzwłocznego dostępu do faktur oraz ich łatwego odszukania. Faktury otrzymane przez Spółkę w formie elektronicznej będą przechowywane w folderach na serwerze Spółki, osoby posiadające dostęp do folderów nie będą miały możliwości usunięcia lub modyfikacji faktur znajdujących się w takich folderach. Wnioskodawca zapewni również dostęp do faktur organom kontrolującym.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

Czy otrzymane przez Spółkę faktury VAT od kontrahenta drogą elektroniczną w formacie PDF, zabezpieczone podpisem elektronicznym, spełniają warunek autentyczności pochodzenia i integralności treści, a tym samym stanowią podstawę do zaksięgowania kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych...

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym przez Spółkę stanie faktycznym sposób odbierania faktur od kontrahenta Sp. z o.o. w formie elektronicznej spełnia wymagania wskazane w § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Interpretacja rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z dnia 28 grudnia 2010 r.) wskazuje, że przesyłanie faktur drogą elektroniczną jest dopuszczalne, gdy spełnione są następujące warunki:

  1. wykorzystanie formy zapewniającej autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury przy ich przesyłaniu (§ 4),
  2. uzyskanie od kontrahenta zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną (§ 3 ust. 1).

Autentyczność na potrzeby rozporządzenia jest rozumiana, jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność natomiast to okoliczność braku zmiany danych zawartych w fakturze. Odnosząc to do przedstawionego stanu faktycznego, należy wskazać, że wykorzystywany przez Spółkę format PDF gwarantuje niezmienność treści faktury i potwierdza autentyczność pochodzenia. Format ten, bowiem uniemożliwia wprowadzanie zmian zawartości pliku, a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian. Ponadto plik będzie zabezpieczony elektronicznym podpisem. Faktury i faktury korygujące zapisywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe na dysku sieciowym umieszczonym na serwerze Spółki, w formacie PDF, co zapewni autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów. Pozwoli to również na łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp na żądanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W piśmie z dnia 04 listopada 2011 r. (data wpływu 07.11.2011 r.) stanowiącym odpowiedź na wezwanie do uzupełnienia braków formalnych wniosku, Spółka wskazała, iż wywodzi swoje stanowisko z przepisów prawa, które jednoznacznie wskazują na otwarty katalog form, w jakich mogą być przesyłane faktury VAT. Otwarty katalog nie oznacza dowolności tych form. Istotne jest, aby zapewniona była autentyczność pochodzenia i integralność treści, co zdaniem Spółki, zapewnia faktura VAT w formacie PDF.

Warunkiem odliczenia podatku VAT oraz zaksięgowania kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych jest otrzymanie przez Spółkę faktur VAT drogą elektroniczną w formacie PDF, które spełniają warunek autentyczności pochodzenia i integralności treści.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Prócz tego, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

Tak więc, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Ponadto, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek spełniający łącznie następujące warunki:

  1. został poniesiony przez podatnika,
  2. jest definitywny (rzeczywisty),
  3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  4. poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  5. został właściwie udokumentowany.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zapis księgowy, zgodnie z art. 23 ust. 2 tej ustawy, powinien zawierać co najmniej:

  1. datę dokonania operacji gospodarczej,
  2. określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
  3. zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
  4. kwotę i datę zapisu,
  5. oznaczenie kont, których dotyczy.

Przepis art. 21 ust. 1 ww. ustawy określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

  1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
  5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółka planuje otrzymywać faktury VAT od swojego kontrahenta drogą elektroniczną w formie pliku - w formacie PDF, który będzie zabezpieczony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Spółka, zgodnie z przepisami prawa, wyrazi zgodę kontrahentowi na przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Faktury otrzymywane przez Spółkę w wersji elektronicznej w formacie PDF będą dostępne na stronie internetowej dedykowanej tylko i wyłącznie dla Wnioskodawcy. Przedmiotowe faktury, jako potwierdzające poniesienie wydatków, będą stanowiły dla Spółki podstawę do księgowania ich do kosztów uzyskania przychodów.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera definicji „faktury”, a zatem kierując się dyrektywami stosowania wykładni systemowej zewnętrznej należy sięgnąć do uregulowań dot. zasad opodatkowania podatkiem od towarów i usług.

W interpretacji indywidualnej z dnia 17 listopada 2011 r. znak ILPP4/443-574/11-4/BA Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, działając w imieniu Ministra Finansów, wskazał, iż biorąc pod uwagę opis sprawy stwierdzić należy, iż otrzymane przez Spółkę faktury VAT drogą elektroniczną, będą spełniały warunki wynikające z powołanych przepisów rozporządzenia.

Reasumując, faktury VAT otrzymane drogą elektroniczną w formacie PDF, zabezpieczone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, spełniające kryteria autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur w znaczeniu jakie nadają im przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz wydanych na jej podstawie rozporządzeń, będą stanowiły podstawę do zaksięgowania kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych.

Interpretacja dotyczy opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie dodaje się, że pytania Spółki w zakresie opisu zdarzenia przyszłego dotyczącego podatku od towarów i usług zostały rozpatrzone odrębnym rozstrzygnięciem.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.