IBPBI/2/423-645/11/JD | Interpretacja indywidualna

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach,
Czy Wnioskodawca będzie miał prawo do traktowania przechowywanych w formiepapierowej wydruków faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub jako pliki graficzne, jako dowodów księgowych, na podstawie których dokonywane są rozliczenia w podatku dochodowym od osób prawnych?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 30 maja 2011 r. (data wpływu do tut. Biura 3 czerwca 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie uznania za podstawę do rozliczenia w podatku dochodowym od osób prawnych faktur otrzymywanych drogą elektroniczną (pytanie oznaczone we wniosku nr 2) - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 3 czerwca 2011 r. do tut. Biura wpłynął wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie uznania za podstawę do rozliczenia w podatku dochodowym od osób prawnych faktur otrzymywanych drogą elektroniczną.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa towary i usługi. Zakupy dokumentowane są wystawianymi przez kontrahentów fakturami VAT. Wnioskodawca rozważa możliwość przyjmowania od kontrahentów faktur VAT drogą elektroniczną. Faktury takie mają być przesyłane e-mailem na serwer pocztowy Spółki.

Przed otrzymaniem pierwszej faktury drogą elektroniczną od danego kontrahenta Wnioskodawca będzie udzielać zgody na otrzymywanie faktur w tej formie.

Zgoda na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną będzie udzielana przez Spółkę pod warunkiem zobowiązania się wystawcy faktury do wskazania adresów poczty elektronicznej, z których będą wysyłane wiadomości zawierające faktury w formie elektronicznej lub ewentualnie wskazanie adresu serwera kontrahenta wraz z danymi dostępowymi, z którego Spółka może taką fakturę pobrać.

Spółka przewiduje, że otrzymane e-faktury będą występować w różnych formatach. W przeważającej mierze będzie to plik PDF (ang. Portable Document Format). Mogą także wystąpić faktury w postaci plików graficznych (tj. obrazów faktur przesyłanych np. w plikach JPG, BMP czy GIF). Zarówno pliki PDF jak i pliki graficzne charakteryzują się tym, że stanowią obraz wygenerowanej faktury, w której w sposób czytelny zawarte będą wymagane przez przepisy prawa podatkowego dane (w tym dane identyfikujące wystawcę). Przesyłanie faktur w takich formatach uniemożliwia dokonanie modyfikacji danych zawartych na fakturach przez ich odbiorcę z wykorzystaniem standardowych aplikacji biurowych bez pozostawienia widocznego śladu takiej ingerencji.

Spółka może także otrzymywać faktury w formie plików opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.).

Wnioskodawca planuje drukować otrzymane elektronicznie faktury i przechowywać je w formie papierowej przez okres wymagany prawem w podziale na okresy rozliczeniowe wraz z innym dokumentami księgowymi w sposób umożliwiający łatwe odszukanie faktur oraz udostępnienie ich organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca będzie miał prawo do traktowania przechowywanych w formie

papierowej wydruków faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub jako pliki graficzne, jako dowodów księgowych, na podstawie których dokonywane są rozliczenia w podatku dochodowym od osób prawnych (pytanie oznaczone we wniosku nr 2)...

Zdaniem Spółki, faktury otrzymane drogą elektroniczną w formacie PDF lub jako pliki graficzne, które następnie będą przechowywanie w postaci papierowych wydruków będą stanowić dowody księgowe uprawniające do dokonywania na ich podstawie rozliczeń w podatku dochodowym od osób prawnych na takich samych zasadach jak faktury otrzymane w postaci papierowej.

Zgodnie z art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r., nr 54, poz. 554 ze zm., dalej: ustawa o CIT), podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych. Przez odrębne przepisy należy w tym przypadku rozumieć przepisy ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm., dalej: ustawa o rachunkowości). Ustawa o CIT nie zawiera natomiast przepisów wprost odnoszących się do formy faktur, które są podstawą do prowadzenia przedmiotowej ewidencji. W związku z tym zdaniem Wnioskodawcy, o ile faktury będą spełniały wymagania odnoszące się do dokumentów księgowych ustanowione w przepisach o rachunkowości, będą one również wystarczającym dowodem na potrzeby podatku CIT.

Zgodnie z art. 21 ust 2 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

W art. 22 ustawy o rachunkowości znajdują się natomiast wytyczne w zakresie informacji, jakie powinny zawierać dokumenty księgowe. Przepisy te nie odnoszą się jednak do formy, w jakiej powinny być przechowywane dowody księgowe otrzymane w postaci elektronicznej. W związku z tym należy uznać, że ich przechowywanie w postaci papierowych wydruków jest na gruncie przepisów o rachunkowości dozwolone. Tym samym forma taka jest również dozwolona z punktu widzenia wymagań wynikających z przepisów ustawy o CIT.

Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy faktury otrzymane drogą elektroniczną w formacie PDF lub jako pliki graficzne, które następnie będą przechowywanie w postaci papierowych wydruków będą stanowić dowody księgowe uprawniające do dokonywania na ich podstawie rozliczeń w podatku dochodowym od osób prawnych, na takich samych zasadach jak faktury otrzymane w postaci papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Prócz tego, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

Tak więc, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Ponadto, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika,
  • jest definitywny,(rzeczywisty),
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  • został właściwie udokumentowany.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Zapis księgowy, zgodnie z art. 23 ust. 2 tej ustawy powinien zawierać co najmniej:

  • datę dokonania operacji gospodarczej,
  • określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
  • zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
  • kwotę i datę zapisu,
  • oznaczenie kont, których dotyczy.

Art. 21 ust. 1 ww. ustawy określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),
  • podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółka rozważa możliwość przyjmowania od kontrahentów faktur VAT drogą elektroniczną. Faktury takie mają być przesyłane e-mailem na serwer pocztowy Spółki. Przed otrzymaniem pierwszej faktury drogą elektroniczną Spółka będzie udzielać zgody na otrzymywanie faktur w tej formie. Faktury będą otrzymywane w formie plików PDF oraz plików graficznych.

Spółka może także otrzymywać faktury w formie plików opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.).

Spółka planuje drukować otrzymane elektronicznie faktury i przechowywać je w formie papierowej przez okres wymagany prawem w podziale na okresy rozliczeniowe wraz z innym dokumentami księgowymi w sposób umożliwiający łatwe odszukanie faktur oraz udostępnienie ich organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej.

Odnosząc przedstawiony wcześniej stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, ze ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera definicji „faktury”, a zatem kierując się dyrektywami stosowania wykładni systemowej zewnętrznej należy sięgnąć do uregulowań dot. zasad opodatkowania podatkiem od towarów i usług.

W interpretacji indywidualnej z dnia 31 sierpnia 2011 r. znak IBPP2/443-665/11/NW tut. Organ wskazał, iż mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Zatem otrzymanie faktur w formie pliku PDF lub plików graficznych oraz w formie plików opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.) jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Wobec powyższego, faktury VAT otrzymane drogą elektroniczną w formacie PDF oraz plików graficznych, a także faktury zabezpieczone podpisem elektronicznym, spełniające kryteria autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur w znaczeniu jakie nadają im przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, będą stanowiły podstawę do zaksięgowania kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych.

Stanowisko Spółki jest zatem prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Nadmienia się, że w zakresie pytania oznaczonego nr 1 i 3 wydano odrębne rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.