IPPP2/443-1109/14-2/RR | Interpretacja indywidualna

Możliwość archiwizowania w formie elektronicznej dokumentów otrzymanych w formie papierowej
IPPP2/443-1109/14-2/RRinterpretacja indywidualna
  1. dokumenty
  2. faktura
  3. faktura elektroniczna
  4. przechowywanie
  1. Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja -> Faktury -> Wystawianie faktury

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony - przedstawione we wniosku nadanym w dniu 6 listopada 2014 r. (data wpływu 10 listopada 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania w formie elektronicznej dokumentów otrzymanych w formie papierowej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 10 listopada 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania w formie elektronicznej dokumentów otrzymanych w formie papierowej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Spółka S.A. (zwana dalej „Spółką” lub „Wnioskodawcą”) jest operatorem telefonii komórkowej, świadczącym różne usługi telekomunikacyjne dla klientów indywidualnych, podmiotów gospodarczych oraz instytucjonalnych.

Spółka dokonuje zakupu towarów i usług związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej i otrzymuje od dostawców dokumenty potwierdzające świadczenie przez nich usług i dokonywanie dostaw towarów, takie jak faktury zakupowe, faktury korygujące VAT, duplikaty tych dokumentów, załączniki do faktur, rachunki, noty odsetkowe, noty księgowe (zwane dalej „dokumentami”).

Większość z wymienionych powyżej dokumentów otrzymywanych przez Spółkę wystawiana jest w formie papierowej.

W celu zachowania lepszego obiegu dokumentów, Spółka wdrożyła system, pozwalający na konwersję papierowych dokumentów do formy elektronicznej (dalej zwany „skanowaniem”) oraz przechowywanie ich na serwerze Spółki znajdującym się na terytorium Niemiec.

Dzięki zeskanowaniu, pierwotna - papierowa, forma dokumentów zostaje odzwierciedlona w formie elektronicznej. Zeskanowane dokumenty zapisywane są w postaci obrazu, w formacie PDF lub TIFF, co pozwala na zachowanie czytelności i uniemożliwia zmianę danych zawartych na tychże dokumentach. Zachowana jest zatem integralność treści dokumentów. Oprócz tego istnieje pewność co do tożsamości podmiotu, który wystawił dany dokument. Ma zatem miejsce zachowanie autentyczności pochodzenia.

Skanowanie dokonywane jest w sposób umożliwiający późniejsze przetwarzanie dokumentów skonwertowanych do formy elektronicznej, w tym także, odtworzenie ich w postaci wydruku. W celu odpowiedniego uporządkowania, dokumenty odzwierciedlone w formie elektronicznej są podpinane pod poszczególne księgowania utrwalone w informatycznym systemie finansowo-księgowym Spółki, tak aby łatwym było ich odszukanie w razie potrzeby.

Dokumenty są zatem przechowywane w sposób umożliwiający bezzwłoczny dostęp on-line, za pomocą środków elektronicznych, organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, na ich żądanie, a także ich bezzwłoczny pobór.

System informatyczny używany przez Spółkę, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Oprócz tego istnieje możliwość przyporządkowania danego dokumentu do właściwej umowy, zamówienia i innych dokumentów źródłowych towarzyszących zaistniałej transakcji handlowej.

Dokumenty elektroniczne są należycie chronione w trakcie przechowywania, w szczególności podlegają ochronie przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

W związku z ponoszeniem znacznych kosztów na przechowywanie dokumentów w formie papierowej, Spółka rozważa prowadzenie archiwizacji dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w formie elektronicznej. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu ich w wersji elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, papierowe wersje dokumentów będą niszczone. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy Spółka jest uprawniona do dokonywania archiwizacji dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej i do zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów...

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka jest uprawniona do dokonywania archiwizacji dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej i do zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów.

UZASADNIENIE

W ocenie Spółki, nie ma przeszkód aby papierowe dokumenty otrzymywane przez Spółkę były archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej i jednocześnie ich papierowe wersje były niszczone po skonwertowaniu dokumentów do formy elektronicznej.

Przepisy podatkowe nie nakładają na Spółkę obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, iż podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów.

Zasady dotyczące przechowywania faktur określone zostały w art. 112a ustawy z dnia z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm., zwanej dalej „ustawą o VAT”). Zgodnie z tym przepisem:

„1. podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

  1. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.”

Zgodnie z tym przepisem, faktury mogą być archiwizowane w formie elektronicznej i przechowywane poza terytorium kraju. Warunkiem jest jedynie umożliwienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostępu on-line do tych faktur za pośrednictwem środków elektronicznych, a także ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

W ocenie Spółki, wszystkie z wymienionych powyżej przesłanek są spełnione. Rozwiązanie informatyczne stosowane przez Spółkę pozwala na łatwy i szybki dostęp on-line oraz na pobór i przetwarzanie dokumentów, przechowywanych w podziale na okresy rozliczeniowe. Oprócz tego, w związku z tym, że zeskanowane dokumenty zapisywane są w postaci obrazu, w formacie PDF lub TIFF, spełnione są warunki zachowania czytelności, tożsamości podmiotu wystawiającego dokument (autentyczność pochodzenia), oraz zabezpieczenia przed zmianą treści dokumentów (integralność treści).

Należy dodatkowo podkreślić, że w myśl art. 106m ustawy o VAT podatnik sam określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Jednocześnie zgodnie z tym przepisem autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 2 kwietnia 2014 r., nr IPPP1/443-274/14-2/EK wyjaśnił, iż pod pojęciem „kontroli biznesowych” należy rozumieć proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Przykładem kontroli biznesowej, zdaniem organu podatkowego, jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym. W ocenie Spółki warunek zapewnienia kontroli biznesowych jest spełniony, ponieważ system informatyczny Spółki daje możliwość przyporządkowania danego dokumentu do właściwej umowy, zamówienia i innych dokumentów źródłowych towarzyszących zaistniałej transakcji handlowej.

Mając to wszystko na uwadze, zdaniem Spółki nie ma przeszkód aby papierowe dokumenty otrzymywane przez Spółkę były archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej i jednocześnie ich papierowe wersje były niszczone po skonwertowaniu dokumentów do formy elektronicznej.

W ocenie Spółki, sprawa analogiczna do niniejszej była przedmiotem interpretacji indywidualnej z dnia 12 grudnia 2011 r. (ILPP4/443-643/11-4/EWW) Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu działającego w imieniu Ministra Finansów. W interpretacji za prawidłowe uznano stanowisko podatnika, iż będzie on uprawniony prowadzić archiwizację faktur zakupowych (otrzymywanych w formie papierowej) w sposób elektroniczny, tj. faktury zakupowe będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże fakturach.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) - zwanej dalej ustawą - podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy - działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy - podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

  1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
  2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Art. 106g ust. 1 ustawy wskazuje, że - faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Na mocy art. 106j ust. 1 ustawy - w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

  1. udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,2)
  2. udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1;
  3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
  4. dokonano zwrotu całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
  5. podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

- podatnik wystawia fakturę korygującą.

Zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy - w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

  1. podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:
    1. na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
    2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
  2. nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę:
    1. na wniosek podatnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
    2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
  3. podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę:
    1. na wniosek nabywcy lub dłużnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
    2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika
    .

Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia (art. 106l ust. 2 ustawy).

Stosownie do art. 112 ustawy - podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy - podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy - przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast - na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Według art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) - jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L Nr 347, str. 1 z późn. zm.) - dalej jako Dyrektywa - dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur.

W myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił - na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów - od tego opcjonalnego dla niego wymogu.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca w ramach wykonywanej działalności gospodarczej dokonuje zakupu towarów i usług i otrzymuje od dostawców dokumenty potwierdzające świadczenie przez nich usług i dokonywanie dostaw towarów, takie jak faktury zakupowe, faktury korygujące VAT, duplikaty tych dokumentów, rachunki (zwane dalej „dokumentami”).

W celu zachowania lepszego obiegu dokumentów, Spółka wdrożyła system, pozwalający na konwersję papierowych dokumentów do formy elektronicznej oraz przechowywanie ich na serwerze Spółki znajdującym się na terytorium Niemiec. Dzięki zeskanowaniu, pierwotna - papierowa, forma dokumentów zostaje odzwierciedlona w formie elektronicznej. Zeskanowane dokumenty zapisywane są w postaci obrazu, w formacie PDF lub TIFF, co pozwala na zachowanie czytelności i uniemożliwia zmianę danych zawartych na tychże dokumentach. Zachowana jest zatem integralność treści dokumentów. Oprócz tego istnieje pewność co do tożsamości podmiotu, który wystawił dany dokument. Ma zatem miejsce zachowanie autentyczności pochodzenia.

Skanowanie dokonywane jest w sposób umożliwiający późniejsze przetwarzanie dokumentów skonwertowanych do formy elektronicznej, w tym także, odtworzenie ich w postaci wydruku. W celu odpowiedniego uporządkowania, dokumenty odzwierciedlone w formie elektronicznej są podpinane pod poszczególne księgowania utrwalone w informatycznym systemie finansowo-księgowym Spółki, tak aby łatwym było ich odszukanie w razie potrzeby.

Dokumenty są zatem przechowywane w sposób umożliwiający bezzwłoczny dostęp on-line, za pomocą środków elektronicznych, organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, na ich żądanie, a także ich bezzwłoczny pobór.

System informatyczny używany przez Spółkę, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Oprócz tego istnieje możliwość przyporządkowania danego dokumentu do właściwej umowy, zamówienia i innych dokumentów źródłowych towarzyszących zaistniałej transakcji handlowej.

Dokumenty elektroniczne są należycie chronione w trakcie przechowywania, w szczególności podlegają ochronie przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

W związku z ponoszeniem znacznych kosztów na przechowywanie dokumentów Spółka rozważa prowadzenie archiwizacji dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu ich w wersji elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, papierowe wersje dokumentów będą niszczone. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości archiwizowania faktur zakupowych, faktur korygujących VAT, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków wyłącznie w formie elektronicznej i do zaprzestania ich archiwizowania w formie papierowej.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Tut. Organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Wnioskodawcę systemu przechowywania faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów i rachunków w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej.

Zatem tej ostatecznej weryfikacji może dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.

Jak poinformował Wnioskodawca, zeskanowane dokumenty zapisywane są w postaci obrazu, w formacie PDF lub TIFF, co pozwala na zachowanie czytelności i uniemożliwia zmianę danych zawartych na tychże dokumentach. Zachowana jest zatem integralność treści dokumentów oraz istnieje pewność co do tożsamości podmiotu, który wystawił dany dokument, a w związku z tym zachowana jest autentyczności pochodzenia. Ponadto skanowanie dokonywane następuje w sposób umożliwiający późniejsze przetwarzanie dokumentów skonwertowanych do formy elektronicznej, w tym także, odtworzenie ich w postaci wydruku. Dokumenty są przechowywane w sposób umożliwiający bezzwłoczny dostęp on-line, za pomocą środków elektronicznych, organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, na ich żądanie, a także ich bezzwłoczny pobór.

Na tle powyższych informacji należy stwierdzić, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów i rachunków Wnioskodawca będzie uprawniony do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, tj. w postaci skanów oraz do zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej.

Tym samym należy stwierdzić, że w opisanym stanie faktycznym archiwizowanie otrzymanych w formie papierowej faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów i rachunków w formie elektronicznej, będzie zgodne z przepisami art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług.

Dlatego też stanowisko Wnioskodawcy jest w niniejszym zakresie należało uznać za prawidłowe.

Końcowo informuje się, że tutejszy Organ podatkowy nie mógł rozstrzygnąć wątpliwości Strony dotyczących możliwości archiwizowania w formie elektronicznej pozostałych dokumentów, o których mowa we wniosku, tj. załączników do faktur, not odsetkowych oraz not księgowych, gdyż nie zostały one wskazane w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług, jako dokumenty potwierdzające wykonanie czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

Dodatkowe interpretacje podatkowe i orzeczenia

© 2011-2016 Interpretacje.org
StrukturaWybrane zagadnieniaSerwis
Działy przedmiotowe
Komentarze podatkowe
Najnowsze interpretacje
Aport
Gmina
Koszty uzyskania przychodów
Najem
Nieruchomości
Obowiązek podatkowy
Odszkodowania
Pracownik
Prawo do odliczenia
Projekt
Przedsiębiorstwa
Przychód
Różnice kursowe
Sprzedaż
Stawki podatku
Świadczenie usług
Udział
Zwolnienia przedmiotowe
Aktualności
Informacje o serwisie
Kanały RSS
Reklama w serwisie
Serwis zawiera interpretacje podatkowe publikowane przez Ministerstwo Finansów, na które składają się: interpretacje indywidualne oraz interpretacje ogólne wydane na podstawie art. 14a oraz art. 14b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.), jak również informacje o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego (interpretacje podatkowe wydane na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 lipca 2007 r.), a także wybrane orzeczenia dotyczące problematyki podatkowej.