Anulowanie faktury | Interpretacje podatkowe

Jak stanowi art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. W związku z powyższymi regulacjami, podatnicy podatku od towarów i usług, z tytułu dostawy towarów bądź świadczenia usług, zobowiązani są do naliczenia podatku należnego w określonej stawką podatku wysokości i wystawienia faktury VAT dokumentującej dokonane czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Jak wynika z treści przytoczonych przepisów, podatnik wystawia fakturę w przypadku sprzedaży towaru lub usługi oraz w przypadku otrzymania zaliczki przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Faktura VAT jest zatem dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów i usług lub też otrzymania zaliczki) i nierozerwalnie związana jest z powstaniem obowiązku podatkowego. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

W praktyce jednak – w drodze wyjątku – jest dopuszczalne anulowanie faktury. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, iż anulowanie faktur VAT jest możliwe pod warunkiem, że spełnione zostaną ściśle określone przesłanki. Otóż anulowanie faktury VAT dopuszczalne jest w sytuacji, gdy faktura wystawiona została w związku z transakcją, która faktycznie nie miała miejsca (czyli faktura taka nie dokumentuje sprzedaży) oraz faktury tej nie wprowadzono do obrotu (czyli nie wręczono jej skutecznie nabywcy). Anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy. Ponadto, podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. W przypadku anulowania faktury VAT sprzedawca (wystawca faktury) winien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie. Zatem anulowanie faktury VAT dopuszczalne jest przy zachowaniu łącznie dwóch warunków: anulować można jedynie fakturę wystawioną w związku z transakcją, która faktycznie nie miała miejsca (czyli faktura taka nie dokumentuje sprzedaży), można anulować tylko taką fakturę, której nie wprowadzono do obrotu, czyli nie wręczono jej skutecznie nabywcy.

Tym samym, nie jest możliwe wystawienie faktury korygującej, a jedyną możliwą drogą naprawienia istniejącego stanu rzeczy jest anulowanie faktury, które chociaż nie zostało wyraźnie przez ustawodawcę przewidziane, w praktyce, jednak - w drodze wyjątku - jest dopuszczalne i znajduje potwierdzenie w wydawanych przez organy podatkowe interpretacjach (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 25 września 2008 r. nr IP-PP2-443-1005/08-2/BM ). Zgodnie z regulacjami art. 108 ust. 1 ustawy o VAT „ w przypadku, gdy osoba prawna (...) wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku jest obowiązana do jego zapłaty ”. W przedstawionym stanie faktycznym Spółka zapłaciła należny VAT w związku z wystawieniem faktury z dnia 17 kwietnia 2008 r. Z uwagi jednak na fakt, że zasadność wystawienia faktury została zakwestionowana przez nabywcę, nie odliczył on wynikającego z niej podatku, a odsyłając oryginał faktury pozbawił się tej możliwości w przyszłości. Mając na względzie powyższe Wnioskodawca uważa, że ma prawo do anulowania nieprzyjętej przez kontrahenta faktury poprzez opatrzenie jej odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach anulowania i pozostawienie w dokumentacji podatkowej. Tym samym, Wnioskodawca uważa, że jest uprawniony do skorygowania rejestru sprzedaży i deklaracji VAT-7 za kwiecień 2008 r.

W praktyce jednak – w drodze wyjątku – jest dopuszczalne anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, iż anulowanie faktur VAT powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego. Anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej okoliczności. Ponadto, podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. W przypadku anulowania faktury VAT sprzedawca (wystawca faktury) winien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie. Zatem, anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność niedokonaną. Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka wdrożyła nowy zintegrowany system informatyczny SAP. System sam generuje faktury sprzedaży na podstawie zaakceptowanych potwierdzeń zamówień.

W praktyce jednak – w drodze wyjątku – jest dopuszczalne anulowanie faktury. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, iż anulowanie faktur VAT jest możliwe pod warunkiem, że spełnione zostaną ściśle określone przesłanki. Otóż anulowanie faktury VAT dopuszczalne jest w sytuacji, gdy faktura wystawiona została w związku z transakcją, która faktycznie nie miała miejsca (czyli faktura taka nie dokumentuje sprzedaży) oraz faktury tej nie wprowadzono do obrotu (czyli nie wręczono jej skutecznie nabywcy). Anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takich okoliczności. Ponadto, podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. W przypadku anulowania faktury VAT sprzedawca (wystawca faktury) winien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie. Zatem anulowanie faktury VAT dopuszczalne jest przy zachowaniu łącznie dwóch warunków: anulować można jedynie fakturę wystawioną w związku z transakcją, która faktycznie nie miała miejsca (czyli faktura taka nie dokumentuje sprzedaży), można anulować tylko taką fakturę, której nie wprowadzono do obrotu, czyli nie wręczono jej skutecznie nabywcy.

W praktyce jednak – w drodze wyjątku – jest dopuszczalne anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. W przedmiotowej sprawie istotne jest, że opisana transakcja nie doszła do skutku (jej realizacja nastąpiła dopiero po zmianie postanowień umowy i przyjęciu przez strony wykonania usługi), a jednocześnie Wnioskodawca nie wprowadził faktury do obrotu prawnego (faktura została zwrócona Wnioskodawcy). W związku z powyższym można stwierdzić, że dopuszczalne jest anulowanie dokumentów (oryginału i kopii faktury). Dokumenty tej operacji księgowej opatrzone odpowiednią adnotacją powinny być zachowane w dokumentach Spółki, bez konieczności wprowadzania ich do ewidencji. Należy zaznaczyć, iż anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Ponadto podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. Reasumując, w przypadku sporządzenia faktury na okoliczność transakcji, która nie doszła do skutku (lub jeszcze nie doszła do skutku), podatnik ma prawo anulować przedmiotową fakturę (oryginał i kopię) pod warunkiem, iż faktura ta nie została wprowadzona do obiegu prawnego.

Spółka posiada również prawo do korekty ewidencji i korekty deklaracji VAT-7 za okres grudzień 2007 r. – styczeń 2010 r. z tytułu nieprawidłowo wykazanych wartości wynikających z anulowanych faktur. Jednakże ww. korekty dotyczące nieprawidłowo wykazanych wartości z anulowanych faktur należy dokonać odrębnie za wskazane okresy rozliczeniowe, które nie pokrywają się z okresami otrzymania komunikatów IE-599 uprawniających do dokonania korekty podatku należnego z tytułu zastosowania stawki 0% dla eksportu towarów. Wobec powyższego należało stanowisko Wnioskodawcy uznać za nieprawidłowe. Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym. Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

W konsekwencji Spółka zadeklarowała podatek VAT należny wynikający z pierwotnej skutecznie anulowanej faktury w rozliczeniu za wrzesień 2009r. Jednocześnie Spółka chciałaby zaznaczyć, że powyższa sytuacja ma wyjątkowy charakter. Obecnie Spółka rozważa dokonanie korekty deklaracji VAT-7 za wrzesień 2009r. w celu pomniejszenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku VAT należnego, zadeklarowanego pierwotnie w rozliczeniu za ten okres z uwzględnieniem anulowanej faktury poprzez usunięcie anulowanej faktury z rozliczeń podatku VAT, tj. rejestru sprzedaży oraz deklaracji VAT-7. W związku z powyższym zadano następujące pytania. Czy Spółce przysługiwało prawo do anulowania pierwotnej faktury w opisanym przez Spółkę stanie faktycznym... Czy Spółce przysługuje prawo do dokonania korekty deklaracji za wrzesień 2009r. w związku z ujęciem w rozliczeniach za ten okres rozliczeniowy anulowanej faktury, w szczególności czy Spółka ma prawo odpowiednio obniżyć uprzednio zadeklarowaną podstawę opodatkowania oraz wysokość zobowiązania podatkowego... Zdaniem wnioskodawcy 1. Anulowanie faktury 1.1. Regulacje prawne Zarówno Ustawa o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 r. (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm., dalej: Ustawa o VAT) jak również wydane na jej podstawie rozporządzenia wykonawcze Ministra Finansów nie regulują wprost kwestii anulowania faktur.

Potwierdzeniem anulowania faktury jest osobny dokument „Anulowanie faktury”. Opcja anulowania faktur sprzedaży wykorzystywana jest przez Spółkę w przypadku: błędu technicznego systemu, na skutek którego nastąpiło pomyłkowo wygenerowanie faktury, błędu pracownika przy obsłudze transakcji w systemie, który to błąd spowodował pomyłko wygenerowanie faktury. Skutkiem powyższych błędów może być albo wygenerowanie w systemie faktury, która nie potwierdza faktycznej transakcji albo faktury dotyczącej faktycznej transakcji, lecz potwierdzającej ją w sposób nieprawidłowy (np. błędny odbiorca, błędna ilość, błędna nazwa towaru etc). We wszystkich opisanych przypadkach: oryginał i kopia pomyłkowo wygenerowanej faktury są w posiadaniu Spółki ani oryginał, ani kopie faktury nie zostały wprowadzone do obiegu, tj. nie zostały udostępnione nabywcy wygenerowanie dokumentu „Anulowanie faktury” powoduje automatyczne wystornowanie faktury sprzedaży w systemie anulowana faktura sprzedaży z powodów technicznych pojawia się w rejestrze sprzedaży VAT zarówno ze znakiem dodatnim jak i ujemnym (w efekcie jej wartość wynosi zero) oryginał i kopia anulowanej faktury opatrywane są przez Spółkę pieczęcią o treści „Faktura numer anulowana dokumentem numer Faktura nie wprowadzona do obrotu prawno-podatkowego (oryginał i kopie posiada sprzedawca)” oraz zamieszczonym pod tą pieczęcią podpisem osoby odpowiedzialnej za anulację faktury.

W praktyce jednak – w drodze wyjątku – jest dopuszczalne anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. W przedmiotowej sprawie istotne jest, że opisana transakcja nie doszła do skutku (jej realizacja nastąpi dopiero w związku z postanowieniem z dnia 7 sierpnia 2008r. Naczelnika Urzędu Skarbowego ) a jednocześnie Wnioskodawca nie wprowadził faktury do obrotu prawnego (faktura została zwrócona Wnioskodawcy). W związku z powyższym można stwierdzić, że dopuszczalne jest anulowanie dokumentów (oryginału i kopii faktury). Dokumenty tej operacji księgowej opatrzone odpowiednią adnotacją powinny być zachowane w dokumentach Spółki, bez konieczności wprowadzania ich do ewidencji. Należy zaznaczyć, iż anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Ponadto podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. Reasumując, w przypadku sporządzenia faktur na okoliczność transakcji, która nie doszła do skutku, podatnik ma prawo anulować przedmiotową fakturę (oryginał i kopię) pod warunkiem, iż faktura ta nie została wprowadzona do obiegu prawnego.